Tema 2 Procesos de inicio de la certificación PMP

Unidad de Innovación UMU

21 Sept 201605:13

Summary

TLDREste vídeo presenta los procesos del grupo de inicio en el ámbito de la gestión de proyectos. Se explica la importancia del Acta de Constitución, que es un documento crucial redactado por el patrocinador y que autoriza el inicio del proyecto. Se discuten las entradas necesarias, como los activos de la organización, los factores ambientales y el enunciado del trabajo. Además, se abordan técnicas como el juicio de expertos y la facilitación para desarrollar el Acta y identificar a los interesados en el proyecto. Se destaca la importancia de la planificación iterativa y la creación del Plan de Dirección del Proyecto, que integra diversos planes de áreas de conocimiento.

Takeaways

📜 El primer proceso de la fase de inicio es el Acta de Constitución del Proyecto, que es crucial para iniciar formalmente el proyecto.
🏢 Los activos de la organización, como bases de datos y procedimientos, son importantes para el desarrollo del proyecto.
🌐 Los factores ambientales externos, como la cultura de la empresa o el mercado, pueden afectar el proyecto.
📝 El enunciado del trabajo captura los objetivos principales del proyecto y la descripción de los productos o servicios finales.
💼 El caso de negocio justifica el proyecto desde una perspectiva comercial, que puede incluir demanda de mercado, cambios tecnológicos, requisitos legales o necesidades comerciales.
🖋️ El Acta de Constitución es redactada por el patrocinador y establece la autoridad de la dirección del proyecto para gestionar recursos.
🤝 Se utilizan técnicas como el juicio de expertos y la facilitación para elaborar el Acta de Constitución y otros documentos.
👥 Identificar a los interesados es esencial para comprender quiénes pueden verse afectados o influir en el proyecto.
📊 La matriz de poder e interés es una herramienta utilizada para analizar y clasificar a los interesados según su importancia y capacidad de influencia.
📈 El desarrollo del plan de dirección del proyecto es un proceso iterativo que involucra múltiples áreas de conocimiento y requiere la integración de diversos planes.

Q & A

¿Cuáles son los procesos del grupo de inicio en un proyecto?
-Los procesos del grupo de inicio incluyen la presentación del proyecto, la explicación de los procesos de planificación y la identificación de los interesados.
¿Qué es el Acta de Constitución del proyecto y qué importancia tiene?
-El Acta de Constitución es uno de los documentos más importantes en un proyecto, redactado por el patrocinador, que autoriza formalmente el comienzo del proyecto y establece la autoridad de la dirección para dirigir y gestionar los recursos.
¿Cuáles son las entradas necesarias para desarrollar el Acta de Constitución del proyecto?
-Las entradas incluyen los activos de los procesos de la organización, los factores ambientales, el enunciado del trabajo y el caso de negocio, así como cualquier contrato relacionado con el proyecto.
¿Qué técnicas se utilizan para crear el Acta de Constitución del proyecto?
-Se utilizan técnicas como el juicio de expertos y las técnicas de facilitación, como reuniones, tormentas de ideas y técnicas de resolución de conflictos.
¿Qué es el proceso de identificar a los interesados en un proyecto?
-Es el proceso de revisar los activos de la organización y los documentos relevantes, como el Acta de Constitución y los documentos de adquisición, para determinar a todas las personas cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto.
¿Cómo se realiza el análisis de los interesados en un proyecto?
-El análisis se realiza siguiendo tres pasos: identificar a los interesados, clasificarlos según su importancia, autoridad e impacto, y analizar cómo podrían reaccionar e influir en el proyecto.
¿Qué es una matriz de poder e interés y cómo se relaciona con el análisis de los interesados?
-Una matriz de poder e interés es una herramienta utilizada para visualizar y evaluar la influencia y el nivel de interés de los distintos interesados en un proyecto, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
¿Qué es el plan para la dirección del proyecto y cómo se relaciona con los procesos de planificación?
-El plan para la dirección del proyecto es un documento que integra los diferentes planes de las distintas áreas de conocimiento y guía cómo se planificará, ejecutará, monitorizará y cerrará el proyecto.
¿Cuáles son las herramientas utilizadas en el desarrollo del plan para la dirección del proyecto?
-Las herramientas incluyen el juicio de expertos, técnicas de facilitación y la revisión de documentos previamente generados como el Acta de Constitución y los resultados de otros procesos de planificación.
¿Cómo se asegura la coherencia entre el plan de dirección del proyecto y el plan de dirección de un programa si el proyecto es parte de uno?
-Se debe desarrollar un plan de dirección del proyecto que se alinea con el plan de dirección del programa, asegurando que los objetivos y estrategias sean coherentes a lo largo de todas las iniciativas.

