ARQUEO DE CAJA | Asientos de ajuste y formato fácil paso a paso
Summary
TLDREn este video, se explica en detalle el proceso y la importancia del arqueo de caja, una operación cotidiana en muchas empresas para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja. Se aborda cómo manejar diferencias en los saldos y cómo realizar los registros contables necesarios, ya sea que la empresa o el empleado absorba los faltantes. Además, se presenta un formato básico para llevar el control del arqueo de caja y se enfatiza la necesidad de adaptar estos procedimientos a las políticas específicas de cada empresa.
Takeaways
- 😀 El arqueo de caja es una operación diaria en la mayoría de las empresas para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja.
- 👉 El control de la caja puede ser llevado a cabo por personas que no necesariamente son contadores y es común en supermercados y otros negocios.
- 💼 La política de la caja puede variar entre empresas, con algunos estableciendo un monto fijo que debe estar en la caja para cubrir pequeños gastos.
- 🔍 Si el saldo de la caja es menor al del contabilidad, se habla de un faltante de caja, y es necesario determinar la causa para realizar el registro contable adecuado.
- 📋 Si la empresa decide asumir el faltante de caja, se debe registrar en cuentas de resultados, afectando la utilidad y el resultado de la operación.
- 🤔 En caso de que el empleado sea responsable del faltante, puede haber diferentes prácticas para registrar el deudor, como la cuenta de anticipos de sueldos y salarios o deudores diversos.
- 💡 Si el saldo de la caja es mayor al del contabilidad, se reconoce un sobrante de caja, que generalmente se debe a ventas no registradas o ingresos no contabilizados.
- 📝 El reconocimiento de un ingreso adicional en la caja implica generar los asientos contables correspondientes, identificando al cliente y el concepto del ingreso.
- 🏦 Para equilibrar el saldo de la caja y seguir la política de la empresa, se puede depositar el sobrante en el banco o realizar otro tipo de movimiento financiero.
- 📋 El arqueo de caja también puede incluir movimientos que no tienen un soporte documental, como vales azules, y requiere de un registro detallado de ingresos y egresos.
- 🔑 El responsable del arqueo de caja debe tener conocimientos básicos de contabilidad para llevar un control efectivo de los movimientos y para que el contador pueda realizar los registros correctos.
Q & A
¿Qué es el arqueo de caja?
-El arqueo de caja es una operación cotidiana en muchas empresas que consiste en verificar que el saldo en contabilidad coincide con el saldo físico en la caja.
¿Quién suele llevar el control de la caja en un negocio?
-En muchos casos, el control de la caja lo llevan personas que no son necesariamente contadores, como empleados de supermercado que cobran a los clientes.
¿Por qué es importante realizar el arqueo de caja?
-Es importante para asegurar que el dinero físico en la caja coincide con el registrado en la contabilidad, lo cual es crucial para mantener un control adecuado de los fondos de la empresa.
¿Qué políticas pueden tener las empresas respecto al dinero en la caja?
-Las empresas pueden tener políticas que dictan una cantidad específica de dinero que debe haber en la caja, como 20,000 pesos, 5,000 pesos, o 10,000 pesos, para cubrir gastos menores.
¿Qué se hace si hay una diferencia entre el dinero físico y el registrado en contabilidad?
-Si hay una diferencia, se deben hacer asientos de ajuste. Por ejemplo, si hay menos dinero en la caja, la empresa puede absorber el faltante o el empleado responsable puede cubrirlo.
¿Qué sucede si hay un sobrante de dinero en la caja?
-Si hay un sobrante, se debe reconocer como un nuevo ingreso y hacer los registros contables correspondientes para reflejar este ingreso adicional.
¿Cómo se maneja un faltante de dinero cuando la empresa lo absorbe?
-Se debe hacer un registro en una nueva cuenta de gastos, reflejando que la empresa absorbe el faltante. Se hace un cargo a esta cuenta y un abono a la caja para cuadrar el saldo.
¿Qué pasa si el empleado debe cubrir el faltante pero no lo paga de inmediato?
-Se puede usar una cuenta de deudores diversos, donde se registra el faltante a nombre del empleado, y luego se descuenta de su sueldo o salario cuando se realice el pago.
