Tablas Dinámicas en Excel - Todo lo que necesitas saber 😎
Summary
TLDREste script de video ofrece una introducción práctica a las tablas dinámicas en Excel, una herramienta esencial para el análisis de datos en el mundo laboral. El presentador comienza destacando la importancia de tener datos estructurados para poder crear tablas dinámicas y cómo evitar errores comunes, como la falta de organización en la presentación de fechas. Luego, guía a los espectadores a través del proceso de creación de una tabla dinámica, desde la selección de datos hasta la conversión en una tabla normal y su posterior dinamización. Se abordan conceptos clave como el uso de filas y columnas para organizar información, la agrupación por regiones, estados y categorías, y el filtrado por años para analizar tendencias específicas. Además, se mencionan las funciones adicionales de las tablas dinámicas, como el cálculo rápido de porcentajes y la creación de gráficos para visualizar datos. El video termina afirmando que el conocimiento de las tablas dinámicas básicas puede abarcar el 80% de las necesidades en el trabajo, ofreciendo un valor educativo significativo en solo unos minutos de aprendizaje.
Takeaways
- 📚 Una tabla dinámica es una herramienta en Excel que convierte datos en resúmenes prácticos sin necesidad de fórmulas.
- 📈 Los datos para una tabla dinámica deben estar organizados en filas y columnas, con cada venta o registro en su propia fila.
- 🗓️ Las fechas en los datos deben estar en un formato que permita su uso en una tabla dinámica, generalmente una columna separada para cada venta.
- 📋 Para crear una tabla dinámica, se selecciona una celda en la tabla de datos y se utiliza la opción 'Insertar' para convertirla en una tabla normal.
- 🔍 Al utilizar una tabla dinámica, se pueden realizar cálculos rápidos, como sumas, sin necesidad de fórmulas manuales.
- 📊 Se pueden aplicar filtros en una tabla dinámica para visualizar datos específicos, como ventas por año o región.
- 📉 Las tablas dinámicas también permiten ordenar y analizar datos, como encontrar el estado con más ventas.
- 📈 Para mostrar valores como porcentaje del total, se puede hacer clic derecho sobre los números y seleccionar la opción correspondiente.
- 📊 Las tablas dinámicas son compatibles con la creación de gráficos 2D, lo que permite visualizar los datos de manera gráfica sin necesidad de preparar los datos previamente.
- 📝 Es importante recordar que la estructura adecuada de los datos es crucial para el funcionamiento eficiente de las tablas dinámicas.
- ⏱️ El conocimiento básico de las tablas dinámicas puede cubrir el 80% de las necesidades en el trabajo, lo que supera el aprendizaje de mucho tiempo en la carrera.
Q & A
¿Qué es una tabla dinámica en Excel?
-Una tabla dinámica es una herramienta en Excel que permite organizar y resumir datos de manera práctica y efectiva, sin necesidad de utilizar fórmulas. Permite al usuario extraer información valiosa y realizar análisis de datos de manera rápida y sencilla.
Por qué es importante tener los datos en un formato específico para crear una tabla dinámica?
-Los datos deben estar en un formato ordenado para que la tabla dinámica funcione correctamente. Cada registro, como una venta, debe tener su propia fila y cada característica o atributo, como la fecha o la región, debe tener su propia columna. Esto permite a Excel identificar y manipular los datos de manera eficiente, permitiendo realizar cálculos y análisis precisos.
¿Cómo se convierten los datos de una tabla dinámica en una tabla normal en Excel?
-Para convertir una tabla dinámica en una tabla normal, se selecciona cualquier celda dentro de la tabla dinámica, se va a la opción 'Insertar' en la barra de menú, se selecciona 'Tabla' y se sigue los prompts para asegurarse de que los encabezados estén seleccionados. Al aceptar, los datos se convierten en una tabla normal que puede ser utilizada para crear nuevas tablas dinámicas o ajustar los datos existentes.
¿Cómo se pueden ver las ventas por región utilizando una tabla dinámica?
