Demo Digitaal Ondertekenen
Summary
TLDRThis demo provides an in-depth guide on digital signing with Digital Vlaanderen, explaining its application, legal validity, and the process for organizations to integrate it. It covers user management, creating and customizing workflows, and various signing methods including ItsMe, personal seal, and bulk signing. The script also discusses templates, contact management, delegated settings, notifications, and profile customization, offering a comprehensive look at streamlining document signing processes.
Takeaways
- 📝 Digital signing is an application of Digital Flanders that allows organizations to sign documents and workflows using digital keys such as eID, personal seal, and It's Me.
- 💻 The application for digital signing is free, but there is a cost associated with signing using It's Me, which requires a subscription.
- 🔒 Every signature placed in digital signing has the same legal validity as a handwritten signature on a paper document.
- 🏢 Eligible organizations for digital signing include Flemish government entities, local authorities, schools, and other educational institutions.
- 🌐 To get started with digital signing, organizations should visit the website vlaanderen.be and navigate to the relevant section for digital signing.
- 👤 A 'user' in the context of digital signing is someone who either creates workflows or signs documents/workflows multiple times a month, as opposed to a 'contact person' who signs less frequently.
- 🛠️ Users have access to various features including personal data, quick actions, business activities, templates, contact persons, and signatures within the user management.
- 📑 Workflows can be created by selecting documents and choosing the order of signatories, with options for serial, parallel, or individual signing processes.
- 🔑 There is a distinction between using a personal seal versus It's Me for signing. The personal seal does not display the national registry number, unlike It's Me and eID.
- 🔗 Bulk signing allows for the simultaneous signing of up to 100 different workflows, with a time limit of 360 seconds to complete the action.
- 📧 Notifications can be customized to determine when emails are sent regarding document workflows, with options to reduce email frequency or set daily summaries.
Q & A
What is the purpose of the 'Digitaal Ondertekenen' application?
-The 'Digitaal Ondertekenen' application is used for digitally signing documents and workflows using digital keys such as the eID, personal seal, and It's Me. It is part of the digital services offered by Digitaal Vlaanderen.
Is the 'Digitaal Ondertekenen' application free to use?
-The application itself is free, but there are costs associated with using It's Me for signing documents, which requires payment.
What is the legal validity of a digital signature created with 'Digitaal Ondertekenen'?
-A digital signature created with 'Digitaal Ondertekenen' has the same legal validity as a handwritten signature on a paper document.
Which organizations are allowed to use 'Digitaal Ondertekenen'?
-The application is available for use by Flemish government entities, local authorities, schools, and other educational institutions.
How can an organization sign up to use 'Digitaal Ondertekenen'?
-To sign up, an organization should visit the website 'vlaanderen.be/SL-digitaal-koppelteken' and follow the instructions to start using digital signing.
What is the difference between a 'user' and a 'contact person' in the context of 'Digitaal Ondertekenen'?
-A 'user' is someone who either creates workflows or signs documents or workflows multiple times per month. A 'contact person', on the other hand, is someone who signs a document or workflow once a month or less.
How can a workflow be created in 'Digitaal Ondertekenen'?
-A workflow can be created by clicking the 'new workflow' button, selecting documents, and then customizing the workflow with options such as adding participants, setting up email notifications, and defining post-signature actions.
What is a 'Bulk Sign' feature in 'Digitaal Ondertekenen'?
-The 'Bulk Sign' feature allows users to sign multiple documents or workflows at once, up to 100, using their eID or It's Me, with a time limit of 360 seconds for the entire process.
What are the different types of templates in 'Digitaal Ondertekenen'?
-Templates in 'Digitaal Ondertekenen' can be either personal or corporate. Personal templates can only be used by the individual who created them, while corporate templates can be reused by anyone within the organization with the right to use 'Digitaal Ondertekenen'.
How does the 'It's Me' signing method work in 'Digitaal Ondertekenen'?
-To sign using 'It's Me', a user opens a workflow, selects 'It's Me' for signing, enters their mobile phone number, and continues. They are then redirected to the It's Me app where they select an icon and enter their pin code to complete the signing process.
What is the role of a 'delegate' in the context of 'Digitaal Ondertekenen'?
-A 'delegate' is a person who is authorized to sign on behalf of another person in their absence. The original signer can set the delegate's authority period and ensure there are no overlaps in delegation.
How can a user customize their signature in 'Digitaal Ondertekenen'?
-Users can customize their signature by choosing from options such as handwriting their signature, using a text-based signature, or uploading an image file. They can also add details like their name, title, company, and date.
Outlines
📝 Introduction to Digital Signing
This paragraph introduces the concept of digital signing as part of the 'Digitaal Vlaanderen' application. It explains that digital signing is a method to sign documents and workflows using digital keys such as eID, personal seal, and It's Me. The application itself is free, but there is a cost associated with signing using It's Me. The paragraph also clarifies that digital signatures have the same legal validity as traditional paper signatures. It outlines the types of organizations that can use digital signing, including Flemish government entities and educational institutions. The paragraph concludes with instructions on how to sign up for digital signing by visiting a specific website and starting the process.
