Video Sosialisasi Departemen QA untuk Kegiatan O-WEEK
Summary
TLDRLeni Rosita and Debora from the Quality Assurance Department introduce the role of their department in ensuring high educational standards. They explain the PDCA cycle implemented across all departments and programs. They discuss the department's responsibilities, including long-term development plans, strategic plans, standardization of documents, and handling surveys. They also cover internal and external audits, development of new programs, complaint verification, accreditation, and performance reporting. The script highlights the university's accreditations, awards, and rankings, emphasizing the department's commitment to quality and continuous improvement.
Takeaways
- 😀 The presentation introduces Leni Rosita and Debora from the Quality Assurance Department.
- 📚 The Quality Assurance Department's role is to ensure the organization meets high educational quality standards.
- 🔄 They emphasize the PDCA (Plan-Do-Check-Act) cycle, which is implemented across all departments and study programs.
- 📈 They handle 9 job areas, including long-term development plans, strategic plans, KPIs, standardization of management systems, and various surveys.
- 🏆 Universitas Ciputra has achieved A-level accreditation and has been recognized with awards for internal quality assurance systems.
- 🌐 The university has also received ISO certifications and is recognized in international rankings such as QS ASEAN University ranking.
- 📁 The 'student document information' feature facilitates access to academic regulations, guidelines, and other necessary documents.
- 💌 There are multiple channels for students to submit complaints or suggestions, including email, phone, and direct messaging through apps.
- 📊 Surveys are conducted to gather feedback on orientation, learning processes, services, and facilities, and to understand students' perception of the university's vision and mission.
- 🔒 Survey responses are confidential, ensuring that students' identities are hidden from lecturers to encourage honest feedback.
- 📊 Survey reports are available for students to access, providing detailed analysis and evaluation for continuous improvement.
Q & A
What is the main function of the Quality Assurance Department as described in the script?
-The main function of the Quality Assurance Department is to ensure that the organization meets high standards of quality in education. They oversee the PDCA (Plan-Do-Check-Act) cycle across all departments and study programs.
What are the 9 job areas handled by the Quality Assurance Department?
-The 9 job areas handled by the Quality Assurance Department include long-term development plans, strategic plans linked to KPIs, standardization of management system documents, policies, SOPs, forms, and various types of surveys.
How does the Quality Assurance Department handle data and actions from different departments?
-While operational tasks are performed in their respective departments, all data is compiled and monitored by the Quality Assurance Department, which also oversees follow-up actions.
What is the significance of the PDCA cycle in the Quality Assurance Department's operations?
-The PDCA cycle is significant as it ensures continuous improvement and quality control across all departments and study programs by planning, executing, checking, and acting on feedback.
What are the various ways students can provide feedback or complaints to the university as mentioned in the script?
-Students can provide feedback or complaints through email, direct departmental emails, phone calls directed to student services, WhatsApp, or Line, and also through an 'improvement box' tool within the university's application.
What are the different types of surveys conducted by the university as described in the script?
-The university conducts various types of surveys including new student surveys, vision-mission surveys, Ki surveys for learning, service surveys, internship surveys, final project surveys, and graduate surveys.
How does the university ensure the confidentiality of student responses in surveys?
-The university ensures the confidentiality of student responses by anonymizing the identities of students when they fill out surveys, so that their responses cannot be traced back to them.
What is the role of the 'improvement box' in the university's quality assurance process?
-The 'improvement box' serves as a platform for students to submit complaints or suggestions for improvement, which are then responded to by the relevant departments or programs, and the resolution is verified by the student who submitted the complaint.
What are the key achievements of Universitas Ciputra mentioned in the script?
-Universitas Ciputra has achieved A-level accreditation, ISO certifications for 9001 and 21001, and recognition in QS ASEAN University ranking. It has also received awards for internal quality assurance systems and has been recognized in the UI Green Metric for sustainability programs.
How does the university facilitate access to academic documents for students?
-The university facilitates access to academic documents through the cedx application, where students can find regulations, academic guidelines, final project guidelines, and other necessary forms. These documents will also be made accessible on the dashboard for easier access.
