Nuevo Curso de Excel - Capítulo 9, Validación de Datos 🎓 Dostin Hurtado

Summary

El script de este video se enfoca en la validación de datos en Excel, una herramienta esencial para restringir los datos ingresados y evitar errores. Se muestra cómo limitar el rango de números, trabajar con listas de datos predefinidas y validar fechas y correos electrónicos. Se resalta la importancia de esta función para mantener la integridad de los datos y se ofrecen ejemplos prácticos, como la creación de un formulario de solicitud de citas con validación de correo electrónico. Además, se menciona la necesidad de usar funciones personalizadas para tareas avanzadas.

Takeaways

• 📊 El tema del video es la validación de datos en Excel.
• 📝 La validación de datos sirve para limitar o restringir los datos que se pueden ingresar en Excel.
• 📉 Un ejemplo es que un profesor solo puede ingresar notas entre 0 y 10.
• 📱 Las validaciones de datos no se pueden crear en el celular, solo en Excel de escritorio o en la versión en línea.
• 📈 Para aplicar validaciones, se seleccionan las celdas, se va a la pestaña de datos y se elige la opción de validación de datos.
• 🔢 Se pueden limitar los datos a números enteros, decimales, fechas, horas, y longitudes de texto.
• 🔍 También se pueden crear listas de datos predefinidos para evitar errores de digitación.
• ⚠️ Los mensajes de error pueden ser configurados para ser estrictos o permitir advertencias.
• 📅 Las fechas se pueden validar para que sean mayores o iguales a la fecha actual usando funciones como 'ahora()'.
• ✉️ Las validaciones personalizadas pueden incluir verificaciones de formato, como asegurarse de que un correo electrónico tenga una '@' y un '.' en su estructura.

Q & A

¿Qué es la validación de datos y por qué es importante?

La validación de datos es el proceso de restringir los datos que pueden ingresar a un programa o hoja de cálculo, como Excel, para asegurar que la información ingresada cumpla con ciertos criterios. Es importante para evitar errores y mantener la integridad y calidad de los datos.

¿En qué plataformas puedo crear validaciones de datos según el script?

Según el script, las validaciones de datos no se pueden crear en el celular, solo en Excel de escritorio o en la versión en línea.

¿Cómo se seleccionan las celdas para la validación de datos en Excel?

Para seleccionar las celdas para la validación de datos, primero se deben seleccionar las celdas deseadas y luego ir a la pestaña 'Datos' y hacer clic en el botón 'Validación de datos'.

¿Qué tipo de datos puedo limitar con la validación de datos en Excel?

Puedes limitar datos numéricos, decimales, enteros, fechas, horas, longitudes de texto y hasta crear listas específicas de valores permitidos.

¿Cómo se establece un rango de números enteros entre 0 y 10 en la validación de datos de Excel?

Para establecer un rango de números enteros entre 0 y 10, en la ventana de 'Validación de datos', se selecciona 'Entero', luego 'Es mayor que o igual a' y se introduce 0, y después 'Es menor que o igual a' y se introduce 10.

¿Qué es 'Omitir celdillas vacías' y cuándo se usa en la validación de datos?

La opción 'Omitir celdillas vacías' permite que una celda se mantenga vacía sin aplicar la regla de validación. Se usa cuando se desea permitir que algunas celdas se queden sin información sin generar un error de validación.

¿Cuáles son las tres opciones de mensajes de error en la validación de datos de Excel?

Las tres opciones de mensajes de error son: 'Stop', que es la más restrictiva y no permite ingresar datos incorrectos; 'Warning', que permite ingresar datos incorrectos pero con una advertencia; y 'Information', que simplemente informa sin restringir la entrada de datos.

¿Cómo se puede hacer una validación de datos para aceptar solo géneros específicos como 'masculino' y 'femenino'?

Para aceptar solo géneros específicos, en la ventana de 'Validación de datos', se selecciona 'Lista de elementos' y se introduce cada género separado por punto y coma, como 'masculino;femenino'.

¿Cómo se establece una validación de datos para fechas de vencimiento que no puedan ser anteriores a la fecha actual?

Para establecer una validación para fechas de vencimiento, se selecciona 'Fecha', luego 'Mayor o igual a' y se utiliza la función 'HOY()' para referirse a la fecha actual, asegurando que las fechas ingresadas no sean anteriores.

¿Cómo se puede limitar la longitud de texto en una celda a un rango específico de caracteres?

