Gestión documental, archivo y normatividad Introducción
Summary
TLDREste componente formativo aborda la ciencia de los archivos, enseñando cómo manejar documentos y archivos para preservar la historia y evolución de los mismos. Se explora el proceso completo de gestión documental, desde la captura hasta la recuperación, y se destacan estrategias para su protección y almacenamiento. Además, se aborda la importancia de la planificación y regulación para una gestión documental óptima, asegurando el acceso y preservación de la información.
Takeaways
- 📚 La gestión documental es una ciencia que involucra el manejo de documentos y archivos para el aprendizaje histórico y su evolución.
- 🔍 Se profundiza en el proceso de gestión documental, que incluye captura, almacenamiento y recuperación de documentos.
- 📝 La elaboración de documentos requiere regulación, control y planeación para una gestión documental efectiva.
- 🏛️ Se presentan principios y estrategias para el manejo adecuado de documentos e información, asegurando su acceso y preservación.
- 🛠️ La optimización de archivos desde su origen implica aplicar estrategias de protección, almacenamiento y recuperación.
- 📈 Se analiza la estructuración de pasos para la gestión documental, incluyendo revisión, clasificación, eliminación y custodia de documentos.
- 📋 La planeación es fundamental y se basa en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la producción, clasificación y almacenamiento de documentos.
- 📑 En la producción, se evalúan la creación, ingreso y distribución de documentos, considerando su importancia y funcionalidad.
- 🔍 Se analiza integralmente el documento y su influencia en los procesos de la organización, revisando trámites y acceso.
- 🗂️ La organización implica establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida del documento, incluyendo su valoración y tiempo de almacenamiento.
- 💾 Se implementan procedimientos tácticas y requisitos para la preservación a largo plazo de la información en el proceso de gestión documental y archivo.
Q & A
¿Qué es la ciencia de los archivos y qué conocimientos y métodos incluye?
-La ciencia de los archivos es una agrupación de conocimientos y métodos para el manejo de los documentos y archivos, con el objetivo de preservar la información histórica y facilitar el aprendizaje sobre la historia y evolución de los documentos.
¿Cuál es el propósito de la gestión documental?
-El propósito de la gestión documental es capturar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, asegurando su acceso y preservación, y optimizar su manejo desde su origen hasta su conservación.
¿Qué estrategias se deben aplicar para una correcta conservación de los archivos?
-Se deben aplicar estrategias que ayuden a proteger los archivos, su almacenamiento y su recuperación, garantizando así su preservación a largo plazo.
¿Qué se entiende por 'planeación' en el contexto de la gestión documental?
-La 'planeación' en la gestión documental implica la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales que influyen en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la gestión de los documentos.
¿Cuáles son los pasos clave en la producción de documentos en la gestión documental?
-Los pasos clave incluyen evaluar la creación, ingreso y distribución de documentos, considerando su importancia y funcionalidad, así como revisar la creación, estructura y medios de tratamiento de los documentos.
¿Qué se debe analizar durante la ejecución de tecnologías y estrategias en la gestión documental?
-Se debe analizar cómo el documento influye en los procesos de la organización, revisando los trámites en los que participa, su nivel de importancia y la calidad y viabilidad del acceso que debe tener.
¿Qué significa 'gestión y trámite' en el contexto de la gestión documental?
-La 'gestión y trámite' se refiere a las operaciones técnicas de gestión documental, donde se establece la categoría, serie documental, valoración, tiempo de almacenamiento y departamento al que pertenece.
¿Cuál es el objetivo de la organización en la gestión documental?
-El objetivo de la organización es establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida de los documentos, con el fin de preservar la información a largo plazo.
¿Qué se debe hacer durante el proceso de preservación a largo plazo de los archivos?
-Durante el proceso de preservación a largo plazo, se implementan los medios y formas para la conservación de la información, asegurando su disponibilidad y accesibilidad futura.
¿Cómo se define la vigencia de un documento en la gestión documental?
-La vigencia de un documento se define por su relevancia y utilidad en el tiempo, y se debe eliminar de la gestión documental una vez que ha perdido su vigencia.
¿Qué tipo de archivos se deben custodiar y cómo se define su custodia?
-Se deben custodiar los archivos que tienen valor y relevancia para la organización. La custodia se define por cómo se van a mantener, proteger y acceder a esos documentos a lo largo del tiempo.
