業務マニュアルを作るなら業務フロー図は２度作る、いきなりフローチャートは作らない（図解）

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11 Jun 202412:59

Summary

TLDR本動画スクリプトでは、業務マニュアルを作成する際のアプローチについて解説しています。業務フロー図やフローチャートの重要性について触れつつ、情報整理のためにはフローチャートを最初から作らず、まずは業務の基本情報を整理し、その後に簡易フロー図を作成することで効率化することが推奨されています。また、最終的なアウトプット段階では、ユーザーが直感的に理解できるよう、わかりやすい業務フロー図を制作することが重要です。

Takeaways

📝 業務マニュアルを作る際には、最初からフローチャートを作らないほうが効率的である。
🔍 業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、フローチャートは情報処理分野で使われるツールを業務の手順に応用したもの。
🛠️ フローチャートは四角い処理記号や判断記号、矢印などから構成されるが、詳細を追うと労力がかかる。
📈 業務フロー図は2段階で作成するべきで、最初は情報整理のためのインプット、最終的にはアウトプットとして業務マニュアルに掲載する。
📋 インプット段階のフロー図は担当者やプロジェクトメンバーが業務を理解するためのもので、完璧なフローチャートを作る必要はない。
📑 業務分析フォーマットは業務情報を整理するためのスプレッドシートで、簡易な業務フロー図としても利用可能。
🔄 業務の基本情報や工程、標準的な処理の流れを押さえることが重要で、分岐する処理も整理する。
📊 業務の要素は1つ1つの処理で使用するもの（商標、システム、伝達手段など）を洗い出すこと。
📉 業務マニュアルに掲載するフロー図は、フローチャートの記号にこだわるのではなく、直感的に全体の流れや担当者を分かるようにする。
🌐 業務マニュアルや業務フロー、教材作成の情報を発信し続けるためのチャンネル登録を呼びかけている。

Q & A

業務マニュアルを作る際に最初にフローチャートを作らないことの利点は何ですか？
-最初にフローチャートを書くのは労力がかかる一方で効果が難しいと感じられ、情報整理に重点を置く方が効率的です。
業務フロー図とフローチャートの違いは何ですか？
-業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、フローチャートはその中でも担当者別のスムレーンを表現し、手順が流れていく様子を示す具体的なツールです。
フローチャートはどの業界で使われていますか？
-フローチャートはもともと情報処理の分野でプログラミングのために使われるツールですが、業務の手順を表すことにも使用されています。
業務フロー図を2段階で作ることの意味は何ですか？
-最初は情報整理のためのインプット業務フロー図、最終的には業務マニュアルに掲載するためのアウトプット業務フロー図を作成することで、段階的に整理しやすくなります。
インプット業務フロー図の目的は何ですか？
-インプット業務フロー図は担当者やプロジェクトメンバーが現場の業務を理解するためのものです。
業務分析フォーマットとは何ですか？
-業務分析フォーマットは業務の情報を整理するための表で、業務の基本情報や工程、処理を整理し、簡易な業務フロー図としても使えます。
フローチャートを書く際の課題は何ですか？
-フローチャートを書くと、1つの業務を詳しく書こうとすると大変で、誰も解読できなくて修正も難しく、最終的に使われないことがあります。
業務マニュアルに掲載する業務フロー図はどのように作ればいいですか？
-業務マニュアルに掲載する業務フロー図は、初見の人でも直感的に分かるように、業務の全体像や流れを表すシンプルな表現が求められます。
業務フロー図を作る際に注意すべきことは何ですか？
-業務フロー図を作る際には、フローチャートの記号にこだわらずに、直感的に全体の流れや担当者が何をするかが分かるようにすることが重要です。
業務分析フォーマットの活用方法は教える講座はどこで受講できますか？
-業務の整理と可視化実践講座というオンライン講座を受講することで、業務分析フォーマットの活用方法や具体的な書き方について学ぶことができます。

Outlines

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📝 業務マニュアルとフローチャートの関係

上村は、業務マニュアルを作る際に業務フロー図を2回作ることが重要であると語る。まず、フローチャートを書くのは難しいと感じる人が多いが、業務フロー図は情報整理の有効なツールだ。業務フロー図は業務の流れを図にしたもので、情報処理分野でプログラムの流れを示すためだけではなく、業務の手順を表すこともできる。業務フロー図は担当者別のスムレーンを横軸、時間軸を縦軸として表現し、処理記号や判断記号、矢印で構成される。しかし、1つの業務を詳しく書こうとすると複雑になり、誰も読めなくなってしまうことがある。そのため、最初はインプットとして情報整理用にフロー図を作り、最終的にはアウトプットとして業務マニュアルに掲載するためのフロー図を加工することが推奨される。

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🔍 業務分析フォーマットの活用

業務分析フォーマットは、業務マニュアルの受託開発を長年行ってきた中で汎用化したもので、業務の情報を整理するためのもの。このフォーマットに沿って情報整理することで、業務フローの代わりになる簡易な業務フロー図や簡易な業務マニュアルが作成できる。業務の基本情報や工程、標準的な処理の流れ、分岐する処理を整理することが可能だ。業務分析フォーマットは、フローチャートよりも柔軟に情報整理が行えるスプレッドシート形式で、変更も容易に行える。業務フロー図は、業務分析フォーマットの概略部分を元に作成され、業務の全体像や各工程の手順を表す。

