Administración de las Compras 3 - Proceso de compras primera parte

Estrategia en Acción con Iván Martínez Lima

7 Apr 201808:18

Summary

TLDREn este vídeo, se explica el proceso de compras en empresas, con énfasis en las pequeñas. Se discuten los primeros cuatro pasos: el recibo de requisición de compra, el análisis de fuentes de abastecimiento, el análisis de cotizaciones y la colocación de órdenes de compra. Se enfatiza la importancia de la formalidad en las cotizaciones y órdenes de compra, y se sugiere incluir información detallada y condiciones específicas para garantizar transparencia y responsabilidad en cada paso.

Takeaways

😀 El proceso de compras comienza con el recibo de requisición de compra, que es una solicitud interna de compra específica.
🔍 Se debe incluir información básica como la cantidad, disponibilidad y detalles del producto o servicio solicitado en la requisición.
🏢 Los videos están enfocados en pequeñas empresas, pero los conceptos son aplicables a cualquier organización, independientemente de su tamaño.
📋 Es importante incluir detalles adicionales como el inventario actual y características especiales del artículo en la orden de compra.
🛒 Sugerir posibles proveedores en la requisición puede ser útil, especialmente cuando los compradores no son expertos en el artículo solicitado.
🔎 El análisis de fuentes de abastecimiento es crucial y requiere una base de datos de proveedores aprobados.
📊 Se deben solicitar múltiples cotizaciones para garantizar transparencia y comparabilidad en el proceso de selección de proveedores.
✅ Las cotizaciones deben ser formales y detalladas, incluyendo precios, términos de crédito, fechas de embarque y detalles de entrega.
🔄 La reciprocidad es importante; se debe considerar la historia de entrega y confiabilidad de los proveedores en el pasado.
📑 La colocación de órdenes de compra externas es un paso crítico y debe ser tratada con la misma seriedad que un contrato.
📝 La orden de compra debe contener información precisa y detallada, y el departamento de compras es responsable de su contenido y cumplimiento.

Q & A

¿Qué es un recibo de requisición de compra y qué información se debe incluir en él?
-Un recibo de requisición de compra es una solicitud interna de compra que se hace al departamento de compras. Debe incluir la información específica del producto o servicio, la cantidad de unidades, la fecha en que deben estar disponibles y el nombre del solicitante o departamento.
¿Por qué es importante tener una estructura detallada en las empresas pequeñas para el proceso de compras?
-Aunque los videos están enfocados en empresas pequeñas, cualquier organización, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de una estructura detallada para el proceso de compras, ya que ayuda a mantener la transparencia y la eficiencia en las operaciones de compra.
¿Qué información adicional se puede incluir en una orden de compra para justificar la necesidad de un producto?
-Se puede incluir el inventario actual del producto, características detalladas o especiales del artículo solicitado, posibles proveedores y datos de la última compra para justificar la necesidad de adquirir más unidades.
¿Qué es una base de datos de proveedores aprobados y por qué es esencial para el departamento de compras?
-Una base de datos de proveedores aprobados es una lista de proveedores que han sido calificados y aprobados por la empresa. Es esencial para el departamento de compras porque permite seleccionar proveedores confiables y garantizar la calidad y la entrega de los productos o servicios.
¿Cuál es la importancia de solicitar múltiples cotizaciones en el proceso de compras?
-Solicitar múltiples cotizaciones ayuda a mantener una competencia justa entre proveedores, lo que puede resultar en mejores precios y condiciones de compra. También promueve la transparencia y evita la dependencia excesiva de un solo proveedor.
¿Por qué es crucial que las cotizaciones de proveedores sean formales y no informales a través de redes sociales?
-Las cotizaciones formales proporcionan un registro escrito de los términos y condiciones acordados, lo que es fundamental para evitar malentendidos y para tener una base documental sólida en caso de conflictos o discrepancias en el futuro.
¿Qué se debe revisar en una cotización formal de un proveedor antes de proceder con la orden de compra?
-Se debe revisar el precio, el tiempo de crédito, los tipos de descuentos aplicables, las fechas de embarque, el proceso de entrega, la solvencia del proveedor y cualquier otro factor que pueda ser relevante para la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra interna y una orden de compra externa?
-Una orden de compra interna es el documento que inicia el proceso de compras dentro de la empresa, mientras que una orden de compra externa es el documento que se envía a los proveedores para confirmar la compra de productos o servicios.
¿Qué elementos mínimos debe contener una orden de compra formal para ser considerada como un contrato obligatorio?
-Una orden de compra formal debe contener un número de orden consecutivo, la descripción del artículo o servicio solicitado, el precio acordado, la cantidad, las condiciones de pago, y las instrucciones de entrega, incluyendo la fecha esperada de entrega.
¿Por qué es importante que el departamento de compras asuma la responsabilidad de la información en la orden de compra?
-El departamento de compras es responsable de toda la información en la orden de compra porque esta información es crucial para la ejecución correcta de la compra y para garantizar que se cumplan los términos y condiciones acordados con el proveedor.