🔑 Accessing and Using the Digital Signing Application
This paragraph details the steps to access the digital signing application and its user interface. It explains the process of navigating to the application's website, logging in with a digital key, and understanding the different sections of the application. The paragraph discusses the roles of users within the application, distinguishing between administrators and regular users, and outlines the features available to each role. It also covers how to create and manage workflows, including selecting documents, adding participants, and setting up the workflow process. The paragraph touches on various workflow options such as serial, parallel, and individual signing processes, and how to customize notifications and post-completion actions.
📚 Creating and Managing Workflows
This paragraph delves deeper into the process of creating workflows within the digital signing application. It describes how to select documents from the computer or library, add participants to the workflow, and assign roles. The paragraph explains the use of placeholders for unknown email addresses and the ability to send comments within the workflow. It also discusses post-workflow actions such as sending documents to recipients or a common mailbox and setting up email notifications. The paragraph highlights the limitations regarding document size and the inclusion of additional information fields in emails. It concludes with an overview of the different workflow stages, from serial to parallel signing processes, and individual workflows.
🏢 Organizational Workflows and Access Settings
This paragraph focuses on the organizational aspects of creating and managing workflows. It explains how to set up a workflow for multiple people, including the transition from serial to parallel signing processes. The paragraph discusses the role of an evaluator in the workflow, who can approve or reject the document, and the option to send copies of the signed document. It also covers access settings, allowing or restricting document downloads, printing, and text field modifications. The paragraph concludes with instructions on setting up reminders and access duration for workflows, emphasizing the importance of avoiding overlaps in delegated signing responsibilities.
🖋️ Customizing Signature Fields and Workflow Completion
This paragraph discusses the customization of signature fields and the completion of workflows. It describes how to add and position signature fields, initials, names, function titles, and company information. The paragraph also covers the use of date fields, text fields, and text areas, including options for mandatory fields and character limits. It explains the use of checkboxes and choice radio buttons, and how to set conditions for these elements. The paragraph concludes with the process of saving and sharing the workflow, and the verification of the workflow's settings before completion.
🗂️ Templates and Their Application in Workflows
This paragraph introduces the concept of templates in digital signing workflows, which are reusable workflows. It explains the difference between personal and company templates and how to create and apply them. The paragraph details the process of selecting a document, setting up post-signature actions, adjusting permissions, and defining access durations. It also discusses how to place signature fields, save the template, and apply it to new documents, ensuring that all settings are retained in the process.
📲 Signing via It's Me and Personal Seal
This paragraph explains the process of signing documents using It's Me and a personal seal. It describes how to initiate a signing process via It's Me, including entering a phone number and selecting an icon in the It's Me app, followed by entering a pin code. The paragraph also covers signing with a personal seal, which involves redirecting to an authentication app to receive a code for signing. It highlights the differences between these methods, such as the display of the national register number and the inability to bulk sign with a personal seal. The paragraph concludes with an overview of bulk signing capabilities and limitations.
🤝 Contact Persons and Groups in Digital Signing
This paragraph discusses the use of contact persons and groups in the digital signing process. It explains the difference between personal and company contact persons and how to create a personal contact person. The paragraph also covers the concept of groups, where multiple people can share a signing link, and how to create and manage these groups. It concludes with a brief mention of settings and delegated settings, which allow someone else to sign on one's behalf in case of absence.
⚙️ Administrative Features and Integrations
This paragraph outlines the administrative features available to a manager or administrator within the digital signing application. It explains how to handle integrations with other applications, including service provider applications and custom applications, as well as connections with SharePoint and other existing applications. The paragraph details the process of creating an integration, including naming the application and setting callback URLs. It also covers how to change recipients and send reminders as an administrator, and concludes with a brief mention of delegated settings and notifications.
🛠️ Advanced Settings and Profile Customization
This paragraph discusses advanced settings and profile customization options available to users. It explains how to edit personal information such as function title and company name. The paragraph also covers the selection of a default signature method, which can be a handwritten signature, text-based signature, or an image. It details the process of uploading an image file for the signature and setting it up for mobile apps. The paragraph concludes with options for designing the signature with data and logo, signed by date and reason, or just a plain signature.
🔄 Administrator's Ability to Modify and Send Reminders
This paragraph focuses on the administrator's ability to modify recipients and send reminders within the digital signing application. It explains how to access company settings and change document recipients, as well as how to send reminders to users. The paragraph details the steps to modify a recipient from one person to another and to send an email notification to the new recipient. It concludes with a brief overview of how to manage these tasks efficiently.
Mindmap
Keywords
💡Digitaal ondertekenen
💡Digitaal Vlaanderen
💡eID
💡ItsMe
💡Rechtsgeldigheid
💡Werkstroom
💡Gebruikersbeheer
💡Sjablonen
💡Bulk ondertekenen
💡Contactpersonen
Highlights
Introduction to digital signing and its application in Flanders, including the use of digital keys such as eID, personal seal, and It's Me.
Explanation of the free application for digital signing and the associated costs for using It's Me.
Legal validity of digital signatures compared to traditional paper signatures.
Eligibility criteria for organizations to use digital signing, focusing on Flemish government entities and educational institutions.
