📌 CURSO GRATIS ✅ PLANNER 2024 | Organiza tus Proyectos y Tareas
Summary
TLDREl script del video ofrece una metodología detallada para la organización personal y la productividad utilizando Microsoft Planner. Se discute la diferencia entre eventos y tareas, y cómo gestionarlos de manera eficiente en un calendario. Se destaca la importancia de no mezclar eventos con tareas y se proporciona un enfoque para evitar la sobrecarga y el estrés. Además, se exploran las tareas de control y puntuales, con ejemplos prácticos de cómo incorporarlas en una planificación semanal. El video también incluye una evaluación de Microsoft Planner en términos de usabilidad, curva de aprendizaje, estética, funcionalidades y integraciones, resultando en una calificación final de 7,9 sobre 10. El contenido es una guía valiosa para aquellos que buscan mejorar su organización y eficiencia en el manejo de tareas y eventos.
Takeaways
- 📅 **Diferencia entre eventos y tareas**: Los eventos son actividades con una hora específica y suelen incluir a otras personas, mientras que las tareas son actividades individuales que no tienen una hora asignada y dependen de la persona que las realiza.
- 🔄 **Organización de tareas**: Las tareas de control, que son repetitivas y se realizan con frecuencia, se diferencian de las tareas puntuales, que son únicas y no periódicas.
- ⏰ **Gestión del tiempo**: Es importante no mezclar eventos y tareas en el calendario, ya que esto puede llevar a una mala gestión del tiempo y estrés.
- 📝 **Anotación de tareas de control**: A pesar de que las tareas de control son habituales, es fundamental anotarlas para evitar olvidos y sobrecarga mental.
- 📈 **Priorización de tareas**: Las tareas deben estar claramente definidas con un verbo de acción y una duración máxima de 90 minutos para facilitar su gestión y priorización.
- 📋 **Inventario de tareas puntuales**: Se recomienda mantener un inventario de tareas puntuales para tener un registro de todas las actividades que deben realizarse en un plazo de una o dos semanas.
- 🗂️ **Separación de tareas**: Es crucial separar las tareas que se deben realizar durante la semana en curso de aquellas que están planeadas para futuras semanas.
- 🚫 **Evitar tareas genéricas**: Las tareas puntuales deben ser lo suficientemente específicas para evitar la confusión y el procrastinación.
- 🔑 **Herramientas digitales**: El uso de herramientas digitales como Planner puede facilitar la organización y planificación de tareas y eventos.
- 🤔 **Revisión periódica**: Realizar revisiones diarias y semanales es esencial para mantener la organización y planificación sostenibles a largo plazo.
- 📈 **Mejora continua**: Si se tienen más del 20% o 30% de tareas imprevistas, indica que la planificación necesita mejoras.
Q & A
¿Cuál es el error común que se menciona en la organización de tareas y eventos?
-El error común mencionado es mezclar eventos con tareas en la planificación, sin distinguir entre ambos, lo que puede complicar la gestión del tiempo.
¿Qué diferencia fundamental existe entre un evento y una tarea según el vídeo?
-Un evento suele tener una hora de inicio y generalmente se realiza con otras personas, como una reunión o una cita médica. Una tarea es una actividad individual que no tiene una hora asignada específicamente, como dormir o leer.
¿Cómo se deben organizar las tareas de alta frecuencia en la planificación según se explica en el vídeo?
-Las tareas de alta frecuencia, que ocurren diaria o semanalmente, deben ser agregadas al plan semanal en la herramienta de gestión de tareas favorita, no en el calendario.
¿Cuál es la recomendación para las tareas de baja frecuencia?
-Las tareas de baja frecuencia, como las mensuales o anuales, deben ir en el calendario para recordar su ejecución a largo plazo, pero sin asignarles una hora específica.
¿Qué se debe considerar al crear un inventario de tareas puntuales?
-El inventario de tareas puntuales debe ser una lista corta, idealmente no más de 20 ítems, que se revisa y actualiza regularmente para evitar sobrecargar la planificación.
