Uso de celdas, columnas, tablas, filas y hojas

Summary

Este video explica cómo personalizar y dar formato a una hoja de cálculo, haciendo énfasis en ajustar el tamaño de columnas y filas, aplicar formatos a celdas y utilizar herramientas como zoom y formatos predefinidos de tablas. Además, se aborda cómo preparar el archivo para su impresión, asegurando que la presentación sea clara y profesional. El contenido resalta que el formato no solo afecta la visualización, sino también cómo se imprimirá, ayudando a optimizar el trabajo con hojas de cálculo de forma eficiente y efectiva.

Takeaways

• 📝 La hoja de cálculo es altamente configurable y permite ajustar su formato y distribución.
• 🔍 Es posible cambiar el ancho de las columnas y la altura de las filas para mejorar la visualización.
• ✏️ El contenido de una celda puede parecer más extenso si las celdas vecinas están vacías, pero se cortará si hay otro dato.
• 📐 Cambiar el tamaño de una columna o fila afecta a toda la hoja de cálculo, no solo a celdas individuales.
• 🔒 Cada celda puede ser tratada como un documento separado, permitiendo dar formato independiente a cada una.
• 🎨 Existen herramientas de formato como negritas, cursivas, y alineación que pueden aplicarse a celdas o grupos de celdas.
• 📊 Es posible aplicar formatos predefinidos a tablas, facilitando la personalización y la legibilidad de los datos.
• 🖨️ Antes de imprimir, se recomienda definir el área de impresión para evitar que se impriman celdas vacías.
• 📋 La hoja de cálculo permite ajustar la escala de impresión y los márgenes para que la información se vea mejor en papel.
• 🖼️ Se puede previsualizar la disposición de los datos antes de imprimir, asegurando que el formato sea el deseado.

Q & A

¿Qué significa que la hoja de cálculo es altamente configurable?

Significa que puedes modificar el formato, acomodar, y distribuir los elementos en la hoja de cálculo para obtener una mejor presentación visual, ya sea para imprimir o enviar electrónicamente.

¿Cómo afecta la inserción de datos en una celda a la visualización del contenido de otra celda adyacente?

Si una celda adyacente está vacía, el contenido de la celda con información se extiende visualmente hacia esa celda. Sin embargo, si ingresas un dato en la celda vacía, el texto se cortará, ya que la celda ahora tiene su propio contenido.

¿Cómo puedes ajustar el ancho de una columna en una hoja de cálculo?

Puedes ajustar el ancho de una columna posicionando el cursor entre las columnas y arrastrando el borde. Verás un indicador que muestra el número de píxeles, lo cual es útil para mantener un formato uniforme.

¿Qué sucede cuando ajustas el ancho de una columna en una hoja de cálculo?

El ajuste afecta toda la columna, no solo una celda específica. Esto significa que cualquier cambio en el ancho impactará todas las celdas de esa columna.

¿Cómo se puede modificar la altura de una fila en una hoja de cálculo?

Para cambiar la altura de una fila, debes posicionar el cursor entre las filas en el costado izquierdo y arrastrar hacia arriba o hacia abajo. Esto ajustará la altura de toda la fila seleccionada.

¿Cómo se puede centrar el texto en una celda tanto horizontal como verticalmente?

Puedes centrar el texto horizontalmente usando la opción de alineación central en la barra de herramientas. Además, puedes centrarlo verticalmente utilizando la herramienta de 'alineación en medio', logrando un centrado completo.

¿Cómo puedes aplicar un formato de tabla predefinido en una hoja de cálculo?

Primero debes seleccionar el área que deseas formatear como tabla. Luego, desde la barra de herramientas, puedes elegir la opción 'dar formato como tabla' y seleccionar uno de los estilos predefinidos disponibles.

¿Cómo se define un área de impresión en una hoja de cálculo?

Para definir un área de impresión, seleccionas el bloque de celdas que deseas imprimir y accedes a la opción 'área de impresión' en el menú. Esto limita la impresión únicamente a ese bloque seleccionado.

¿Qué puedes hacer si una tabla es muy grande y quieres facilitar su visualización?