¿Cómo se justifica un faltante que el empleado cubre directamente?
-Si el empleado cubre el faltante directamente, simplemente se registra el reembolso en la caja y se hace un abono a la cuenta de deudores diversos o directamente a caja.
¿Qué información debe incluir un formato de arqueo de caja?
-Un formato de arqueo de caja debe incluir fechas, nombre de la empresa, número de control del formato, fecha del arqueo, responsable de la caja, y detalles de los movimientos de ingresos y salidas de dinero.
Outlines
💼 Arqueo de Caja y Control de Operaciones Diarias
El primer párrafo introduce el tema del arqueo de caja, una operación cotidiana en la mayoría de las empresas, y no solo una tarea de contadores. Se destaca que el control de la caja puede ser llevado a cabo por personas que no necesariamente tienen formación contable. Se menciona que este proceso es fundamental para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja. Se discuten las políticas de las empresas respecto al monto a mantener en la caja para cubrir pequeños gastos y la importancia de entender la diferencia entre el saldo contable y el saldo físico, así como las acciones a tomar en caso de diferencias, como el faltante de caja y cómo abordarlo contablemente.
👷♂️ Manejo de Faltantes y Sobrantes en el Arqueo de Caja
El segundo párrafo se enfoca en cómo gestionar los casos en los que hay un faltante o un sobrante en la caja. Se describen las acciones a tomar cuando la empresa decide asumir el faltante y el proceso de registro contable que se realiza en ese caso, incluyendo la apertura de una nueva cuenta o el registro en una cuenta de resultados. También se menciona el uso de cuentas como 'anticipo de sueldos y salarios' y 'deudores diversos' para manejar estos casos. Se discute la situación en la que un empleado puede asumir un faltante y cómo esto se refleja en la contabilidad, así como el escenario opuesto de un sobrante en la caja, que podría indicar ventas no contabilizadas.
📋 Proceso de Reconocimiento de Ingresos y Gestión de Sobrantes
El tercer párrafo detalla el proceso de reconocimiento de ingresos en caso de que haya un sobrante en la caja. Se explica cómo llevar a cabo el reconocimiento de ventas al público en general y cómo registrar los ingresos en la contabilidad. Se sugiere la creación de asientos contables para reflejar estos ingresos y se enfatiza la importancia de que el responsable de la caja, aunque no sea un contador, entienda los conceptos básicos de ingresos y egresos. Se proporciona un ejemplo de cómo llevar un registro de los movimientos de caja, incluyendo el uso de vales azules para justificar las salidas de dinero.
📊 Análisis y Registro de Ingresos y Gastos en el Arqueo de Caja
El cuarto y último párrafo se centra en el análisis y registro detallado de los ingresos y gastos en el arqueo de caja. Se describe cómo se suman los ingresos y se restan los gastos para obtener el efectivo en caja, y cómo el contador debe hacer los registros correspondientes para reflejar estas transacciones en las cuentas de gastos o resultados. Se menciona la importancia de identificar correctamente las ventas y reembolsos para evitar la afectación incorrecta del resultado de la empresa. Se concluye con una llamada a suscribirse al canal y un agradecimiento por el apoyo de los espectadores.
Mindmap
Keywords
💡Arqueo de caja
💡Control de caja
💡Faltante de caja
💡Sobrante de caja
💡Asientos de ajuste
💡Cuentas de resultados
💡Deudores diversos
💡Vales azules
💡Factura
💡Corte de caja
Highlights
El arqueo de caja es una operación diaria en la mayoría de las empresas, realizada por personas que no necesariamente son contadores.
El control de la caja es común en supermercados y es la persona encargada quien maneja el cobro de las mercancías.
El arqueo de caja es un control para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja.
Las empresas tienen políticas que definen la cantidad de dinero que debe mantenerse en la caja para cubrir gastos menores.
Existe una diferencia entre el saldo contable y el saldo físico, que puede resultar en un faltante o sobrante de caja.
Cuando hay un faltante de caja, la empresa puede absorberlo como un gasto y registrarlo en cuentas de resultados.
El registro contable para un faltante de caja puede incluir la apertura de una nueva cuenta o el registro en una cuenta existente.
En caso de un sobrante de caja, se debe reconocer un nuevo ingreso a través de la caja y generar los asientos correspondientes.