Outlines
📚 Introduction to Quality Assurance Department
The speaker, Leni Rosita, introduces herself and is joined by Debora from the Quality Assurance Department. They explain the role of the Quality Assurance Department in ensuring high educational standards. The department focuses on the PDCA cycle (Plan, Do, Check, Act) across all departments and study programs. They handle nine job areas, including long-term development plans, strategic plans, KPIs, standardization of management systems, policies, SOPs, forms, surveys, internal and external audits, and development of new programs. They also deal with complaints, accreditation, certification, management reviews, and overall performance reporting. The university has achieved excellent accreditation and has been recognized for its quality assurance systems, including ISO certifications and awards from the regional quality assurance system for higher education. The university is also ranked in the QS ASEAN University rankings and has a sustainability program.
📁 Accessing Student Documents and Feedback Mechanisms
The speaker discusses the process of accessing student documents through the university's application, including academic regulations, guidelines, final project documents, and other forms. They mention that these documents will be made more accessible on the dashboard for easy retrieval. The speaker also introduces direct complaint and suggestion mechanisms, including email, phone, WhatsApp, and Line, as well as an 'Improvement Box' tool within the university's application for students to provide feedback. The Improvement Box is available for both internal staff and external parties like students, parents, and alumni. The process for handling feedback through the Improvement Box is outlined, including response, root cause analysis, action items, and verification by the person who submitted the feedback. The speaker also mentions upcoming changes to make document access even easier in September.
📊 Utilizing Surveys for Continuous Improvement
The speaker explains the importance of surveys in gathering feedback from students on various aspects of their experience at the university, including orientation, learning processes, services, and facilities. Different types of surveys are conducted, such as new student surveys, vision and mission surveys, course learning surveys, internship and final project surveys, and service surveys. The timeline for these surveys is provided, with new student surveys happening after orientation and other surveys spread throughout the academic year. The surveys are designed to be anonymous to ensure honest feedback and are accessible through the university's application or website. The speaker reassures students that their responses will not affect their grades or other academic aspects and encourages them to provide honest feedback. Survey reports are also available for students to access.
Mindmap
Keywords
💡Quality Assurance
💡PDCA Cycle
💡Long-term Development Plan
💡Strategic Plan
💡Standardization
💡Internal and External Audits
💡Accreditation
💡ISO Certification
💡Student Feedback
💡Surveys
💡Sustainability Program
Highlights
Introduction to the Quality Assurance Department and its role in ensuring high educational standards.
Explanation of the PDCA cycle (Plan-Do-Check-Act) as a key operational process.
The department's handling of 9 job areas, including long-term development plans and strategic plans linked to KPIs.
Standardization of management system documents, policies, and SOPs.
Organization and compilation of all survey types within the Quality Assurance Department.
Internal and external audit processes and their significance.
Development of new study programs and institutions.
Verification of complaints, audit results, and accreditation processes.
Achievements in university recognition, including Akreditasi Unggul status since June 2017.
Accreditation of the library and recognition from LPDI for internal quality assurance in higher education.
ISO certifications for quality management and higher education.
Research achievements and recognition in the Mandiri Cluster.
International accreditations and rankings, including QS ASEAN University ranking.
Student document information facilitation through the cedx application.
Introduction of the Improvement Box as a tool for student feedback and complaint management.
Details on the types of surveys conducted, including new student surveys and service surveys.
Timeline for various surveys throughout the academic year.
Methods for filling out surveys and assurance of student anonymity.
Availability of survey reports for students on the cedx platform.
