CLASE 12/13 curso MS PROJECT

Summary

En esta clase de planeamiento de proyectos con MS Project, se explica cómo definir y hacer seguimiento del avance de tareas mediante porcentajes de ejecución. Además, se aborda el control del uso de materiales, comparando lo previsto con lo real, lo que permite identificar variaciones en el consumo de recursos. También se cubre el análisis de las variaciones de costos, ayudando a los gestores de proyectos a detectar posibles desviaciones en el presupuesto. Este enfoque integral facilita un seguimiento efectivo, desde el progreso temporal hasta los recursos y costos, garantizando el éxito del proyecto.

Takeaways

• 😀 El porcentaje de avance de cada tarea se puede definir en MS Project y se visualiza en el gráfico de seguimiento.
• 😀 A medida que se actualiza el porcentaje de avance, el programa ajusta el estado crítico de la tarea, reflejando su progreso.
• 😀 Es importante verificar el avance real en obra antes de declarar un porcentaje de progreso, basándose en la experiencia y observación directa.
• 😀 MS Project calcula automáticamente el porcentaje de avance global del proyecto según los porcentajes definidos en las tareas individuales.
• 😀 El seguimiento del uso de materiales permite comparar lo realmente utilizado con lo que se había previsto en la línea base del proyecto.
• 😀 Se pueden agregar columnas de 'Trabajo Previsto' para ver las cantidades de materiales planeados y compararlos con las cantidades reales.
• 😀 La comparación de los materiales reales y previstos permite identificar variaciones, como el exceso o ahorro en el uso de materiales.
• 😀 El análisis de la variación de costos muestra las diferencias entre lo que se había presupuestado y lo que realmente se ha gastado en cada tarea.
• 😀 MS Project ofrece la opción de visualizar el costo real y el costo restante, lo que facilita el control de los gastos conforme avanza el proyecto.
• 😀 La actualización del porcentaje de avance en MS Project automáticamente ajusta el gasto total de cada tarea y el proyecto en general.

Q & A

¿Cómo se define el porcentaje de avance en MS Project?

El porcentaje de avance se define en el 'gran de seguimiento', donde se puede hacer clic derecho y seleccionar la vista de seguimiento. A medida que se ejecutan las tareas, se puede declarar un porcentaje completado para cada una, lo que actualiza el avance global del proyecto.

¿Qué sucede cuando se declara un porcentaje de avance en una tarea?

Cuando se declara un porcentaje de avance en una tarea, la tarea deja de ser crítica y se marca con un color azul más intenso en el gráfico. Además, el programa actualiza el avance global del proyecto.

¿Cómo se controla el uso del material en MS Project?

El uso del material se controla mediante una hoja que muestra la cantidad de material utilizado en cada tarea. Luego, se puede comparar lo que realmente se ha utilizado con lo que estaba previsto en la línea base, permitiendo un análisis de las variaciones en el uso del material.

¿Cómo se compara el material utilizado con el material previsto?

Para comparar el material utilizado con el material previsto, se debe agregar una columna de 'trabajo previsto' en la hoja de seguimiento. Esta columna muestra las cantidades de material que estaban previstas para cada tarea, lo que permite comparar lo real con lo planificado.

¿Qué indica la variación entre el trabajo real y el trabajo previsto?

La variación entre el trabajo real y el trabajo previsto indica si se ha utilizado más o menos material de lo planeado. Si el uso real es mayor, se puede observar una variación positiva; si es menor, la variación será negativa.

¿Cómo afecta la variación en el uso del material al costo del proyecto?

La variación en el uso del material puede influir en el costo final del proyecto. Si se utiliza más material de lo previsto, el costo aumentará, mientras que si se utiliza menos, el costo se reducirá. El programa permite monitorear estas variaciones para tomar decisiones informadas.

¿Cómo se realiza el seguimiento de los costos en MS Project?

El seguimiento de los costos en MS Project se realiza mediante una tabla de costos que compara el costo actual con el costo previsto. El programa calcula automáticamente cualquier variación de costos, lo que permite identificar si se está cumpliendo con el presupuesto o si hay desviaciones.

¿Qué significa la columna 'costo restante' en el diagrama de Gantt?

La columna 'costo restante' muestra el costo que aún falta por gastar en una tarea, basado en el porcentaje de avance declarado. A medida que se avanza en las tareas, este valor se actualiza, ayudando a gestionar los presupuestos de manera más precisa.

¿Cómo se ajusta el costo real a medida que se declara el avance de una tarea?

A medida que se declara el avance de una tarea, el programa calcula el costo real según el porcentaje de avance y lo muestra en el diagrama de Gantt. Este valor se va actualizando progresivamente, permitiendo ver cuánto se ha gastado y cuánto falta por gastar.

¿Qué beneficio tiene realizar un seguimiento constante del avance y los costos en MS Project?

Realizar un seguimiento constante del avance y los costos permite tomar decisiones informadas para asegurar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y en el cronograma. Además, permite identificar rápidamente cualquier desviación, lo que facilita la toma de medidas correctivas.