El reconocimiento de ingresos incluye la identificación de clientes y la subcuenta de público en general.
Las ventas al público en general no son necesariamente comunes dentro de la actividad de la empresa y se registran en 'otros ingresos'.
El abono a los clientes es importante para reflejar el ingreso en la caja y mantener la concordancia con el registro contable.
La política de mantener un cierto importe en la caja se ajusta mediante el ingreso o egreso de fondos para cumplir con esta política.
El arqueo de caja puede incluir movimientos en efectivo que no tienen un documento de soporte, como vales azules.
El contador es responsable de analizar los movimientos de caja y hacer los registros correspondientes en cuentas de gastos o resultados.
El arqueo de caja debe ser ajustado al final del día, mes o jornada, dependiendo de la política de la empresa.
Existen programas que facilitan el control de la caja, aunque es importante adaptarlos a las necesidades específicas de cada negocio.
El formato de arqueo de caja es una guía para llevar el control de los movimientos de caja y debe ser personalizado según la empresa.
El responsable de la caja debe identificarse en el formato de arqueo y registrar cada movimiento, incluyendo fechas y conceptos.
Al final del arqueo, el contador debe asegurarse de que el saldo en caja coincida con la política de la empresa y hacer ajustes si es necesario.
Transcripts
amigos de contador contado como están en
esta ocasión quiero platicarles acerca
de los ejercicios que se hacen con el
arqueo de caja porque más que ejercicios
normalmente son operaciones que se
llevan en el día a día en la mayoría de
las empresas entonces vamos a ver este
vídeo
[Música]
pues como lo comentaba el arqueo de caja
no es otra cosa que una operación que se
hace de manera cotidiana en la mayoría
de las empresas en la que muchas veces
quienes llevan el control de la caja no
son necesariamente contadores de hecho
el control de la caja lo podemos ver
prácticamente en todos los supermercados
cuando nosotros vamos a hacer las
compras que cuando nosotros vamos a que
nos cobren todos los productos y
artículos que hemos escogido vemos a una
persona que hace el cobro de esta
mercancía pues bueno esta persona es la
que se encarga de llevar el control de
la caja de ese negocio pero por ejemplo
en esos casos generalmente siempre son
puros ingresos vamos a ver a detalle lo
que es el arqueo de caja y cómo sería el
control y cuáles serían los supuestos
que nosotros necesitaríamos saber para
hacer los asientos de ajustes
correspondientes entonces lo primero que
debemos de saber es de que el arqueo de
caja no es otra cosa que un control para
probar que el saldo que hay en
contabilidad coincide realmente con el
saldo físico que existe en la caja es
decir imaginemos que tenemos en nuestra
empresa una pequeña cajita donde se
resguarda el dinero y en esta cajita
normalmente se coloca una cantidad de
dinero dependiendo las políticas de cada
empresa para que se puedan comprar cosas
menores llámese por ejemplo algún tiempo
de papelería a lo mejor los gastos
menores como el pago de algún tipo de
servicio llámese mejor la luz del
teléfono cada empresa va a decidir qué
tipo de gastos son los que se van a
llevar a cabo con este dinero que hay en
esta caja por ejemplo hay empresas que
tienen políticas donde en la caja debe
de haber únicamente 20 mil pesos en
otras debe de haber 5 mil en otras debe
de haber 10.000 qué quiere decir esto
que siempre en la caja debe de existir
esta cantidad de dinero oa lo mejor que
cada inicio de mes se verifique que este
saldo esté para que pueda hacer frente a
sus gastos menores muchas veces esto
porque no tienen mayor relevancia pero
es importante que se tengan justamente
para cubrir estos pequeños gastos que no
requieren por ejemplo transferencias
bancarias cheques bancarios en fin algún
otro tipo de pago que no sea el del
efectivo entonces entendiendo ya esta
mecánica y sabiendo que es más o menos
el arqueo de caja vamos a ver ya de
manera práctica cómo se manejaría esto
primeramente debemos entender que por
ejemplo si en la caja tenemos digamos
cuatro mil ochocientos cincuenta pesos
pero nuestra política es tener cinco mil