Para limitar la longitud de texto, en la ventana de 'Validación de datos', se selecciona 'Longitud de texto' y se establecen los límites de caracteres deseados, como 'Es mayor que o igual a 0' y 'Es menor que o igual a 90'.

¿Cómo se puede validar un correo electrónico en Excel para asegurarse de que tenga un formato correcto?

Para validar un correo electrónico, se puede utilizar una función personalizada que busque la presencia de un '@' y un '.' en la cadena de texto, asegurando que cumpla con el formato básico de un correo electrónico.

¿Por qué es útil la validación de datos en un formulario de solicitud de citas?

La validación de datos en un formulario de solicitud de citas es útil para garantizar que se ingresen datos correctos y completos, como un correo electrónico válido, lo que mejora la eficiencia y evita errores en el procesamiento de las solicitudes.

Outlines

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🎓 Introducción a la Validación de Datos

El video comienza saludando a los espectadores y presentando el tema del día: la validación de datos en Excel. Explica que esta herramienta es útil para limitar o restringir los datos que pueden ingresarse en Excel, como en el caso de un profesor que solo puede ingresar notas entre 0 y 10. Menciona que esta funcionalidad no está disponible en dispositivos móviles, solo en la versión de escritorio o en línea de Excel.

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📊 Cómo Configurar la Validación de Datos

Se detalla el proceso de configurar la validación de datos en Excel. Primero, se seleccionan las celdas a limitar, luego se va a la pestaña de 'Datos' y se selecciona 'Validación de datos'. Se explican las diferentes opciones disponibles como limitar a números enteros entre un rango específico, y la opción de permitir celdas vacías. También se habla sobre los mensajes de entrada y error que pueden configurarse para guiar a los usuarios y prevenir errores de ingreso de datos.

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⚠️ Tipos de Mensajes de Error en la Validación de Datos

Se describen los diferentes tipos de mensajes de error en la validación de datos: mensaje estricto que no permite datos incorrectos, advertencia que permite datos incorrectos tras una confirmación, y el mensaje de información que solo alerta al usuario. Se enfatiza cómo estos mensajes ayudan a mantener la integridad de los datos ingresados.

📋 Creación de Listas Desplegables

Se explica cómo crear listas desplegables para facilitar la entrada de datos consistentes. Este método es especialmente útil para campos como el género, donde hay múltiples formas de ingresar la misma información. Se describe el proceso de limitar las opciones de entrada a una lista predefinida y cómo esto puede mejorar la precisión de los datos y facilitar el análisis posterior.

📅 Validación de Fechas

Se muestra cómo validar fechas en Excel para asegurarse de que las fechas ingresadas sean posteriores a la fecha actual. Se detalla el uso de funciones como 'HOY()' para establecer dinámicamente la fecha límite y garantizar que los datos sean lógicos y relevantes. También se menciona cómo personalizar esta validación para necesidades específicas.

✉️ Validación de Correos Electrónicos

Se introduce la validación de correos electrónicos mediante una función personalizada. Se sugiere el uso de la función 'ENCONTRAR' para verificar que las direcciones de correo electrónico contengan una arroba y un punto, asegurando que los formatos sean correctos. Se menciona que habrá un video adicional explicando más detalladamente cómo implementar esta validación.

🎥 Conclusión y Próximos Pasos

El video concluye animando a los espectadores a suscribirse para recibir notificaciones sobre nuevos videos y cursos. Se reitera que el conocimiento debe ser accesible para todos y se agradece a los espectadores por su atención. Se menciona la disponibilidad de más de 24 cursos gratuitos en el canal.

Keywords

💡Validación de datos

La validación de datos es un proceso que asegura que los datos ingresados en una hoja de cálculo cumplen con ciertos criterios específicos. En el contexto del video, se usa para limitar o restringir las entradas que un profesor puede hacer, como notas entre 0 y 10, evitando así errores de digitación.

💡Excel de escritorio

Excel de escritorio se refiere a la versión de Microsoft Excel que se instala y se ejecuta en una computadora personal. El video menciona que las validaciones de datos no pueden ser creadas en la versión móvil de Excel, solo en la de escritorio o en la versión en línea.

💡Celdas

Las celdas son las unidades básicas de una hoja de cálculo en Excel donde se ingresan y almacenan datos. En el video, se explica cómo seleccionar celdas para aplicar validaciones de datos y restringir el tipo de información que se puede introducir en ellas.

💡Mensaje de error

El mensaje de error en Excel se muestra cuando se intenta ingresar datos que no cumplen con las reglas de validación establecidas. El video explica que hay diferentes tipos de mensajes de error, incluyendo los estrictos que no permiten la entrada incorrecta y las advertencias que solo alertan al usuario.

