This Simple File Management System Changed My Life!
Summary
TLDREl video ofrece una visión detallada de cómo organizar y nombrar archivos de manera eficiente. Se discute la importancia de mantener una estructura de carpetas no más profunda de cinco niveles y tener hasta 99 carpetas en cada nivel. Se sugiere que los archivos se nombren incluyendo fechas o dejándolos para ordenar alfabéticamente, dependiendo del tipo de archivo. Se exploran varias estrategias, como la convención de nombres de fecha, el uso de características nativas del gestor de archivos y la creación de atajos para carpetas compartidas. Además, se destacan las ventajas de mantener una organización que balancee la forma y la función, y se aconseja no sobreoptimizar el sistema de gestión de archivos para evitar disminuir la productividad. Finalmente, se menciona el uso de productos de Oakywood para organizar el espacio físico, complementando la gestión de archivos digitales.
Takeaways
- 📂 Mantener una jerarquía de archivos con un máximo de cinco niveles y hasta 99 carpetas en cada nivel para evitar perderse.
- 🔢 Utilizar un sistema de numeración para las carpetas, con números más bajos para los accesos más frecuentes y el número 99 reservado para archivos archivados.
- 💼 Crear una carpeta 'Quick Share' para compartir selecciones de documentos confidenciales sin crear duplicados o comprometer la seguridad.
- 📁 Utilizar nombres de carpetas y documentos que incluyan fechas o se ordenen alfabéticamente para facilitar la búsqueda.
- 📅 Aplicar una convención de nombres de fecha dependiendo del tipo de archivo, utilizando años o trimestres para archivos menos específicos y meses y días para documentos más detallados.
- 🔍 Incluir palabras clave en los nombres de archivos y carpetas para mejorar la búsqueda, como 'doc', 'meeting notes', 'working trix', 'briefing slides' y 'form'.
- 🌿 Priorizar la organización de la información por el lugar donde se usará en lugar de donde se encontró originalmente.
- 🔎 Aprovechar las funciones nativas del administrador de archivos, como operadores de búsqueda y filtros, para encontrar archivos rápidamente.
- 🔗 Agregar palabras clave a archivos o carpetas en el campo de descripción para facilitar su búsqueda sin necesidad de renombrarlos.
- ⭐️ Marcar o flagear carpetas prioritarias que se usan diariamente, son importantes para el acceso rápido en el móvil y mantener un número limitado de elementos destacados.
- 🔄 Crear atajos para archivos compartidos en lugar de copiarlos o ignorarlos, lo que permite organizarlos bajo tu propio sistema de gestión de archivos sin alterar la ubicación original.
Q & A
¿Cuál es la máxima profundidad de carpetas que se recomienda para una estructura de archivos eficiente?
-La máxima profundidad recomendada es de cinco niveles, con hasta 99 carpetas en cada nivel.
¿Por qué se reserva la número 99 para la carpeta de archivo?
-El número 99 siempre está reservado para una carpeta de archivo porque es el último número en la secuencia y se utiliza para archivar archivos obsoletos o inactivos.
¿Cómo funciona la carpeta de 'Quick Share' en el nivel cero?
-La carpeta 'Quick Share' es una carpeta temporal que se utiliza para guardar y compartir archivos o secciones específicas de archivos con colegas sin necesidad de crear un duplicado o exponer información confidencial.
¿Cómo se nombra generalmente a las carpetas y documentos para facilitar la búsqueda?
-Las carpetas y documentos se nombran incluyendo una fecha o dejándolos para ordenarse alfabéticamente. Por ejemplo, se puede usar '2025 presupuesto' o '2025-Mayo presentación mensual'.
¿Qué convención de nombres es útil para archivos que se van a buscar con frecuencia?
-Incluir solo un año o un trimestre hace que un archivo sea más buscable, facilitando la localización de documentos específicos.
¿Cómo se puede mejorar la organización de archivos en Google Drive utilizando características nativas?
-Se pueden usar operadores de búsqueda como 'type:presentation' para encontrar archivos de Google Slides rápidamente o usar las opciones de filtrado para reducir los resultados de búsqueda.
¿Qué es una técnica útil para organizar información de manera que sea fácil de encontrar y usar?
-Organizar la información por donde se va a usar y no por donde se encontró originalmente. Por ejemplo, mantener las notas de las reuniones dentro de la carpeta del proyecto correspondiente.