-Para ver las ventas por región, se selecciona el campo 'región' en la tabla dinámica, se hace clic en 'Insertar tabla dinámica', y se especifica que se quiere ver la 'suma de ventas'. Excel automáticamente sumará las ventas para cada región, proporcionando un resumen detallado de las ventas por región.
¿Cómo se pueden filtrar los datos en una tabla dinámica para ver solo las ventas del año 2020?
-Para filtrar los datos por año, se agrega el campo 'fecha de orden' a la tabla dinámica y se utiliza la función de 'Filtros' para especificar que solo se muestren los datos correspondientes al año 2020. Esto limita la tabla a los registros del año seleccionado, facilitando el análisis de ventas específicos.
¿Qué son las funciones adicionales que las tablas dinámicas ofrecen además de cálculos rápidos?
-Además de realizar cálculos rápidos, las tablas dinámicas permiten crear gráficas a partir de los datos. Esto significa que los usuarios pueden visualizar los datos de manera gráfica, como barras 2D, para obtener una comprensión más intuitiva de la información y sus tendencias.
¿Cómo se calcula el porcentaje de ventas de una subcategoría en el total general?
-Para calcular el porcentaje de ventas de una subcategoría, se hace clic derecho sobre el valor de ventas de esa subcategoría y se selecciona la opción 'Mostrar valores como porcentaje del total general'. Excel calculará y mostrará el porcentaje correspondiente del total de ventas.
¿Cómo se pueden ajustar los datos de una tabla dinámica para reflejar información específica?
-Para ajustar los datos de una tabla dinámica, se pueden agregar o eliminar campos utilizando las funciones de 'Filtros' y 'Ordenar'. También se pueden agregar o quitar encabezados y se pueden utilizar las funciones de 'Insertar tabla dinámica' para crear nuevas tablas que se ajusten a los datos específicos que se deseen analizar.
¿Qué se aprende con las tablas dinámicas que cubre un 80% de las necesidades básicas en el trabajo?
-Con las tablas dinámicas, se aprenden técnicas fundamentales para organizar, analizar y presentar datos de manera efectiva. Estas habilidades son esenciales en muchos trabajos, ya que permiten a los empleados tomar decisiones informadas y comunicar de manera clara los resultados de sus análisis.
¿Cuál es la ventaja de utilizar tablas dinámicas en lugar de tablas normales en Excel?
-Las tablas dinámicas ofrecen la capacidad de realizar análisis de datos más complejos y rápidos sin la necesidad de conocimientos avanzados de matemáticas o fórmulas. Además, permiten una mejor visualización y comprensión de los datos, facilitando el proceso de toma de decisiones.
¿Cómo se pueden ver las ventas por categoría en una tabla dinámica?
-Para ver las ventas por categoría, se selecciona el campo 'categoría' y se arrastra a la sección de 'Fila' en la tabla dinámica. Luego, se selecciona el campo 'ventas' y se arrastra a la sección de 'Valores'. Esto permitirá ver el desglose de las ventas por cada categoría en la tabla dinámica.
Outlines
📊 Introducción a las Tablas Dinámicas en Excel
El primer párrafo aborda la frustración de los recién graduados al darse cuenta de que gran parte del conocimiento adquirido en la universidad no es aplicable en la vida laboral, especialmente en cuanto a herramientas como Excel. El hablante ofrece soluciones para manejar tablas dinámicas en menos de 5 minutos, a pesar de que esto podría implicar dos horas de trabajo. Se destaca la importancia de entender qué es una tabla dinámica y cómo, a pesar de no ser tan atractiva a simple vista, puede transformar datos en resúmenes prácticos sin necesidad de fórmulas complicadas. Además, se menciona la estructura adecuada para los datos para que puedan ser utilizados en una tabla dinámica, y cómo se deben presentar los datos para su correcta funcionalidad.
