ORGANIZACION DE ARCHIVOS

Summary

Este video ofrece una explicación detallada sobre la organización de archivos, enfocándose en las fases de clasificación, ordenación y descripción documental. Se aborda la distinción entre ordenación y organización, resaltando la importancia de principios como el de procedencia y orden natural. Además, se mencionan las normativas clave, como la Cartilla de Clasificación Documental y el Acuerdo 042, que guían la gestión documental. A través de ejemplos prácticos, se muestra cómo aplicar estos principios en la organización de documentos en instituciones, asegurando un archivo bien estructurado y fácil de consultar.

Takeaways

• 😀 La organización de archivos incluye tres etapas: clasificación, ordenación y descripción de los documentos.
• 😀 La diferencia entre ordenación y organización es crucial, ya que la organización abarca un proceso más amplio que la simple ordenación de documentos.
• 😀 El acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación establece las bases terminológicas y procedimentales para la organización de archivos en Colombia.
• 😀 La clasificación documental es la primera etapa de la organización, y debe seguir principios como el de procedencia y el orden original de los documentos.
• 😀 La cartilla de clasificación documental, expedida en 2001, define los pasos metodológicos para crear un cuadro de clasificación y organizar los archivos.
• 😀 El Archivo General de la Nación regula la implementación de sistemas de clasificación como el numérico, alfabético y mixto, según las características de los documentos.
• 😀 Las entidades que no cuentan con instrumentos archivísticos como tablas de retención documental enfrentan mayores dificultades en la organización de archivos.
• 😀 La aplicación de tablas de retención documental facilita la organización al definir tiempos de retención y procedimientos para la disposición final de los documentos.
• 😀 Un ejemplo práctico muestra cómo clasificar y organizar los documentos relacionados con contratos en una entidad, respetando la estructura orgánica y el principio de orden original.
• 😀 La descripción documental no solo se limita a etiquetar los documentos, sino que también incluye la creación de índices y el uso de sistemas de foliado para facilitar su localización.
• 😀 La organización completa de un archivo se logra mediante la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, asegurando que todos los procesos sigan las normativas establecidas por el Archivo General de la Nación.

Q & A

¿Cuál es la diferencia entre 'ordenación' y 'organización' de archivos?

La 'ordenación' se refiere a la disposición interna de los documentos dentro de un expediente ya clasificado, mientras que la 'organización' abarca tres etapas previas: clasificación, ordenación y descripción de los documentos.

¿Cuáles son las tres etapas clave de la organización de archivos?

Las tres etapas clave de la organización de archivos son: clasificación, ordenación y descripción de los documentos.

¿Qué establece el acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación?

El acuerdo 027 de 2006 establece un glosario terminológico para los términos archivísticos y proporciona directrices sobre la organización y protección de los archivos nacionales.

¿Qué importancia tiene la cartilla de clasificación documental emitida en 2001?

La cartilla de clasificación documental de 2001 es importante porque ofrece los pasos metodológicos para crear un cuadro de clasificación documental, permitiendo identificar series, subseries y tipologías documentales, basándose en los manuales de procedimientos y funciones de cada entidad.

¿Qué principios se deben respetar al organizar documentos sin instrumentos archivísticos?

En caso de no contar con instrumentos archivísticos, se deben respetar los principios de procedencia y el principio de orden natural de los documentos, además de seguir las normativas establecidas por la cartilla de clasificación y ordenación documental.

¿Qué son las tablas de retención documental y cómo ayudan en la organización?

Las tablas de retención documental identifican la producción de documentos por dependencia, estableciendo las series y subseries documentales, los tiempos de retención y el procedimiento de disposición final, facilitando la organización y gestión de los archivos.

¿Cómo se realiza la clasificación documental en una entidad con instrumentos archivísticos?

En una entidad con instrumentos archivísticos, la clasificación documental se realiza siguiendo las tablas de retención documental, clasificando los documentos según la dependencia productora y respetando el orden original de los documentos.

¿Qué tipo de sistema de ordenación se utiliza en la ordenación de documentos?

Se utiliza un sistema de ordenación cronológica, donde los documentos se organizan dentro del expediente según el orden en que ocurren los hechos administrativos, garantizando que la secuencia se mantenga intacta.

¿Qué es la descripción documental y cómo se lleva a cabo?

La descripción documental es el proceso de rotular los documentos dentro del expediente. Incluye la identificación de la serie, subserie, fechas, número total de folios y otros detalles, además de utilizar herramientas como hojas de control o inventarios para facilitar la localización de la información.

¿Cuáles son los criterios de foliación establecidos por el Archivo General de la Nación?

El criterio de foliación establece que los documentos deben ser numerados en la parte superior derecha, y si un documento tiene información en ambas caras, se marcará con las siglas 'R' (recto) y 'V' (verso) para indicar ambas caras.