Step-by-step guide on how to subscribe to digital signing services through the official website.
Overview of the user interface and functionalities available for users and administrators within the digital signing application.
Process of creating a workflow, including selecting documents, adding participants, and setting up the signing process.
Options for workflow progression, such as serial, parallel, and individual signing processes.
Utilization of CSV files for adding multiple users to a workflow simultaneously.
Customization of workflows with options to change from serial to parallel signing processes.
Role of an approver in a workflow and the impact on the process if the approver rejects the document.
Settings for user permissions within a workflow, including download, print, and text field modifications.
Access control settings to determine who can view and interact with a document.
Demonstration of adding attachments and merging documents within the digital signing platform.
How to create and apply templates for reusable workflows, both at personal and organizational levels.
Instructions for signing documents using It's Me, including the redirection to the It's Me app for authentication.
Difference between signing with a personal seal and with It's Me or eID, particularly regarding the display of the national register number.
Bulk signing feature, allowing for the simultaneous signing of up to 100 documents with a time limit.
Management of contact persons and groups for streamlined document signing processes.
Delegation settings to allow someone else to sign on your behalf in case of absence.
Notification settings to control when and how users receive emails related to document signing.
Customization of signature methods, including handwritten signatures, text-based signatures, and image signatures.
Administrative capabilities, such as integrations with other applications and the ability to change recipients or send reminders.
Transcripts
Welkom bij de demo van digitaal
ondertekenen op het einde van deze demo
zal u weten wat digitaal ondertekenen is
hoe U kunt aansluiten als organisatie
alsook waar u terecht kunt voor al uw
vragen als eerste gaan we bespreken wat
digitaal ondertekenen juist
is digitaal tekenen is een toepassing
van digitaal Vlaanderen waarmee u
documenten en werkstromen kunt tekenen
met een
aantal digitale sleutels zijn de eid
persoonlijke zegel en It's Me de
toepassing zelf is gratis Echter als u
wilt tekenen met Its me dient u hiervoor
te
betalen elke handtekening die gezet
wordt in digitaal ondertekenen heeft
dezelfde rechtsgeldigheid als een
handtekening die gezet wordt onder een
document in de papieren
versie de organisaties die mogen gebruik
maken van digitaal ondertekenen
zijn de Vlaamse overheid entiteiten
hiervan lokale besturen als ook school
en andere
onderwijsinstellingen als volg volgende
gaan wij bespreken hoee u juist kan
aansluiten voor aan te sluiten gaat u
naar de volgende
website
vlaanderen.be SL digitaal koppelteken
Vlaanderen SL digitaal koppelteken
ondertekenen als u op deze website bent
aangekomen ziet u een soortgelijke
pagina en de rechterzijde kiest u voor
starten met digitaal
ondertekenen in de eerste sectie dat u
hier zult zien zult u al informatie
vinden over de toepassing en hoe u kunt
gebruik maken ervan Het kan zijn op het
moment dat u deze demo ziet dat het er
iets anders uitziet dan hetgeen wat dat
u zelf
ziet nu u weet hoe U kunt aansluiten kom
wij terecht in de volgende sectie Hoe
ziet de toepassing er namelijk zelf uit
hiervoor gaan wij terug naar onze
website
zelf voor naar de toepassing te gaan
gaat u naar digitaal koppelteken
ondertekenen
vlaanderen.be op het moment dat u hier
op Als u deze website heeft bezocht en U
heeft aangemeld met een digitale sleutel
naar keuze komt u op de volgende pagina
terecht
Wat is een
gebruiker een gebruiker is een persoon
die ofwel werkstromen
aanmaakt kom ik zo dadelijk op terug
ofwel meermaals per maand een document
of werkstroom dient te
ondertekenen een gebruiker is geen
persoon die eenmaal per maand of minder
een document of werkstroom
ondertekent dit is voor ons een
contactpersoon
een gebruiker krijgt in het
gebruikersbeheer het recht digitaal
ondertekenen standaard bevat deze twee
contexten beheerder en
gebruiker Indien je gebruiker bent zie
je alles wat staat onder persoonlijke
gegevens alles onder snel acties onder
bedrijfsactiva sjablonen als ook
contactpersonen onder handtekeningen zie
je alles en onder standaardinstellingen
zie je default Enterprise
plan dit is in jullie organisatie
ongeveer 95 van de