Puedes aplicar formatos de colores alternos entre filas, lo que ayuda a distinguir los renglones y facilita el seguimiento visual de la información, especialmente en listas grandes.

¿Cómo puedes verificar cómo se verá una tabla antes de imprimirla?

Puedes acceder a la opción de 'configurar página' para ajustar la orientación, márgenes y escala de impresión. Luego, seleccionas 'previsualización de impresión' para ver cómo se verá la tabla antes de imprimir.

Outlines

00:00

📊 Configuración y formato en hojas de cálculo

Este párrafo trata sobre la flexibilidad de configuración de las hojas de cálculo. A través de ejemplos, se explica cómo cambiar la visualización de una hoja, ajustar el ancho de las columnas y cómo afecta a todas las filas y columnas. También se menciona la importancia de la visibilidad en pantallas y la posibilidad de modificar la disposición de los datos para mejorar la presentación al imprimir o enviar un archivo por correo electrónico.

05:01

🔠 Modificación de la altura de filas y formato de bloques de celdas

Aquí se detalla cómo modificar la altura de las filas y cómo esta acción afecta a todas las celdas en la misma fila. También se explica cómo seleccionar bloques de celdas para aplicar formato (como negritas, cursivas o centrado), y se subraya que cada celda actúa como un documento independiente en términos de alineación y formato, lo que permite un control detallado del estilo en hojas de cálculo.

10:04

📋 Aplicación de formatos predefinidos a tablas

Este párrafo aborda la aplicación de formatos predefinidos en tablas dentro de una hoja de cálculo. El usuario puede seleccionar diferentes estilos de tabla que varían en color y presentación, lo que facilita la visualización de grandes volúmenes de datos. Además, se menciona cómo cambiar estos formatos según las preferencias visuales del usuario, permitiendo la personalización de las tablas para una mejor legibilidad.

🖨️ Definición de áreas de impresión y configuración de página

Este párrafo describe el proceso para definir áreas específicas de impresión dentro de una hoja de cálculo. Se explica cómo seleccionar el área que se desea imprimir y cómo ajustar la configuración de la página, incluyendo la orientación, la escala y los márgenes. También se menciona la importancia de previsualizar la impresión para asegurar que el formato y la distribución de la información sean los correctos antes de proceder a imprimir.

Keywords

💡Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un tipo de software utilizado para organizar, analizar y almacenar datos en forma de tablas. En el video, se destaca que estas hojas son altamente configurables, permitiendo ajustar el formato, la distribución de celdas y columnas, y aplicar fórmulas para automatizar cálculos, como se muestra con el ejemplo del reporte de gastos.

💡Formato

El formato en una hoja de cálculo se refiere a la capacidad de modificar la apariencia de las celdas, texto y tablas, para mejorar su presentación y organización. En el video, se explica cómo se puede cambiar el ancho de las columnas, la altura de las filas y aplicar estilos como negritas, cursivas, y alineaciones para mejorar la legibilidad y estética del reporte de gastos.

💡Zoom

El zoom es una herramienta que permite acercar o alejar la vista de una hoja de cálculo para mejorar la visibilidad de los datos. El video menciona el uso del zoom para agrandar el texto y hacer más claras las operaciones a realizar en la pantalla, facilitando la visualización de detalles como el título y las etiquetas.

💡Fórmula

Una fórmula es una expresión matemática que realiza cálculos en una hoja de cálculo utilizando valores de diferentes celdas. En el video, se menciona cómo el total del reporte de gastos fue obtenido a partir de una fórmula incorporada, destacando la automatización de cálculos que estas herramientas permiten.

💡Ancho de columna

El ancho de una columna en una hoja de cálculo define cuánto espacio horizontal ocupa una columna. El video explica cómo ajustar el ancho de las columnas para que el texto, como el título 'reporte de gastos', no se corte, ampliando visualmente la celda para que toda la información sea visible.

💡Altura de fila

La altura de una fila en una hoja de cálculo controla el espacio vertical entre celdas. El video muestra cómo aumentar la altura de una fila para hacer más alto el espacio donde se encuentra el texto o los datos, asegurando que la información sea más visible o esté mejor distribuida.

