Routine Business Correspondence

Summary

El guion del video ofrece una visión detallada de las diferentes formas de correspondencia empresarial rutinaria, como memos, correos electrónicos e instant messages, enfocándose en su eficacia y facilidad de uso. Se discuten características comunes, como su formato simplificado, estilo informal y profesional, y la importancia de la claridad y concisión en la escritura. Se ofrecen directrices para mejorar la redacción de memos y correos electrónicos, destacando la necesidad de proteger la imagen de la empresa y mantener un enfoque confidencial y ético en la comunicación interna y externa.

Takeaways

• 📝 Los tipos de escritura más comunes en el trabajo incluyen memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs, que son rápidos, fáciles y efectivos para la comunicación interna y externa de una organización.
• 🌐 Aunque existen diferentes tipos de correspondencia empresarial rutinaria, comparten características como ser eficientes, informar rápidamente a lectores ocupados y centrarse en actividades diarias y operativas.
• 📧 Los memorandos (memos) son una forma importante de comunicación empresarial interna, a menudo con un logotipo y menos formal que las cartas, pero que requieren tiempo y pensamiento para ser claros y concisos.
• 🏷 La estructura de un memo incluye un encabezado con información de identificación y el mensaje en sí, que debe responder preguntas clave como cuándo, quién, dónde, por qué y cuánto.
• 📑 El cuerpo del memo puede dividirse en introducción, discusión y conclusión, siguiendo el modelo de los tres P para el éxito: planificar, pulir y revisar.
• 🔑 Al escribir un correo electrónico, es importante tener en cuenta la privacidad, ética, claridad y legibilidad, así como el respeto por la cadena de mando y las normas de la empresa.
• 📲 En el uso del correo electrónico, se deben seguir reglas de netiqueta, como responder rápidamente, evitar el uso de palabras en rojo y mantenerse profesional.
• 🌐 Al escribir para lectores internacionales, es fundamental utilizar un inglés internacional, con oraciones cortas y vocabulario común para facilitar la comprensión.
• 🔒 La seguridad y protección de los correos electrónicos es crucial, utilizando servicios y software de protección y consultando con el departamento de tecnología de la información de la empresa.
• 📨 Las comunicaciones formales, como solicitudes de empleo, contactos comerciales, agradecimientos por regalos y notificaciones legales o financieras, deben realizarse mediante cartas y no correos electrónicos.
• 📈 La correspondencia rutinaria es conveniente para necesidades empresariales diarias, pero debe usarse con cautela para evitar errores de formalidad y presentación.

Q & A

¿Cuáles son los tipos de escritura más comunes en un trabajo?

Los tipos de escritura más comunes en un trabajo incluyen memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs.

¿Por qué son importantes los tipos de correspondencia de negocios rutinarios?

Son importantes porque son formas rápidas, fáciles y efectivas de comunicarse tanto internamente como externamente en una organización.

¿Qué características comparten los diferentes tipos de correspondencia de negocios rutinarios?

Comparten características como ser optimizados para el mundo laboral ocupado, proporcionar información rápida a lectores ocupados, ser menos formales que cartas, propuestas e informes, y demandar tiempo y pensamiento a pesar de ser rutinarios.

¿Qué es un memorando y cómo se diferencia de una carta formal?

Un memorando, a menudo abreviado como 'memo', es una forma de comunicación interna en una organización y suele ser menos formal que una carta, sin las formalidades de una dirección interna, saludo formal, despedida o firma.

¿Cuáles son las partes que componen el encabezado de un memorando?

El encabezado de un memorando incluye el 'from', 'to', 'date' y 'subject', que identifican a quién va dirigido, la fecha y el propósito del memorando.

¿Cómo debería ser el cuerpo de un memorando estructurado?

El cuerpo de un memorando puede dividirse en una introducción, una discusión y una conclusión, independientemente de su longitud, y debe responder preguntas clave como cuándo, quién, dónde, por qué y cuánto cuesta.

¿Qué se debe hacer para asegurar que un memorando sea fácil de leer?

Para hacerlo fácil de leer, se deben usar marcadores organizacionales como títulos, listas numeradas o con viñetas, y se debe planificar, pulir y corregir antes de enviarlo.

¿Cuáles son algunas pautas para el uso del correo electrónico en el trabajo?

Algunas pautas incluyen mantener la confidencialidad y ética, hacer que el correo electrónico sea fácil de leer, respetar las reglas de la netiqueta, usar un estilo profesional, respetar a los lectores internacionales y asegurarse de que el correo electrónico sea seguro.

