What is a Work Breakdown Structure - WBS? PM in Under 5

Summary

La estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta esencial en la gestión de proyectos que desglosa el trabajo en una estructura jerárquica. Se inicia dividiendo el proyecto en bloques sustanciales, que luego se desglosan en componentes principales y finalmente en tareas individuales. Se representa mediante un sistema de numeración para facilitar la comprensión en proyectos grandes. Es crucial desarrollar la WBS antes de abordar las dependencias y la secuencia de tareas, lo que permitirá crear el diagrama de Gantt. Se recomienda usar software de gestión de proyectos para proyectos grandes y rigurosos. Una buena WBS debe ser MECE (mutuamente exclusivo y completamente exhaustivo) y abarcar todas las actividades del proyecto, incluyendo la gestión. La elección entre el enfoque del Reino Unido, que se centra en actividades, y el de EE. UU., que se centra en entregables, dependerá de las preferencias del proyecto, pero es importante mantener consistencia.

Takeaways

• 📚 Un Work Breakdown Structure (WBS) es una herramienta que desglosa el trabajo en una estructura organizada.
• 🔍 El WBS articula el alcance del proyecto de manera estructurada, partiendo del proyecto completo hasta llegar a tareas individuales.
• 📊 Se recomienda desarrollar el WBS antes de considerar dependencias y secuencias para crear un diagrama de red o Gantt.
• 💡 Para proyectos pequeños, un procesador de texto como Microsoft Word puede ser útil para crear un WBS.
• 💻 En proyectos más grandes, se puede utilizar software de gestión de proyectos como Microsoft Project para capturar y numerar actividades.
• 🔑 Un buen WBS debe ser MECE (Mutually Exclusive, Completely Exhaustive), es decir, sin solapamientos y abarcando todo el trabajo del proyecto.
• 👀 No olvidar incluir las actividades de gestión de proyecto en el WBS para asegurar que se tengan en cuenta en el presupuesto y la asignación de recursos.
• 🗣️ Existe una diferencia entre el enfoque del WBS en el Reino Unido, que se centra en actividades, y en los Estados Unidos, que se centra en entregables.
• 🌐 Aunque ambos enfoques pueden dar buenos resultados, se prefiere el enfoque del Reino Unido ya que el WBS se centra en el trabajo en sí.
• 👍 Adoptar un enfoque y no mezclarlos es clave para evitar confusión y asegurar la efectividad del WBS.

Q & A

¿Qué es una estructura de desglose de trabajo (WBS)?

La estructura de desglose de trabajo (WBS) es una herramienta que desglosa el trabajo de un proyecto en una estructura organizada, partiendo desde el proyecto completo hasta llegar a tareas individuales reconocibles por los responsables de ejecutarlas.

¿Cómo se representa una WBS en una pantalla?

La representación en pantalla de una WBS puede ser útil para comprenderla, pero no es práctica para proyectos grandes, ya que rápidamente se vuelve inmanejable. En su lugar, se utiliza un sistema de numeración principal y subnumeración para actividades derivadas.

¿Cuál es el orden correcto para planificar un proyecto según la WBS?

El orden adecuado es desarrollar la WBS antes de considerar las dependencias y secuencias, lo que luego te dará tu diagrama de red y tiempos de duración para cada tarea, permitiendo crear un diagrama de Gantt.

¿Cómo se puede crear una WBS simple para un proyecto pequeño?

Para proyectos pequeños, se puede utilizar un procesador de texto como Microsoft Word para crear una WBS simple.

¿Qué tipo de software se recomienda para proyectos más grandes y rigurosos?

Para proyectos más grandes y rigurosos, se recomienda utilizar software de gestión de proyectos que permita capturar cada actividad, asignarles números de referencia únicos y crear la WBS como paso preliminar para producir el diagrama de red, la ruta crítica y el diagrama de Gantt. Herramientas como Microsoft Project están diseñadas para esto.

¿Qué significa NMCE en el contexto de una WBS y por qué es importante?