💡Lista de datos

Una lista de datos en Excel es una validación que permite al usuario elegir de una lista predefinida de opciones. El video describe cómo usar esta característica para estandarizar entradas como géneros o cargos en una base de datos, evitando errores de ortografía y variaciones.

💡Fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento se refiere a la fecha límite en la cual un producto o una oferta es válida. En el video, se explica cómo usar la validación de datos para asegurarse de que las fechas ingresadas no sean anteriores a la fecha actual, asegurando la vigencia de los datos.

💡Número entero

Un número entero es un número sin decimales. En el contexto del video, se usa para definir las validaciones de datos, como permitir solo números enteros entre 0 y 10 para las notas de los estudiantes, excluyendo cualquier entrada que no sea un número entero dentro de ese rango.

💡Decimales

Los decimales son números que incluyen una fracción después del punto decimal. El video menciona cómo las validaciones de datos pueden permitir decimales en ciertos contextos, como en notas que incluyen fracciones (por ejemplo, 6.8), proporcionando mayor precisión.

💡Función personalizada

Una función personalizada en Excel permite crear reglas de validación específicas usando fórmulas. En el video, se da el ejemplo de una validación de correo electrónico que requiere la presencia de un '@' y un punto, utilizando la función personalizada para asegurar que los correos electrónicos ingresados sean válidos.

💡Mensaje de entrada

El mensaje de entrada es una sugerencia o una nota que aparece cuando se selecciona una celda específica, indicando al usuario qué tipo de datos se espera que ingrese. El video muestra cómo configurar estos mensajes para guiar al usuario en la entrada correcta de datos, como indicar que solo se aceptan números enteros entre 0 y 10.

Highlights

Introducción sobre la importancia de la validación de datos en Excel.

Explicación sobre cómo un profesor solo puede ingresar notas entre 0 y 10.

Demostración de cómo seleccionar celdas y acceder a la opción de validación de datos en Excel.

Descripción de la configuración para limitar números enteros entre 0 y 10.

Explicación de la opción 'Omitir blancos' en la validación de datos.

Ejemplo de cómo Excel muestra un error si se intenta ingresar un número fuera del rango permitido.

Opciones para mensajes de entrada y mensajes de error en la validación de datos.

Discusión sobre los tres tipos de mensajes de error: estrictos, advertencia y notificación.

Cómo manejar decimales en la validación de datos.

Uso de listas para validar datos, como géneros y cargos.

Beneficios de usar listas para evitar errores ortográficos y asegurar la coherencia de los datos.

Validación de fechas para asegurar que las fechas de vencimiento sean posteriores a la fecha actual.

Configuración de validaciones personalizadas utilizando funciones como 'AHORA'.

Restricción de la longitud de texto en las celdas para nombres y otros campos.

Introducción a la validación de correos electrónicos usando funciones personalizadas como 'ENCONTRAR'.