Outlines

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📝 Proceso de Inicio del Proyecto

Este primer párrafo aborda la introducción y explicación de los procesos de inicio del grupo de procesos de planificación. Se describe el acto de constitución del proyecto como el primer proceso, que es esencial para el desarrollo del proyecto. Se mencionan las entradas necesarias para este proceso, como los activos de los procesos de la organización, los factores ambientales, el enunciado del trabajo, los objetivos del proyecto, la descripción de los productos o servicios y el caso de negocio. Además, se destaca la importancia del acto de constitución como documento que autoriza formalmente el comienzo del proyecto, establece la figura de la dirección y define su autoridad para gestionar los recursos. Se sugiere que el cargo de la dirección se asigne en este momento y se recomienda el uso de técnicas como el juicio de expertos y las técnicas de facilitación para elaborar el acto de constitución. También se menciona el proceso de identificar a los interesados, que incluye a todas las personas cuyo interés puede verse afectado por el proyecto o que pueden influir en él, utilizando activos de la organización, el acto de constitución y el documento de adquisición. Se describen las herramientas y técnicas para llevar a cabo este análisis, como las reuniones, el juicio de expertos y la matriz de poder e interés.

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📈 Planificación del Proyecto

El segundo párrafo se centra en el proceso de desarrollo del plan para la dirección del proyecto, que es un proceso iterativo y relacionado con todas las áreas de conocimiento. Se mencionan las herramientas utilizadas, como el juicio de expertos y las técnicas de facilitación, y las entradas necesarias, como el acto de constitución y las salidas de otros procesos de planificación. La salida principal de este proceso es el plan de dirección del proyecto, que integra diferentes planes de áreas de conocimiento como el plan de gestión del tiempo, la calidad, el alcance, el presupuesto, etc. Se enfatiza la importancia de que los proyectos que formen parte de un programa desarrollen un plan de dirección coherente con el plan de dirección del programa. El vídeo promete explorar en futuras entregas los distintos planes que forman parte del plan de dirección del proyecto y cómo se elaboran.

Mindmap

Keywords

💡Acta de constitución

La 'Acta de constitución' es un documento crucial en la iniciación de un proyecto, que formalmente autoriza su comienzo. En el guion, se menciona que es redactada por el patrocinador y firmada para reconocer la figura de la dirección del proyecto, estableciendo su autoridad para dirigir y gestionar los recursos. Este documento es un ejemplo de la importancia de la planificación y la organización en el inicio de un proyecto.

💡Activos de los procesos de la organización

Los 'Activos de los procesos de la organización' son las bases de datos, procedimientos y herramientas que ya existen en la organización y que se utilizan para desarrollar el proyecto. En el video, se enfatiza la importancia de estos activos para el éxito del proyecto, ya que proporcionan la infraestructura y los recursos necesarios para su ejecución.

💡Factores ambientales

Los 'Factores ambientales' son elementos externos que pueden afectar al proyecto, como la cultura de la empresa, la evolución del mercado o cambios legales. El guion destaca cómo estos factores pueden influir en la planificación y ejecución del proyecto, subrayando la necesidad de tenerlos en cuenta desde el inicio.

💡Enunciado del trabajo

El 'Enunciado del trabajo' es un componente clave que recoge los principales objetivos del proyecto y una descripción de los productos o servicios que se espera obtener al final. En el video, se indica que es una entrada importante para el proceso de planificación, ya que proporciona la dirección y el alcance que se perseguirán.