¿Cuáles son algunos atajos de teclado útiles en Google Drive?
-P y N son dos atajos de teclado útiles en Google Drive; P para previsualizar un archivo sin abrirlo y N para renombrar el archivo.
¿Cómo se puede marcar una carpeta o archivo como prioritario en la mayoría de las plataformas?
-Se puede marcar o estrellar una carpeta o archivo para tener acceso rápido desde la barra lateral. Para ser estrellado, un archivo debe pasar tres pruebas: ser usado diariamente, ser fácil de acceder desde el teléfono y tener un límite de 5 archivos estrellados a la vez.
¿Qué acciones se deben tomar cuando se recibe un archivo compartido en una plataforma de almacenamiento en la nube?
-Las tres acciones posibles son: hacer una copia del archivo, agregar un atajo al archivo original o no hacer nada, dependiendo de la importancia y el uso que se le va a dar al archivo.
¿Por qué se recomienda crear un atajo en lugar de una copia o no hacer nada con un archivo compartido?
-Crear un atajo permite organizar el archivo bajo tu propio sistema de gestión de archivos sin mover el documento de su ubicación original, lo que es útil para mantener la estructura de archivos de ambas partes.
Outlines
📂 Sistema de Organización de Archivos: Balance entre Estilo y Función
El primer párrafo aborda la evolución en la gestión de archivos del hablante, desde un enfoque desordenado hasta la adopción del Sistema Johnny Decimal, pasando por un equilibrio entre la organización y la facilidad de búsqueda de la información. Se describe un marco sencillo para organizar y nombrar archivos, incluyendo una estructura de cinco niveles máximo con hasta 99 carpetas en cada nivel. Se destaca la importancia de la numeración y la ubicación de carpetas y archivos para optimizar la eficiencia. Además, se mencionan técnicas para nombrar carpetas y documentos, como incluir fechas o ordenarlos alfabéticamente. Se habla de la utilidad de la carpeta 'Quick Share' para compartir archivos específicos sin comprometer la seguridad de la información confidencial. Finalmente, se menciona la promoción de productos de Oakywood para organizar el espacio físico, destacando su compromiso con la sostenibilidad.
🔍 Consejos Avanzados de Gestión de Archivos para Mayor Productividad
El segundo párrafo se enfoca en cinco consejos para una gestión de archivos más eficiente. En primer lugar, se recomienda organizar la información según el lugar de uso y no el de origen, como se muestra con el ejemplo de las notas de reuniones de proyectos. En segundo lugar, se aboga por utilizar las funciones nativas del administrador de archivos, como los operadores de búsqueda en Google Drive. Se sugiere utilizar atajos de teclado y detalles para mejorar la productividad. En tercer lugar, se habla de la importancia de marcar o flagear carpetas prioritarias, estableciendo un límite en el número de archivos destacados. En cuarto lugar, se aconseja crear atajos para archivos compartidos en lugar de copiarlos o hacer nada, lo que permite mantener la organización sin afectar la estructura original. Se discute la importancia de no sobre-optimizar el sistema de gestión de archivos, ya que puede disminuir la productividad, y se enfatiza la coherencia en el sistema y la convención de nomenclatura elegidos.