populatie de context beheerder gaden wij
aan om aan 5 van jullie populatie te
geven met eigenlijk een aantal van
minimum twee
personen als volgende stap gaan we even
bekijken hoe dat we een werkstroom
kunnen aanmaken hiervoor klikken wij op
de knop nieuwe
werkstroom op het moment dat je op
nieuwe werkstroom hebt gedrukt kom je in
dit
terecht hiermee kun je documenten kiezen
die op uw computer staan en hiermee
documenten die dat in de bibliotheek
zitten we gaan een document kiezen wat
op mijn computer
staat als je het document hebt
geselecteerd komen wij in dit scherm
terecht ga even al deze knoppen één voor
één bespreken en vervolgens ook verder
gaan de eerste knop die wij tegenkomen
is hetzelfde als dat wij hier een naam
invullen op het moment dat wij een naam
invullen gaat er een tweede persoon
gewoon kunnen toegevoegd
worden en zo kunt je dat blijven
herhalen tot in de oneenigheid
dit kunt jij op dezelfde manier met deze
knop doen alleen komen daar op dat
moment geen namen in te
staan
op het moment dat wij kiezen voor
plaatsbord dat wij weten die in de
werkstroom zaken moet doen maar we
kennen hun e-mailadres niet
bijvoorbeeld een persoon die dat ehm
extern is ofzo maar je weet wel dat
iemand anders in de werkstroom dat die
wel de naam kent dan geven we die
bijvoorbeeld een naam zijn de
burgemeester op het moment dat
bijvoorbeeld Thomas weet a het
e-mailadres van Burgemeester is dit dan
kan Thomas deze gewoon
aanpassen CSV ga ik zo dadelijk gaan
uitleggen in combinatie met
individueel met deze knop opmerkingen
kunt je een opmerking sturen naar
iedereen die dat in de werkstroom
zit met de knop naverwerking kunnen wij
zeggen Wat moet er gebeuren op het
moment dat de werkstroom voltooid is We
kunnen aangeven dat het document naar
alle ontvangers worden
gestuurd dus al deze mensen die dat hier
in de werkstroom zitten of wij kunnen
ook aangeven van het document moet
verstuurd worden naar een
gemeenschappelijke
mailbox We kunnen hier ook inhoud INB
inzetten let wel op op het moment dat
gij een document hebt of een werkstroom
hebt die dat meer dan 15 mb groot is zal
dit niet werken aangezien dat dan op dat
moment de mailserver dit
tegenhoudt
e-mailbericht met de knop e-mailbericht
wordt er een extra
informatie veld toegevoegd aan de e-mail
die dat er wordt gestuurd op het moment
dat een ontvanger dit wilt
tekenen nu gaan we deze knoppen eventjes
overlopen serieel is hetzelfde zowi jij
het nu ook doet via papier persoon É
tekent vervolgens neemt je het blad gaat
je naar persoon 2 die tekent enzoverder
enzovoort
parallel parallel is
een een manier van tekenen wat je kunt
vergelijken met een ronde tafel je legt
het blad papier in het midden van de
ronde tafel en wie als eerste heeft
getekend heeft geluk wie als tweede
heeft getekend heeft ook geluk Het maakt
niet uit wie als eerste en als tweede
tekend enzoverder
enzovoort
individueel een individuele Flow is een
Flow waarbij dat iedereen die dat in de
werkstroom zit allemaal hetzelfde
document binnenkrijgen echter gaan zij
als enigste het document moeten tekenen
en Velden invullen
eventueel een
voorbeeld Stel dat je voor uw ganse
organisatie een doek Ent een wijziging
in het arbeidsreglement of een een
privacy overeenkomst wilt laten tekenen
dan kunt je dat doen in combinatie met
de CSV hier vult je al uw gebruikers in
in de vorm van eigenlijk e-mailadres
eerst en de volgende kolom zet je dan de
naam Je laat dat op en ze worden
allemaal tegelijkertijd
toegevoegd
aangepast een aangepaste werk werk
workflow is een workflow waarbij dat wij
op dat moment verschillende mensen
kunnen toevoegen maar we kunnen hier op
dat moment dan ook
aangeven dat bijvoorbeeld in dit
voorbeeld het van serieel naar parallel
gaat Ik teken als eerste vervolgens als
ik heb getekend gaat er een mail
vertrekker richting als ook richting
Thomas die op dat moment beide
tegelijkertijd gaan tekenen dus parallel
zijn de als dat allemaal gedaan is is
het volledig in
orde hier aan de rechterkant hebben wij
ook nog de mogelijkheid om een
beoordelaar in te stellen een
beoordelaar is letterlijk iemand die dat
zegt het is goed of het is niet goed
indien deze persoon zegt het is niet
goed
gaat de werkstroom terug naar
de werkstroom eigenaar dus hij wordt
automatisch
geweigerd tevens kun je ook kiezen voor
Kopi verzenden Indien je kiest voor
kopie verzenden wordt gewoon er een
kopie van het ondertekend document
toegevoegd als je deze persoon als
laatste zet is dit identiek hetzelfde
principe als onze naverwerking
deze knop
namelijk We gaan deze terug op
ondertekenaar zetten en we gaan deze op
parallel
zetten dan gaan we deze knoppen even