¿Cuál es la importancia de la revisión semanal en la planificación de tareas?
-La revisión semanal es crucial para evaluar lo que se ha completado, reorganizar o reprogramar tareas pendientes y preparar el plan para la siguiente semana, manteniendo el sistema de planificación eficiente y actualizado.
¿Por qué es recomendable planificar tareas con una duración máxima de 90 minutos?
-Planificar tareas que duren un máximo de 90 minutos ayuda a mantener la claridad y la gestión eficiente del tiempo, evitando la procrastinación y aumentando la sensación de logro al completar tareas más pequeñas y manejables.
¿Qué estrategia se sugiere para las tareas puntuales planificadas?
-Las tareas puntuales planificadas deben ser especificadas con claridad, incluyendo un verbo de acción concreto, para facilitar su ejecución y asegurar que sean acciones definidas y no sólo ideas generales.
¿Cómo debe manejarse la creación de nuevas tareas en Microsoft Planner según el vídeo?
-En Microsoft Planner, se recomienda crear tareas dentro de 'depósitos' específicos por día de la semana y utilizar un sistema de listas de comprobación para las tareas de control diarias, facilitando su seguimiento y ejecución.
¿Qué beneficios aporta separar las tareas personales de las profesionales en la planificación?
-Separar tareas personales de profesionales ayuda a mantener un equilibrio y asegurar que ambas áreas reciban la atención necesaria, evitando que una sobrecargue o eclipse a la otra en la planificación diaria.
Outlines
😀 Introducción al tutorial de planificación con Planner
El primer párrafo presenta el tutorial de planificación con Planner, destacando las novedades respecto al año anterior. Mikel Adal, especialista en neurociencia y productividad personal, saluda al espectador y menciona la importancia de dar like y suscribirse para contenidos relacionados con herramientas digitales como Planner. Advierte sobre los errores comunes al mezclar eventos y tareas y presenta la diferencia entre ellos.
📅 Diferenciación entre eventos y tareas
Se profundiza en la diferencia entre eventos y tareas. Los eventos son actividades que generalmente implican la participación de otras personas y tienen una hora específica, como reuniones o formaciones. Por otro lado, las tareas son actividades individuales que no tienen una hora asignada y dependen del individuo para ser realizadas, como dormir o estudiar.
📈 Organización de tareas y control de eventos
Se aborda la organización de tareas y eventos en el calendario y la lista de tareas. Se habla de tareas de control, que son actividades repetitivas conocidas, y se sugiere anotarlas para evitar olvidos y facilitar la delegación. Además, se menciona la importancia de clasificar tareas según su frecuencia y duración para una mejor planificación.
📋 Inventario de tareas puntuales
Se describe el inventario de tareas puntuales, que actúa como una bandeja de entrada para tareas. Se recomienda que no contenga más de 20 elementos para evitar la sobrecarga y se sugiere establecer fechas de vencimiento solo para aquellas tareas que realmente lo requieran. También se discute la importancia de la claridad en la definición de tareas y la evitación de verbos genéricos.
🛠️ Creación y personalización del plan semanal en Microsoft Planner
Se explica cómo crear un nuevo plan semanal en Microsoft Planner, incluyendo la configuración de privacidad y la adición de una descripción. Se sugiere mantener un enfoque centrado y evitar desplazarse excesivamente en el plan. Además, se detalla cómo editar y personalizar los 'depósitos' o listas dentro del plan, incluyendo la creación de una lista para el inventario de tareas puntuales y listas para cada día de la semana.
📝 Añadir tareas puntuales al inventario
Se指示如何将具体且定义明确的任务添加到 Planner 中的“任务入库”部分。强调任务应具有清晰的动词和目的,并且持续时间不应超过90分钟。还提到了任务不应是控制任务,而应是计划在一周内完成的特定任务。
🗓️ Organización de tareas de control y puntuales en la planificación semanal
Se aborda cómo organizar las tareas de control de alta frecuencia en la planificación semanal, poniendo de lado las de baja frecuencia para ser añadidas al calendario. Se sugiere centrarse en tareas diarias o semanales y se proporciona un ejemplo de inventario de tareas de control en Excel. Se discute la importancia de incluir tanto tareas profesionales como personales en la planificación.