pesos
bueno pues seguramente en contabilidad
vamos a tener un saldo de caja de cinco
mil entonces aquí hay una pequeña
diferencia que puede resultar confusa al
inicio es decir porque tenemos menos
dinero del que realmente hay y en
contabilidad entonces aquí lo que
tenemos es un faltante de caja es decir
si faltan 150 pesos y aquí lo importante
es de que el contador
exactamente qué es lo que ocurrió para
que dependiendo de lo que ocurrió sepa
cuál va a ser el registro contable para
poder lograr tener otra vez esos cinco
mil para esto debemos entender que en
nuestros saldos por ejemplo en caja que
tenemos cinco mil vamos a vamos a tener
el supuesto donde por ejemplo la empresa
absorbe el faltante porque porque a
veces en sus políticas está de que el
faltante de la caja chica la pondrá la
empresa independientemente de que quien
esté manejando este dinero tenga o no la
culpa aquí ya son políticas internas de
cada una de las organizaciones ya son
características específicas de cada una
de las empresas por eso es de que
depende mucho como es lo que está
ocurriendo para que el contador sepa
cuál va a ser el registro correcto
aquí como la empresa lo está absorbiendo
pues tenemos que abrir una nueva cuenta
o tenemos que hacer el registro en una
nueva cuenta que es directamente de
resultados y seguramente ya estás
adivinando cuál puede ser esta cuenta y
si no bueno pues yo te invito a que veas
el vídeo que te voy a dejar aquí arriba
para que entiendas un poquito más acerca
de este tipo de cuentas estamos hablando
de las cuentas de gastos que son de
resultados por qué porque esto va a
afectar a la utilidad y al resultado de
la operación o en este caso de si hay o
no utilidad entonces como hay un
faltante la misma empresa se va a hacer
cargo de él y va a tener que hacer un
cargo porque se va a hacer cargo de ese
gasto de los 150 pesos obviamente aquí
donde debe de estar el abono pues es en
la caja porque está sacando los 150
pesos directamente de la caja de tal
modo de que si entonces nosotros hacemos
un corte de nuestra caja vamos a tener
que los cuatro mil ochocientos cincuenta
pesos están perfectamente justificados
con este gasto posteriormente a lo mejor
al final del mes
o al final del día o al final de la
jornada dependiendo de cada cuando se
haga el corte de caja en cada una de las
empresas
bueno pues directamente del banco oa
través de un cheque volverán a fondear
la caja y allá deberíamos de hacer por
ejemplo un cargo a caja por los 150
pesos y un abono al banco por 150 pesos
porque porque está saliendo el dinero
del banco en caso de que sea
directamente desde esta cuenta donde se
quiera fondear aquí es te lo repito
cuando la empresa absorbe el faltante
luego tenemos por ejemplo el ejemplo
donde tenemos igual los cinco mil pesos
en la caja pero aquí el empleado va a
absorber pero no lo va a pagar
inmediatamente qué quiere decir esto que
muchas veces las empresas en lugar de
hacer el desembolso del sueldo y salario
de la persona encargada de la caja en el
momento lo que hace es ir haciendo como
una pequeña lista es decir haciendo un
control de todos los faltantes que va
teniendo este trabajador para que cuando
se haga el pago de su sueldo pues se lo
descuentan xxi
en algunas prácticas en donde se utiliza
una cuenta llamada anticipo de sueldos y
salarios depende mucho del tipo de
práctica que tú estés ejerciendo dentro
de la organización que utilices o no
este tipo de cuenta al final del día no
es una no es otra cosa que llevar un
control de cómo se va a poder digamos
acreditar el faltante
yo voy a utilizar la cuenta de deudores
diversos porque porque va a ser una
cuenta que va a reflejar quién le debe a
la organización y aquí pues una de las
cuentas más representativas sin duda es
la de deudores diversos y aquí se
colocará la subcuenta el nombre de la
persona que está llevando a cabo la caja
o el responsable de la caja chica por
cuanto por pues por 150 pesos obviamente
se va a cargar y la otra parte se va a
abonar en la caja para que al final
tengamos el saldo de los cuatro mil
ochocientos cincuenta y cuando sea el
pago de sueldos y salarios lo bueno pues
aquí deudores diversos fin