overlopen met deze knop kunnen wij
zeggen wat mag de persoon in kwestie of
bij de personen doen op het moment dat
zij hun werk moeten
doen We kunnen hier aangeven dat ze wel
het document of de werkstroom kunnen
downloaden kunnen
afdrukken of downloaden of tekstvelden
toestaan laat ik zo dadelijk zien welke
tekstvelden dat er bestaan voor daaraan
te koppelen bijlagen en Samenvoegen
toevoegen toestaan raad ik af om te
gebruiken laat het veranderen van de
ontvangers kan soms wel eens handig zijn
als je werkt met
externe wettelijke kennisgeving wordt
bijna niet
gebruikt Indien dat wij dit op opslaan
drukken geldt dit nu voor zowel Thomas
als ook voor
mij via de knop toegangsbeveiliging
instellen kunnen wij bepalen op
persoonsniveau of voor iedereen hoang
dat het document
eigenlijk te gebruiken Is dit kan zowel
op dagniveau zijn als ook ten opzichte
van een datum als wij hier invullen vif
dagen Betekent dat dat de werkstroom In
het totaal maximum 5 dagen kan open
blijven reden hiervoor is is omdat wij
parallel staan en de maximale datum VI
vif dagen
is met de knop
[Muziek]
gebruikersvereniging
[Muziek]
we vullen hier het wachtwoord in en
vervolgens bij de nieuwe aanmaak dus op
het moment als de werkstroom wordt
gestart wordt er gevraagd om het
wachtwoord we drukken op
opslaan als laatste onder de drie
puntjes kunnen wij een herinnering
instellen dit kan op persoonsniveau zijn
maar ook voor
iedereen We kunnen die eenmaal laten
herinneren maar we kunnen deze ook
blijven minderen tot in de
oneindigheid in dit geval zou dat
betekenen dat Thomas en ik elke dag een
mail zou krijgen gedurende 101 dag
omwille van het feit dat deze op 100
staat plus deze op één staat maar
doordat wij deze op vijf
hebben vijf mails
gestuurd nu dat wij al deze instellingen
juist hebben gezet kunnen wij drukken op
de knop
volgende als wij op volgende hebben
gedrukt komen wij rechtstreeks in het
document terecht Aan de linkerzijde
hebben we de knop bijlagen hier kunnen
wij andere bijlagen toevoegen dit kan
van alles zijn dit kan een ondertekend
document zijn maar dit kan evengoed ook
een plan of een zitband of iets anders
zijn dit kiest u van op uw computer en
dan kunt u dat op dat moment daar gewoon
aan
toevoegen verder kunnen wij via het
tandwieltje extra documenten
toevoegen via de knop document
Samenvoegen kunnen wij een ander
document
nemen en aangeven of dat die onder of
boven het huidig document moet gezet
worden Ik heb aangegeven onder het
huidig document Dus dat betekent als ik
naar on Scroll dat ik nu opeens twee
pagina's
heb aan de rechterzijde hebben wij onze
bijer
ontvangers het eerste wat we altijd doen
is de handteken verder
zetten Waarom als wij deze niet
bijvoorbeeld nu in dit geval maar É en
ik druk op delen dan krijgen wij de
melding dat niet elke ondertekenaar een
handteken veld
heeft dus Dit is het eerste wat wij
doen de handteken Velden zijn
geplaatst
initiale daarmee kunt je uw initiaal
instellen
naam als je hier uw naam zet bij mij
gaat die logischerwijs mijn naam
weergeven maar Indien dat ik die bij
Thomas ga zetten gaat die automatisch
ingevuld worden als Thomas de werkstroom
start reden hier van is is dat ik Thomas
niet ben e-mailadres is het e-mailadres
waaruit Het gebruikersbeheer komt of uit
het contactpersoon veld
komt functie titel en bedrijf toevoegen
laat ik u z dadelijk
zien
datumvelden veld Dat is een veld waar
dat automatische datum in komt te staan
van
vandaag op het moment dat gij gaat
tekenen
tekstveld met een tekstveld kunt je een
aantal instellingen doen we kunnen deze
limiteren op getallen
we kunnen deze natuurlijk ook verplicht
maken en we kunnen het aantal karakters
bepalen tevens kunnen wij in hetzelfde
tekstveld nog een andere aanpassing doen
Indien dat wij deze op tekst zetten en
we zetten die op verplicht Kunnen wij
hier zeggen Deze tekst moet in staan
bijvoorbeeld test Indien dat test niet
wordt gezet gaat hij een foutmelding
geven tekstgebied
dit is hetzelfde als een tekstveld de
tweede met het grote verschil dat dit
alleen maar tekst is dus geen limitering
op get op
getallen hier kunnen we tevens op nieuw
aangeven het aantal karakters wat dat er
mogen gebruikt
worden als volgende hebben wij onze
keuzerondjes de keuzerondjes laten ons
toe om te kiezen tussen a b of
c Indien u verderop in uw document nog
ergens anders keuzerondjes wil toevoegen
dit gaat
als Wi namelijk hier naar de
instellingen gaan dan kunnen wij hier
onze groep naam
aanpassen als we deze aanpassen naar G2
en we drukken op verplicht en dit
opslaan dan gaat het volgende
keuzerondje wat wij plaatsen gaat van
hetzelfde groep
zijn namelijk