🔄 Proceso de revisión diaria y semanal en Planner
Se describe el proceso de revisión diaria y semanal en Planner para mantener la organización y evitar la acumulación de tareas. Se detalla cómo realizar la revisión semanal el viernes y la revisión diaria de lunes a jueves, y cómo planificar solo el lunes para estar preparados para imprevistos. Además, se aboga por realizar las revisiones antes de terminar el día laboral.
📝 Agregar tareas de control y revisión a Planner
Se explica cómo agregar tareas de control y checklists dentro de Planner, destacando la importancia de tener tareas diarias y semanales específicas para mantener la organización. Se sugiere copiar tareas para los diferentes días de la semana y editarlas según sea necesario. También se discute cómo cambiar la tarea 'revisión diaria' por 'revisión semanal' el viernes.
📉 Evaluación de Microsoft Planner
Se realiza una evaluación de Microsoft Planner basada en cinco criterios: usabilidad, curva de aprendizaje, estética, funcionalidades y integraciones. Se proporciona una calificación para cada criterio y una puntuación final de 7,9 sobre 10. Se destaca que Planner es una herramienta adecuada para organizar la semana, pero no es ideal para grandes proyectos que requieren la participación de muchas personas.
📢 Conclusión y llamado a la acción
El vídeo concluye con un llamado a la acción, animando a los espectadores a dar like y suscribirse para contenido sobre herramientas digitales, neurociencia y productividad. Se agradece el tiempo del espectador y se les invita a dejar comentarios sobre cómo utilizan Planner o si tienen sugerencias para futuros vídeos.
Mindmap
Keywords
💡Organización personal
💡Eventos y tareas
💡Time blocking
💡Tareas de control
💡Tareas puntuales
💡Inventario de tareas
💡Microsoft Planner
💡Revisión diaria y semanal
💡Separador visual
💡Tareas a largo plazo
💡Priorización
Highlights
Se destaca la importancia de diferenciar entre eventos y tareas para una mejor organización.
Los eventos suelen tener una hora de inicio y se realizan con otras personas, mientras que las tareas son individuales.
Se menciona el error común de no dividir eventos y tareas en la planificación diaria.
Se introduce la noción de 'tareas de control' y 'tareas puntuales' como categorías para organizar actividades.
Las tareas de control son actividades repetitivas con frecuencia conocida, mientras que las puntuales son eventos únicos.
Se sugiere la inclusión de tareas de control en la planificación semanal y tareas puntuales en el calendario.
Se aboga por la limitación del tiempo de las tareas a 90 minutos como máximo para una gestión efectiva.
Se recomienda la creación de un inventario de tareas puntuales como una 'bandeja de entrada' para futuras acciones.
Se habla sobre la importancia de definir claramente las tareas con un verbo de acción y una duración específica.
Se sugiere la realización de revisiones diarias y semanales para mantener la organización y evitar la acumulación de tareas.
Se proporciona un ejemplo práctico de cómo estructurar una planificación semanal en Microsoft Planner.
Se discute la integración de tareas tanto profesionales como personales en una única planificación para una gestión holística.
Se aboga por la personalización del inventario de tareas de control a las necesidades y hábitos de cada individuo.
Se destaca la utilidad del Planner de Microsoft para la organización a corto plazo, aunque no es la ideal para proyectos a gran escala.
Se ofrecen consejos para evitar la procrastinación a través de la definición clara y concreta de las tareas.
Se valora la capacidad de Planner para centralizar información y tareas en un solo lugar para una mayor eficiencia.
Se sugiere la realización de una limpieza periódica del inventario de tareas para mantener la planificación actualizada y relevante.