¿Por qué es importante tener un asunto claro y preciso en un correo electrónico?

Un asunto claro y preciso indica el propósito del mensaje y determina si el destinatario incluso lo abrirá, ayudando a que el contenido sea atractivo y motivador para la lectura adicional.

¿Cómo se debe responder a un correo electrónico de negocios?

Se debe responder de manera rápida y oportuna, evitar acumular correos no leídos, usar la función de respuesta automática cuando se está fuera y evitar el uso de palabras en rojo como 'urgente' o 'crítico' innecesariamente.

¿En qué situaciones no se debe utilizar la correspondencia de negocios rutinaria?

No se debe utilizar para situaciones donde se necesite un rastro en papel, para solicitudes de empleo o comunicaciones formales, para dar la bienvenida a nuevos clientes, para agradecer un regalo de cortesía o para enviar notificaciones legales o estados financieros.

Outlines

00:00

📝 Comunicación interna y externa en la empresa

Este párrafo aborda los distintos tipos de correspondencia empresarial rutinaria, como memos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs, que son formas rápidas y efectivas de comunicación tanto interna como externa. Se enfatiza la importancia de la claridad, concisión y atracción en la escritura, y cómo estas comunicaciones, aunque rutinarias, reflejan la imagen y profesionalidad de la empresa. Se describe en detalle el formato de los memos, incluyendo el encabezado y el cuerpo del mensaje, y se sugieren preguntas clave que deben responder los memos para garantizar una comunicación efectiva.

05:00

📧 Pautas para el uso de correos electrónicos en el trabajo

Este párrafo proporciona directrices para la redacción y organización de mensajes de correo electrónico en un entorno laboral. Se resalta la importancia de mantener la confidencialidad y ética en el correo electrónico, y se sugieren estrategias para hacer que los correos sean fáciles de leer, como la inclusión de un título claro y preciso, el uso de listas numeradas o con viñetas, y la observancia de las reglas de la etiqueta en Internet. Se enfatiza la necesidad de responder prontamente a los correos, evitar el uso de palabras 'rojas' y mantener un estilo profesional en la comunicación. Además, se aconseja respetar a los lectores internacionales y asegurar la seguridad de los correos electrónicos.

Keywords

💡Correspondencia de negocios rutinaria

Correspondencia de negocios rutinaria se refiere a los tipos de comunicaciones comerciales que se utilizan con frecuencia en el trabajo, como memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs. En el video, se menciona que son formas rápidas, fáciles y efectivas de comunicarse tanto internamente como externamente dentro de una organización. Ejemplos de esto incluyen el uso de memorandos para comunicar cambios en políticas o procedimientos dentro de la empresa.

💡Memorandos

Un memorando, a menudo abreviado como 'memo', es un tipo de correspondencia interna utilizada en organizaciones. En el script, se describe cómo los memos varían en formato y cómo suelen ser menos formales que las cartas, sin necesidad de firmas o saludos formales, pero que si se extiende a una segunda página, es necesario incluir un número de página.

💡Cabecera del memorando

La cabecera del memorando es la información identificativa en la parte superior del documento y consta de cuatro partes: 'de', 'a', 'fecha' y 'asunto'. En el video, se explica que esta sección es crucial para identificar quién envía el memo, a quién va dirigido, la fecha en que se escribe y el propósito del memo, que se resume en la línea de 'asunto'.

💡Cuerpo del memorando

El cuerpo del memorando es la sección que contiene la información principal del mensaje. Se menciona en el script que debe responder a preguntas clave como 'cuándo', 'quién', 'donde', 'por qué' y 'costo', y que puede estar dividido en introducción, discusión y conclusión, siguiendo el modelo de 'tres Ps para el éxito'.

💡Correo electrónico

El correo electrónico es otro tipo de correspondencia de negocios rutinaria mencionada en el video. Se discuten pautas para su uso en el trabajo, como mantener la confidencialidad y ética, hacer que el correo sea fácil de leer, respetar el netiquette, adoptar un estilo profesional y asegurar la seguridad del correo electrónico.

💡Asunto del correo

La línea de 'asunto' en un correo electrónico es crucial, ya que indica el propósito del mensaje y determina si el destinatario lo abrirá. En el script, se sugiere que debe ser claro y preciso, similar a un titular de periódico, para captar la atención del lector y motivar una lectura más profunda.