G2 als voorlaatste hebben we ons
aankruisen met deze voorwaarden deze
kunnen wij tevens ook opnieuw verplicht
zetten we drukken op opslaan en dan is
dat ook volledig in orde het
laatste onze tekst daar juist gaf ik aan
dat we een limiet kunnen zetten op wat
een persoon mag doen één van die Velden
was tekstvelden toest staan Het gaat
over dit veld wat wel of niet mag gedaan
worden Ik ga hier tekst
inzetten vervolgens ga ik dit opslaan
deze tekst die blijft daar instaan op
die plaats tot het einde recht tjen
Indien je dit niet wilt kan je dus het
beste dit vinkje
uitvinken wij drukken op nu delen en
vervolgens gaan we terug naar de
startpagina op het moment dat we terug
op het dashbord zijn zien wij het juist
aangemaakte document in afwachting van
verwerking staan als we hierop klikken
komen wij bij al onze werkstromen uit
als wij nu kie voor
ondertekenen komen wij in de werkstroom
zelf uit Waarna wij drukken op starten
Wij kiezen één van deze drie
mogelijkheden vervolgens kiezen wij één
van deze twee
mogelijkheden vervolgens gaan wij
akkoord met deze
[Muziek]
voorwaarde mijn naam deze kan ik nog
aanpassen Indien dat ik dit
wil de
datum kan ik aanpassen naar morgen of
overmorgen Of
verderop Dit is het veld waard dat wij
aangaven dat er alleen maar cijfers in
konden
staan Ikzelf ben nu de hele tijd aan het
drukken op letters maar dit doet niks
als ik mij nu cijfers inzet lukt wel wat
dus de bedoeling was dit veld is het
veld waardo wij aangaven dat er een
bepaalde tekst in moet staan we gaan
daar een tekst inzetten Deze is echter
niet juist hiervan krijgen wij ook een
melding vervolgens gaan wij terug de
juiste tekst erin
zetten
dit was
test nu komen wij in het veld waar dat
wij
onze 50 karakters in hadden aangegeven
dus wij gaan 50 karakters
intypen
Oh onze 50 karakters zijn helemaal
voltooid dit leert ons het volgende elke
karakter elke spatie elke punt elke
enter alles van leestekens wordt bekeken
als een karakter Hou hier rekening mee
als volgende hebben wij onze initiale
standaard Da staat deze op
tekst Je kan deze ook zelf
schrijven Echter als je deze TK eens
opnieuw moet gaan schrijven word je er
wel bedreven in maar daarvoor dat we het
ook kunnen opladen ik laat u zo dadelijk
zien waar dat je het kan
opladen
tot op hen hebben wij nog niks
juridische geldigheid
gegeven echter bij de laatste keuze
wel standaard staat Ed en persoonlijke
zegel open Indien u als organisatie wil
gebruik maken van Its me Is dit mogelijk
hier kan u contact opnemen met digitaal
Vlaanderen digitaal ondertekenen voor
een contract met ons aan te gaan we gaan
nu verder gaan met
[Muziek]
ID hier staat standaard ook het op tekst
Je kunt het daar idam dit zelf
schrijven
of je kan het ook op
laden als laatste drukken wij onze
pincode in vier bolletjes en we drukken
op
oké Op dit moment is het
getekend we drukken op sluiten en ons
werk zit
erop het volgende wat we gaan bespreken
zijn
sjablonen sjablonen bestaan er in twee
versies
persoonlijke of
bedrijfs Wat zijn sjablonen sjablonen
zijn werkstromen die je kunt
hergebruiken Indien je ze maakt op
bedrijfsniveau kan iedereen in uw eigen
organisatie die het gebruikersrecht
digitaal ondertekenen heeft
hergebruiken Indien je ze maakt op
persoonlijk niveau kan jij als enigste
deze gebruiken de werkwijze is identiek
hetzelfde Wij gaan in dit
voorbeeld gebruik maken van de
persoonlijke
sjablonen als we op sjablonen hebben
gedrukt komen we in dit scherm terecht
we drukken op het
plusje en we selecteren een
document we vullen onze namen in die
moeten
tekenen we kiezen bij naverwerking dat
het document naar iedereen moet gestuurd
worden We zetten de werkstroom in
parallel we passen de machtigingen aan
bij iedereen en we zeggen dat we het
mogen
downloaden we passen tevens ook de
wijziging bij toegangsbeveiliging ook
gaan naar dat het document 12 dagen mag
blijven
bestaan dat de werkstroom binnen 12
dagen moet getekend zijn we passen de
ingestelde herinnering ook nog aan we
herinneren deze nog eens opnieuw
gedurende 24
dagen we drukken op
opslaan we drukken op volgende en we
gaan onze handteken Velden plaatsen onze
handteken Velden plaatsen wij op een
plaats waard dat we zeker weten dat er
geen tekst komt te
staan we gaan naar de
instellingen we drukken het vinkje aan
bij maak dit veld altijd aan op de
laatste pagina we bevestigen dit en dit
doen we idem ditto voor het
andere we we drukken op
gered en We geven deze een
naam We zetten een
beschrijving en we drukken op
opslaan nu het sjabloon aangemaakt is
gaan we deze gaan toepassen op een nieuw
document hiervoor drukken wij opnieuw op
nieuwe
werkstroom we selecteren een
