Como hacer la Caracterización de procesos con ejemplos

Ingenieria de Gestión y Control

7 Aug 201516:31

Summary

TLDREste tutorial se centra en cómo caracterizar un proceso dentro de un sistema de gestión de calidad. Se explica el proceso de gestión del talento humano, incluyendo la identificación del responsable, el objetivo, el alcance y las actividades involucradas. Se utiliza una fórmula para establecer objetivos claros y se destacan las interacciones entre procesos para evitar duplicaciones o omisiones. Se discute la importancia de las entradas, proveedores, actividades, salidas, clientes, recursos, documentos y requisitos aplicables. Finalmente, se mencionan los indicadores de gestión para medir el desempeño del proceso.

Takeaways

😀 El video es un tutorial sobre cómo caracterizar un proceso en un sistema de gestión de la calidad.
📝 Es importante realizar un mapa de procesos antes de la garantización de procesos, como se explicó en un tutorial anterior.
👤 Se identifica al responsable o líder del proceso, que no necesariamente es quien realiza la actividad sino la figura encargada de supervisar el proceso.
🎯 El objetivo del proceso se describe detalladamente, reflejando el logro específico que se espera alcanzar, como en el caso de gestionar las competencias del talento humano de manera oportuna y eficiente.
🔢 Se utiliza una fórmula para establecer objetivos del proceso, incluyendo un verbo en infinitivo, el producto, los atributos y la relación con los recursos.
🛠 Se define el alcance del proceso, identificando las actividades iniciales y finales y asegurando que no haya duplicación de tareas entre procesos.
🔄 Las actividades del proceso deben seguir una secuencia y cumplir con el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
📑 Se identifican las entradas, proveedores, responsables, salidas y clientes del proceso, detallando los insumos y productos asociados.
🏢 Se clasifican los recursos necesarios para el proceso, incluyendo talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo.
📚 Se asocian los documentos necesarios para llevar a cabo el proceso, distinguiendo entre documentos internos y externos.
📊 Se establecen los requisitos aplicables y los indicadores de gestión para medir y seguir el cumplimiento del proceso.

Q & A

¿Qué es el objetivo principal del video sobre la gestión del talento humano?
-El objetivo principal del video es enseñar cómo caracterizar un proceso de un sistema de gestión de la calidad, específicamente el proceso de gestión del talento humano.
¿Qué se debe hacer antes de garantizar un proceso?
-Antes de garantizar un proceso, es fundamental realizar un mapa de procesos, como se explicó en un tutorial anterior.
¿Quién es el responsable del proceso de gestión del talento humano según el script?
-El responsable del proceso de gestión del talento humano es el jefe de la oficina de talento humano.
¿Cuál es la fórmula para establecer un objetivo para el proceso de gestión del talento humano?
-La fórmula para establecer un objetivo incluye un verbo en infinitivo (rector), el producto del proceso, los atributos del producto y la relación con los recursos, seguido de la palabra 'para' y el impacto esperado en el cliente.
¿Cómo se define el alcance del proceso en el script?
-El alcance del proceso se define identificando la actividad inicial y final del proceso y asegurando que no haya actividades duplicadas o no registradas en ningún proceso.
¿Qué son las actividades y cómo se relacionan con el ciclo PHEVA en el proceso de gestión del talento humano?
-Las actividades son el conjunto de operaciones que realiza el proceso y se relacionan con el ciclo PHEVA (Planificar, Hacer, Verificar, Evaluar y Actuar) para asegurar la secuencia y ejecución de las actividades.
¿Qué se considera como entradas en el proceso de gestión del talento humano?
-Las entradas son los insumos, materias primas e información necesarias para llevar a cabo el proceso, como el presupuesto para capacitaciones, la política institucional y las solicitudes de capacitación y necesidades de personal.
¿Quiénes son los proveedores de proceso y cómo se clasifican?
-Los proveedores de proceso pueden ser internos (otros procesos del sistema de gestión de la calidad) o externos (organizaciones externas) que proporcionan las entradas necesarias para el proceso.
¿Qué se entiende por 'clientes' en el contexto del proceso de gestión del talento humano?
-Los clientes pueden ser internos (otros procesos del sistema de gestión de la calidad que reciben las salidas) o externos (clientes que reciben los productos finales).
¿Cuáles son las tres categorías de recursos mencionadas en el script y cómo se relacionan con el proceso de gestión del talento humano?
-Las tres categorías de recursos son talento humano (cargos que intervienen en el proceso), infraestructura (equipos, instalaciones, servicios de apoyo, sistemas de información) y ambiente de trabajo (condiciones físicas, económicas y sociales que afectan la prestación del servicio).
¿Qué son los documentos asociados y cómo se clasifican en el script?
-Los documentos asociados son aquellos que el proceso requiere para llevar a cabo sus actividades y se clasifican en internos (generados por la organización) y externos (no generados por la organización, como la normatividad).
¿Cuáles son las cuatro categorías de requisitos aplicables mencionadas en el video y cómo se relacionan con el proceso de gestión del talento humano?
-Las cuatro categorías de requisitos aplicables son los del cliente, legales y reglamentarios, organizacionales y los de la norma (ISO 9001 en este caso), que se relacionan con el proceso al establecer los estándares y expectativas que el proceso debe cumplir.
¿Cómo se establecen los indicadores de gestión en el script y cuál es un ejemplo mencionado?
-Los indicadores de gestión se establecen para realizar el seguimiento y medición del proceso. Un ejemplo mencionado es el 'cumplimiento del plan de capacitaciones', que se calcula dividiendo las capacitaciones ejecutadas entre las capacitaciones planeadas.