💡Caso de negocio

El 'Caso de negocio' es la justificación comercial o estratégica detrás del proyecto, que puede incluir una demanda del mercado, un cambio tecnológico, un requisito legal o una necesidad comercial. En el guion, se menciona que este caso es fundamental para entender la relevancia y la viabilidad del proyecto.

💡Identificar a los interesados

La identificación de los 'interesados' es un proceso esencial en la fase de inicio de un proyecto, donde se identifican todas las personas cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto. El guion describe este proceso como una forma de asegurar que se tomen en cuenta todas las perspectivas relevantes y se gestionen adecuadamente las expectativas y las relaciones.

💡Análisis de los interesados

El 'Análisis de los interesados' es una técnica utilizada para recoger y analizar sistemáticamente la información sobre los interesados en un proyecto. El guion describe este análisis como un paso crucial para determinar cómo estas personas pueden influir en el proyecto, lo que ayuda a planificar estrategias de comunicación y gestión de stakeholders.

💡Matriz de poder e interés

La 'Matriz de poder e interés' es una herramienta mencionada en el guion para clasificar y analizar a los interesados según su importancia, autoridad y su impacto en el proyecto. Esta matriz es útil para priorizar las relaciones con los stakeholders y diseñar estrategias de gestión efectivas.

💡Plan para la dirección del proyecto

El 'Plan para la dirección del proyecto' es el resultado de la fase de planificación y está integrado por diferentes planes de áreas de conocimiento, como el plan de gestión del tiempo, la calidad, el alcance y el presupuesto. El guion destaca cómo este plan es esencial para guiar la ejecución, supervisión y cierre del proyecto, asegurando que se manejen los aspectos críticos de manera coherente.

💡Áreas de conocimiento

Las 'Áreas de conocimiento' son categorías que definen los diferentes aspectos que deben ser gestionados en un proyecto, como el tiempo, la calidad, el alcance y el presupuesto. El guion menciona que el plan para la dirección del proyecto está relacionado con todas estas áreas, resaltando la importancia de una gestión integrada y holística del proyecto.

Highlights

Presentación y explicación de los procesos del grupo de procesos de inicio.

Explicación del primer proceso de planificación: el acta de constitución del proyecto.

Importancia de los activos de los procesos de la organización en el desarrollo del proyecto.

Influencia de los factores ambientales externos en el proyecto.

El enunciado del trabajo como entrada del proceso, incluyendo objetivos y descripción de productos o servicios.

La justificación del proyecto a través del caso de negocio.

Consideración del contrato firmado en la entrada del proceso.

El acta de Constitución como documento importante y su redacción por el patrocinador.

Autorización formal del comienzo del proyecto y reconocimiento de la dirección del proyecto.

Asignación del cargo de la dirección del proyecto antes de la fase de planificación.

Elementos a tener en cuenta en el acta de constitución: patrocinador, dirección, requisitos, objetivos y presupuesto.

Técnicas utilizadas para crear el acta de constitución: juicio de expertos y técnicas de facilitación.

Proceso de identificar a los interesados y su importancia en el proyecto.

Revisión de activos de la organización y documentos para identificar a los interesados.

Análisis de los interesados: identificación, clasificación y análisis de reacciones e influencias.

Ejemplo de una matriz de poder e interés para analizar a los interesados.

Inicio de los procesos de planificación con el desarrollo del plan para la dirección del proyecto.

Relación del plan de dirección del proyecto con todas las áreas de conocimiento y la necesidad de iteraciones.

Herramientas utilizadas en la planificación: juicio de expertos y técnicas de facilitación.

Entradas para desarrollar el plan de dirección del proyecto: acta de constitución y salidas de otros procesos de planificación.

Integración del plan de dirección del proyecto con planes de diferentes áreas de conocimiento.

Coherencia del plan de dirección del proyecto con el plan de dirección del programa en el caso de proyectos dentro de un programa.