se estará utilizando el se saldó para
que en el movimiento del pago se pueda
llevar a cabo y finalmente el empleado
lo pague esta sería una manera de cómo
podremos justificarlo en caso de que el
empleado lo absorba directamente en caso
de que simplemente no quiera quedarse
registrado pues el empleado tendrá que
poner de su dinero ese importe sin que
se haga directamente la deducción o se
haga el descuento directamente de su
nómina pues simplemente lo tendrá que
poner de su bolsillo éste sería una de
las formas en cómo se podría hacer el
arqueo de caja amigo esta es una de las
formas en como nosotros podemos ir
considerando hacer los registros de
contabilidad pero obviamente esto
siempre se debe de adecuar a lo que tú
estés manejando en tu operación por
cierto te platico que actualmente estoy
abriendo un canal personal donde estoy
dando algunas opiniones del contexto de
méjico de las noticias que están dando
te pido por favor que si te gustan este
tipo de vídeos pues también te suscribas
a mi canal
aquí abajo la el link para que te puedes
ir a suscribir y al final del vídeo pues
obviamente también te voy a dejar el
canal para que directamente te vayas a
él luego tenemos por otro lado el
escenario en donde hay más dinero en la
caja de lo que realmente hay en
contabilidad es decir que en la caja
tenemos cinco mil ochocientos cincuenta
pero contabilidad dice que hay cinco mil
aquí es obvio tenemos un sobrante de
dinero lo cual puede representar muchas
situaciones pero la que más se puede
venir a la cabeza es de que hubo ventas
que están haciendo que haya más dinero
en la caja de lo que realmente hay en
contabilidad y aquí lo único que tenemos
que hacer es hacer el reconocimiento de
un nuevo ingreso a través de la caja
entonces si partimos de que la caja
tiene cinco mil ochocientos cincuenta
debemos entender que hay que hacer un
reconocimiento de este ingreso ahora
cómo se tiene que hacer el
reconocimiento del ingreso debemos
generar los asientos correspondientes o
hacerlos los registros correspondientes
acuérdate que en nuestro
de cómo hacer asientos contables ya
hemos platicado un poquito más a detalle
cómo son los registros tanto de compras
como de ventas te dejo que arriba el
vídeo para que lo puedas ver con
tranquilidad y luego regreses para que
puedas entender un poquito mejor cómo va
a ser la dinámica entonces tenemos que
aquí la empresa va a reconocer el
ingreso y cómo va a ser el
reconocimiento de este ingreso bueno
pues primeramente tiene que hacer el
reconocimiento a los clientes que en
este caso podríamos considerarlos como
público en general no necesariamente
debe de llevar un nombre específico pero
sí debemos de tener la subcuenta de
público en general
luego ya una vez que hemos reconocido a
nuestro cliente debemos reconocer el
ingreso lo vamos a mandar en esta
ocasión a otros ingresos pero al final
del día depende de tu operación a qué
cuenta de ingresos es a la que tú la
quieres llevar pueden ser ingresos por
mercancías ingresos por ventas de
mostrador en fin pueden existir una gama
muy amplia de cuentas y subcuentas a la
que tú puedes recurrir únicamente para
reconocer el ingreso yo aquí lo voy a
dejar simplemente en otros ingresos
porque estamos considerando que son
ventas al público en general que no
necesariamente son comunes dentro de la
actividad de la empresa por cuánto pues
por el importe de los 850 pesos ahora
aquí viene una parte muy importante
siente muy bien tenemos que hacer un
abono a nuestros clientes de público en
general porque porque nosotros ya
tenemos el registro del ingreso a la
caja es decir ya entró ese dinero al
final del día quienes lleva el control
de la caja muchas veces en la mayoría de
las veces no es contador entonces él
simplemente va a notar porque conceptos
está entrando el dinero y por qué
conceptos está saliendo el dinero ya el
contador tendrá que hacer aquí los
registros correspondientes pero 7 muy
bien que nosotros estamos abonando a
clientes porque ya previamente en la
caja tuvimos ese ingreso y por lo tanto
la parte de clientes ya se identificó
aquí lo único que restaría es seguir la
política de que tenemos cinco mil pesos
en caja y lo único que tenemos que hacer
es sacar esos 850 pesos