Outlines

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😀 Caracterización de un Proceso de Gestión de la Calidad

En este primer párrafo se aborda cómo caracterizar un proceso dentro de un sistema de gestión de la calidad. Se menciona la importancia de realizar un mapa de procesos y se enfatiza la necesidad de revisar este aspecto antes de proceder. Se describe el proceso de 'Gestión del Talento Humano', destacando su responsabilidad y liderazgo, y se explica el rol del jefe de la oficina de talento humano en este proceso. Además, se detalla el objetivo del proceso utilizando una fórmula que incluye un verbo en infinitivo, el producto del proceso (en este caso, las competencias del talento humano), los atributos del producto y la relación con los recursos. Finalmente, se discute la importancia de definir el alcance del proceso para evitar duplicaciones o omisiones en la ejecución de actividades.

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😀 Actividades y Secuenciación en la Gestión del Talento Humano

Este segundo párrafo se enfoca en las actividades que componen el proceso de gestión del talento humano, desde la selección hasta la evaluación del personal. Se destaca la secuenciación de estas actividades y cómo deben cumplir con un ciclo PH (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Se menciona la importancia de identificar las entradas y salidas del proceso, así como los proveedores y clientes internos y externos. Se detallan ejemplos de actividades específicas como 'planificar las necesidades de capacitación y de personal' y 'ejecutar los planes de capacitación y realizar los procesos de selección del personal'. También se aborda la interacción entre los procesos y cómo las salidas de uno pueden ser entradas para otros, destacando la importancia de la comunicación y coordinación entre los distintos procesos.

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😀 Requisitos y Recursos para la Gestión del Talento Humano

En este tercer párrafo se discute la identificación de los recursos necesarios para el proceso de gestión del talento humano, clasificándolos en talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo. Se enfatiza la importancia de identificar los cargos involucrados, los equipos y servicios de apoyo, así como las condiciones ambientales que pueden afectar la prestación del servicio. Se menciona la necesidad de contar con documentos asociados, tanto internos como externos, que son cruciales para llevar a cabo las actividades del proceso. Además, se aborda la importancia de establecer requisitos aplicables, incluyendo los del cliente, legales y reglamentarios, organizacionales y de la norma ISO 9001, para garantizar la efectividad del proceso.

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😀 Indicadores de Gestión y Conclusión del Tutorial

El cuarto y último párrafo se centra en los indicadores de gestión, que son esenciales para realizar un seguimiento y medición del proceso de gestión del talento humano. Se menciona un ejemplo de indicador, el 'cumplimiento del plan de capacitaciones', y se sugiere cómo medir su efectividad. Finalmente, se invita a los espectadores a suscribirse al canal y a dejar comentarios y sugerencias para mejorar los tutoriales. Se concluye el tutorial destacando la importancia de la calidad en la gestión de la organización y se anuncia que en el próximo tutorial se explicará cómo se realiza la política de calidad.

Mindmap

Keywords

💡Gestión de la calidad

La gestión de la calidad es un enfoque sistemático para asegurar que un producto o servicio cumpla con los requisitos y expectativas del cliente. En el video, se centra en cómo caracterizar un proceso dentro de un sistema de gestión de la calidad, y es el tema central que guía todo el contenido del tutorial.

💡Mapa de procesos

El mapa de procesos es una herramienta visual que representa secuencialmente las actividades que componen un proceso. En el script, se menciona que es fundamental realizar un mapa de procesos antes de la garantización de procesos, y se utiliza para entender y optimizar la gestión del talento humano.

💡Responsable del proceso

El responsable del proceso es la persona encargada de supervisar y garantizar que el proceso se ejecute según lo planeado. En el video, el jefe de la oficina de talento humano es identificado como el responsable del proceso de gestión del talento, destacando su rol clave en la ejecución del proceso.

💡Objetivo del proceso

El objetivo del proceso es el resultado específico que se espera lograr al ejecutar el proceso. En el script, se describe cómo se debe establecer el objetivo utilizando una fórmula que incluye un verbo en infinitivo, el producto y los atributos del mismo, y se da como ejemplo gestionar las competencias del talento humano de manera oportuna y eficiente.

