CLASE 13/13 curso MS PROJECT

Summary

En esta clase del curso de planeamiento de proyectos con MS Project, se explica cómo generar y personalizar reportes dentro del programa, enfocándose especialmente en la creación de informes de costos, recursos y el uso del diagrama de Gantt. El instructor muestra las herramientas predefinidas de MS Project para generar reportes visuales y cómo exportarlos a Excel para un análisis más detallado. También se profundiza en cómo personalizar la vista del diagrama de Gantt, ajustando la información mostrada, como fechas de inicio y fin, y optimizando la impresión de los reportes para una presentación profesional.

Takeaways

• 😀 Aprenderás a generar reportes dentro de MS Project utilizando las herramientas personalizadas del programa.
• 😀 Es importante personalizar el Diagrama de Gantt para que muestre la información necesaria para la presentación o impresión.
• 😀 MS Project ofrece varias opciones predefinidas para generar reportes, como los costos de los recursos y resúmenes ejecutivos.
• 😀 Puedes exportar reportes visuales a Excel, lo que permite manipular la información de forma más flexible y personalizada.
• 😀 Los reportes exportados a Excel incluyen tablas dinámicas y gráficos interactivos que se actualizan automáticamente cuando cambian los datos.
• 😀 Es posible personalizar la vista del Diagrama de Gantt para incluir información como fechas de inicio y finalización de tareas, y ocultar datos no deseados.
• 😀 Puedes ajustar la apariencia de las barras en el Diagrama de Gantt para que muestre únicamente la información relevante, como las fechas y los nombres de las tareas.
• 😀 El programa permite configurar la impresión de los reportes, ajustando el tamaño del papel y el número de páginas para optimizar la visualización de los proyectos.
• 😀 Al exportar a PDF, MS Project ofrece opciones de personalización como eliminar leyendas y ajustar la escala para encajar toda la información en una sola página.
• 😀 Los reportes generados pueden ser utilizados para hacer un seguimiento detallado de los avances y costos del proyecto, lo cual es crucial para la gestión de proyectos a largo plazo.

Q & A

¿Cómo podemos generar reportes en MS Project?

En MS Project, los reportes se pueden generar utilizando la cinta de opciones 'Crear Informe', donde se pueden seleccionar vistas predefinidas como costos, recursos, paneles, entre otras. Una vez seleccionada la vista, el programa genera el reporte que puede ser editado, visualizado en vista preliminar e impreso o exportado como PDF.

¿Cuál es la principal ventaja de exportar los informes visuales a Excel?

La principal ventaja es que Excel ofrece mayor flexibilidad para manipular la información, como crear tablas dinámicas, agregar gráficos, y personalizar el formato según las necesidades del usuario. Esto permite un control más detallado y presentación más versátil de los datos.

¿Qué tipo de información puede visualizarse en el reporte de costos en MS Project?

En el reporte de costos, se pueden visualizar los costos reales y los costos restantes de los recursos, discriminados por tipo de recurso, como trabajo, material, o costos directos. La información se presenta de manera visual con colores diferenciados, lo que facilita la interpretación.

¿Cómo se puede personalizar el Diagrama de Gantt en MS Project?

El Diagrama de Gantt se puede personalizar creando una nueva vista a partir de la vista predeterminada. Al copiar la vista, se pueden ajustar elementos como las barras de tareas, los textos mostrados (como fecha de inicio y fin), y la cuadrícula del diagrama. Además, se pueden ocultar o modificar columnas y recursos que se muestran en la vista.

¿Qué es una tabla dinámica en Excel y cómo se utiliza en el reporte de flujo de caja?

Una tabla dinámica en Excel es una herramienta que permite organizar, resumir y analizar grandes volúmenes de datos. En el reporte de flujo de caja exportado desde MS Project, la tabla dinámica permite desglosar los costos por tarea y por trimestre, mostrando la evolución de los costos semanales y acumulados.

¿Cómo podemos imprimir los reportes generados en MS Project?

Los reportes generados en MS Project pueden ser impresos directamente desde la vista preliminar, donde se puede seleccionar el formato de la página, ajustar márgenes, y elegir entre imprimir en una impresora física o crear un archivo PDF. También es posible ajustar la escala de impresión para que todo el proyecto se ajuste a una sola página o se divida en varias hojas.

¿Qué diferencia hay entre los reportes predefinidos y los personalizados en MS Project?

Los reportes predefinidos en MS Project son plantillas estándar que muestran información general como costos, recursos, y uso de tareas. Los reportes personalizados, en cambio, se crean a partir de la información que el usuario selecciona y decide incluir, permitiendo más control y flexibilidad sobre qué datos se muestran y cómo se presentan.

¿Qué ventajas ofrece el uso de MS Project para la planificación y seguimiento de proyectos?

MS Project facilita la planificación y seguimiento de proyectos al proporcionar herramientas para gestionar el cronograma, los recursos, los costos y el avance de las tareas. Además, permite realizar reportes detallados y personalizados, lo cual es útil para el control del proyecto y la presentación a partes interesadas.

¿Qué se debe hacer si se desea imprimir un diagrama de Gantt en varias hojas?

Si se desea imprimir el diagrama de Gantt en varias hojas, se puede ajustar la configuración de impresión, seleccionando opciones como 'ajustar a una página de ancho por una de alto' o 'ajustar en dos páginas de ancho por una de alto'. Esto permite controlar cuántas páginas se usan para imprimir todo el proyecto.

¿Cómo se personaliza la vista de las tareas en el Diagrama de Gantt?

Para personalizar la vista de las tareas en el Diagrama de Gantt, se puede cambiar el formato de las barras de tareas, seleccionar qué información se muestra a la izquierda o derecha de las barras (como las fechas de inicio y fin), y agregar o quitar columnas según lo que se desee mostrar, como el nombre de las tareas o el alcance de las mismas.