💡Bloque de información

Un bloque de información en una hoja de cálculo se refiere a la selección de varias celdas, que permite aplicarles acciones o formatos de manera conjunta. En el video, se menciona cómo seleccionar un bloque de celdas para aplicar formatos, como negritas o cursivas, sobre el título 'reporte de gastos'.

💡Previsualización de impresión

La previsualización de impresión es una herramienta que permite ver cómo se verá un documento al imprimirlo. En el video, se enseña cómo definir un área de impresión y visualizar cómo aparecerá la tabla en la hoja impresa, centrándola y ajustando la escala para asegurar una correcta distribución de los datos.

💡Formato predefinido

Los formatos predefinidos son estilos de tablas o celdas que vienen configurados en la hoja de cálculo y que se pueden aplicar para estandarizar el aspecto visual de los datos. El video muestra cómo utilizar estos formatos para mejorar la presentación de una tabla, aplicando combinaciones de colores y estilos de manera rápida y eficiente.

💡Área de impresión

El área de impresión es la sección específica de la hoja de cálculo que se selecciona para ser impresa. En el video, se destaca la importancia de definir esta área para evitar imprimir celdas vacías o innecesarias, lo que ayuda a evitar desperdicio de papel y optimizar la presentación del documento final.

Highlights

La hoja de cálculo es altamente configurable y se pueden aplicar formatos para mejorar su visualización.

Cambiar el ancho de las columnas afecta a toda la columna y a los datos que se encuentren debajo.

Si la celda adyacente está vacía, el texto de una celda puede expandirse visualmente, pero no ocupa la memoria de la otra celda.

El contenido de una celda puede llegar hasta los 255 caracteres en el caso de texto.

Se puede ajustar el ancho de las columnas y la altura de las filas para una mejor presentación de la hoja de cálculo.

Cada celda puede alinearse de manera independiente: a la izquierda, derecha, o centrada, tanto vertical como horizontalmente.

Las celdas pueden recibir diferentes formatos como negritas, cursivas o aplicar predefinidos para tablas.

Es posible aplicar formatos de tablas que incluyen colores alternos entre filas para facilitar la lectura de grandes listas.

La hoja de cálculo permite cambiar el formato y la estructura de las celdas, incluyendo fuentes, colores, y alineaciones.

Al aplicar un formato predefinido, puedes optar por una tabla con encabezados, mejorando su presentación.

Para evitar imprimir celdas innecesarias, es recomendable definir un área de impresión específica.

La hoja de cálculo te permite ajustar la escala y orientación al momento de imprimir.

Puedes centrar el contenido de las celdas al imprimir, tanto horizontal como verticalmente.

Es posible previsualizar cómo se verá la hoja al imprimir, ajustando detalles como márgenes y encabezados.

El proceso de formateo es similar al de un procesador de texto, pero aplicado celda por celda o en bloques de celdas seleccionadas.