Mindmap
Keywords
💡Organización de archivos
💡Johnny Decimal
💡Estructura de carpetas
💡Archivos
💡Nomenclatura de fechas
💡Alfabetización de archivos
💡Palabras clave
💡Archivos compartidos
💡Administrador de archivos
💡Atajos
💡Priorización de archivos
Highlights
作者分享了他们如何从混乱的文件管理方式转变为一个健康平衡的系统,既注重形式上的整洁,也注重功能上如何快速查找信息。
提出了一个简单的文件组织和命名框架,包括限制文件夹层级和每个层级文件夹的数量。
介绍了作者个人在Google Drive中的文件层级结构,包括不同层级的文件夹名称和用途。
解释了为什么作者将文件夹数量限制为99个,以及如何使用数字和字母来组织文件夹。
描述了作者如何使用'Quick Share'文件夹来共享文件,同时保持原始文件夹的整洁。
提到了作者如何利用数字和日期来命名文件夹和文档,以提高搜索效率。
强调了命名约定的一致性,以便文档尽可能易于搜索。
介绍了使用产品如Oakywood的MagSafe系列来整理物理空间,以及这些产品的特点。
提出了第一个文件管理技巧:根据使用场景而不是发现地点来组织信息。
第二个技巧是利用文件管理器的原生功能,如Google Drive的搜索运算符和过滤器。
对于Mac用户,推荐使用Alfred或Raycast来提高文件管理效率。
提供了在Google Drive中使用键盘快捷键的技巧,如预览文件和重命名文件。
第四个技巧是无情地优先考虑哪些文件夹要加星标或标记。
第五个技巧是知道何时创建快捷方式,以便在不改变原始文件位置的情况下进行个性化组织。
强调了不要过度优化文件管理系统,因为这会导致生产力下降。
建议选择一个系统和一个命名约定,并坚持使用,以保持一致性。
如果喜欢这些技巧,可能会对作者关于工作生产力的另一个视频感兴趣。
Transcripts
when I first entered the workforce this
is how my file management looked like
and since then I've tried everything
from bro it doesn't matter if it's messy
just search for it man all the way to
have you heard of the Johnny Decimal
System okay so first you just need to
memorize this totally not complicated
numbering structure and then you have to
Define your categories and wait where
are you going and I found the correct
answer to be a healthy balance between
form how neatly organized everything is
and function how to name your files so
you can quickly search for the
information you're looking for so in
this video we'll first go over the
simple framework I use to organize and
name my files then dive into five
specific file management tips that I
found to be absolute game changers let's
get started from a file hierarchy
standpoint I limit the number of folder
levels to a maximum of five meaning the
sixth level can only be files and
documents no more folders but each level
can have up to 99 folders so five levels
deep 99 folders wide for example this is
what I see at level zero in my Google
Drive we'll go over why I chose these in
a bit this is level one level two level
three
level four and level five and files
obviously you don't need to have five
levels but more than five we tend to
just get lost the reason each level can
have up to 99 folders is simply because
of the numbering zero one all the way to
99 but as you can see I rarely go above
zero nine the folders I access most
frequently have lower numbers zero one
zero two zero three because they're
closer to the top right and 99 is always
reserved for an archive folder I throw
outdated or inactive files into coming
back up to level zero the zero one
folder has all my personal stuff zero
two work related zero three our
documents are reference on a regular
basis for example a gym membership card
I plot on my phone or templates I use
every single week the zero four quick
share folder is something I came up with
myself and it works like this let's say
I have a planning deck with confidential
information meant only for myself but a
colleague needs a few slides from the
same deck instead of creating a new file
copy pasting the slides over and then
sharing what I would do is simply select
the slide my colleague needs file make a
copy selected slides and save this new
file in the zero four quick share folder
before sharing it with my colleague so
basically zero four Quick Share is a
temporary catch-all folder this way the
confidential slides are kept safe the
original folder is not cluttered with a
duplicate and I don't have to constantly
annoy my colleague to make a copy so I
can delete the duplicate because it's
already organized in my quick share
folder I have a backups folder at level
0 making it super convenient for me to
drag and drop files I know I should back
up on a regular basis and last but not
least the 99 archive folder files are
probably never use again but I just
can't bring myself to delete moving on
to how I name folders and documents
there are two ways I go about this I
either include a date or leave it to be
sorted alphabetically going right into
date naming examples for some documents
the year is enough 2025 budget
spreadsheet if you want to be more
specific we can add a quarter 2025 q1
qbr quarterly Business Review while more
level down add a month 2025 May monthly
presentation with director and the most
granular
2025-0505 inbox zero training for the
sales team as you can see the date
naming convention depends on the type of
file as a rule of thumb including just a
year or a quarter makes a file more
searchable I think we talked about it in
the Q3 presentation let me quickly
search for it versus the more granular
you go with the month and date the more
you need to know where the parent folder
is so you can find the specific file for
example I run a lot of workshops and
although I don't remember the date for
each one I know they're all within my
Jeff's sharings folder another example
is for invoices and receipts you're not
going to search for an individual one
but you should know exactly where they
are for all folders and files that are
not time related and are equally
important so no zero one zero two zero
three I leave them to be sorted
alphabetically but the rule is to be
consistent in your naming so the
documents are as searchable as possible
for example most of my files have one of
the following keywords doc meeting notes
working trix briefing slides and form
so 90% of the time if I put the project
name and one of the keywords I end up
finding the exact file a viewer of mine
Matthew he's awesome has a slightly more
complicated naming convention but it