📈 Utilización de Tablas Dinámicas para Análisis de Ventas
Este párrafo se enfoca en el uso de las tablas dinámicas para analizar las ventas de una tienda. Se describe cómo se pueden utilizar para obtener información detallada sobre las ventas por región, estado y categoría. El hablante guía a los espectadores en cómo seleccionar y arrastrar campos específicos para obtener diferentes tipos de análisis, como el total de ventas por estado o por categoría. También se discute cómo aplicar filtros para centrarse en un año específico, como 2020, y cómo las tablas dinámicas pueden ayudar a realizar cálculos rápidos y gráficos sin necesidad de conocimientos avanzados de matemáticas.
📋 Aplicação de Tablas Dinámicas en el Trabajo Diario
El último párrafo resalta la importancia de las tablas dinámicas en el entorno laboral y cómo el conocimiento básico que se adquiere en 10 minutos puede ser suficiente para cubrir el 80% de las necesidades en el trabajo. Se menciona que, a pesar de que el video fue más largo de lo previsto, los espectadores han aprendido un conocimiento fundamental que les será útil en su carrera profesional. Además, se destaca que las tablas dinámicas permiten realizar cálculos rápidos y generar gráficos sin necesidad de manipular previamente los datos, lo que agiliza el proceso de análisis y presentación de información.
Mindmap
Keywords
💡Tablas dinámicas
💡Datos
💡Formato de datos
💡Encabezados
💡Filtros
💡Sumas
💡Regiones
💡Categorías
💡Estados
💡Gráficos
💡Porcentajes
Highlights
La tabla dinámica es una herramienta que convierte datos en resúmenes prácticos sin necesidad de fórmulas.
Las tablas dinámicas son útiles incluso para personas que no se sienten cómodas con las matemáticas.
Los datos para una tabla dinámica deben estar organizados en filas y columnas, con cada venta en su propia fila.
Las fechas en los datos deben estar en un formato que permita su uso en una tabla dinámica, no simplemente listadas.
Para crear una tabla dinámica, se debe convertir la tabla existente en una tabla normal seleccionando 'tabla' desde la opción 'insertar'.
Al seleccionar una tabla, asegurarse de incluir sus encabezados al crear una tabla dinámica.
Las tablas dinámicas se actualizan automáticamente cuando se introducen nuevos datos.
Para obtener un resumen, como las ventas por región, se pueden arrastrar los encabezados de columna a las filas de la tabla dinámica.
Las funciones de agregación, como la suma, se aplican automáticamente al arrastrar campos a la tabla dinámica.
Se pueden formatear los datos en la tabla dinámica utilizando atajos de teclado como 'Control + Shift + 4'.
Las tablas dinámicas pueden mostrar información detallada, como las ventas por estado, al ordenar y filtrar los datos.
El ordenamiento de Z a A permite identificar los estados con más ventas.
Se pueden agregar filtros a la tabla dinámica para ver datos específicos, como las ventas por categoría o por año.
Las tablas dinámicas también permiten hacer cálculos rápidos, como calcular el porcentaje de ventas por categoría.
A través de las tablas dinámicas, es posible generar gráficas 2D basadas en los datos sin necesidad de preparar los datos previamente.
Las tablas dinámicas son esenciales para el 80% del trabajo en el campo de la gestión de datos.
El conocimiento básico de las tablas dinámicas, como se presentó en el video, cubre la mayoría de las necesidades prácticas en el trabajo.
