Curso Excel 2019. Validación de datos II. Fórmulas y listas. Vídeo 40

Summary

En este video, se explica cómo usar las opciones más poderosas de validación de datos en Excel 2019: fórmulas y listas. Se muestran paso a paso cómo configurar validaciones para campos como la edad y el tipo de carnet, permitiendo restringir la entrada de datos según condiciones específicas. Se enseña a crear menús desplegables con opciones personalizadas como 'Sí' y 'No' para facilitar la introducción de datos válidos, así como cómo combinar listas y fórmulas para gestionar situaciones más complejas, todo para asegurar la integridad de la información y facilitar tareas como la facturación automática en Excel.

Takeaways

• 😀 La validación de datos en Excel 2019 permite restringir las entradas para asegurar que los datos sean correctos y consistentes.
• 😀 El uso de fórmulas en la validación de datos permite aplicar reglas personalizadas que validan la información según condiciones específicas.
• 😀 Se puede configurar una fórmula para que, si el valor de una celda es mayor o igual que un valor específico (por ejemplo, 18), se permita la entrada de datos.
• 😀 Para facilitar la comprensión del usuario, es importante personalizar los mensajes de error en la validación de datos, especificando el motivo del rechazo.
• 😀 La opción de lista en la validación de datos permite restringir las entradas a un conjunto de opciones predefinidas, como 'Sí' o 'No'.
• 😀 Usar listas desplegables ayuda a evitar errores de entrada, permitiendo solo valores seleccionados de un menú preestablecido.
• 😀 Al configurar una lista en la validación de datos, no es necesario entrecomillar los valores en el origen, lo que facilita la entrada.
• 😀 Se puede aplicar la validación de datos en múltiples celdas para mantener la consistencia de las entradas en toda una columna o rango.
• 😀 Al usar fórmulas en listas, es posible aplicar reglas condicionales, como mostrar diferentes opciones de lista dependiendo de los valores en celdas adyacentes.
• 😀 La combinación de validación de datos con funciones como `BUSCARV` es clave para crear formularios y facturas automáticas en Excel, mejorando la eficiencia.

Q & A

¿Qué se cubre en este video sobre la validación de datos en Excel 2019?

Este video cubre cómo utilizar fórmulas y listas para establecer validaciones de datos en Excel, específicamente en campos como 'Carnet', limitando las opciones que se pueden ingresar en las celdas para asegurar que los datos sean correctos.

¿Cuál es la principal diferencia entre usar fórmulas y listas en la validación de datos?

Las fórmulas permiten establecer condiciones lógicas para validar los datos, como verificar que la edad sea mayor o igual a 18. Las listas, en cambio, permiten restringir las entradas a un conjunto de opciones predefinidas, como 'Sí' o 'No'.

¿Por qué no se recomienda usar fórmulas para la validación de datos en el caso del campo 'Carnet'?

Las fórmulas no son la mejor opción porque permiten introducir cualquier texto si la condición es verdadera (por ejemplo, 'sí' o 'no'), lo que puede llevar a errores si el usuario escribe algo no previsto, como 'no tiene carnet'.

¿Qué hace la opción 'Lista' en la validación de datos?

La opción 'Lista' crea un menú desplegable en cada celda donde se permite elegir solo entre las opciones predefinidas, como 'Sí' o 'No', evitando entradas no válidas.

¿Qué sucede si el usuario intenta introducir un valor que no está en el desplegable de una celda con validación de lista?

Si el usuario introduce un valor que no está en el desplegable, Excel mostrará un mensaje de error y no permitirá la entrada hasta que se corrija el valor.

¿Cómo se puede corregir la validación en caso de que se olvide entrecomillar las opciones de una lista?

Si se olvida entrecomillar las opciones de texto en una lista, se debe editar la validación de datos, eliminar las comillas innecesarias y aplicar nuevamente los cambios.

¿Cuál es el beneficio de usar listas con fórmulas en la validación de datos?

El beneficio es que se puede hacer una validación dinámica y condicional. Por ejemplo, si una persona tiene carnet, se pueden mostrar los tipos de carnet disponibles, pero si no tiene carnet, solo se mostrará la opción 'Sin carnet'.

¿Cómo se puede realizar una validación de datos para el campo 'Tipo de Carnet'?

Se puede usar una lista con las opciones 'Tipo A', 'Tipo B', 'Tipo C' y 'Sin carnet', permitiendo al usuario elegir entre estas opciones. Para hacer esto, se debe configurar la validación de datos con la opción 'Lista' y escribir las opciones separadas por punto y coma.

¿Qué error puede ocurrir si se asigna 'Sin carnet' a un tipo de carnet en lugar de un tipo específico?

El error sería una contradicción, ya que si se indica 'Sin carnet', no tendría sentido asignar un tipo de carnet. Para evitar esto, es necesario usar fórmulas que controlen las opciones de manera dinámica, mostrando 'Sin carnet' solo si es necesario.

¿Cómo se puede evitar la contradicción de que se seleccione 'Sin carnet' si una persona tiene carnet?

Se puede utilizar una fórmula combinada con la validación de datos que, si el usuario tiene carnet, solo permita elegir un tipo de carnet. Si no tiene carnet, solo dejaría la opción 'Sin carnet'.