Transcripts

todo lo que tenemos en la hoja de

cálculo es altamente configurable a qué

me refiero con esto que no solamente

como ves la hoja cuando empiezas a

utilizarla es como van a quedar las

cosas quedaría como que muy plano al

igual que en otros programas como el

procesador de palabra o las

presentaciones electrónicas tú puedes

dar formato acomodar distribuir las

cosas como quieras para que hasta el

final cuando tú ya tengas que imprimir

algo Si es que todavía requieres de

imprimir o enviar la información por

correo electrónico a algún compañero o a

tu jefe etcétera etcétera pues vaya con

el mejor formato posible y la mejor

distribución posible vamos a regresar a

nuestro ejercicio que hemos hecho en

alguna ocasión anterior por ejemplo del

reporte de los gastos si lo vemos en la

pantalla bueno de primera mano Está muy

pequeño el el el texto Aparentemente voy

a utilizar en la parte inferior de la

pantalla nuestra herramienta de

acercamiento de zoom y para que se vea

mucho más claras las operaciones que

vamos a realizar tenemos un título

tenemos etiquetas que van relacionados

con conceptos de gastos y tenemos un

total que fue obtenido a partir de una

fórmula incorporada dentro de la hoja de

cálculo en esencia eso es lo que hay

aquí pero ahora vamos a variar un poco

las cosas empecemos con el título el

título como lo puedes ver aquí se

encuentra distribuido digamos entre dos

celdas y estas dos celdas en en realidad

no tiene la información nada más la

tiene una que es la a1 cómo lo sabemos

porque si le doy clic en la a1 en la

barra de fórmulas me aparece el

contenido de esa celda reporte de gastos

Qué pasaría si por alguna circunstancia

yo introduzco un dato cualquiera por

ejemplo un uno o el

año

2016 en la celda número en la celda B B1

la segunda y le doy

enter notarás que se corta el título por

qué Porque la siguiente celda que estaba

vacía Mientras esté vacía digamos que el

contenido de la otra celda se extiende

no significa que abarque o que ocupe la

el área de memoria de la otra celda sino

que en la visualización como no hay otro

dato no no no tiene que ocultar nada

simple y sencillamente sobrepone la

información pero como ya hay un dato que

es el número 2016 correspondiente a este

año lo que hace es que corta el texto

cómo le hacemos para corregir ello Bueno

podemos cambiar el ancho de las

columnas la hoja de cálculo como lo

puedes ver es exageradamente cuadrada lo

cual significa que a diferencia de lo

que puedes hacer en un procesor de

palabra donde Pues sí esta celda es más

ancha pero la inmediata de abajo es más

angosta etcétera no lo que tú cambies

aquí afecta toda la hoja eso significa

que si nosotros cambiamos el ancho de

esta columna la a como lo vamos a hacer

ahora va a afectar a toda la columna a

haya lo que haya también Las de abajo

los datos de abajo donde están las

etiquetas veámoslo nos posicionamos en

la barra de los títulos de las columnas

y en medio de la columna a y b vamos a

posicionar el cursor o el apuntador del

Ratón y notarás que cambia su forma de

ser una flecha no o de ser una cruz

dependiendo de donde estés el hoja de

cálculo ahora se convierte en una cruz

pero que tiene dos flechas hacia ambos

lados Eso significa aquí Puedes cambiar

el tamaño o el ancho nos posicionamos

ahí mantenemos presionado el botón del

Ratón automáticamente aparece un pequeño

texto que nos dice el ancho de esta

celda es de 10 puntos lo cual equivale a

65

pixels voy a mover hacia la derecha

notarás que los números están cambiando

son más píxeles y más pixels esto es

importante cuando quieres tener un

trabajo uniforme entre varias hojas para

saber cuántos píxeles tiene de ancho

cada columna y suelto si vuelvo a

presionar Sin mover veo que lo desplace

hasta un ancho de 19 puntos lo cual

significa 119 píxeles pero notarás que

ya el texto de reporte de gastos aparece

completo no tiene ya ningún problema no

es que hecho más grande la celda en

cuanto a su contenido la celda solamente

puede contener 255 caracteres en el caso

de textos no más lo que hiciste fue

visualmente ampliar el tamaño ahora

supongamos que quiero poner un texto

muchísimo más separado esto lo hacemos a

través de El la altura de las filas Pues

es lo mismo exactamente como se realizó

el cambio del ancho de las columnas

puedes variar la altura de las filas si

nos ponemos entre el número uno y dos en

el costado izquierdo Donde se encuentran