Se destaca la importancia de la planificación del día anterior y la realización de revisiones para una gestión de tiempo efectiva.
Se comparte una valoración detallada de Microsoft Planner basada en usabilidad, curva de aprendizaje, estética, funcionalidades y integraciones.
Transcripts
Qué bien Ya lo tenemos aquí el nuevo
tutorial de planner listo para compartir
vas a ver muchísimas novedades que no
estaban en el año anterior Hola Qué tal
Cómo estás Espero que estés bien soy
mikel Adal un gusto saludarte
especialista en neurociencia y
productividad personal en este vídeo te
voy a compartir mi método de
organización personal para que
planifiques todas las tareas de la
semana en planner Pero antes que nada d
un buen like a este vídeo si te
interesan las temáticas y las
herramientas digitales como planner Y en
segundo lugar Main encantaría que te
suscribieron sobre
neuropro sí que s sin más dilación entro
video uno de los grandes errores que
cometemos es mezclar eventos con tareas
ahora veremos la diferencia pero
seguramente habrás escuchado muchísimos
tutoriales o cursos que hablan del Time
blocking o el Time boxing que consisten
en llenar todo el calendario de
actividades que tienes que hacer
independientemente
de si son eventos o tareas esto al final
del día es muy difícil de poder
gestionar primero porque no todos los
eventos duran lo que tendrían que durar
Y en segundo lugar no siempre somos
capaces de planificar la duración de
nuestras tareas Así que en esta ocasión
uno de los grandes errores que cometemos
es no dividir eventos o tareas ahora
bien Qué es un evento y qué es una tarea
pues justamente ahora mismo te lo voy a
desvelar en primer lugar tendríamos los
eventos Aquí también lo podríamos
Traducir por reuniones citas formaciones
Cumbres encuentros En definitiva esto
tiene algo en común y es que suelen
tener una hora de inicio y lo haces con
otras personas si tienes una cita con tu
médico está claro que has quedado a una
hora Además de que tienes un compromiso
con ese personal sanitario y lo mismo va
a ocurrir cuando tengas una forma
formación capacitación por ejemplo
podría ser que tengo esa formación a las
4 de la tarde hasta las 7 ahí también
hay un compromiso no solo una hora sino
que tienes el compromiso de asistir por
respeto al tutor al docente y
evidentemente también a los asistentes
estos eventos van a ir en el calendario
Esto es algo que no nos centraremos
tanto en este curso ya que esto sería la
gestión del calendario y no de las
tareas y ahora es donde vienen las
tareas que sería el segundo tipo de
actividad en esta planificación a corto
plazo aquí hablaremos de las tareas
cuando sean actividades
individuales que no tienen una hora
asignada Esto es como el dormir Fíjate
que puedes dormir acompañado pero dormir
de verdad duermes solo la acción de
dormir solo la puedes hacer tú lo mismo
va a ocurrir con las tareas son acciones
individuales que dependen de ti y que no
tienen una hora asignada pueden tener un
día concreto una fecha de vencimiento o
una fecha límite Pero en cambio la hora
la decides tú en base a multitud de
factores y evidentemente también a Los
criterios de planificación que tú
decidas establecer las tareas eso sí no
Irán en el calendario O al menos no la
gran mayoría hay alg una excepción como
veremos más adelante en esta ocasión la
mayoría de tareas las vamos a poner en
nuestra lista de tareas que ahí es donde
vamos a organizar la semana con tu
herramienta favorita en este próximo
punto hablaremos de tipos de tareas y
quédate con esto porque será importante
para hablar el mismo idioma a la hora de
organizarnos En la herramienta favorita
Y es que cuando sabemos Qué tipo de
tareas van en cada parte todo es mucho
más sencillo yo vamos a verlo en
realidad hay dos grandes tipos y cada
uno de ellos tendrá como dos subpartes
en primer lugar encontramos las tareas
de control que son aquellas tareas que
se repiten con una frecuencia conocida