works for him because he follows the
same structure for all his files he
knows PM represents a file type 01
stands for the main file and if this
were 04 it would mean it's a
presentation file so there's no right or
wrong way to do this as we declutter our
digital space I also want to talk about
the products I've been using from Oakywood
to declutter my physical space they
are sponsoring this video but I would
have talked about them anyways mainly
thanks to their latest MagSafe lineup I
absolutely love their Shelf Mount I have
two because you can basically clip them
on anywhere with an edge and hide the
cables underneath the surface I have one
right by the front door along with the
Apple watch stand so super convenient
obviously and I have one right on my
desk so I can have my phone close by
without it taking up desk space it also
doesn't hurt that all their products are
FSC certified meaning the wood is
sourced from sustainably managed forests
and it guarantees that no other
materials are getting accidentally mixed
into the final product but for now back
to the digital world the first and most
game-changing file management tip comes
from David Allen organized information
by where you will use it not by where
you found it for example if you own
multiple projects at work you should not
have a separate folder for all your
project meeting notes even though it
looks super nice and tidy instead you
should have the project A meeting notes
document within the project A folder
itself because that's where you're most
likely to use it you open the project
folder and all related documents are
inside right and second this makes it
super easy for you to share the entire
project folder with someone else file
organization tip number two make use of
a file manager's native features for
Google Drive this means I can use search
operators like type presentation to
quickly search for Google slide files or
if that's not your thing perform a basic
search then use the filter chips down
here to quickly narrow your search
results Pro tip to quickly find a file
you know was shared with you go to the
shared with me tab and under the people chip
input the owner's name or email because
we generally remember the person who
shared the file with us for Mac users I
highly recommend installing Alfred or
raycast they're both free I have an
entire tutorial on how to use Alfred for
Windows users I've never tried these but
I heard everything listery and walks are
all great file management apps sticking
with Google drive though tip number
three is attaching a keyword to a file
or folder for example someone shared
this folder with me so I can't change a
name to whatever I want but I can press
D to bring up the details tab scroll all
the way down and add a keyword in the
description field here now if I search
for this keyword gradempower
only a few results show up if I research
for Empower which is part of the name of
the folder a lot more results show up
thumbs up if you didn't know this before
Pro tip number one I love keyboard
shortcuts and the two I use the most in
Google Drive is P to preview a file
without opening it and N to rename the
file instead of right click rename Pro
tip number two Mac users can bring up
the details view for file or folder by
pressing command I and you can add a
keyword in the comments field here and
now you can search for it directly using
Alfred raycast or Spotlight I'm sure
there's something similar for Windows as
well Windows users let me know in the
comments file management tip number four
ruthlessly prioritize which folders to
star or flag for all platforms there's a
way for you to Star file so you can
access it quickly from the sidebar in
order for a file to make it on here it's
Gotta pass three tests first I need to
use it every single day second is
something I need to quickly access on my
phone since there's a start tab there as
well and third I can only have 5 5 Star
files maximum at any given time because
if everything is starred nothing to starred
file organization tip number five know
when to create a shortcut whenever a
follow folder is shared with you on a
cloud storage platform like so you
should immediately take one of three
actions make a copy add a shortcut to
the original file or do nothing doing
nothing is the most common action to
take if the file is just a one-off
request you go into the file and put
something for your colleague then forget
about it you make a copy of the file if
you either want to use it as a template
or to reference it in the future but you
have to remember all new edits made to
the original file will not show in your
copy which brings us to the action we
should all take more often add a
shortcut to illustrate imagine your
manager creates a one-on-one meeting
notes document and shares access with
you you want to immediately create a
shortcut because this allows you to
organize a file any way you want under
your own file management system without
moving the document from its own
original location your manager has
organized it their way you have it your
way and the arrow icon here makes it
clear that this is a shortcut as you can
see there is no perfect file management
system but two things I can confidently
leave you with first over optimizing
leads to decrease productivity so don't
overthink it second pick one system one
naming convention and stick to it if you
enjoyed these tips you might like this
video on my top productivity tips for
work see you on the next video in the
meantime
have a great one
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