Transcripts

hola muchachos espero que tengan un

excelente día les habla de dos tentado

muchachos el tema de hoy va a ser la

validación de datos es un tema muy

interesante y nos sirve para limitar o

restringir los datos que puedan ingresar

a excel por ejemplo un profesor solo

puede colocar en otras notas entre 0 y

10 pares de contar él no puede colocar

aquí una nota de 11 porque eso será un

error o mucho menos 100 o ser un error

garrafal o sea completo no me sirve esa

tabla cierto en estas entidades como

hacemos con docentes solo puede digitar

notas entre 0 y 10 bueno ahí está la

validación de datos

lastimosamente no podemos crear

validaciones de datos en el celular sólo

podemos hacerlo en excel de escritorio o

en la versión en línea es el mismo

principio y funciona exactamente igual

que lo que explicaré en este vídeo listo

bien muchachos cómo funcionan vean es

muy sencillo usted básicamente

seleccionar las celdas que quieren

limitar cierto vamos a la pestaña datos

y vamos al botoncito que dice validación

de datos

ahora el botón no a la flecha sin el

botoncito pare de contar en esta ventana

que me aparece que es exactamente la

misma que estaríamos viendo en la

versión en línea usando la misma estilo

pero sí los mismos datos que me va a

pedir listo exactamente lo mismo bien en

esta ventanita vamos a limitar los datos

por ejemplo tiene decimales listas fecha

hora longitud de texto no yo quiero un

número entero mira que son enteros no

tienen comas por ningún lado números

enteros y puedo manejar no está entre

igual mayor bueno entre por ejemplo 0 y

10 por ejemplo o números positivos

serían mayores que 0 números positivos

pero pues me podría escribir 100

entonces mejor entre 0 y 10 listo para

de contar la opción omitir blancos es

que si me deja la celda vacía pues no

aplique esta regla pero en este caso

dejémoslo así y debo aceptar por ejemplo

si el profesor quiere escribir 100 no me

lo va a permitir miren hay un error un

error número permite por más que lo

intenta no va a poder ver

a poder no va a poder digitar la lista

pero si me coloca un 8 claro que sí

porque está entre 0 y 10 si me coloca 10

también es posible porque está dentro

del rango excelente acabamos de hacer

una limitación de datos o una validación

de datos es fundamental ahora que más

opciones tenemos bueno seleccionemos los

datos validación de datos podemos elegir

el tipo de entrada el mensaje entrada

que aparece y el mensaje de error que es

el mensaje de entrada pues simplemente

como una sugerencia por ejemplo cuidado

solo números enteros entre 0 y 10 por

ejemplo si vamos a aceptar cuando el sub

y que una celda me aparece el mensaje de

entrada cuando se ubica en nada lección

de atur no aparece el mensaje entra

cierto a mí no me gusta siento que me

estorba este cartel pero bueno se puede

usar un mensaje de entrada como un tipo

digamos de mensaje diciendo que

limitación hay listo yo puedo

desactivarlo y no pasa nada mensaje de

error hay tres tipos de mensajes el

primero es el más el más estricto de

todos no me va a permitir ingresar datos

distintos

figuración que hicimos no lo va a

permitir mientras que los otros dos sí

me lo van a permitir por ejemplo

advertencia cuidado ingreso un número

incorrecto aceptar entonces él escribió

100 enter mil cuidado ingreso un número

incorrecto si le doy desea continuar si

él me lo permite si mientras que el

mensaje de advertencia no lo permite

luego usar automáticamente lo restringe

100 enter no reintentar 100 no lo deja

por lo cual excelente listo bien estos

son los tipos de mensajes ahora qué más

podemos hacer bueno en esta tabla hay un

error por ejemplo si un profesor coloca

68 no me lo va a permitir si osea no es

un error como tal la validación está

bien hecha pero sólo de números enteros

así que podemos hacer una validación de

datos pero que me permita números

decimales los decimales si aceptan comas

ahora si yo puedo colocar por ejemplo en

vez de 5 6,8

y ya lo permite vale aquí ya trabajamos

una validación correcta ahora las listas

que son las listas es lo más bonito

porque la mayoría ya llega con la

validación de datos por ejemplo tenemos

una base de datos de empleados y tenemos

unos géneros y unos cargos a ver en la

parte de género es uno de los mayores

problemas la digitación de datos porque

algunos escriben masculino otro de

escribir una m simplemente otros

escriben hombre cierto otros tienen

errores ortográficos o un hombre

pero o sea hay muchas formas de

escribirlo algunas incorrectas pero

muchas formas de escribir un mismo tipo

de género esto hace que cuando a guste

una estadística o un consolidado de

datos o una tabla dinámica pues me

arrojen varios resultados de un mismo

digamos en este caso género por lo cual

hagamos una validación de datos miren

seleccionó los datos validación de datos

para limitar con una lista de datos

masculino punto y coma femenino y si

quiere otro no nunca saben en la

actualidad cierto pero aquí ya están

sólo 3 tipos de datos a aceptar y

entonces él por ejemplo antonio

masculino maría es femenino francisco

digamos que es otro no pasa nada sí pero

entonces yo digo ah no es que juana es

otra pues porque le dio la secretaria o

secretario escribir esto otra no lo