Transcripts
[Música]
te acabas de grabar de la universidad y
entraste a la chamba y te estás dando
cuenta que esos cuatro años y medio que
pasaste en la carrera incluían mucho
conocimiento que no te iba a servir en
la vida o ya se terminó y nada de Excel
ok No te preocupes déjame resolverte ese
problema chavos vamos a ver cómo hacer
tablas dinámicas y te lo voy a intentar
enseñar en menos de 5 minutos lo cual
para mis estándares significa Bueno
vamos a estar aquí dos horas Ok lo
primero que tú necesitas saber es qué es
una tabla dinámica porque es tan
importante Bueno una tabla dinámica es
básicamente esto de aquí no se ve muy
impresionante pero agarra los datos que
tú estás viendo ahorita en pantalla y te
los convierte en resúmenes bastante
prácticos de donde puedes sacar
básicamente todo y sin necesidad de
meterle ninguna fórmula Incluso le
tienes miedo a las matemáticas las
tablas dinámicas vienen aquí a salvarte
Entonces qué es lo primero que
necesitamos para tablas dinámicas datos
chavos los datos que tú vas a recibir
siempre tienen que estar en este formato
si se fijan Esta es una tabla perfecta
porque está bien bonita En primera
tenemos todos los datos
hacia abajo cada una de las ventas que
Se realizaron en esta tienda tienen su
propia fila Entonces esta fila es una
tienda digo una venta esta fila es otra
venta esta fila es otra venta y todas
tienen sus datos si es necesario que se
repitan se repiten Ok hacia la derecha
nosotros tenemos nuestras columnas Ok
cada una de las columnas implica alguna
característica de los datos Porque estoy
haciendo tanto énfasis en eso porque si
los datos que tú recibes no están bien
eso significa que ya un ejemplo de datos
quisimos son estos y los veo muchísimo
en las empresas Entonces si alguno de
tus compañeros en tu chamba nueva llega
y te entrega algo así
miéntales la madre con todas las
palabras sabías y por haber en español
chavos esto de aquí está mal simple y
sencillamente porque ya te
descompusieron la fecha aquí arriba dice
que te hicieron el favor de ponerte todo
el año 2020 enero febrero marzo abril
mayo junio Julio así de esa manera no
sirve las fechas no se deberían de dar
así para presentar una tabla dinámica
siempre vienes con los datos con la
fecha dada para de cada una de las
ventas Ok entonces muchachos si tú
tienes una tabla así o sabéis hijo mío
no puedes hacer nada al respecto Ok esta
tabla ya se no sirve para tabla dinámica
siempre hay que sacar los datos de la
Fuente Ok siguiente para hacer una tabla
dinámica convertirlo en una tabla normal
para eso selecciono cualquier celda aquí
en mi tabla dinámica me vengo aquí
arriba insertar y vamos a seleccionar
esta tabla Ok muchachos esta de aquí es
tabla así a secas no dice tabla dinámica
no dice nada siempre me peló con mis
alumnos porque siempre hay un güey que
todos dinámica No güey te dije tabla
tabla Okay no dice nada más okay Okay
seleccionamos tabla y le decimos me va a
salir esta cosa de aquí asegúrense de
que esté seleccionando también sus
encabezados y decirle que la tabla tiene
encabezados lo vamos a decir aceptar y
listo muchachos ya tenemos aquí nuestra
nuestros datos convertidos a tabla esto
nos va a servir precisamente para que si
en algún momento de nuestras vidas
vengan datos nuevos o algo así ustedes
pueden ajustar todo o sea la tabla
dinámica se ref automático le sonó algo
ese beneficio probablemente No porque no
saben hacer tablas dinámicas pero
ahorita les voy a resolver eso ok
muchachos ya que tenemos esta parte de
Aquí vamos a venirnos Ahora sí a
insertar tabla dinámica y me va a
preguntar de dónde quieres meter los
datos Pues básicamente de toda esta
tabla uno que yo Acabo de crear Ok A
dónde se va a ir a una nueva hoja de
cálculo vamos diciéndole aceptar
muchachos y si se fijan me metió aquí
una hoja 3 en el Excel donde vamos a
pues simplemente ver mi tabla dinámica
hecha derecha se ve bonita sí sirve para
algo No ahorita no sirve para nada
tenemos que echarla andar Ok Qué es lo
