Vidéo de rencontre

Summary

Réunion de coordination pour préparer des festivités d'hiver, avec des mises à jour sur les bénévoles, les ressources humaines et matérielles, la programmation et la sécurité. Des décisions clés sont prises concernant les T-shirts des bénévoles, les fournitures nécessaires et la gestion des déchets. L'accent est mis sur la prévention des incidents et la préparation pour assurer un événement réussi.

Takeaways

• 📅 La réunion de coordination du 24 novembre a pour but de préparer les festivités d'hiver et la prochaine réunion est prévue pour le 15 décembre à midi.
• 👤 Le secrétaire est absent et la prise de notes du compte-rendu est assurée par quelqu'un d'autre.
• 📝 Les points de l'ordre du jour incluent les ressources humaines, les ressources matérielles, la programmation, la sécurité et le CIV de l'échéancier.
• 👥 La Maison des jeunes de La Minerve a confirmé son soutien avec 3 à 5 bénévoles pour les événements à La Minerve.
• 🤝 L'association 'Rendel' devient officiellement partenaire de l'événement et s'engage à fournir deux animateurs pour l'événement dans leur ville.
• 📚 Le guide d'information et de formation du personnel avance bien et devrait être présenté avant la prochaine réunion prévue le 15 décembre.
• 👕 La question de la tenue des bénévoles est discutée, avec des suggestions de T-shirts uniformes avec le logo de l'événement.
• 📍 Des discussions sur la distribution des tâches et des choix de couleur pour les T-shirts des bénévoles selon les comités sont en cours.
• 🎤 Un groupe de musique traditionnelle de 35 ans s'offre de jouer pendant les activités, offrant une ambiance de Noël.
• 🏆 La sécurité est un point important, avec des discussions sur la prévention des accidents et la gestion des soins médicaux avec des trousses de premiers secours.
• 🚨 Des questions de sécurité concernant la gestion des bouteilles en verre et la nécessité d'une fouille des participants sont soulevées.

Q & A

Quelle est la date prévue pour la prochaine réunion de coordination des festivités d'hiver?

La prochaine réunion de coordination est prévue pour le 15 décembre.

Quel est le sujet principal de la réunion du 24 novembre?

Le sujet principal de la réunion est la coordination et le suivi des préparatifs pour les festivités d'hiver.

Quelle est la première bonne nouvelle partagée par François concernant les bénévoles?

La première bonne nouvelle est que la Maison des jeunes de La Minerve a confirmé la mobilisation de 3 à 5 bénévoles pour l'ensemble des événements à La Minerve.

Quel est le rôle de l'association Récréative de Saint-Lucie dans le projet?

L'association Récréative de Saint-Lucie a engagé sa coordonnatrice dans le projet et s'engage à recruter un ou deux bénévoles pour chacune des journées d'activité.

Quel est l'objectif de la discussion sur les T-shirts des bénévoles?

L'objectif de la discussion est de décider si les bénévoles devraient avoir des T-shirts uniformes ou personnalisés selon leur rôle ou leur comité.

Quelle est la décision concernant la distribution des tâches pour la production des T-shirts?

La décision est de mettre le logo de l'événement sur tous les T-shirts, et éventuellement de laisser les municipalités ajouter leur propre logo ou choisir des couleurs spécifiques.

Quel est le problème soulevé concernant l'installation des panneaux pour l'activité de geocaching?

Le problème est estimé à environ 2 heures d'installation des panneaux la veille de l'événement pour chaque activité, et il y a un débat sur whether to hire a firm or use volunteers for this task.

Quelle est la décision concernant l'utilisation de la firme pour l'installation des panneaux?

La décision n'est pas encore prise, mais il y a une suggestion de vérifier les coûts et de discuter de la question lors de la prochaine réunion.

Quel est l'objet de la discussion sur la musique pour les festivités d'hiver?

L'objet de la discussion est de définir le style de musique souhaité pour les festivités, en considérant des options comme la musique traditionnelle, francophone ou populaire.

Quelle est la décision concernant la musique pour les activités?

La décision est de varier la musique en incluant des styles traditionnels, francophones et populaires, avec une possible influence de la radio qui joue 75% de musique francophone.

Quelle est la préoccupation principale en matière de sécurité lors des festivités?

La préoccupation principale est d'éviter les accidents causés par des objets brisants comme des bouteilles de verre, et de décider si une fouille des participants est nécessaire pour assurer la sécurité de tous.

Quelle est la décision concernant la gestion de la sécurité et des premiers secours?

La décision est de sensibiliser les bénévoles et de demander aux participants d'apporter des bouteilles en plastique plutôt que des bouteilles en verre, et de prévoir des trousses de premiers secours sur différents sites.

Combien de bénévoles sont encore nécessaires pour les festivités d'hiver?

Il manque environ une dizaine de bénévoles pour couvrir tous les postes nécessaires.

Quelles sont les idées pour recruter des bénévoles supplémentaires?

Les idées pour recruter des bénévoles supplémentaires incluent de contacter les écoles, les groupes de coordination d'événements, et les organisations telles que les Scouts ou les Guides.