permite mi hermano sólo ingrese los

datos de la tabla sólo los de la tabla o

sea otro y pare de contar listo así que

cuando hagamos una tabla dinámica en

género sólo habrán máximo tres tipos y

pare de contar ahora cabe resaltar yo

acá digite 1 2 y 3 en la ventana de

validación de datos sin embargo qué pasa

y son digamos 246 cargos o muchísimos

más qué pasa pues lo mismo vea

seleccionado yo quiero la validación de

datos validación de datos una lista y el

origen ya no voy a pensar a escribir uno

por uno sino simplemente voy a

seleccionar donde están los cargos y doy

a aceptar

ahora antonio qué es lo que un ingeniero

no tomaría que es una mecánica francisco

el secretario sino a contender y solo

van a poder elegir los datos que están

en la lista vale que se creó un nuevo

nuevo cargo a bueno entonces no coloque

una validación de datos que sea tan

restringida con alto sino con una

advertencia

listo entonces por ejemplo acá llegó el

gerente enter no está en la lista pero

es correcto lo escribió desea continuar

si el stock validación de datos correcta

vale muchachos bien continuemos fechas

como podemos validar las fechas las

fechas son interesantes en este caso

tenemos fechas de vencimiento aquí por

ejemplo para este caso fechas de

vencimiento sabemos o damos por hecho

que usted no va a escribir una fecha

anterior a hoy porque si no el producto

pues ya está vencido si es algo un

poquito lógico no bueno vamos a hacer

esa validación selecciono mis fechas

validación de datos y yo le digo por

ejemplo fecha que me deben escribir pues

una fecha mayor o igual mayor o igual es

permitido claro pueden escribir la fecha

de hoy que un producto que está en

promoción porque vence hoy claro que si

mayor o igual que pero como colocó aquí

la fecha de hoy así es que si yo veo a

colocar digamos que hoy estamos a 2 de

junio del 2023 no importa o sea mañana

ya no va a ser todo va a ser 3 entonces

cómo hago acá pues colocó una función la

función por ejemplo igual ahora ella me

va a arrojar la fecha de hoy o si quiero

hoy específicamente puedo hacer mayor

igual a hoy perdón indicando que la

fecha inicial va a ser la de hoy o sea

que todo lo que sea mayor o igual que

hoy y pare de contar esto debe funcionar

pero es más universal la función ahora

creo que todo mundo la conoce y si no

bien pueda devuelve aceptar y si yo

coloco por ejemplo una fecha anterior

por ejemplo el primero del primero del

2020 enter el medio votar un error

porque es una fecha anterior a hoy

cancelar si yo coloco una fecha por

ejemplo 0 1 0 1 del 2030 es una fecha

superior a hoy por lo cual me la va a

aceptar listo muchachos eso es una

validación de datos de fechas podemos

manejar básicamente lo mismo que los

números o sea entre no están entre igual

todo esto o también como usamos una

función no necesario que coloquemos

fecha podemos usar personalizada por

ejemplo una función personalizada de que

en mi celda cierto en este caso esta

celda sea mayor o igual

ahora si es exactamente lo mismo que

hicimos es exactamente lo mismo solo que

en modo personalizado con una función

algo más elaborado no es necesario para

eso está la función fecha sí indicando

que sea mayor ahora y ya es lo mismo

pero usted puede decidir cómo quiere

hacerla vale bien en este caso ya hemos

visto estas validaciones que son las más

básicas usted puede indicar por ejemplo

que el nombre validación de datos sólo

pueda tener una longitud de texto entre

0 y 30 caracteres por ejemplo usa un

nombre no puede superar los 30

caracteres que es muy pequeño puede ser

los 90 caracteres no creo que una

persona tenga un nombre mayor a 90 pero

si alguien no sé de la secretaria

secretario se queda dormido en el

teclado que no me acepte es a ese número

de texto tan grande que acaba de digitar

tengo una limitación entre 0 y 90 de

longitud de texto ahora funciona igual

fecha lista decimal todo esto lo hemos

explicado sólo faltaría personalizada

que sería lo que veríamos en la tarea

mire acá tengo pues básicamente lo mismo

que hemos visto para que ustedes lo

hagan es un formulario de solicitud de

citas obviamente sus improvisados esto

solo es un ejemplo pero aquí vamos a

tener una validación de tipo correo

electrónico que va a ser muy interesante

sí porque tenemos que usar la función

personalizada si les voy a dar una pista

tienen que usar la función encontrar

listo de esta forma con esta función

recuerde que funciona con igual y ahora

cierro paréntesis para que nos parece si

tiene que ir algo tienen que hallar la

manera de que me valí de que tenga una

arroba y un punto que todo correo

electrónico debe tener estos dos

parámetros y por eso lo coloco acá si no

saben cómo se resuelve no se preocupe yo

voy a hacer un vídeo que dejó en la

descripción del vídeo mostrando cómo se

soluciona esta tarea listo muchachos así

que bueno anímese enviar el vídeo todo

esto y nadie tiene porqué cobrarles por

esto y bueno recuerden que ante todo el

conocimiento es para todos si le gustó

el vídeo muchachos suscríbase recuerde

es gratis yo no cobro por suscribirse y

si van a recibir todas las

notificaciones de nuevos capítulos o

nuevos cursos son más de 24 cursos

muchachos recuerde que les hablan dos

tratados pero que tenga un excelente día

hasta luego muchachos