Excel - How to inventory and control stock. Entrances and exits. HD Spanish tutorial

Saber Programas
28 Aug 201711:33

Summary

TLDREn este tutorial, aprenderás a gestionar un inventario y control de stock de forma clara y sencilla utilizando Excel. Se explica cómo crear tres tablas esenciales: una para el inventario de productos, otra para las salidas (ventas) y otra para las entradas (compras). Se enseñan funciones clave como BUSCARV para obtener descripciones automáticamente, y SUMAR.SI para calcular las cantidades de productos vendidos y comprados. Además, se muestra cómo calcular el stock final de cada producto, facilitando el seguimiento eficiente del inventario.

Takeaways

  • 😀 Utiliza tres tablas clave en Excel: Inventario de productos, Salidas (ventas) y Entradas (compras) para gestionar el stock de manera efectiva.
  • 😀 En la tabla de inventario, es fundamental incluir columnas como código de producto, descripción, existencias iniciales, entradas, salidas y stock actual.
  • 😀 Es recomendable crear tablas separadas en hojas diferentes para mantener la claridad y organización cuando se gestionan muchos productos.
  • 😀 La función **VLOOKUP** permite automatizar la búsqueda de la descripción de un producto al ingresar su código, evitando errores y ahorrando tiempo.
  • 😀 Utiliza la función **SUMIF** para sumar las cantidades de productos vendidos o comprados, basándote en el código de producto.
  • 😀 Para calcular el stock actual de cada producto, utiliza una fórmula que reste las salidas de las entradas y sume las existencias iniciales.
  • 😀 Puedes personalizar las tablas de acuerdo a tus necesidades, agregando más columnas como precio, proveedor, etc.
  • 😀 Es esencial usar nombres claros para las tablas (por ejemplo, 'Productos', 'Salidas', 'Entradas') para facilitar el uso de las fórmulas.
  • 😀 Aunque es posible tener todas las tablas en una sola hoja, es recomendable separarlas en hojas distintas para una mejor organización.
  • 😀 No olvides actualizar tus tablas regularmente para reflejar los cambios en las ventas, compras y el stock disponible.
  • 😀 La plantilla utilizada en el tutorial está disponible para descarga, permitiendo que los usuarios puedan practicar y adaptar el sistema a sus necesidades.

Q & A

  • ¿Qué tres tablas se utilizan en el tutorial para gestionar el inventario y control de stock en Excel?

    -Se utilizan tres tablas: Inventario de productos, Salidas y Entradas. Estas tablas registran la información necesaria para el control del stock y las transacciones.

  • ¿Por qué es recomendable separar las tablas en hojas diferentes cuando se gestionan muchos productos?

    -Separar las tablas en diferentes hojas ayuda a mantener el archivo más organizado y claro, especialmente cuando se gestionan grandes cantidades de productos. Esto facilita el trabajo y evita confusión.

  • ¿Qué función de Excel se utiliza para obtener automáticamente la descripción de un producto a partir de su código?

    -Se utiliza la función **BUSCARV** para obtener automáticamente la descripción de un producto a partir de su código, evitando la necesidad de escribirla manualmente.

  • ¿Cómo se utiliza la función **BUSCARV** para buscar la descripción de un producto?

    -Para utilizar **BUSCARV**, se escribe la fórmula `=BUSCARV(código_producto, Productos, 2, FALSO)`, donde `código_producto` es el valor que se busca, `Productos` es el rango de la tabla, 2 es la columna de la descripción y `FALSO` asegura una coincidencia exacta.

  • ¿Qué fórmula se usa para calcular la suma de las entradas de un producto en Excel?

    -Se utiliza la función **SUMAR.SI** con la fórmula `=SUMAR.SI(Entradas[Producto], Productos[@Código], Entradas[Cantidad])`, donde se busca el código del producto en la tabla de Entradas y se suman las cantidades correspondientes.

  • ¿Qué función se usa para calcular la suma de las salidas de un producto?

    -Al igual que las entradas, para las salidas se usa la función **SUMAR.SI**, con la fórmula `=SUMAR.SI(Salidas[Producto], Productos[@Código], Salidas[Cantidad])`, que suma las cantidades en la tabla de Salidas según el código del producto.

  • ¿Cómo se calcula el stock disponible de un producto en Excel?

    -El stock se calcula con la fórmula `=Existencias_Iniciales + Entradas - Salidas`, donde se suman las existencias iniciales y las entradas, y se resta las salidas. Esto da como resultado el stock disponible.

  • ¿Por qué se recomienda usar la opción 'La tabla tiene encabezados' al crear las tablas?

    -La opción 'La tabla tiene encabezados' permite que Excel reconozca la primera fila como los encabezados de cada columna, lo que facilita el uso de funciones y mejora la organización de los datos.

  • ¿Qué ventaja tiene cambiar el estilo de las tablas en Excel?

    -Cambiar el estilo de las tablas ayuda a que sean visualmente más claras y fáciles de leer. Esto mejora la usabilidad del archivo y permite diferenciar cada tabla según su función.

  • ¿Cómo se puede ajustar el tamaño de las columnas en Excel para visualizar todas las tablas?

    -Para ajustar el tamaño de las columnas, se seleccionan las celdas de la tabla y se arrastran los bordes de las columnas o se utilizan las opciones de ajuste automático de tamaño para hacerlas más visibles y organizadas en la pantalla.

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