Transcripts
Terima kasih banyak untuk waktunya baik
perkenalkan saya Leni Rosita Hari ini
saya didampingi oleh ibu Debora
Giovani kami dari Departemen quality
assurance rekan-rekan kita akan Jelaskan
secara singkat Apa itu yang dimaksud
dengan quality assurance jadi tugas
Departemen quality assurance ini adalah
memastikan bahwa organisasi memenuhi
standar standar mutu pendidikan tinggi
nah dalam operasionalnya maka yang
dikedepankan dalam Departemen quality
assurance ini adalah siklus pdce yaitu
plan to check action di mana siklus ini
kita pastikan berjalan di semua
departemen dan juga semua program studi
quality assurance sendiri Kita menangani
9 job area jadi mulai dari
longterm development plan kemudian
strategic plan yang diturunkan ke KPI
semua Departemen kemudian standarisasi
dokumen manajement system
ketentuan-ketentuan mulai dari kebijakan
kemudian eh sop dan seterusnya sampai
dengan form kemudian semua jenis survei
ini kita organize tidak semuanya
operasional dilakukan di departemen
qa Tetapi semua data akan masuk ke
Departemen qa dicompile dan kemudian
kita monitor juga tindak lanjutnya
Kemudian dari sisi audit internal
ataupun eksternal dan juga pengembangan
untuk eh Prodi baru pengembangan
institusi kemudian Apabila ada komplain
ada masukan ada hasil audit begitu ini
tugas qa juga untuk memverifikasi sampai
tuntas kemudian akreditasi sertifikasi
kemudian tinjauan manajemen dan juga
pelaporan performa perguruan tinggi
secara keseluruhan
kalau bapak ibu rekan-rekan semua
perhatikan di rekognisi Universitas
Ciputra saat ini misalnya yang pojok
kanan atas ini ya Bapak Ibu dapat
perhatikan kita sudah akreditasi unggul
Saat ini sejak Juni 23 kita akreditasi A
sejak 2017 waktu itu kemudian konversi
ke
unggul perpustakaan juga kita sudah
akreditasi A kemudian dua kali kita
mendapatkan penghargaan dari l predikti
Wilayah 7 untuk B spmi spmi itu sistem
penjaminan mutu internal perguruan
tinggi kemudian kita juga sudah
sertifikasi iso baik iso untuk 9.001 dan
juga iso 21.001 untuk pendidikan
pendidikan tinggi ya
rekan-rekan Kemudian dari sisi
penelitian kita juga sudah di klaster
Mandiri Kemudian untuk akreditasi
internasional ini kita juga
ee sudah mendapat kan beberapa rekognisi
dan ada juga yang sudah Ee sedang kita
tunggu hasil akreditasi
internasionalnya kemudian di level
internasional kita juga sudah masuk di
QS ASEAN University ranking kemudian
juga di pemeringkatan UI Green matric
untuk sustainability program kemudian
juga applied higher education di tingkat
asea kita ringing eh 12 tingkat ASEAN
Kemudian dari sisi QS
overall Universitas Ciputra dengan
bintang 4 Kemudian dari eh lima dari Del
kategori kita sudah mendapatkan bintang
lima dari sisi fasilitas Sisi teaching
kemudian inclusiveness keberagaman
employability dan juga Academic
development tambahan informasi secara
umum saat ini UC dengan
6.100 sekian studen dengan alumni
10.400-an kita dengan 8 school dan 20
program
studi dari sisi organisasi ee
rekan-rekan dan Bapak Ibu qa sendiri
direct report ke rektor dari posisi yang
independen dengan tim yang ada di UC
Surabaya sendiri terdiri dari 9 orang
Oke selanjutnya akan dijelaskan oleh ibu
Debora silakan
baik eh selamat
eh sore bapak ibu semua dan rekan-rekan
semua saya akan melanjutkan Eh ada empat
hal yang akan disampaikan eh dari qe itu
terkait student documen information
kemudian eh direct complain atau
suggestion improvement box dan terkait
dengan hal survei lanjutnya nah student
documen information Jadi Bapak Ibu Q
eh memfasilitasi gitu ya Bapak Ibu ee
semua terkait dengan dokumen jadi bapak
ibu dapat ee mencari dokumen ee yang
dibutuhkan selama proses pembelajaran
ini dari aplikasi ee di cedx Bapak Ibu
contoh-contoh dokumen yang bisa diakses
seperti peraturan akademik kemudian