document Ik ga in dit voorbeeld nu geen
één pagina document nemen maar een vijf
pagina tellent
document we drukken op het tweede
icoontje sjabloon toevoegen we
selecteren het juist aangemaakte
sjabloon en we drukken op toepassen
we zien dat al onze instellingen die wij
hebben gedaan allemaal aanwezig
zijn in de ha verwerking zagen we juist
het
staan als we hier gaan kijken zien we
dat we downloaden toestaan hebben
goedgekeurd 12
dagen en als
laatste onze herinnering staat op
24 we drukken op
volgende we gaan helemaal naar on naar
onze laatste pagina en hier op deze
plaats hebben wij onze Velden gezet we
drukken op nu
delen en we komen terug op onze
startpagina het volgende wat we gaan
bespreken is het tekenen van
itsmi hiervoor openen we een
werkstroom we drukken op
starten vervolgens kiezen we voor hier
ondertekenen en we kiezen It's
me hier vullen we ons gsm nummer in en
drukken op
continue vervolgens worden wij
teruggestuurd naar digitaal
ondertekenen hier kiezen we voor nu
ondertekenen We worden opnieuw do
verwezen naar It's me waar dat we een
icoon moeten selecteren
Als we het icoon hebben geselecteerd in
de app moeten wij vervolgens onze onze
pincode
invullen Als dit gebeurd is kan mij
terug worden gestuurd naar digitaal
ondertekenen en zien we dat het
ondertekend
is dit is het tekenen via It's
Me het volgende wat we gaan bespreken is
tekenen persoonlijke
zegel Wij openen hiervoor een
werkstroom wij drukken op starten we
drukken op hier
ondertekenen persoonlijke zegel is
standaard ingesteld op het moment dat je
een koppeling hebt met digitaal
ondertekenen samen met
eed we nemen persoonlijke zegel We
worden doorverwezen naar
adom waar we onze gebruikersnaam en
wachtwoorden in te vullen en vervolgens
drukken we op
login vervolgens komen wij terug in
digitaal ondertekenen en we drukken op
nu
ondertekenen dit werkt samen met een
Authenticator app naar Keuze Z ofwel
Microsoft Authenticator Google
of adom Authenticator in uw
Authenticator app krijg je een code en
deze code vult u op dat moment
in hiervoor Heeft u 30 seconden de
tijd Als je de code juist heb ingetypt
is het
ondertekend Wat is het verschil met
tekenen via persoonlijke zegel ten
opzichte van It's Me en eed
het grote verschil is dat met eed en
It's Me wordt uw rijksregisternummer
getoond bij tekenen met persoonlijke
zegel wordt deze niet getoond Tevens is
het ook niet mogelijk om een bulk te
ondertekenen wat Bulk ondertekenen is
daar komen we zo duidelijk
op Nu gaan we bespreken hoe je in bullen
kunt
ondertekenen hiervoor gaan we terug naar
onze werkstromen
we drukken bovenaan op het vierkantje
waardoor dat al onze werkstromen worden
geselecteerd we drukken op Bulk
ondertekenen we drukken op
volgende de huidige manieren om een bulk
te ondertekenen zijn met eed als ook met
It Smi we drukken in dit voorbeeld op
ide we drukken op nu
ondertekenen en vervolgens drukken wij
onze pincode
in je kan tot 100 verschillende
werkstromen tegelijkertijd in Bulk
ondertekenen Er zit een limiet op qua
aantal seconden van 360
stuks Indien het meer dan 360 seconden
duurt krijg je een
timeout Dit was Bulk
ondertekenen het volgende wat we gaan
bespreken zijn
contactpersonen contactpersonen bestaan
er op twee manieren ofwel persoonlijke
ofwel bedrijfs
contactpersonen bedrijfscontact personen
zijn contactpersonen die door iedereen
in uw organisatie kan gebruikt worden
persoonlijke kunnen alleen maar door u
alleen worden gebruikt
werkwijze is emito hetzelfde daarom gaan
wij een persoonlijke contactpersoon
aanmaken wi drukken hiervoor op het
plusje wij vullen hun naam en hun
voornaam in met als ook hun
e-mailadres men drukt op opslaan en bij
deze is de contactpersoon naam een
voornaam
toegevoegd daarbij behorend bestaat er
ook nog zoiets als groep
groepen zijn personen die dat
samen een koppeling kunnen gebruiken
voor te tekenen hierbij maakt het niet
uit of dat de eerste persoon tekent of
de tweede persoon in dit voorbeeld ga ik
een groep maken
genaamd digitaal
ondertekenen we vullen hier mijn naam in
en ik vul hier Thomas zijn naam
in ik druk op
opslaan concreet betekent dit als ik
deze groep ga toevoegen in de werkstroom
maakt het niet uit of ik of Thomas gaat
tekenen Dit is alles over groepen als
ook over
contactpersonen het volgende wat we gaan
bespreken is instellingen
gedelegeerde instellingen
gedelegeerde kan je ervoor zorgen dat
iemand anders in uw plaats gaat
ondertekenen als u zelf afwezig bent
hierbij drukt u op het plusje men vult
hier de naam in van de persoon die in uw
plaats gaat tekenen men vult in Vanaf
wanneer tot wanneer dus lat ons zeggen
vanaf vandaag van de middag om 5 vo tot