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📈 業務マニュアルに掲載する業務フロー図の重要性

最終的なアウトプット段階の業務フロー図は、業務マニュアルのユーザーにとって理解しやすく、親しみやすいものでなければならない。現場の人が業務の流れを一目で理解できるよう、業務フロー図は直感的に表現されるべきだ。業務マニュアルに掲載する業務フロー図は、業務分析フォーマットで整理した情報を元に作成され、業務の全体像や各工程の手順を表す。フローチャートの記号にこだわらずに、業務の流れや担当者の役割が直感的に分かるようにすることが重要だ。業務の内容や目的に応じて柔軟に捉え、フローチャートを作ることにこだわるのではなく、業務分析フォーマットを活用するのが良いとされる。

Mindmap

Keywords

💡業務マニュアル

業務マニュアルとは、組織の業務手順や規程を文書化したものです。ビデオのテーマは、業務マニュアルの作成方法についてです。特に、フローチャートの作成に焦点を当てていますが、その過程で業務フロー図の重要性が強調されています。

💡業務フロー図

業務フロー図は、組織の業務プロセスの流れを図示したもので、フローチャートの一種です。ビデオでは、業務マニュアルを作成する際に最初は情報整理のために業務フロー図を2段階で作成することが提案されています。

💡フローチャート

フローチャートは、業務や工程の流れを視覚的に表現するツールで、四角い処理記号や判断記号などによって構成されます。ビデオでは、フローチャートを作成する労力とその効果について触れられており、情報整理の有効なツールであるとされていますが、複雑な業務を表すと難易度が高くなると指摘されています。

💡情報整理

情報整理とは、情報を体系的に整理し、把握しやすくするプロセスです。ビデオでは、業務フロー図やフローチャートの作成が、情報整理の一環として提唱されています。特に、業務分析フォーマットの使用がその一例です。

💡業務分析フォーマット

業務分析フォーマットとは、業務の詳細を整理するための標準的な表形式です。ビデオでは、このフォーマットを使用して業務の基本情報を整理し、フローチャートを作成する際の出発点としています。

💡インプット

インプットは、情報やデータを受け入れる行為を指します。ビデオでは、業務フロー図の作成の最初の段階としてインプットと呼ばれる情報整理のためのフロー図の作成が提案されています。

💡アウトプット

アウトプットは、処理の結果として得られる情報やデータの出力を指します。ビデオでは、最終的なアウトプットとして業務マニュアルに掲載される業務フロー図の作成が扱われています。

💡簡易フロー図

簡易フロー図とは、業務の流れを簡単に示す図で、詳細なフローチャートよりも簡略化されています。ビデオでは、業務分析フォーマットを基に簡易フロー図を作成し、業務の全体像を把握する方法が提案されています。

💡業務の単位

業務の単位とは、業務を構成する最小の管理単位です。ビデオでは、業務分析フォーマットを使用して業務の単位を定義し、それを元に業務フロー図を作成することが提案されています。

💡標準的な処理の流れ

標準的な処理の流れとは、業務が行われる一般的な手順や工程の流れを指します。ビデオでは、業務分析フォーマットを使用してこの流れを整理し、それを元に業務フロー図を作成することが提案されています。

💡業務の要素

業務の要素とは、業務を構成する基本的な要素を指し、例えばシステムや伝達手段、保管場所などが考えられます。ビデオでは、これらの要素を洗い出して業務フロー図を作成することが提案されています。

Highlights

業務マニュアルを作る際は、フローチャートを最初から作らないことの重要性。

業務フロー図は2段階で作ることが推奨される。

フローチャートは情報処理分野で元々はプログラミングのために使われるツール。

業務の手順を表すフローチャートは担当者別に区切られたスムレーンを表現する。

フローチャートは四角い処理記号や判断記号などによって構成される。

フローチャートは情報整理に有効だが、1つの業務を詳細に書くと大変なることがある。

誰も解読できず修正が難しいフローチャートは最終的にお蔵入りすることがある。

業務分析フォーマットは業務マニュアル開発で活用される汎用ツール。

業務の基本情報や標準的な処理の流れを押さえることが重要。

業務の要素は1つ1つの処理で使用するものを洗い出すこと。

業務分析フォーマットは簡易な業務フロー図としても使われる。

Excelの図形を使ってフローチャートを書く方法が示されている。

情報整理段階ではフローチャートを書くよりもスプレッドシートでの整理が合理的。

業務マニュアルに掲載する業務フロー図はユーザーにとって理解しやすいものにする。

業務マニュアルに掲載するフローチャートは細かすぎず、直感的に分かるように工夫する。

業務の情報が整理されていれば、業務フロー図を簡単に作ることができる。

業務フロー図のイメージサンプルが紹介されている。

業務分析フォーマットで整理した情報からフロー図を起こす方法が説明されている。

最終的な掲載用業務フロー図はフローチャートの記号にこだわらずに直感的に表現する。

業務の内容と目的に応じて柔軟に業務フロー図を捉えることが重要。