【PTA活用編】LINE WORKSでPTA運営をよりスマートにするには＜好評につき再配信！＞

Summary

本動画では、千葉市の中学PTA会長の安藤さんが、LINEワークスを活用してPTA運営を効率化した経験を共有します。導入目的は、ペーパーレス化、役員間の情報共有、スケジュールの共有、役員交代のスムーズ化、議論の活発化、低コストで利用可能になることです。実際の活用法として、ノートを使った課題管理、フォルダを使った資料整理、掲示板やカレンダーを使った情報共有、アンケートを使った日程調整が紹介されています。導入により、役員間のコミュニケーションが活性化し、会議の削減、個人情報の保護、そしてPTAへの参加ハードルの低減が実現されたと報告されています。

Takeaways

• 😀 ラインワークスを活用してPTA運営をスマートにするための方法について説明。
• 💡 ラインワークスのサービス機能とLINEとの違いを説明する動画が別途用意されている。
• 👨‍🏫 スピーカーは千葉市幸町第一中学校のPTA会長、安藤さん。
• 📄 PTA運営の効率化のため、ラインワークスの導入目的とその効果について解説。
• 📈 ラインワークスの導入により、紙の使用が減り、ペーパーレス化が進んだ。
• 👥 会議の開催回数が削減され、対面会議の負担が減少。
• 📅 カレンダー機能を使って学校行事や活動スケジュールを共有。
• 📂 フォルダ機能を使って書類を整理し、役員の引継ぎがスムーズに。
• 🔐 ラインワークスにより、個人情報を守りながら運用が可能。
• 🎯 ボランティア制を導入し、役員の負担を軽減。

Q & A

ラインワークスを導入した目的は何ですか？

ラインワークスの導入の目的は、PTA運営をよりスマートにすることです。具体的な目標として、スピーディーかつペーパーレス化、役員全員がツールを利用してコミュニケーションをとる、学校行事や活動スケジュールを共有し、役員の入れ替わりをスムーズに行い、低コストで利用できるようにすることが挙げられます。

ラインワークスで改善しようとしていた課題は何ですか？

ラインワークスで改善しようとしていた課題は、PTA運営の効率化、スケジュールの共有、役員間のコミュニケーションの円滑化、議論の活発化、会議の削減、引継ぎ資料の整理、個人情報の保護などです。

ラインワークス導入後の変化は何ですか？

ラインワークス導入後の変化として、役員内での文書のやりとりがスムーズになり、印刷物の配布がなくなり、議論が活発化し、会議の回数が減少し、役員の入れ替わりがスムーズになり、個人情報の漏洩リスクが低減されたなどが挙げられます。

ラインワークスで活用している機能は何ですか？

ラインワークスで活用している機能には、トーク、ノート、ファイル共有、カレンダー、掲示板、アンケート、会議室予約などがあります。これにより、PTAの運営が効率化され、情報を共有しやすくなっています。

ラインワークスを導入することで、PTA運営のハードルはどのように変わりましたか？

ラインワークスを導入することで、PTAへの参加ハードルが下がりました。役員の入れ替わりがスムーズになり、保護者がPTAに参加しやすくなったと同時に、ボランティア制での運営を検討することで、より多くの保護者が活動に参加しやすくなります。

ラインワークスで組織を構築する際のアドバイスは何ですか？

ラインワークスで組織を構築する際は、階層構造を考慮して複数の組織を作成するか、フラットなグループトークを活用するかを決めることが重要です。また、グループ内のメンバーだけが使えるフォルダを作成することで、情報共有が容易になります。

ラインワークスでの情報共有と個人情報の保護はどのように行われていますか？

ラインワークスでは、役員名簿の作成や配布を行わず、代わりにアカウント登録時に個人情報を入力せずに登録を行うことで、個人情報の漏洩リスクを低減しています。また、必要な情報のみを共有することで、情報の管理が容易になります。

ラインワークスを導入した後のPTA運営の変化として、どのような具体的な効果が報告されていますか？

ラインワークスを導入した後のPTA運営の変化として、文書の配布手間が省け、議論が活発化、会議の回数が減少し、役員の入れ替わりがスムーズになり、個人情報の保護が向上し、PTAへの参加ハードルが下がったことが報告されています。

今後のPTA運営で行いたい変更として、どのようなことを考えていますか？

今後のPTA運営で、役員制を撤廃し、完全にボランティア制に変更し、必要に応じて活動に参加する形でPTAを運営したいと考えています。また、非営利団体向けの特別プランを活用して、登録者数の上限問題を解決し、より多くの保護者が参加しやすい環境を整えます。

ラインワークスを導入した目的の6点を挙げてください。

ラインワークスを導入した目的の6点は、可能な限り連係を減らしてスピーディーかつペーパーレス化、役員全員がツールを利用したコミュニケーション、学校行事や活動スケジュールを共有、役員全員で共有して回数を削減、役員に切り替わりをスムーズに行いたい、低コストで利用できるようにすることです。

ラインワークスで活用しているサービスの1つに「カレンダー」がありますが、それはどのように使われていますか？

カレンダーは、学校行事や地域行事を登録し、PTA全員が共有することで、各学年で何を何时までに行うべきかを把握しやすくなっています。また、会議室の予約もカレンダーを使って行うことで、スケジュールの調整が容易になります。