NMCE significa 'Mutuamente Exclusivo y Completamente Exhaustivo'. Es importante porque cada tarea debe ser claramente distinta de otras tareas sin superposición, y todo lo que se necesita hacer en el proyecto debe estar cubierto en la WBS.

¿Por qué es recomendable incluir una rama de gestión de proyectos en la WBS?

Incluir una rama de gestión de proyectos en la WBS asegura que no se olviden las actividades de gestión del proyecto, lo que facilita su presupuestación y asignación de recursos, garantizando que se lleven a cabo adecuadamente.

¿Cuál es la diferencia entre el enfoque de la WBS en el Reino Unido y en los Estados Unidos?

En el Reino Unido, la WBS se escribe como un conjunto de actividades o tareas (verbos), mientras que en los Estados Unidos se desglosa el trabajo desglosando los entregables o productos del proyecto. Aunque ambos enfoques pueden dar resultados correctos, el video prefiere el enfoque del Reino Unido porque se centra en desglosar el trabajo.

¿Por qué no se debe mezclar los enfoques de WBS del Reino Unido y los Estados Unidos?

Mezclar los enfoques puede llevar a la confusión y a una gestión del proyecto menos eficiente. Es mejor adoptar un enfoque y aplicarlo consistentemente.

¿Por qué la WBS es una herramienta esencial que muchos gerentes de proyectos no aprovechan?

La WBS es una herramienta poderosa que permite articular completamente el alcance de trabajo de un proyecto, pero a menudo es descartada o no se le da el uso que merece, lo que puede resultar en proyectos mal definidos o mal gestionados.

Outlines

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📚 Introducción a la Estructura de Desglose del Trabajo

El primer párrafo explica qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS). Se describe como una herramienta principal para articular el alcance de un proyecto de manera estructurada. Se menciona que se parte del trabajo total del proyecto, desglosándolo en bloques sustanciales, y luego se desglosa cada bloque en sus componentes principales hasta llegar a las tareas individuales más pequeñas. Se destaca la importancia de representar visualmente la WBS, pero también se señala que para proyectos grandes, se utiliza un sistema de numeración para actividades y subactividades. Además, se sugiere que la WBS debe ser互斥 y exhaustiva (NCE), es decir, que cada tarea debe ser claramente distinta y no debe haber sobreposición, y que abarque todo lo necesario para el proyecto. Se insiste en incluir las actividades de gestión del proyecto en la WBS para no olvidarlos al presupuestar y asignar recursos. Finalmente, se menciona la diferencia entre el enfoque del Reino Unido y el de Estados Unidos en la creación de la WBS, con una preferencia por el enfoque del Reino Unido que se centra en las actividades en lugar de en los productos finales.

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🌐 Comparación de Enfoques en la WBS

El segundo párrafo profundiza en la diferencia entre el enfoque del Reino Unido y el de Estados Unidos en la creación de la WBS. En el Reino Unido, la WBS se escribe como un conjunto de actividades o tareas, mientras que en Estados Unidos se centra en desglosar los productos o entregables del proyecto. Se argumenta que ambos enfoques pueden dar buenos resultados, pero el presentador prefiere el enfoque del Reino Unido porque se centra en el trabajo en sí mismo, lo que es más coherente con la creación de un Gantt chart y una red de actividades. Se aconseja no mezclar ambos enfoques para evitar la confusión. El vídeo termina con una llamada a la acción para que los espectadores den like, se suscriban y activen la notificación para recibir actualizaciones de nuevos videos.

Keywords

💡Work Breakdown Structure (WBS)

La Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) es una herramienta esencial en la gestión de proyectos que desglosa el trabajo en una estructura organizada. Se define como el principio de desglose del alcance de un proyecto de manera altamente estructurada. En el guion, se menciona que la WBS comienza con el trabajo completo del proyecto y lo desglosa en bloques sustanciales, que a su vez se descomponen en componentes principales hasta llegar a las tareas individuales más bajas en la jerarquía.