pedoman akademik atau enggak ee pedoman
ee tugas akhir begitu dan EE
dokumen-dokumen lainnya atau form-form
yang nanti Bapak Ibu perlukan untuk
mengakses aplikasi Bapak Ibu bisa dari
pertama membuka e menu utama kemudian ke
menu other information Nah nanti di sana
ada dokumen information eh kemudian
share dokumen nanti di sana sudah
lengkap semua untuk e dokumen-dokumen
yang Bapak Ibu bisa akses kemudian Nah
selanjutnya nanti eh dalam September eh
bulan September ini kita akan memudahkan
begitu ya Bapak Ibu untuk
ee mengakses dokumen jadi nanti sudah
sediakan di dashboard jadi tidak perlu
lagi masuk ke dalam menu-menu tapi sudah
disediakan di dashboard eh supaya bapak
ibu mudah dalam mencari
pedoman-pedoman kemudian selanjutnya eh
nanti ketika dari dashboard itu juga eh
Ketika nanti diklik e details itu nanti
akan masuk ke dalam eh menu eh dashboard
view ini yang lebih lengkap gitu Bapak
Ibu nanti Bapak Ibu bisa menggunakan
fitur search untuk mencari dokumen yang
di
Nah selanjutnya kita masuk ke direct
complain atau suggestion Bapak Ibu eh
bapak ibu semua bisa menyampaikan
masukan atau komplain atau saran-saran
perbaikan lainnya eh kepada UC ini
melalui ada EMP eh
empat tools ya Bapak Ibu bisa melalui
email email Prodi atau email Departemen
langsung bapak ibu kemudian bisa juga
melalui telepon nanti melalui telepon
ini bapak ibu akan diarahkan ke eh
studen servis begitu bapak ibu kemudian
bisa juga melalui wa ataupun Line Bapak
Ibu Jadi silakan Bapak Ibu nanti semua
masukan eh dapat eh disampaikan kemudian
eh improvement box kita juga memiliki
tools Bapak Ibu di aplikasi yaitu
namanya improvement box jadi improvement
box ini eh juga sebagai wadah begitu ya
Bapak Ibu untuk eh UC dalam menjaring
masukan ataupun ee komplain eh untuk
perbaikan begitu Bapak Ibu kalau yang
tadi Bapak Ibu bisa menyampaikan secara
langsung tapi dengan ee ada juga dengan
improvement box ini ini sudah tersedia
di aplikasi begitu Bapak Ibu sebenarnya
selain dari mahasiswa
eh improvement box ini juga eh sebagai
sarana kita eh untuk Menindaklanjuti
temuan-temuan eh lainnya begitu Bapak
Ibu Nah untuk improvement box sendiri
Ini ada dua ee dua tipe yaitu internal
dan eksternal internal ini dari eh staf
ataupun lecture kemudian kalau eksternal
ini studen orang tua alumni dan lainnya
pihak eksternal lainnya bisa juga
mengakses imprlovement box tapi khusus
di sini untuk e bapak ibu semua studen
jadi bisa eh ada tiga
eh metode yang bisa untuk
mengakses improvement box ini itu bisa
dari cedx bapak ibu cedx bapak ibu ke
Kemudian dari cedx student apps dan juga
dari website jadi eh silakan Bapak Ibu
untuk eh memasukkan eh masukan atau
komainnya untuk e perbaikan
berkelanjutan nah ini adalah proses dari
iBox sendiri jadi nanti eh iBox eh
inputan improvement yang masuk ke UC ini
akan eh direspon begitu Bapak Ibu akan
direspon dari Departemen ataupun e Prodi
terkait begitu nanti kemudian eh akan
ada root cause di sana kenapa itu bisa
terjadi kemudian ada action item dan eh
akan diverifikasi oleh Bapak Ibu eh yang
membuat improvement box Apakah itu
memang sudah terselesaikan atau belum
Nanti itu akan diverifikasi oleh eh
bapak ibu semua yang menginput eh
iBox Nah untuk caraaplik eh cara
mengoperasikan eh menu iBox ini juga
sudah tersedia di YouTube Bapak Ibu
silakan nanti ee bisa mengakses dari QR
Code yang sudah
disediakan kemudian eh survei Bapak Ibu
ini yang terakhir terkait survei jadi
apa eh survei ini adalah eh tools bagi
UC ya Bapak Ibu untuk mendapatkan
feedback dari eh kegiatan eh orientation
week atau kegiatan penerimaan mahasiswa
baru kemudian selama proses pembelajaran
eh selain itu juga servis dan fasilitas
selain itu juga kita untuk mendapatkan
ee informasi terkait pemahaman visi misi
eh dari UC eh dari UC eh visi misi UC