primero que quisiéramos ver qué les
pareciera si nosotros quisiéramos ver
las ventas por región Ok en esta tienda
es una cadena multinacional tiene cuatro
regiones de venta en todo Norteamérica
para eso yo voy a buscar algo aquí que
me dé las regiones Pues básicamente aquí
yo tengo mi nombre que se llama región
Entonces le voy a picar y controlar lo
que te dice mucha gente tú picas y
arrastras y lo traes aquí a filas
siempre es buena práctica acostumbrarse
a arrastrar muchachos Ok una vez que ya
hicimos ese arrastre si se fijan me va a
dar un listado de todas las diferentes
regiones que existen aquí en esta tienda
Ok
vientos Ahora sí vamos a pasarnos a
decir la parte de ventas cómo voy a
sacar yo las ventas pues fácil aquí hay
un campo que se llama ventas muchachos
No necesitamos ir para más entonces voy
a agarrar ventas de aquí y lo voy a
jalar A dónde a valores OK Y si se fijan
aquí me está dando la suma de las ventas
ahora este yo no le estoy entendiendo
porque está muy difícil de leer no hay
formato Ah bueno se resuelve muy
sencillo selecciono todos mis datos de
aquí presiono control shift 4 en el
teclado y pum ya tengo mis formatos Ok
eso significa que aquí yo estoy viendo
que me está dando un pequeño resumen
donde me dice que las ventas en la
región central fueron de 500 3000
dólares 170 Ok cuando no sé para qué
estados no sé Ok lo que ven es lo que
hay muchachos no no me va a decir nada
más de eso cada uno de estos detalles
tiene un mundo de información detrás de
ellos pero ahorita por lo pronto a
simple vista Solo sé que en la venta que
en la región central se vendieron 500
3000 dólares ahora cómo está funcionando
esto Esto es importante que lo sepan
muchachos yo aquí tengo mi listado de
las diferentes regiones que existen y yo
acá de este lado tengo un listado de la
suma de las ventas Cómo supo Excel que
me tenía que meter una suma ahí bueno al
momento que yo haga reventa si lo jalé
aquí a valores muchachos si se fijan me
lo convirtió en automáticamente en suma
de ventas valores quiero que lo piensen
como lo que va se va a usar para
rellenar su tabla dinámica Entonces
siempre van a jalar lo que jalen ahí va
a ser para el relleno de tablas
dinámicas lo que jalen a filas me va a
dar un listado de todas las cosas
diferentes que existen en esa en esa
columna Ok vamos viendo algo un poquito
más diferente me devuelvo aquí a datos
bien me vengo a insertar tabla dinámica
de nuevo de nuevo de tabla 1 con una
hoja de cálculo que viene de una navaja
de cálculo ok Ya estoy acá muchachos me
voy a venir de nuevo a
ver ahora las ventas por estado Ok
entonces vamos a irnos a estado
provincia las voy a jalar aquí a filas y
le voy a decir que yo quiero ver las
ventas totales si se fijan aquí me dio
las ventas y yo solo voy a seleccionar
todo y darle control shift 4 y ya me las
dan pesos Oye que está medio difícil de
leer yo necesito ver Cuáles fueron los
estados con más ventas fácil simplemente
me vengo aquí le pico datos y le digo de
Z aa y simplemente me dijo que el estado
con más ventas es California Ok Mientras
que el estado más en este caso va a ser
la provincia de sascache One en Canadá
con 132 dólares de ventas por si no vive
nadie más que marmotas entonces
muchachos ya deberían de entender el
funcionamiento básico de la tabla
dinámica vamos viendo partes un poquito
más interesantes Qué pasaría si yo lo
que quisiera es ver las ventas por
categoría esta tienda me vende muebles
casos de oficina y cosas tecnológicas
Entonces yo quiero verlo aquí mismo
dentro de esta misma tabla simplemente
voy a agarrar categoría y si fuera un
imbécil agarraría categoría y lo jalaría
aquí abajo de estado provincia eso me
dejaría con una tabla muy difícil de
leer me da los resultados que yo quiero
obviamente pero me está desglosando para
California se vendió así para Nueva York
se vendió así Eso no me sirve Entonces
voy a agarrar categoría y lo voy a jalar
aquí a columnas y si se fijan Al momento
de que algo que hay en columnas me va a
dar las diferentes categorías que
