Internal Controls

Summary

Dans cette vidéo, nous explorons les contrôles internes qu'une entreprise peut mettre en place pour prévenir la fraude. Ces contrôles visent à limiter les opportunités de fraude en segmentant les tâches, comme la préparation et la signature des chèques, ou en exigeant des vacances obligatoires pour les employés. Des exemples de contrôles incluent également l'implication des clients dans les transactions et la sécurisation des fonds reçus. En suivant ces pratiques, les entreprises réduisent considérablement les risques de fraude et assurent l'exactitude de leurs informations financières.

Takeaways

• 😀 La fraude en entreprise nécessite trois ingrédients, dont l'opportunité, que l'entreprise peut contrôler.
• 😀 L'opportunité de fraude peut être réduite par des contrôles internes, qui sont des règles et procédures mises en place pour protéger les actifs de l'entreprise.
• 😀 Les contrôles internes varient en fonction de la zone de l'entreprise, comme le processus d'achat.
• 😀 Un contrôle courant dans le processus d'achat est l'utilisation d'un système de commande d'achat, nécessitant l'approbation de la direction avant d'effectuer des achats.
• 😀 La séparation des tâches (segregation of duties) est une méthode clé pour réduire le risque de fraude, en impliquant plusieurs personnes dans des processus cruciaux comme l'émission de chèques.
• 😀 Dans l'exemple de la rédaction de chèques, quatre fonctions principales doivent être séparées : préparation, signature, enregistrement et réconciliation avec les banques.
• 😀 Les petites entreprises peuvent rencontrer des difficultés pour appliquer cette séparation complète des tâches, mais il est important de déléguer au moins une fonction à une autre personne.
• 😀 Les vacances obligatoires pour les employés qui gèrent des finances peuvent aider à prévenir ou découvrir une fraude, car les employés impliqués dans des fraudes évitent souvent de prendre des congés.
• 😀 La séparation des tâches est également essentielle dans le processus de réception des paiements, avec des rôles distincts pour la réception, l'enregistrement, le dépôt et la réconciliation des fonds.
• 😀 L'implication des clients, comme la demande de reçus ou l'affichage des transactions à la caisse, permet de s'assurer que les employés enregistrent correctement les ventes et réduisent la fraude.
• 😀 Une fois les fonds reçus, il est essentiel de les verrouiller et de les déposer régulièrement pour éviter qu'ils ne soient accessibles aux employés malintentionnés.

Q & A

Quels sont les trois ingrédients nécessaires pour qu'une fraude se produise dans une entreprise ?

Les trois ingrédients nécessaires pour que la fraude se produise sont : l'opportunité, la pression ou le besoin, et la rationalisation. L'opportunité est le seul élément sur lequel une entreprise a un contrôle direct.

Qu'est-ce que les contrôles internes dans une entreprise ?

Les contrôles internes sont des règles, des processus et des procédures qu'une entreprise met en place pour protéger ses actifs et garantir l'exactitude de ses informations financières.

Quel est le rôle des contrôles internes dans la prévention de la fraude ?

Les contrôles internes sont conçus pour limiter les opportunités de fraude en répartissant les responsabilités, en surveillant les processus et en assurant la sécurité des actifs financiers de l'entreprise.

Comment une entreprise peut-elle protéger ses fonds lors du processus d'achat ?

Les entreprises utilisent souvent un système de commande d'achat nécessitant l'approbation de la direction avant de réaliser des achats. De plus, elles privilégient les paiements par chèque, car ce processus implique plusieurs personnes, ce qui réduit les risques de fraude.

Que signifie la 'séparation des fonctions' dans les contrôles internes ?

La séparation des fonctions consiste à répartir différentes tâches, comme la préparation, la signature, l'enregistrement et la réconciliation des chèques, entre plusieurs employés pour éviter les conflits d'intérêts et les risques de fraude.

Pourquoi les vacances obligatoires peuvent-elles aider à prévenir la fraude ?

Les vacances obligatoires permettent de détecter des fraudes, car les employés impliqués dans des activités frauduleuses ont souvent peur que leur absence laisse place à la découverte de leurs malversations.

Quelles sont les tâches qui peuvent être séparées pour limiter les risques de fraude lors de la réception d'argent ?

Lors de la réception d'argent, les tâches qui peuvent être séparées incluent la réception de l'argent, l'enregistrement de la réception, le dépôt de l'argent et la réconciliation des dépôts avec les relevés bancaires.

Comment les entreprises peuvent-elles impliquer les clients dans la prévention de la fraude ?

Les entreprises peuvent encourager les clients à demander un reçu lors des transactions, ce qui garantit que l'employé enregistre correctement la vente et réduit la possibilité de vol ou de fraude.

Pourquoi est-il important de verrouiller et de sécuriser l'argent reçu par l'entreprise ?

Il est essentiel de verrouiller et de sécuriser l'argent pour éviter que les employés aient un accès non autorisé à l'argent, réduisant ainsi les risques de vol ou de fraude.

Que peut faire une entreprise pour réduire l'opportunité de fraude dans ses processus financiers ?

L'entreprise peut appliquer des contrôles internes tels que la séparation des fonctions, l'utilisation de systèmes de commande d'achat, la surveillance des processus de paiement et la demande de reçus par les clients pour réduire les opportunités de fraude.