la caja quede en 5000 y podamos seguir
con la política de tener únicamente ese
importe en nuestra caja chica y adónde
lo tenemos que mandar pues muy simple a
nuestro banco puede ser a través de un
depósito de un cheque en fin pueden
existir muchas formas de como ese dinero
debe de entrar a la caja de este modo
vamos a tener al final nuestro saldo de
cinco mil espero que esto se haya
quedado muy claro y voy a dar un pequeño
ejemplo de cómo sería un pequeño formato
de lo que sería el arqueo de caja fíjate
muy bien este es un formato que no
necesariamente debe de ser el que tú
debes de utilizar en tu negocio o
empresa en la actualidad existen muchos
programas que te permiten llevar el
control correcto de tu caja ya sea que
la operación esté en un mostrador que
está que este digamos en ventas el
público en general en fin hoy en día
existen muchos programas pero éste es
como una guía de lo que nosotros
debiéramos de ver el contador tendría
que ver para que pudiera ser los
registros correspondientes siete muy
bien aquí yo estoy colocando fechas
desde
de enero del 2020 hasta el 31 de enero
del 2020 estoy colocando el nombre de la
empresa el formato de arqueo de caja el
número de control de este formato la
fecha de arqueo esto es muy importante
porque aquí se va a colocar a qué fecha
se está haciendo el cierre del arqueo de
caja y obviamente debe de estar el
responsable de esta caja por ejemplo en
los supermercados seguramente este
formato que es obviamente ya en un
programa de computadora vienen los
responsables en cada uno de los perfiles
de los cajeros que te están atendiendo
viene por ejemplo también el dinero que
hay cuando se inicia la opresión por
ejemplo al primero de enero de 2020
antes de este primer concepto pues había
cinco mil pesos entonces a partir de
aquí se van a hacer cada uno de los
movimientos se va a ir anotando qué fue
lo que ocurrió por ejemplo en esta
empresa cobijas el tigre de bengala pues
hubo una compra de despensa de oficina
que no tuvo factura esto puede ocurrir
cuando existen movimientos en efectivo
que provienen directamente desde la caja
que no existe por ejemplo algún
documento soporte pero para eso existen
los famosos vales azules que son estos
que tú estás viendo aquí al lado y con
los cuales muchas veces se justifica las
salidas de dinero de caja dicho lo
anterior vamos a ver por ejemplo el
primer concepto nos dice que hubo
despensa de oficina donde salió dinero
por 250 luego hubo una venta de
mercancía es lo que te comentaba no
necesariamente la persona que es
encargada de el arqueo de la caja debe
de saber pues algo de contabilidad
simplemente debe de ser un control de
los ingresos y de las salidas y bajo qué
conceptos el contador ya se encargará de
hacer los registros correspondientes
entonces aquí tenemos el registro de lo
que es el ingreso por venta de
mercancías la factura 002 y cuánto es el
ingreso bueno pues son 450 al final de
todos estos conceptos tenemos el total
de la suma de todos los ingresos a la
caja y la suma del total de gastos de la
caja de este modo tenemos un total de
ingresos de 5 mil 700 y luego tenemos
salidas de dinero que ascienden a cinco
mil seiscientos treinta
para que al final tengamos un efectivo
en caja de 5.065 el contador hará los
registros correspondientes en donde
todas estas salidas de dinero tendrán
que ir reflejadas en cuentas de gastos o
en cuentas de resultados y todas las
entradas de dinero tendrá que
analizarlas para para ver si realmente
son ventas del público oa lo mejor es
algún tipo de reembolso que tuvo con
alguno de los clientes por ejemplo si
alguna persona le prestó dinero y lo
devolvió a través de la caja bueno pues
el contador tendrá que analizarlo para
que no se reconozca un ingreso que
afecte digamos al resultado de la
empresa sino que regrese a la cuenta
correspondiente que a lo mejor puede ser
directamente a los bancos y al final
deberá dejar en la caja los cinco mil
pesos amigo como siempre te pido que te
suscribas a este canal ya que gracias a
tu suscripción a nosotros podemos
traerte los mejores vídeos semana a
semana si te gustó el vídeo dale like
comparte y nos vemos en otro vídeo
amigos hasta luego
5.0 / 5 (0 votes)