los identificadores de renglones notarás

que aparece otra vez este indicador de

cambio de altura en este caso porque las

flechas van hacia arriba y hacia abajo y

puedo desplazar presionando el botón del

Ratón hacia abajo y lo que hicimos fue

hacer una fila más

alta entonces la columna a por lo tanto

o las celdas que se encuentran en a1 la

celda a uno es más alta y más ancha

claro esta alteración en el la altura de

las filas altera a toda la fila uno no

nada más a la celda a1 Estas son las

operaciones básicas que puedes realizar

sin ningún problema entre celdas y

columnas por supuesto podemos hacer más

cosas de manera similar a como en un

procesador de palabras para ello

conviene ver cómo hacemos un bloque

Cuando haces operaciones de muchas cosas

supongamos que todo lo que es el título

reporte de gastos pues lo quiero

Resaltar más selecciono con el ratón

ambas celdas notarás algo bien

interesante el seleccionador de celda se

amplía se extiende y ahora no es solo

una celda la que está marcada sino son

dos Claro tú puedes hacer un bloque de

información toda la hoja completa todas

sus filas y todos sus renglones

o bien seleccionar por pedazos también

en este caso seleccionamos solamente las

dos primeras celdas de la parte superior

de este reporte y puedo aplicar

herramientas de formato como ocurre en

otros programas por ejemplo quiero que

esto esté negritas voy a la barra

superior de título presiono negrita Ahí

está Solamente esas dos celdas aparecen

en negritas si las quisiera también en

cursivas también aplico el siguiente

botón de la barra de herramientas ya

aparecen ya como itálicas o inclinadas

también tenemos otras funciones de

alineación por ejemplo pero a diferencia

del procesor de palabra esta alineación

ocurre sobre la celda no ocurre sobre

toda la hoja esto es solamente sobre la

celda es como si cada celda fuera una

hoja por por separado es la mejor manera

de entenderlo no un documento por

separado puedo alinear hacia la

izquierda hacia el centro hacia la

derecha etcétera pues como es un título

lo voy a poner centrado bien lo centró

horizontalmente pero en la parte de

arriba tengo otro botón dentro de las

herramientas que es alinear en medio o

sea para que quede perfectamente

centrado en tanto a lo horizontal como a

lo vertical voy a dar clic ahí y notarás

que hemos cambiado por completo el

formato tanto de tipo de letra como de

alineación y esto se lo puedes aplicar a

cualquier celda o conjunto de celdas que

tú selecciones si haces estos ajuste sin

haber seleccionado un bloque se harán

Solamente sobre la celda que se tiene

seleccionada finalmente hay formatos

predefinidos para tablas por supuesto

las tablas son de las cosas que más se

hacen en un ojo de cálculo entonces pues

sería medio ilógico no tener formatos

predefinidos para tablas tú puedes

invertir aquí un buen tiempo poniéndole

negritas cursivas cambiar el color de

este texto poner en rojo aquel en verde

el otro etcétera Pero la hoja de cálculo

te permite a aplicar un formato digamos

bien distribuido genérico con diversos

colores con separadores y demás de forma

muy básica veamos es un paso muy

sencillo primero lo que voy a hacer es

seleccionar todo lo que quiero

considerar como la tabla de información

notarás entonces que con el ratón

arrastro desde cualquier sentido puede

ser de abajo hacia hacia arriba o de

arriba hacia abajo de izquierda derecha

como gustes hago bloque toda la

información con la ayuda del Ratón que

deseo yo darle este formato de tabla y

ahora en nuestra barra de herramientas

en la parte superior hay una opción que

dice dar formato como

tabla vamos a abrir con un clic ahí esa

flechita hacia abajo que aparece y en la

pantalla tenemos cantidad de formatos

predefinidos para una tabla tienes una

previsualización puedes seleccionar

cualquiera de ellos por ejemplo aquí hay

uno que es en blanco y negro con el

título más más en negro lo voy le voy a

dar

click pregunta ahora dónde están los

datos y incluso pregunta si esta tabla

tiene encabezados cuando te pregunta si

tiene encabezados pues Generalmente es

la primera fila la que tienes hasta

arriba le decimos que sí y le damos a

aceptar Ahí está ya tienes un formato

predefinido de tabla con un estilo

específico de fondo

eh celdas O sea la marca entre las

diversas celdas como una parrilla

digamos no con donde tienes cada uno de