💡Alcance del proceso

El alcance del proceso define las actividades iniciales y finales, y es crucial para evitar重叠 de responsabilidades y asegurar que todas las actividades estén registradas y comprendidas. En el video, se establece que el proceso de gestión del talento humano aplica a todos los cargos de la organización y abarca desde la selección hasta la evaluación del personal.

💡Actividades

Las actividades son las operaciones que un proceso realiza para alcanzar su objetivo. El script especifica que deben seguir un ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) y se describen las actividades específicas relacionadas con la planificación y ejecución de capacitación y selección de personal.

💡Entradas y salidas

Las entradas son los insumos necesarios para un proceso, mientras que las salidas son los productos o resultados que se obtienen. En el video, se identifican las entradas como el presupuesto para capacitación y las necesidades de personal, y las salidas como el plan de capacitación y el plan de vinculación de personal.

💡Proveedores

Los proveedores son aquellos que suministran las entradas requeridas para un proceso, y pueden ser internos o externos. En el script, se menciona que los proveedores pueden ser otros procesos del sistema de gestión de la calidad o entidades externas que proporcionan información o recursos.

💡Clientes

Los clientes son quienes reciben las salidas de un proceso, y pueden ser internos (otras áreas de la organización) o externos. En el video, se indica que los empleados son los clientes internos para el plan de capacitación, mientras que todos los procesos son considerados clientes para el plan de vinculación de personal.

💡Recursos

Los recursos son los elementos necesarios para llevar a cabo un proceso y se clasifican en humanos, de infraestructura y de ambiente de trabajo. En el script, se menciona la importancia de identificar a los empleados de la oficina de talento humano como un recurso humano, así como la infraestructura y el ambiente de trabajo.

💡Documentos asociados

Los documentos asociados son aquellos que el proceso necesita para realizar sus actividades. Pueden ser internos o externos, y en el video, se sugiere que se refieran a procedimientos internos y a la normatividad externa, destacando la importancia de tenerlos actualizados y accesibles.

💡Requisitos aplicables

Los requisitos aplicables son las expectativas y estándares que un proceso debe cumplir, y se dividen en requisitos del cliente, legales y reglamentarios, organizacionales y de la norma. En el script, se menciona que es importante identificar estos requisitos para asegurar que el proceso de gestión del talento humano cumpla con todos los estándares necesarios.

💡Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión son herramientas para medir y evaluar el desempeño de un proceso. En el video, se utiliza como ejemplo el cumplimiento del plan de capacitaciones, que se calcula dividiendo el número de capacitaciones ejecutadas entre las planeadas, y que ayuda a evaluar la eficacia del proceso de gestión del talento humano.

Highlights

Bienvenidos al canal que enseña a implementar sistemas de gestión y control.

Explicación de cómo caracterizar un proceso de un sistema de gestión de la calidad.

Revisar el tutorial anterior sobre cómo realizar un mapa de procesos.

La garantización de procesos se realiza después de hacer el mapa de procesos.

Nombre del proceso es 'Gestión del Talento Humano'.

Identificar al responsable o líder del proceso, que es la cabeza visible del proceso.

El rol del responsable del proceso es asegurar la ejecución de acuerdo con las actividades planeadas.

El jefe de la oficina de talento humano es el responsable del proceso.

Descripción detallada del objetivo del proceso, como gestionar las competencias del talento humano.

Fórmula para establecer un objetivo para el proceso utilizando un verbo en infinitivo y atributos del producto.

Identificar los productos que generan el proceso y su relación con los recursos.

Definir el alcance del proceso, identificando la actividad inicial y final y su interacción con otros procesos.

Descripción de las actividades como conjunto de operaciones que realiza el proceso.

Importancia de seguir el ciclo PHVEA en las actividades del proceso.

Identificar las entradas del proceso, como insumos, materias primas e información.

Describir a los proveedores de proceso, ya sean internos o externos.

Determinar quién es responsable de realizar la actividad en el proceso.

Identificar las salidas del proceso, como los productos obtenidos al ejecutar las actividades.

Definir a los clientes del proceso, que pueden ser internos o externos.

Descripción de las actividades de verificar y actuar como genéricas para todos los procesos.

Identificar los recursos necesarios para el proceso, como talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo.

Importancia de los documentos asociados al proceso, tanto internos como externos.

Descripción de los requisitos aplicables, incluyendo los del cliente, legales, organizacionales y de la norma.

Establecimiento de indicadores de gestión para el seguimiento y medición del proceso.

Ejemplo de indicador: Cálculo del cumplimiento del plan de capacitaciones.

Invitación a suscribirse al canal y dejar comentarios y sugerencias para mejorar los tutoriales.