💡Scope

El alcance de un proyecto se refiere al conjunto completo de trabajo que se debe realizar para completar el proyecto según lo definido en los requisitos. En el video, se indica que la WBS articula el alcance del proyecto de manera estructurada, asegurando que todo el trabajo necesario esté incluido y que cada tarea sea coherente y entendida por quienes la ejecutarán.

💡Mutually Exclusive and Completely Exhaustive (MECE)

MECE es un principio de desglose que asegura que cada tarea en la WBS sea claramente distinta de las demás (mutuamente exclusiva) y que todas las tareas necesarias para el proyecto estén incluidas (completamente exhaustiva). Esto se menciona en el video como una buena práctica para garantizar que la WBS abarque todo el trabajo del proyecto sin duplicaciones ni omisiones.

💡Project Management

La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y dirigir todos los aspectos de un proyecto. En el guion, se destaca la importancia de incluir una rama de trabajo en la WBS dedicada a la gestión del proyecto, para asegurar que todas las tareas relacionadas con la gestión estén consideradas en el presupuesto y la asignación de recursos.

💡Principal Activities

Las actividades principales son los grandes bloques de trabajo que se identifican en la primera etapa del desglose de una WBS. El video sugiere numerar estas actividades y desglosarlas en subactividades, lo que resulta en una lista comprensiva de todas las actividades necesarias para el proyecto.

💡Sub numbering system

El sistema de numeración secundaria es una técnica utilizada en la WBS para organizar y categorizar las subactividades que fluyen de las actividades principales. Se menciona en el video como una forma de crear una estructura de numeración que facilite la gestión y la comprensión de la jerarquía de trabajo en un proyecto.

💡Gantt Chart

El gráfico de Gantt es una herramienta de programación de proyectos que muestra una representación temporal de las actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto. En el video, se sugiere que después de desarrollar la WBS, se deben considerar las dependencias y secuencias de las tareas para crear un gráfico de Gantt, que a su vez ayuda a planificar el proyecto.

💡Network Chart

El diagrama de red, también conocido como diagrama de flujo de trabajo, es una representación gráfica que muestra las relaciones entre las actividades de un proyecto. Se menciona en el video como una herramienta que se deriva de las dependencias y secuencias establecidas en la WBS, y es fundamental para la planificación del proyecto.

💡Product Breakdown Structure (PBS)

La Estructura de Desglose de Producto (PBS) es una técnica similar a la WBS que se centra en desglosar los productos o entregables del proyecto en lugar de las actividades de trabajo. Aunque se menciona en el video que ambos enfoques son válidos, el presentador prefiere el enfoque de WBS porque se centra directamente en el trabajo que se debe realizar.

💡Project Management Software

El software de gestión de proyectos es una herramienta informática diseñada para ayudar a los gerentes de proyectos a planificar, organizar y controlar los aspectos de un proyecto. En el guion, se sugiere que para proyectos más grandes y rigurosos, el uso de software de gestión de proyectos es esencial para capturar, numerar y estructurar las actividades en una WBS.

