🚀 Aprende a usar SharePoint Online

Summary

En este video se presenta una introducción al uso de SharePoint, destacando sus funciones clave tanto para usuarios individuales como para organizaciones. Se explica cómo SharePoint facilita la colaboración y productividad mediante el almacenamiento seguro de archivos, la personalización de páginas y la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365. Además, se abordan características como la gestión documental, la creación de sitios y bibliotecas de documentos, y la seguridad en el manejo de datos. También se exploran opciones de configuración, como la creación de sitios de grupo y la gestión de permisos de usuarios.

Takeaways

• 😀 SharePoint es una herramienta esencial para la gestión documental y la colaboración dentro de una organización.
• 😀 A diferencia de OneDrive, SharePoint está diseñado para almacenar archivos de equipos, proyectos y departamentos, facilitando la colaboración.
• 😀 SharePoint permite acceder a archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, con opciones de sincronización para su uso offline.
• 😀 Los usuarios pueden compartir archivos mediante enlaces, lo que facilita el envío de documentos internos o externos sin ocupar espacio en el correo electrónico.
• 😀 SharePoint ofrece opciones avanzadas de personalización de páginas web sin necesidad de código, lo que permite crear sitios interactivos y visuales.
• 😀 El enfoque principal de SharePoint es la seguridad de los archivos y la protección de los datos almacenados en la nube.
• 😀 La herramienta facilita la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, Teams y Outlook, mejorando la productividad.
• 😀 SharePoint permite la creación de sitios para diferentes departamentos o proyectos, y se pueden aplicar plantillas predefinidas para facilitar el diseño.
• 😀 Los administradores de TI pueden gestionar grandes volúmenes de almacenamiento sin preocuparse por limitaciones de espacio y pueden proteger datos sensibles.
• 😀 Los usuarios pueden agregar componentes como calendarios, videos de YouTube y aplicaciones externas (como Salesforce) a las páginas de SharePoint para personalizar la experiencia.

Q & A

¿Cuál es el principal enfoque de SharePoint?

El principal enfoque de SharePoint es la gestión documental, permitiendo almacenar, organizar y proteger archivos de equipos, proyectos o departamentos de manera segura.

¿En qué se diferencia SharePoint de OneDrive?

SharePoint se enfoca en la gestión de archivos a nivel de equipos y proyectos, mientras que OneDrive es más para almacenamiento personal. SharePoint permite almacenar documentos de equipos, departamentos o proyectos, y facilita la colaboración entre usuarios.

¿Cómo facilita SharePoint la colaboración entre los miembros de una organización?

SharePoint permite la colaboración al integrar herramientas de Microsoft 365 como Word, Excel y PowerPoint, facilitando el trabajo en equipo desde cualquier lugar, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo.

¿Qué ventajas ofrece SharePoint en términos de seguridad de archivos?

SharePoint garantiza la seguridad de los archivos al almacenarlos en la nube y permite establecer permisos específicos para los usuarios, protegiendo la información sensible y asegurando el acceso solo a personas autorizadas.

¿Qué beneficios tiene SharePoint para los usuarios de negocio?

Los usuarios de negocio se benefician de la colaboración en cualquier momento y lugar, una interfaz sencilla, historial de versiones de documentos, integración con otras aplicaciones de Microsoft 365 y la capacidad de crear sitios web sin necesidad de conocimientos de programación.

¿Cuánto espacio de almacenamiento ofrece SharePoint a las organizaciones?

SharePoint ofrece más de un terabyte de almacenamiento por organización, lo que es suficiente para almacenar grandes cantidades de datos, incluidos archivos de gran tamaño como vídeos y documentos pesados.

¿Qué es un 'sitio de grupo' en SharePoint y cómo se crea?

Un 'sitio de grupo' en SharePoint es un espacio colaborativo para un equipo o proyecto, donde se almacenan archivos y se facilitan las interacciones. Para crear uno, se elige la opción 'crear sitio', se configura el nombre, descripción y privacidad del sitio, y se agrega el grupo de usuarios necesarios.

¿Qué son las plantillas de sitio en SharePoint y cómo ayudan a personalizar el diseño?

Las plantillas de sitio en SharePoint son diseños preconfigurados que permiten personalizar el aspecto y las funcionalidades del sitio sin necesidad de crear todo desde cero. Estas plantillas pueden incluir elementos como calendarios, listas o componentes web específicos.

¿Cómo se gestionan los permisos en SharePoint?

Los permisos en SharePoint se gestionan desde la configuración del sitio, donde los administradores pueden agregar o eliminar usuarios, asignarles roles como propietarios o miembros, y controlar su acceso al contenido del sitio.

¿Qué es una biblioteca de documentos en SharePoint y cómo se utiliza?

Una biblioteca de documentos en SharePoint es un contenedor donde se almacenan archivos, como presentaciones o informes. Los usuarios pueden agregar archivos, clasificarlos con columnas personalizadas, y colaborar en ellos de manera eficiente.