Outlines

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🛒 Proceso de Compras y Requisición Interna

En este primer vídeo se aborda el proceso de compras, específicamente los primeros cuatro pasos. Se comienza con el recibo de requisición de compra, que son solicitudes internas que se hacen al departamento de compras. Estas solicitudes deben incluir detalles específicos como la cantidad de productos o servicios, la disponibilidad y el nombre del solicitante. Además, se sugiere incluir información adicional como el inventario actual, características detalladas del artículo y posibles proveedores. Este enfoque ayuda a las empresas, especialmente las pequeñas, a estructurar mejor sus procesos de compra y a justificar las decisiones de compra.

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🔍 Análisis de Fuentes de Abastecimiento y Cotizaciones

El siguiente paso es el análisis de las fuentes de abastecimiento, es decir, la selección de proveedores. Se requiere de una base de datos de proveedores aprobados y se debe considerar la cantidad de cotizaciones necesarias para asegurar una selección justa y abierta. Es fundamental que las cotizaciones sean formales y detalladas, incluyendo precios, plazos de entrega, términos de crédito y condiciones de servicio. Se enfatiza la importancia de la transparencia y la formalidad en el proceso de selección de proveedores, evitando métodos informales como cotizaciones a través de redes sociales.

📑 Colocación de Órdenes de Compra y Consideraciones

Después del análisis de cotizaciones, se procede a la colocación de órdenes de compra, distinguiendo entre órdenes internas y externas. Se hace hincapié en la importancia de que las órdenes de compra sean formales y detalladas, actuando como un contrato entre la empresa y el proveedor. Se debe incluir información como el número de orden, descripción del artículo, precio acordado, condiciones de pago e instrucciones de entrega. El responsable de compras debe validar y ser responsable de la información contenida en la orden de compra, asegurando así la formalidad y la responsabilidad en el proceso de compra.

Mindmap

Keywords

💡proceso de compras

El 'proceso de compras' es el tema central del video, que abarca todas las etapas involucradas en adquirir bienes o servicios para una empresa. Se refiere a la secuencia de actividades que comienzan con la identificación de la necesidad de un producto o servicio y concluyen con la recepción y pago de dichos bienes o servicios. En el guion, este proceso se desglosa en varios pasos, empezando por el recibo de la requisición de compra.

💡requisición de compra

La 'requisición de compra' es una solicitud interna que se hace al departamento de compras. Se define como la solicitud de un producto, artículo o servicio específico que una persona o departamento necesita para sus actividades. En el video, se enfatiza la importancia de incluir detalles específicos como la cantidad, el tiempo de disponibilidad y la persona o departamento que solicita.

💡órden de compra

Una 'órden de compra' es un documento oficial que autoriza la adquisición de bienes o servicios. En el contexto del video, se menciona que hay órdenes de compra internas (requisiciones) y externas (enviadas a proveedores). Estas órdenes son fundamentales para iniciar el proceso de adquisición y deben contener información precisa y detallada para evitar malentendidos.