Highlights

工作分解结构（Work Breakdown Structure, WBS）是将项目工作分解成结构化形式的主要工具。

WBS以高度结构化的方式明确项目范围。

WBS从整个项目工作开始，逐步分解成大块，再细分为更小的组成部分。

分解过程持续进行，直至达到层次结构中的最底层，形成单个任务或活动。

WBS的可视化表示有助于理解，但在大型项目中不实用。

实际应用中，通过编号和子编号系统来组织WBS。

WBS是项目规划的起点，先于依赖关系和序列的考虑。

在小项目中，可以使用文字处理工具如Microsoft Word创建简单的WBS。

大型项目应使用项目管理软件来创建WBS。

有效的WBS应满足MECE原则，即互斥且完全穷尽。

WBS应包括所有管理项目所需的任务和活动。

项目管理活动应作为WBS的一个主要工作流或工作领域。

WBS有助于预算编制和资源分配，确保项目管理工作得到适当的预算和资源。

英国和美国在WBS的方法上有所不同，但两种方法都能得到正确的结果。

英国方法侧重于活动或任务的分解，而美国方法侧重于可交付成果或产品的分解。

选择一种WBS方法并坚持使用，避免混合使用两种方法。

WBS是一个简单而强大的工具，许多项目经理忽视了它的应用。

WBS有助于全面阐述工作范围。

Transcripts

in this video I want to answer the

question what is a work breakdown

structure or WB s well breakdown

structure is quite simply at all that

breaks the work down into a structure

let's say a little bit more about this

though the work breakdown structure is

the principle tool that articulates a

scope on our project and it does so in a

highly structured way at its simplest we

take the entire work of the project the

project itself and we break that down

into a number of substantial chunks we

then take each of those chunks of work

and we further break it down into its

principal components and each of those

principal components gets further broken

down until we end up at the lowest level

of the hierarchy with individual tasks

or activities that the person who will

carry them out recognizes as a single

coherent task that they fully understand

now the representation I've put on the

screen is very useful for understanding

a work breakdown structure and but it's

absolutely rubbish for representing it

across a large project it will just

rapidly get out of hand and so what we

actually do is we number across the

principal activities and then for each

thing that flows from those activities

we give it a sub numbering system and so

we end up with a comprehensive list of

every activity that needs to be done of

this scope of the project and the proper

way to plan projects is to develop your

work breakdown structure before you

start thinking about dependencies and

sequence which will of course give you

your network chart or elapsed times for

each of the tasks which will allow you

to draw up your Gantt chart

the best way to produce a simple work

breakdown structure if you're working on

a small project is with a word processor

tool like Microsoft Word if on the other

hand you're working on a larger more

rigorous project then you will no doubt

have some form of project management

software that will allow you to capture

every activity allocate unique reference

numbers to them and create your work

breakdown structure as a preliminary

step to producing your network chart

your critical path and your Gantt chart

tools such as Microsoft Project are

designed to do this a good work

breakdown structure will be nice M C e

and that stands for mutually exclusive

and completely exhaustive that is to say

mutually exclusive each task is clearly

distinct from each other tasks there is

no overlap between the tasks and

completely exhaustive means that

everything you need to do on your

project is covered on your work

breakdown structure the thing that many

project managers miss out of their work

breakdown structure are all the tasks

and activities concerned with managing

the project so as a matter of habit I

will always create one work stream one

major area of work on my work breakdown

structure labeled project management

that way I capture all the tasks it

takes to manage the project and then

when I start budgeting the project and

allocating resources I have those tasks

ready to budget and resource and that

ensures that I don't forget the project

management activities and I've got the

budget and the resources to carry them

out properly and I'm going to end with

what is sometimes perceived as a bit of

a rant it's about the difference between

the u.k approach to work breakdown

structures on the one hand and the us

approach on the other

neither is right

but here's the rant bit one of them is a

little bit more right than the other so

in the UK our work breakdown structure

is written as a set of activities or

tasks if you're a linguist then you can

think of them as written with verbs the

u.s. approach is to break down the work

by breaking down the deliverables or the

products for your project so at the top

level you have the completed project and

at subsequent levels below you have more

and more detailed descriptions and

smaller components of the products that

you need to create in the UK we would

call that a product breakdown structure

both of them will give you the right

results so why do I prefer the UK

approach well because it's a work

breakdown structure that breaks down the

work if you want to product breakdown

structure and oftentimes you will then

you can create a product breakdown

structure in parallel and because a

Gantt chart and a network shot are about

activities to me it makes more sense to

develop a work breakdown structure in

terms of activities or work but which

ever approach you choose to adopt my tip

is to adopt one approach and not to try

to mix the two that way lies madness

so a work breakdown structure is a

simple powerful tool that far too many

project managers put to one side and

don't apply it's a tool that enables you

to fully articulate your scope of work

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