zondagavond 5
vo vervolgens is Thomas met verlof en
dan gaan wij Arnold gaan
toevoegen Arnold gaan we dan nemen vanaf
de 18e 12 uur 's nachts
tot de 24e ook 5 vo uur 's
nachts Let op zorg dat bij het toekennen
bij het aanmaken van uw delegaties dat
er nooit een overlapping is tussen beide
personen met deze onderste knop kun jij
iemand instellen die vooraleer dat het
document bij u terecht komt de
werkstroom bij u terecht komt dat iemand
anders deze moet goedkeuren als dit is
ingesteld Betekent dat dat Thomas in de
geval eerst mijn werkstromen gaat
binnenkrijgen en vervolgens als zij ze
heeft goedgekeurd ga ik ze kunnen
ondertekenen Dit is alles over
instellingen
gedelegeerde als volgende gaan wij de
kennisgevingen bespreken met de
kennisgevingen kunt u bepalen wanneer u
een mail gaat
ontvangen Het belangrijkste is dat
wanneer ik document deel aanstaat Indien
dat deze afstaat zal er geen e-mail
vertrekken op het moment als je zelf een
werkstroom aanmaakt Indien je zo weinig
mogelijk e-mails wilt binnenkrijgen vind
je alles uit behalve de onderste twee en
ook met een dagelijks overzichts e-mail
voor mijn openstaande documenten en
vervolgens druk je op opstaan dit
betekent dat op het moment dat er in
afwachting van
verwerking geen cijfer nul staat dat u
een e-mail gaat ontvangen Indien u daar
het cijfer nul heeft te staan krijgt u
geen e-mail Deze e-mail is maar eenmalig
per dag Dit is alles over
kennisgevingen We gaan nu even naar
persoonlijke gegevens aan de linkerzijde
drukken wij op
bewerken als je hierop gedrukt hebt kun
je de functietitel invullen alsook de
bedrijfsnaam Indien je beide hebt
ingevuld kan u drukken op
opslaan vervolgens hebben wij op het
hoofdscherm ook nog handtekening staan
hier kunnen wij de standaard methode
selecteren ofwel handtekening schrijven
ofwel get tekst gebaseerd ofwel een
beeltenis een beeltenis dat doet u door
op lateren te drukken en dan kiest u
vervolgens een png jpeg gif PNP bestand
uit naar
Keuze deze kan u ook instellen voor
mobiele apps als ook voor een
initiaal vervolgens kan ook kiezen voor
het ontwerp of dat deze is een
handtekening Met gegevens en logo
getekend door datum en de reden met het
logo erbij of handtekening Met gegevens
getekend door datum en de reden met uw
handtekening of alleen een
handtekening Indien u één van
bovenstaande één van de bovenste
mogelijkheden heeft geselecteerd
kan u ook via instellingen handtekening
de reden van ondertekening zetten als
ook
contactgegevens Dit is alles over
handtekeningen als ook over uw eigen
profiel Nu gaan wij
omschakelen naar beheerders
mogelijkheden al hetgeen wat hier vor
ging kan ook gedaan worden door een
beheerder maar een beheerder kan ook nog
extra andere zaken
allereerst
integraties een integratie is een
koppeling met een andere toepassing dit
kan een toepassing zijn van een
dienstenleverancier als ook een eigen
toepassing alsook een koppeling met
SharePoint of met andere toepassingen
die dat er bestaan hiervoor druk je op
eh integraties en vervolgens op het
plusje u wilt de naam van de de
toepassing
in u zet bij de callback url de url die
u van de dienstenleverancier heeft
gekregen mocht deze niet gegeven zijn
dan kan u daar gewoon dezelfde URL
invullen Als bovenaan in uw
adresbalk u drukt op genereren u
kopieert beide gegevens naam toepassing
en
klantgemak je op
opslaan Indien u op opslaan heeft
gedrukt is de integratie aangemaakt Dit
is alles wat gaat over
integraties het volgende wat we gaan
bespreken is hoe je als beheerder een
wijziging kunt doen van ontvanger als
ook een herinnering kunt sturen Hiervoor
ga je aan de rechterzijde op het
mannetje drukken en vervolgens kiezen
voor bedrijfsinstellingen
aan de linkerzijde kies je voor
documenten En je drukt op de drie
puntjes vervolgens kies je voor
ontvanger wijzigen het eerste icoontje
Wat U krijgt is de herinnering
knop nu kjt in dit geval Thomas een
mail vervolgens Als je drukt op het
potloodje kan ik Thomas wijzigen naar
ARN waardoor dat ARN nu in dit geval als
ik op gereed ga drukken ook een mail
gaat
ontvangen nu gaat ARN in plaats van
Thomas gaan
tekenen dit is hoe je een wijziging kunt
doen van ontvanger als hoek hoe je een
herinnering kunt sturen
Voir Plus de Vidéos Connexes
How To Make An Ecommerce Website | Ecommerce Website Kaise Banaye | Hindi | Digital_Thakur
Insecure Lightning Node? VLS Fixes This
Bybit tutorial for beginners | how to use bybit exchange
Hostinger Website Builder Tutorial 2024 (Step-by-Step)
All you need to know about contract management | Oneflow
BIGRR And The Features video training for Manager and Staff !
5.0 / 5 (0 votes)