Outlines
📚 Introducción a la Gestión Documental
Este componente formativo está diseñado para actualizar conocimientos sobre la ciencia de los archivos, que es una agrupación de conocimientos y métodos para manejar documentos y archivos. Se enfatiza la importancia de la gestión documental para el aprendizaje de la historia y la evolución de los documentos. Se menciona que durante el proceso de aprendizaje se profundizará en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos, así como en la regulación, control y planificación de la gestión documental. Se destaca la necesidad de conocer las bases para una gestión archivística correcta y se mencionan principios y estrategias para el manejo adecuado de la información y los documentos con el fin de garantizar su acceso y preservación.
Mindmap
Keywords
💡gestión documental
💡archivo
💡normatividad
💡planeación
💡producción
💡clasificación
💡almacenamiento
💡recuperación
💡vigencia
💡custodia
💡organización
Highlights
Actualización de conocimientos sobre la ciencia de los archivos
Comprensión de la gestión documental y archivos
Importancia de la captura, almacenamiento y recuperación de documentos
Elaboración de documentos y regulación de control
Planeación como eje central de la gestión documental
Conocimientos para una gestión archivística excelente
Principios y estrategias para el manejo adecuado de documentos
Garantizar acceso y preservación de la información
Optimización de los archivos desde su origen
Implementación de estrategias para protección, almacenamiento y recuperación de archivos
Análisis y estructuración de pasos para la gestión documental
Revisión, análisis e interpretación de necesidades y objetivos empresariales
Implementación de protocolos, normas y objetivos en gestión documental
Evaluación de la producción, creación e ingreso de documentos
Revisión de la creación, estructura y medios de tratamiento de documentos
Gestión y trámite de documentos en procesos organizacionales
Organización técnica de la gestión documental
Valorización y tiempo de almacenamiento de documentos
Preservación a largo plazo de la información
Procedimientos tácticas y requerimientos para la gestión documental
Implementación de medios y formas para la conservación de la información
Transcripts
gestión documental archivo y
normatividad introducción
bienvenido a este componente formativo
donde podrá actualizar sus conocimientos
sobre la ciencia de los archivos
compuesta por una agrupación de
conocimientos y de métodos para el
manejo de los documentos y de los
archivos
para el aprendizaje sobre la historia y
evolución documentos gestión documental
archivos desarrollo y redacción de
documentos haremos un recorrido
profundizando todo el proceso de gestión
documental que implica la captura
almacenamiento y recuperación de
documentos
la elaboración de documentos exige
regulación control y sobre todo
planeación durante esta formación
conoceremos las bases necesarias para
efectuar una excelente gestión
archivística
para el desarrollo de una correcta
gestión documental se dispone en
principios y estrategias para un
adecuado manejo de los documentos y de
la información con la finalidad de
garantizar su acceso y su preservación
optimizar los archivos desde su origen
hasta que se garantiza una correcta
conservación significa aplicar
estrategias que ayuden a efectuar la
protección de los archivos su
almacenamiento y la recuperación de los
mismos
la gestión documental permite poder
llevar a cabo un análisis de los
archivos y estructurar los pasos a
seguir revisar la información clasificar
los archivos eliminar los que han
perdido vigencia almacenar de forma
ordenada Y definir Cómo se van a
custodiar los documentos
para concretar este procedimiento es
importante conocer los pasos que se
deben seguir
planeación en esta fase se lleva a cabo
la revisión análisis e interpretación de
las necesidades y objetivos
empresariales que van a colaborar en la
canalización de las estrategias en
cuanto a la gestión documental
planearse fundamenta en la
implementación de protocolos normas y
objetivos como también las bases que
tendrán en cuenta en la producción
clasificación y almacenamiento de los
documentos luego de una revisión
preliminar del contexto corporativo
producción en este paso se evalúan los
documentos su creación ingreso y
distribución teniendo en cuenta su
importancia y funcionalidad
también se debe revisar todo lo
relacionado con la creación estructura y
medios de tratamiento de los documentos
ejecución de tecnologías y de
estrategias para gestionar e intervenir
en la aplicación o ahorro de recursos
gestión y trámite se analiza el
documento de manera integral y Cómo
influye en los procesos de la
organización Se revisan los trámites en
los que repercute el documento su nivel
de importancia y la calidad y viabilidad
del acceso que debe tener
organización se refiere a las
operaciones técnicas de gestión
documental donde por medio de una
revisión del documento se fija su
categoría serie documental valorización
tiempo de almacenamiento departamento al
que pertenece y el tipo de archivo al
que será designado todo esto con el
objetivo de establecer orden y
almacenamiento basados en su ciclo de
vida
preservación a largo plazo en este paso
se realizan los procedimientos tácticas
y requerimientos que se deben llevar a
cabo durante el procedimiento de gestión
documental y archivo con el propósito de
garantizar su preservación a largo plazo
de este modo se implementan los medios y
formas para la conservación de la
información
le deseamos éxito en su aprendizaje
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