existen solo las diferentes dadas hacia
la derecha o en columnas Ok entonces de
esta manera yo ya puedo decir a ver
miren California se vendieron estos
tantos en muebles en oficina y en
tecnología y el total general me da 457
mil dólares OK Por último Qué pasa si yo
quisiera ver los datos para por ejemplo
solo el 2020 ok Está muy sencillo vamos
a buscar una cosa que se llama fecha de
orden por aquí y yo les puedo decir
estos Campos porque yo conozco la tabla
Pero si ustedes no la conocieran
tendrían que venirse acá y pues ver qué
onda no con la tabla Ok nos tendríamos
que venir aquí a fecha de orden y
decirle a ver voy a bajar la fecha de
orden a filas y ahora no lo estoy
haciendo porque son imbésito hacerlo y
para qué la bajía filas me arruinó la
tabla obviamente y aparte tendría que
aplicarle aquí para ver en el 2019 en el
primer trimestre en enero o sea no no
necesito tanto detalle OK Pero la bajé
ahí para que Excel me agrupara solito el
tema de la fecha ahorita ya tengo varios
Campos años trimestres meses y fecha de
orden yo solo necesito años entonces voy
a jalar años aquí arriba filtros y todo
lo demás para deshacerme de ello
simplemente tengo que agarrar trimestres
lo jalo acá y pum se borra en el olvido
meses pum se borran el olvido y fecha de
orden se borran el olvido Okay Listo ya
perdimos todo eso ahora sí aquí en daños
si se fijan yo lo jale a filtros me
aparece esta cosa de Aquí vamos a
utilizar los vastos intelectos para
figurarnos de qué sirve esta área de
filtros
pues para filtrar verdad Ok entonces le
voy a aplicar aquí donde dice filtros y
le voy a decir No sé 2020 Y entonces ya
me está dando solo las ventas del 2020
Ok muchachos y con el filtro aplicado
Entonces ya conocemos los cuatro
elementos que hacen una tabla dinámica
Ahora lo único que les hace falta para
ustedes conocer es por ejemplo detalles
de tablas dinámicas si me vengo aquí a
mis datos bien y le digo a ver vamos a
insertar una tabla dinámica nueva pero
ya me enfadé que estemos haciendo nuevas
hojas de cálculo para eso yo lo voy a
decir a ver Vámonos a una hoja de
cálculo existente que les parece la hoja
3 y le pico aquí en hoja 3 y selecciono
que la tabla dinámica esté aquí entonces
se fijan aquí va a salir hoja 3 a 14 le
digo aceptar y ya tengo mi tabla
dinámica nueva vamos viendo por ejemplo
las ventas por subcategoría entonces voy
a jalar su categoría a filas siempre
empezamos con filas muchachos no es
regla no es banda no está en la Biblia
pero es una recomendación muy fuerte y
de ahí nos pasamos a ventas
y bajamos las ventas acá directamente
por último las tablas dinámicas quiero
que sepan tienen dos funciones uno
pueden hacer cálculos muy rápidos por
ustedes por eso les dije no necesitan en
ningún momento saber matemáticas si les
dicen Dime cuánto porcentaje de
papelerías se vendió el total Ah está
bien sencillo clic derecho sobre los
números
Mostrar valores como porcentaje del
total general y aquí está su papelería
2% como porcentaje del total general ya
es todo ni siquiera tienen que saber que
es un porcentaje para entender para
poder sacar este número lo voy a aplicar
control Z porque la otra función de las
tablas dinámicas es que podemos hacer
gráficas a partir de aquí si yo
selecciono cualquier dato me vengo a
insertar y le digo este barra 2D lo voy
a seleccionar toda la voy a ampliar y si
se fijan aquí yo ya tengo una gráfica
está muy fea gráficas es tu propio mundo
pero a partir de cualquier tabla
dinámica ustedes ya pueden meter
gráficas sin necesidad de estar
preparando los datos entonces chavos en
este vídeo que fue un fraude porque no
fueron cinco minutos ya tienen ustedes
es un conocimiento muy elemental muy
básico de tablas dinámicas Pero con esto
cubren el 80% de su chamba Ok todo lo
demás Son detalles todo lo demás es
evangelio Pero esto de aquí es
indispensable para poder estar
trabajando ya con estos 10 minutos
aprendieron más que nueve meses de
carrera
[Música]
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