los divisores entre los renglones

etcétera no te gustó bueno no hay ningún

problema lo que haces es que lo vuelves

a seleccionar otra vez vuelves a entrar

a los formatos de tabla que se

encuentran en la parte superior Ah mira

aquí hay uno en tono azul colores azules

le damos click automáticamente lo cambia

no me gustó en azul en verde Vamos a

darle click al siguiente no me gusta que

esté tan diferente el título hay uno que

no establece diferencias con encabezados

por ejemplo el que está dos posiciones

al lado derecho Ahí está pero sí te

ayuda por ejemplo a poner colores este

formato entre renglón y renglón uno es

azul claro el siguiente renglón es

blanco y esto lo que te ayuda es con las

listas son muy grandes y las estás

analizando pues tu vista te ayuda

precisamente con esta con esta vista se

te ayuda a no confundirte de renglón con

renglón Por ejemplo puedes dar el

formato que tú gustes finalmente así

como hemos visto el formato de columnas

de filas de tablas es importante

establecer el formato Al momento de

imprimir por omisión la hoja de cálculo

define las cosas en función de cómo

hayas configurado tu impresora pero

vamos a ver cómo se hace esto lo único

que yo quiero imprimir es lo que está en

esa tabla Bueno si lo único que vas a

imprimir es eso lo haces

bloque y ahora lo que tienes que definir

dentro de uno de las opciones que se

encuentran aquí en la barra de menús es

configurar o definir el área de

impresión cuando has hecho bloque

accedes al Menú de archivo y una de las

últimas opciones que están ahí aquí la

vemos es área de impresión como la hoja

es muy grande y tiene millones de celdas

Pues tienes que no es que te vaya a

imprimir los millones de celdas siempre

la hoja de cálculo te va a imprimir

hasta hasta donde aparece el último dato

Qué se entiende Como el último dato la

última celda en el ángulo inferior

derecho que tenga una información si tú

de pronto pones información en la

columna

Z2 y todo lo demás está en blanco van a

salir cantidad de hojas en blanco en tu

impresora y va a ser un desperdicio

siempre lo mejor es definir de aquí para

acá es donde quiero imprimir cómo lo

estamos haciendo ahora Estamos en área

de impresión defin establecer área de

impresión porque ya seleccioné el bloque

previamente Ahí está Aparentemente no ha

sucedido nada pues sí sucedió porque

solo ese espacio que está marcado es lo

que se va a mandar a imprimir cómo lo

sabemos y cómo lo comprobamos vamos al

Menú de archivo nuevamente Y tenemos una

opción que dice configurar página le

damos clic en configurar página y nos

aparecen varias opciones entre ellas se

encuentran cómo viene el sentido de la

impresión si es vertical o horizontal o

sea es horizontal la hoja o la hoja va

acostada podemos ajustar la escala de la

impresión por ejemplo para ajustar unas

cuantas páginas de ancho y de alto no

eso hará ver más chic o más grande la

información todo depende podemos definir

márgenes esto es pues esto es una hojita

y es una pequeña tabla no quiero Que

aparezca hasta arriba sino que aparezca

centrado en la hoja perfecto habría que

entrar en la página como lo aparece aquí

horizontal y

verticalmente adicionalmente podríamos

seleccionar

encabezado tamaño de la hoja etcétera

Pero no veremos ahora esas opciones Lo

importante es que veas que aquí en esta

opción aparece una previsualización de

esa tabla Cómo aparecería distribuido

físicamente en la hoja Al momento de

imprimir lo dejamos así centrado

horizontal y verticalmente le damos a

aceptar no ha hecho nada Aparentemente

lo que vamos a hacer ahora es ir otra

vez al Menú de archivo y vamos a

seleccionar esta opción que dice

imprimir ojo yo no tengo una impresora

en este momento disponible pero en el

momento en que le damos imprimir aquí

nos va a aparecer una

previsualización de cómo se vería aquí

lo tienes está en este cuadro de diálogo

de imprimir claro es una tabla muy

pequeña mi hoja está definida como

tamaño carta como lo podemos ver aquí y

aparece exactamente como quería con esos

colores exactamente en el centro de la

hoja has visto el formato de columnas de

filas del texto muy parecido al procesor

de palabra nada más que es celda por

celda o conjuntos de celdas hacer el

bloque Y también cómo definir formatos o

establecer formatos predefinidos de

tablas para finalmente ver cómo

estableces los parámetros de impresión

de las zonas que puntualmente quieras

imprimir