💡Netiquette

Netiquette se refiere a las normas y cortesías que se deben seguir al comunicarse por Internet, incluido el correo electrónico. En el video, se enfatiza la importancia de responder rápidamente a los correos, evitar el uso de abreviaturas desconocidas y mantener un lenguaje profesional y claro.

💡Estilo profesional

El estilo profesional en las comunicaciones de negocios es fundamental para representar adecuadamente a la empresa y mantener una imagen de seriedad. En el script, se sugiere utilizar un saludo, ir directo al punto, proporcionar información relevante y evitar detalles innecesarios o 'chatter'.

💡Seguridad del correo electrónico

La seguridad del correo electrónico es una preocupación que se aborda en el video, destacando la necesidad de utilizar servicios y software de protección de correos electrónicos y consultar con el departamento de tecnología de la información de la empresa en cuestiones de seguridad.

💡Lenguaje internacional

El lenguaje internacional se refiere al uso de un inglés accesible y comprensible para los lectores de todo el mundo. En el script, se recomienda utilizar oraciones cortas, palabras comunes y evitar jerga técnica o regiones específicas para facilitar la comunicación en un entorno global.

💡Situaciones inadecuadas para el correo electrónico

El video también destaca situaciones en las que no se debe utilizar el correo electrónico, como para enviar notificaciones legales o estados financieros, o cuando se requiere un registro escrito, en cuyo caso es preferible enviar un memorando o carta impresa.

Highlights

Memos, faxes, emails, instant messages, and blogs are essential forms of business communication.

These communication forms are quick, easy, and effective for both internal and external organizational communication.

Routine business correspondence is streamlined for the busy work environment.

They provide information quickly to busy readers, often focusing on day-to-day activities.

Routine correspondence is informal and emphasizes a conversational yet professional writing style.

Despite being routine, these messages require time and thought to ensure clarity, conciseness, and engagement.

Routine messages represent the company's image and professionalism.

Memos are a key form of internal business communication, often branded with an organization's logo.

Memos lack the formalities of business letters, such as inside address, formal salutation, and signature line.

The memo header includes parts like 'To', 'From', 'Date', and 'Subject', which are crucial for identification.

The subject line of a memo should be precise and serve as its title, summarizing the message effectively.

The body of a memo should answer the questions of when, who, where, why, and cost related to the message.

The memo should be structured into an introduction, discussion, and conclusion for clarity.

Emails should be confidential, ethical, and respectful of the company's chain of command.

Clear and precise subject lines in emails increase the likelihood of being read.

Netiquette includes prompt responses, avoiding unnecessary repetition, and refraining from using jargon or emotional language.

A professional style in emails includes a greeting, getting to the point, and providing only necessary information.

International readers should be considered, using simple English with short sentences and common words.

Email safety and security are paramount, using protection services and consulting IT for security concerns.

Routine business correspondence should not replace formal letters in situations requiring a paper trail or legal notifications.

