Sistema de gestión documental

Summary

Este video documenta un proceso integral de gestión documental dentro de una empresa, destacando la creación y organización de archivos con base en metodologías especializadas. Se mencionan las labores realizadas, como la clasificación y digitalización de documentos, la implementación de un software de gestión documental, y la asesoría de expertos en archivos. Además, se habla sobre la capacitación de empleados, la evaluación y conservación de documentos importantes, y la implementación de un sistema para garantizar la seguridad y eficiencia en el manejo de la información. Un equipo interdisciplinario contribuye a modernizar y optimizar los procesos archivísticos de la organización.

Takeaways

• 😀 Se ha realizado una importante tarea de organización de archivos en la empresa, implementando una metodología basada en DPM (Documental Process Management).
• 😀 El comité interno de archivo fue constituido, con representantes clave de diferentes departamentos, para supervisar y mejorar los procesos archivísticos.
• 😀 Se llevaron a cabo entrevistas documentales para caracterizar procesos y funciones, lo que permitió la elaboración del cuadro de clasificación documental.
• 😀 Se capacitó al personal sobre los principios de organización de archivos, especialmente sobre el orden original y la afiliación de archivos.
• 😀 La organización de documentos históricos acumulados durante 20 años fue uno de los mayores logros, con un enfoque en la limpieza y conservación de los archivos.
• 😀 Se implementaron inventarios documentales para tener un control claro sobre el estado y la ubicación de los archivos tanto en el archivo central como en el histórico.
• 😀 El proceso de transferencia de archivos entre el archivo de gestión y el archivo central se realizó bajo estrictos controles de inventario y foliación.
• 😀 Se elaboraron tablas de retención y valoración documental para determinar la conservación o eliminación de documentos según su valor administrativo, legal y cultural.
• 😀 Los documentos que tienen valor histórico o cultural se conservarán permanentemente, utilizando técnicas como la microfilmación y la digitalización.
• 😀 La implementación de un software de gestión documental fue uno de los principales avances tecnológicos, con medidas estrictas de seguridad y control de acceso para proteger la información.

Q & A

¿Cuál es el propósito principal de la reunión mencionada en el transcript?

El propósito principal de la reunión es organizar y gestionar los archivos de la empresa, mejorar los procesos archivísticos y establecer un comité interno encargado de la gestión documental.

¿Qué acciones se tomaron para organizar el archivo central de la empresa?

Se realizó un inventario de los documentos acumulados durante 20 años, se evaluó el estado de conservación de los mismos, se limpiaron y desinfectaron los archivos, y se marcó y señalizó todo el archivo para mejorar su organización.

¿Qué es el principio del 'orden original' mencionado en el proceso de organización de archivos?

El principio del 'orden original' consiste en mantener la estructura y el orden en que los documentos fueron originalmente organizados, lo cual es importante para preservar la integridad del archivo y facilitar su gestión.

¿Cuáles son las principales etapas de la disposición final de los documentos según el script?

Las principales etapas son la conservación permanente, la eliminación de documentos que ya no tienen valor, y la selección de documentos para conservación o eliminación a través de muestreo.

¿Qué es una tabla de retención documental?

Una tabla de retención documental es un instrumento archivístico que establece el tiempo durante el cual los documentos deben ser conservados y las condiciones para su disposición final, ya sea para conservación permanente, eliminación o selección.

¿Cómo se lleva a cabo el proceso de eliminación de documentos en la empresa?

El proceso de eliminación de documentos se realiza mediante la aprobación de las tablas de retención, después de las cuales se elabora un inventario de eliminación y, en algunos casos, se publica en la página web de la empresa antes de proceder con la eliminación.

¿Qué dificultades enfrentaron los involucrados en la organización de los archivos?

Las dificultades incluyeron la falta de tiempo de algunos directores para las entrevistas, la necesidad de sensibilizar a los empleados sobre la importancia de la organización, y la implementación de un sistema de archivado adecuado.

¿Cómo se determinó la frecuencia de consulta y la importancia de los documentos para su valoración?

Se determinó a través de un análisis normativo, la frecuencia con que los documentos eran consultados, el volumen de la serie documental y el contexto histórico relevante para la empresa.

¿Qué rol desempeñó el software de gestión documental en el proceso?

El software de gestión documental, específicamente un software de código abierto llamado 'Al Fresco', fue clave para la digitalización, la seguridad de la información y el control de acceso a los documentos.

¿Cómo se abordó la creación del comité interno de archivo?

El comité interno de archivo fue conformado por varios miembros del equipo administrativo y de gestión documental, y se encargará de implementar los lineamientos y estrategias para la organización y conservación de los archivos de la empresa.