Secretaries and Administrative Assistants Career Video

Summary

Los secretarios y asistentes administrativos son esenciales en diversas organizaciones, desempeñando tareas como la preparación de documentos, la organización de archivos y la programación de citas. Existen diferentes tipos de secretarios, como los ejecutivos, legales y médicos, cada uno con responsabilidades específicas que requieren habilidades particulares y formación adicional. En general, estos profesionales deben ser organizados, persistentes y detallistas, y la mayoría trabaja a tiempo completo en oficinas, aunque algunos lo hacen desde casa. La educación básica y habilidades en informática son fundamentales para acceder a estos puestos.

Takeaways

• 😀 La organización y la atención a los detalles son cualidades esenciales para secretarias y asistentes administrativos.
• 📅 Las secretarias manejan actividades administrativas en diversos entornos, incluyendo escuelas, hospitales y empresas privadas.
• 📄 Sus responsabilidades incluyen la preparación de documentos, la programación de citas y el apoyo al personal.
• 📞 La comunicación efectiva es clave, ya que muchas secretarias manejan llamadas telefónicas y dirigen la correspondencia.
• 🏢 Los secretarios ejecutivos asisten a altos directivos, gestionando tareas complejas y confidenciales.
• ⚖️ Los secretarios legales preparan documentos y ayudan con investigaciones bajo la supervisión de abogados.
• 🏥 Los secretarios médicos transcriben dictados y gestionan la comunicación con pacientes y seguros.
• 🖥️ Se requiere educación secundaria y habilidades básicas de oficina para la mayoría de los trabajos en este campo.
• 📚 Los secretarios legales y médicos necesitan formación adicional para comprender la terminología específica de sus industrias.
• 💼 La experiencia laboral previa es fundamental para los secretarios ejecutivos, quienes generalmente requieren varios años de trabajo relacionado.

Q & A

¿Cuáles son algunas de las cualidades importantes que deben tener los secretarios y asistentes administrativos?

Deben ser bien organizados, ingeniosos, persistentes y orientados a los detalles, además de tener una fuerte motivación para hacer que las cosas funcionen.

¿Qué tipo de tareas realizan los secretarios en las organizaciones?

Los secretarios preparan documentos y hojas de cálculo, organizan archivos, programan citas y apoyan a otros empleados.

¿En qué entornos laborales se pueden encontrar secretarios?

Los secretarios pueden trabajar en escuelas, instalaciones de salud, oficinas gubernamentales y empresas privadas.

¿Cuáles son algunas de las responsabilidades de los secretarios ejecutivos?

Los secretarios ejecutivos manejan responsabilidades complejas para altos ejecutivos, que incluyen investigación y redacción de informes.

¿Qué habilidades adicionales necesitan los secretarios legales y médicos?

Los secretarios legales y médicos requieren capacitación adicional para aprender la terminología específica de la industria.

¿Qué tipo de formación se puede obtener en colegios comunitarios para secretarios?

Los colegios comunitarios ofrecen programas o cursos para adquirir habilidades básicas de oficina, informática y gramática en inglés.

¿Cuáles son las funciones de los secretarios médicos?

Los secretarios médicos transcriben dictados y preparan informes o artículos para médicos o científicos médicos.

¿Qué tipo de horario de trabajo suelen tener los secretarios?

La mayoría trabaja a tiempo completo en oficinas, aunque algunos trabajan para empresas de servicios administrativos desde sus hogares.

¿Qué importancia tiene la confidencialidad en el trabajo de los secretarios?

La confidencialidad y la integridad son esenciales, especialmente para los secretarios que manejan información sensible.

¿Qué educación básica se requiere generalmente para ser secretario?

Se requiere generalmente un diploma de escuela secundaria y habilidades básicas de oficina.