Transcripts

memos faxes emails instant messages and

blogs are the types of writing you'll do

most frequently on the job these forms

of business correspondence are quick

easy and effective ways for an

organization to communicate internally

as well as externally you can expect to

use these many forms of routine

correspondents frequently so let's

explore how to make them

great although there are different types

of routine business corresponden they

share the following

characteristics first each of these

types of correspondents is streamlined

for The Busy World of

work second they give busy readers

information quickly while the messages

they contain can be about any Topic in

the world of work most often they focus

on day-to-day activities and operations

in your

organization three they're informal

compared to letters proposals and

reports these kinds of routine

correspondents are not as formal noral

they emphasize a conversational yet

professional style of writing number

four even though they're routine they

still demand a great deal of time and

thought make sure your writing is clear

concise and captivating finally number

five they represent your company routine

messages are reflections of your

company's image and your

professionalism memorandum usually

shortened a memo is a Latin word for

something to be remembered memos are the

most important routine business

communication we'll talk about so let's

explore them in detail memos vary in

format and the way they're sent

generally memos are branded with an

organization's logo memos will look

different than letters they're less

formal because they're often sent to

individuals within your organization

memos do not have the formalities

necessary in business letters such as

inside address a formal salutation a

complimentary close or a signature line

but if your memo extends to a second

page you do need to carry over at least

two lines and include a page number at

the top or bottom of subsequent Pages

let's look at memo formats in more

detail let's take a look at memo Parts

basically the memo consists of two parts

the header or the identifying

information at the top of your document

and the message

itself the header includes four easily

recognized parts to from date and

subject on the two line write the name

and job title of the individual or

individuals you want to

receive on on the from line insert your

name and job title on the date line

write the date out including month date

and year with the month spelled out the

date in a two character format and the

year in a four character

format on the subject line key in the

purpose of your memo the subject line

serves as the title of your memo it

summarizes your messages vague subject

lines such as new policy or operating

difficulties or software do not identify

your message precisely precisely and

might suggest that you haven't

restricted or developed it sufficiently

think of your subject line as a

newspaper headline get their attention

and give them enough information to

motivate further reading now on to your

message the body of a memo here are some

questions your audience may ask and your

memo needs to answer clearly and

concisely one when when did it happen is

it on ahead of or behind schedule when

does it need to be discussed or

implemented two who who is involed D who

will be affected by your

message three where where did it take

place where did it happen four why why

is it an important topic and finally

five cost how much will it cost will

cost be lower or higher than competitors

than expected each of these five

elements when who where why and cost

should always be included in the body of

the message of your

memo your message might be divided into

three three parts an introduction a

discussion and a conclusion regardless

of how long or short your memo is recall

the three PS for Success plan what

you're going to say polish your writing

before you send it and proofread

everything the introduction of your memo

should do the following tell readers

clearly about the problem procedure

question or policy explain briefly any

background information that the reader

needs to know and be specific about

what's going you're going to accomplish

in your memo do not hesitate to come

right out and say this memo explains new

email security

procedures in the discussion section the

body of your memo help readers in these

ways State why a problem or a procedure

is important indicate why and what

changes are necessary and give precise

dates times locations and costs finally

in your conclusion State specifically

how you want the reader to respond to

your memo to get readers to act

appropriately you can do one or more of

the following

ask readers to call if they have any

questions request a reply in writing or

over the telephone and provide a list of

recommendations that the readers can

accept revise or

reject throughout your memo use the

following organizational markers where

appropriate headings organize your work

and make information easy for readers to

follow numbered or bulleted lists help

readers see comparisons and contrast

readily and thereby comprehend your

ideas more

quickly

now let's switch gears and talk about

some guidelines for using email on the

job when you prepare and organize your

email message always consider your

reader specific needs as well as those

of your organization following these

guidelines will help you write effective

business

emails first make sure your email is

confidential and ethical send nothing

through email that you'd not want to see

on your company's website or the front

page of the local newspaper do not

forward a co-workers or employer email

without the person's approval do not

change the wording of a message that you

are expected to read and forward never

send an objectional photo or file

respect your company's chain of command

going through the proper channels for

communication number two make your email

easy to read provide a clear precise

subject line your subject line states

the purpose of your message and

determines whether your reader will even

look at your email avoid one-word

subjects like report or meeting instead

make make sure the subject line reads

like a newspaper headline giving the

audience the information they need to

know and encouraging them to read

more try to limit your emails to one

screen longer messages are better sent

in attachment rather than the body of an

email number three observe the rules of

netiquette respond promptly to an email

don't let emails pile up in your inbox

check for new messages several times a

day if you'll be offline for an extended

period of time use an auto outof office

reply feature do not keep sending the

same email over and over again avoid

unfamiliar abbreviations jargon and

emotions don't use red flade words

unnecessarily stay away from words like

urgent critical and top

priority make sure it's easy for others

to contact you through your

email number four adop a professional

style use a greeting but always follow

your company's policy or best practices

in your organization get to the point

right away readers receive a lot of

email they might only look at the first

few lines of your content fill in

background that explains the purpose of

your message but keep it clear and

concise cut wordy phrases and send only

the information your reader needs

exclude unnecessary details and chatter

number five respect your international

Readers use international English which

calls for short sent sentences common

words and so on number six ensure that

your email is safe and secure use email

protection services and softwares always

consult your company's information

technology department when you have

security

questions so let's review routine

business

correspondence routine correspondence is

convenient easy to use and appropriate

for routine business needs but be

careful not to use it in the following

situations when you need a paper trail

send a printed memo or letter whichever

is more appropriate send a formal letter

rather than an email when you apply for

a job or any follow-up

communication when you make a business

contact or welcome a new client write

them a formal letter not an email always

acknowledge a business gift or courtesy

by sending a handwritten thank you note

rather than a form letter never send an

email in place of a letter for any type

of legal notification or financial

statement