E-Rechnung 2025: Versteckte Datenschutz-Fallen, die ALLE Unternehmer treffen!

Summary

Ab dem 1. Januar 2025 wird die eRechnung für Unternehmen verpflichtend. Felix Schweinebraten, Datenschutzbeauftragter und Jurist, erklärt, welche rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen dabei zu beachten sind. Unternehmen müssen ihre Rechnungssoftware korrekt einstellen, externe Dienstleister dokumentieren und eine Datenschutzfolgenabschätzung durchführen. Zudem ist es notwendig, Betroffene transparent über die Datenverarbeitung zu informieren. Bei Nichteinhaltung drohen teure Bußgelder und Abmahnungen. Im Video erfahren Unternehmer, wie sie sich rechtssicher aufstellen und rechtliche Risiken vermeiden können.

Takeaways

• 😀 Ab dem 1. Januar 2025 ist die eRechnung für jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtend.
• 😀 Unternehmen müssen sowohl eingehende als auch ausgehende eRechnungen rechtskonform ausstellen und empfangen.
• 😀 Zur Verarbeitung von eRechnungen benötigen Unternehmen spezifische Software, wie z.B. Easybill, SeFDesk oder Lexoffice.
• 😀 Im Verfahrensverzeichnis (VVT) muss die Datenverarbeitung für eRechnungen detailliert dokumentiert werden, einschließlich der Verwendung von externen Dienstleistern.
• 😀 Es ist erforderlich, die betroffenen Personen (Kunden und Lieferanten) proaktiv über die Datenverarbeitung zu informieren, insbesondere wenn Dritte (z.B. Dienstleister) beteiligt sind.
• 😀 Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenschutzerklärung alle notwendigen rechtlichen Informationen enthält, wie Zweck, rechtliche Grundlage und Kontaktdaten des Verantwortlichen.
• 😀 Eine Datenschutzfolgenabschätzung (DPIA) ist erforderlich, wenn bei der Datenverarbeitung ein hohes Risiko besteht.
• 😀 Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Datenverarbeitungsprozesse in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchgeführt werden.
• 😀 Bei Nichteinhaltung der eRechnungsanforderungen drohen Abmahnungen, Bußgelder und Schadenersatzforderungen, die bis zu sechsstellige Beträge erreichen können.
• 😀 Es ist ratsam, jetzt Maßnahmen zu ergreifen, um die eRechnungsanforderungen rechtzeitig zu erfüllen und mögliche Risiken zu minimieren.
• 😀 Felix Schweinebraten bietet eine kostenfreie Erstberatung an, um Unternehmen bei der Umsetzung der eRechnung und der datenschutzkonformen Implementierung zu unterstützen.

Q & A

Was ist ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen im Hinblick auf die eRechnung verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, eRechnungen auszustellen und zu empfangen. Dies betrifft sowohl die ausgehenden als auch die eingehenden Rechnungen.

Welche Softwarelösungen sind notwendig, um die eRechnung korrekt zu bearbeiten?

Unternehmen benötigen spezielle Softwarelösungen wie easybill, lexoffice oder ähnliche Buchhaltungssoftware, die die korrekte Verarbeitung der eRechnung sowohl beim Empfang als auch beim Versand ermöglichen.

Welche zusätzlichen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen müssen Unternehmen im Zusammenhang mit der eRechnung erfüllen?

Unternehmen müssen ihre Prozesse der Datenverarbeitung im Verfahrensverzeichnis (VVT) dokumentieren, insbesondere wenn externe Dienstleister für die eRechnung genutzt werden. Dies umfasst unter anderem Angaben zum Zweck, der rechtlichen Grundlage, möglichen Löschfristen und etwaigen Auftragsverarbeitern.

Was muss in einem Verfahrensverzeichnis für die eRechnung dokumentiert werden?

Im Verfahrensverzeichnis müssen Unternehmen festhalten, wie die Rechnungsstellung und der Rechnungseingang abgewickelt werden, welche Softwarelösungen genutzt werden und welche externen Dienstleister dabei involviert sind. Auch der Zweck und die rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung müssen angegeben werden.

Warum ist es wichtig, die Betroffenen über die Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen der eRechnung zu informieren?

Es ist wichtig, die Betroffenen proaktiv zu informieren, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen. Dies umfasst die Offenlegung von Drittanbietern, die für die Verarbeitung der Daten zuständig sind, sowie Informationen über die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Welche Anforderungen müssen bei der Auswahl eines Auftragsverarbeiters im Zusammenhang mit der eRechnung beachtet werden?

Der Auftragsverarbeiter muss im Verfahrensverzeichnis genannt werden, und es müssen klare Angaben zu Zweck, rechtlicher Grundlage, Löschfristen und den möglichen Auftragsverarbeitern gemacht werden. Zudem sind mögliche Schnittstellen und die Verarbeitung von Daten durch Dritte zu dokumentieren.

Was ist eine Datenschutzfolgenabschätzung und wann muss sie durchgeführt werden?

Eine Datenschutzfolgenabschätzung (DPIA) muss immer dann durchgeführt werden, wenn eine Datenverarbeitung mit besonders hohen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen verbunden ist. Im Zusammenhang mit der eRechnung kann dies notwendig sein, wenn sensible Daten verarbeitet oder hohe Risiken für den Datenschutz bestehen.

Welche Risiken drohen Unternehmen, die die Anforderungen für die eRechnung nicht einhalten?

Unternehmen, die die Anforderungen nicht einhalten, riskieren Bußgelder, Abmahnungen oder Schadensersatzforderungen, die bis zu sechsstellige Beträge betragen können. Im schlimmsten Fall kann dies zur Insolvenz führen.

Was sind die wichtigsten Punkte, die Unternehmen bei der Einführung der eRechnung berücksichtigen müssen?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie geeignete Softwarelösungen verwenden, ihre Datenverarbeitungsprozesse korrekt dokumentieren, alle relevanten Datenschutzanforderungen einhalten und ihre Kunden und Lieferanten transparent über die Verarbeitung ihrer Daten informieren.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie datenschutzkonform mit der eRechnung umgehen?

Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie alle notwendigen Dokumentationen im Verfahrensverzeichnis durchführen, ihre Datenschutzerklärung aktualisieren, eine Datenschutzfolgenabschätzung durchführen (falls erforderlich) und alle relevanten datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Zusammenhang mit der eRechnung einhalten.