dari bapak ibu semua begitu Nah
selanjutnya jadi nanti dari eh student
survei ini akan diolah dianalisis dan
dievaluasi sebagai ee bahan untuk
perbaikan begitu Bapak
Ibu tipe dari student survei ini ya yang
pertama ada new student survei Bapak Ibu
jadi nanti e setelah pembekalan ini
bapak ibu akan menerima eh serv eh
menerima link survei ya Bapak Ibu
setelah selesai semua proses
pembelakalan begitu ya bapak ibu
kemudian nanti akan dibuka selama 2
minggu selanjutnya ada eh visi misi
survei ini akan diberikan Di semester 3
di akhir perkuliahan begitu bapak ibu
kemudian selanjutnya ada Ki survei ini
adalah ee survei pembelajaran untuk
bapak ibu dosen itu kemudian nanti akan
diberikan di tengah akhir
semester gitu selain dari survei generic
cours survei ya gener corsis survei ini
untuk pembelajaran gitu ya mata kuliah
yang dijalankan selama satu semester ada
juga survei internship dan final Project
nantinya gitu Bapak
Ibu kemudian selanjutnya ada service
survei juga bapak ibu nanti kita akan
memberikan service survei untuk e
menilai layanan-layanan yang diberikan
termasuk fasilitas ini nanti sebagai
bahan kita untuk melakukan perbaikan
akan diberikan Di semester eh 4 dan
semester 2 untuk eh Bapak Ibu program
profesi magister dan Doktor untuk
program sarjana nanti di semester 4
kemudian ada graduate surve ini eh untuk
bapak ibu yang sudah mau lulus eh
Berikut ini adalah timeline-nya Bapak
Ibu timeline eh dari seluruh rangkaian
proses eh survei tadi jadi nanti di
bulan September Eh akan ada new student
survey setelah proses pembekalan ini
selesai
week ini selesai kemudian nanti di
Oktober November ada gener corsy survei
kemudian Eh ada student service survey
ini nanti bisa Bapak Ibu silakan di ee
lihat dipelajari secara ee lebih detail
setelah ini gitu ya
selanjutnya next nah ee bagaimana untuk
mengisi survei bapak ibu ada dua dua
metode ya dua cara itu bisa dari cedx e
UC student apps dari eh handphone Bapak
Ibu masing-masing ataupun dari
eh PC Bapak Ibu atau dari laptop Bapak
Ibu gitu selanjutnya nanti eh di
dashboard itu akan ada notifikasi untuk
isian survei ya Bapak Ibu Pastikan semua
survei itu sudah komplit begitu Bapak
Ibu selanjutnya nah
ee apakah EE ketika Bapak Ibu mengisi
survei ini ee akan aman begitu ya Bapak
Ibu apakah dosen itu tidak tahu hasil
penilaian Iya Bapak Ibu jadi ee semua ee
identitas dari mahasiswa dalam mengisi
survei itu
ee Disembunyikan ya Bapak Ibu jadi tidak
ee diperlihatkan Jadi silakan Bapak Ibu
untuk ee ee mengisi survei dengan ee
sejujur-jujurnya gitu ya Bapak Ibu
semuanya e sesuai dengan yang Bapak Ibu
rasakan selama pembelajaran di UC jadi
tidak akan berpengaruh ke nilai ataupun
hal lainnya begitu kemudian ee
selanjutnya Nah kita juga sudah
menyediakan Bapak Ibu ee survei report
yang Bapak Ibu bisa akses di ee cedx eh
Bapak Ibu nah eh untuk
eh survei juga kita sudah sediakan
videonya Bapak Ibu di YouTube silakan
Bapak Ibu nanti untuk ee melihat di
YouTube ini ee informasi terkait
pelaksanaan survei akan lebih detail
begitu Bapak Ibu selanjutnya
jadi ini penutupnya Bapak Ibu untuk e
improvement dari studen silakan melalui
komplain atau masukkan secara langsung
kemudian bisa juga melalui improvement
box ataupun melalui survei Bapak Ibu
begitu dari qe Terima kasih bapak ibu
semua
Ver Más Videos Relacionados
Kurikulum & Sistem Pembelajaran - Bahan Sosialisasi Pembelajaran Mahasiswa Baru Angkatan 2020/2021
Working Together to Improve School Attendance: DfE guidance overview for schools
My study plan for apply GKS | Spill isi study plan yg aku buat 📝
Proses Perencanaan Pembangunan Daerah - Part 1
The Chairman Speaks (Hindi Version)
Quality Assurance | What is Quality Assurance? | Quality Control | PMP Training | Invensis Learning
5.0 / 5 (0 votes)