Cómo organizar EVENTOS exitosos! 💪🏻 💪🏻 💪🏻

Gonzalo Collarte

27 Jun 201711:01

Summary

TLDREste video ofrece valiosos consejos para la producción de eventos exitosos, destacando la importancia de definir el concepto y los objetivos del evento. Se aborda la selección del local, la convocatoria, la promoción y la creación de un cronograma detallado. Además, se enfatiza la necesidad de mantener una comunicación constante durante la ejecución del evento y de evaluar los resultados después de finalizar. La atención a los detalles es clave para garantizar una experiencia memorable para los asistentes y se invita a los espectadores a seguir aprendiendo sobre marketing a través del canal del presentador.

Takeaways

🎯 Define el concepto y los objetivos del evento, considerando el tipo de evento y el público objetivo.
📅 Asegúrate de estimar la asistencia potencial para seleccionar un lugar adecuado.
🏢 Confirma la fecha y el local antes de comenzar la promoción del evento.
💰 Busca posibles patrocinadores que puedan apoyar financieramente el evento.
🎟️ Decide si el evento será gratuito o de pago y elige las plataformas de venta de entradas.
🗓️ Crea un cronograma de producción con reuniones y plazos importantes.
📣 Promociona el evento utilizando los canales adecuados para tu audiencia, ya sean masivos o nichos.
📝 Enfócate en el contenido y la experiencia del asistente, asegurando que los oradores y artistas estén bien preparados.
🎤 Realiza ensayos para asegurar que todos conozcan sus roles y la agenda del evento.
🔍 Evalúa los resultados del evento tras su finalización y recopila feedback para futuras mejoras.

Q & A

¿Cuál es el primer paso para producir un evento exitoso?
-El primer paso es definir el concepto y los objetivos del evento, preguntándote qué tipo de evento es, por qué lo estás realizando y quién es tu público objetivo.
¿Qué factores se deben considerar al seleccionar el lugar del evento?
-Se debe considerar la escala del evento, el número de asistentes esperado y la posibilidad de organizarlo tú mismo o necesitar ayuda de una productora.
¿Por qué es importante asegurar y pagar el local con anticipación?
-Asegurar y pagar el local permite comenzar la promoción del evento y evitar inconvenientes que puedan surgir por la falta de un lugar reservado.
¿Qué tipo de estrategia de venta de entradas se recomienda?
-Se debe decidir si el evento será gratuito o con costo, y elegir los canales de venta, como venta en línea o en puntos físicos.
¿Cuál es la función de un cronograma de producción?
-El cronograma de producción detalla las fechas importantes y las reuniones necesarias con el equipo y proveedores, asegurando que todo esté organizado y a tiempo.
¿Cómo se debe abordar la promoción de un evento?
-La promoción debe ser acorde al tipo de evento, utilizando medios masivos para eventos grandes y medios especializados para eventos más pequeños y de nicho.
¿Qué elementos son cruciales para la agenda del evento?
-La agenda debe incluir detalles minuciosos de cada actividad, desde la llegada de proveedores hasta el registro de invitados, asegurando un flujo ordenado del evento.
¿Qué se debe considerar respecto a los oradores y su presentación?
-Es importante coordinar las necesidades especiales de los oradores, incluyendo la preparación de sus materiales, presentaciones y dinámicas durante el evento.
¿Qué hacer en caso de imprevistos durante el evento?
-Es crucial mantener una comunicación constante con el equipo para manejar cualquier situación inesperada de manera rápida y efectiva, sin afectar la experiencia del asistente.
¿Por qué es importante la evaluación post-evento?
-La evaluación permite medir si se alcanzaron los objetivos establecidos y recopilar retroalimentación que ayude a mejorar futuros eventos mediante métricas y encuestas de satisfacción.