💡análisis de fuentes de abastecimiento

El 'análisis de fuentes de abastecimiento' se refiere a la evaluación de los proveedores potenciales para determinar quién puede satisfacer las necesidades de la empresa. El video destaca la necesidad de tener una base de datos de proveedores aprobados y de solicitar cotizaciones de múltiples proveedores para garantizar la transparencia y la selección de la mejor oferta.

💡cotización

Una 'cotización' es una oferta formal de un proveedor que detalla el precio y los términos de una transacción propuesta. El video subraya la importancia de que las cotizaciones sean formales y completas, incluyendo información sobre precios, plazos de entrega, y condiciones de pago, para que el departamento de compras pueda tomar decisiones informadas.

💡proveedores

Los 'proveedores' son las empresas o personas que ofrecen productos o servicios a otras en condiciones de venta. En el video, se discute la importancia de tener una lista de proveedores calificados y de evaluar no solo el precio, sino también el tiempo de entrega y la solvencia del proveedor para asegurar la confiabilidad y la calidad del suministro.

💡transparencia

La 'transparencia' en el proceso de compras se refiere a la claridad y la accesibilidad de la información durante el proceso de adquisición. El video enfatiza la importancia de manejar un proceso abierto y de documentar todas las decisiones y transacciones para evitar malentendidos y mejorar la eficiencia.

💡recursos humanos

Los 'recursos humanos' son los empleados de una empresa que contribuyen con sus habilidades y conocimientos al logro de sus objetivos. Aunque no se menciona directamente en el guion, el proceso de compras implica la colaboración de diferentes departamentos, incluido el de recursos humanos, para asegurar que las adquisiciones cumplan con las necesidades y políticas de la empresa.

💡formalidad

La 'formalidad' en el contexto del video se refiere a la importancia de seguir procedimientos y documentación oficiales en el proceso de compras. Se destaca que los documentos como las órdenes de compra deben ser formales y completos para evitar confusiones y garantizar que los términos de la transacción sean claros y cumplidos por ambas partes.

💡responsabilidad

La 'responsabilidad' en el proceso de compras implica que el departamento de compras es accountable por la información contenida en los documentos y decisiones tomadas. El video subraya que el responsable de compras debe validar la información antes de enviar una orden de compra y asumir la responsabilidad de cualquier error o omisión.

Highlights

El proceso de compras se discute en detalle, abordando desde el inicio hasta consideraciones importantes.

El primer vídeo se centra en los primeros cuatro pasos del proceso de compras.

El recibo de requisición de compra es una solicitud interna que desencadena el proceso de compras.

La información básica requerida en una requisición incluye detalles específicos y la persona o departamento solicitante.

Las empresas pequeñas pueden beneficiarse de estructuras básicas en el proceso de compras.

Es importante incluir el inventario actual y características detalladas del artículo en la requisición.

Se sugiere incluir posibles proveedores y datos de la última compra en la requisición.

El análisis de las fuentes de abastecimiento es crucial y requiere una base de datos de proveedores aprobados.

Se debe estimar el número de cotizaciones para justificar la selección de proveedores.

El análisis de cotizaciones debe ser formal y no se debe confiar en métodos informales como WhatsApp o Facebook.

Las cotizaciones formales deben incluir precios, términos de crédito, descuentos y fechas de embarque.

Es fundamental revisar la solvencia y capacidad de entrega del proveedor.

La reciprocidad es clave, considerando a los proveedores que han demostrado confiabilidad y ayuda en el pasado.

Se deben evaluar factores como servicio adicional y otros aspectos que interesen a la empresa.

La colocación de orden de compra es un paso crucial y debe ser tratada como un contrato.

Las órdenes de compra externas a los proveedores y internas dentro de la empresa deben ser formales.

El responsable de compras debe validar la información en la orden de compra y asumir responsabilidad.

Una orden de compra formal debe incluir número de orden, descripción del artículo, precio, condiciones de pago e instrucciones de entrega.

Se enfatiza la importancia de formalidad en el proceso de compras para evitar problemas futuros.

Se invita a los espectadores a analizar estos pasos y a compartir el vídeo con interesados.