por ejemplo cada lunes tengo que
descargar un informe Esto es algo que
haces muy a menudo que habitualmente lo
tenemos guardado en la mente es algo que
no apuntamos porque ya no lo sabemos
perfectamente pero claro el hecho de no
apuntarlo tiene un gran error y es que
utilizamos la mente como recordatorios
como si fuera una especie de memoria en
realidad nuestra mente es muy mala en
memoria es mucho mejor si la utilizamos
para pensar o para intentar hacer
razonamientos algo más complejos en el
fondo lo que queremos es que esta
información que es muy repetitiva que la
tengas anotada en algún sitio para que
así de esta manera no solo la recuerdes
mejor sino que el día que estés cansado
tendrás accesibilidad a esa información
tendrás el recordatorio aunque un día
estés despistado e incluso si ahora
mismo estás de baja Estás de vacaciones
o no tienes es tiempo de chequear tanto
esas tareas de control te será mucho más
fácil poder delegar lasas a otra persona
siempre que sea posible Claro está
dentro de estas tareas de control
encontramos dos tipos principales que
también tienen que ver con su frecuencia
cuando hablamos de tareas de control de
alta frecuencia nos referimos a aquellas
que son semanales diarias tres veces a
la semana dos veces a la semana es decir
que tiene una alta frecuencia dentro de
tu semana en esta ocasión lo pondremos
en nuestra herramienta de gestión de
tareas favorita no tendría sentido
ponerlo en un calendario porque son
actividades que vamos a utilizar de
manera muy habitual en esta ocasión
repito este tipo de tareas Irán
directamente a nuestro plan semanal
donde tengamos nuestras tareas que
debamos hacer durante la semana por otro
lado tendríamos las tareas de control de
baja frecuencia aquí hablamos exacta
exactamente del mismo tipo de tareas lo
que cambia es su frecuencia ya no
hablamos de algo diario o semanal sino
que hablamos de algo que va más allá de
una semana aquí hablaríamos de tareas
quincenales mensuales trimestrales
incluso anuales o 2 años 3 años o lo que
sea necesario hablaríamos de tareas ya
más a largo plazo por lo tanto dentro de
una semana de esta organización semanal
no tendría sentido incluirlas Por ese
motivo estas sí que es mejor que vayan
al calendario y que se vayan repitiendo
cada cierto tiempo Eso sí Acuérdate que
aunque las pongamos en el calendario No
tendrán hora importante no tendrán hora
ya que hemos dicho que cualquier tarea
no importa si es de control o no nunca
tendrá una hora asignada el otro tipo de
tarea principal que existe son las
tareas puntuales en este caso como estás
viendo aquí tiene que ver con las tareas
que solo se hacen una vez que tú
planificas y que en general son cosas
que aunque se repitan no sabes muy bien
Cada cuánto se van a hacer tú Por
ejemplo puedes tener proyectos similares
cada cierto tiempo pero como son
diferentes cada vez los vamos a tratar
más bien como una tarea puntual y no
tanto como una tarea de control las
tareas puntuales normalmente son
aquellas que tú planificas y las tareas
de control ya las tienes para siempre de
hecho las tareas de control lo veremos
más más adelante una vez las formules ya
las tendrás para siempre a no ser que
cambies tu rol profesional o que añadas
algún tipo de tarea de control más
adelante dentro de las tareas puntuales
encontramos dos tipos las primeras son
las
planificadas es decir que aquellas que
dices Oye sabes qué las voy a hacer
porque tienen una frecuencia cada cierto
tiempo o porque se hacen una vez y tú
decides en qué momento las vas a hacer
Oye pues creo que esto lo voy a hacer
este martes o o este miércoles o la
semana que viene esto es una tarea
puntual planificada y por el otro lado
tendríamos las tareas puntuales no
planificadas es decir los imprevistos
cosas que llegan que normalmente no
estaban previstas o menas no las tenías
en tu agenda y que aparecen por arte de
magia no siempre Y entonces tenemos que
hacerlas ese mismo día esas previsto
suelen ser cosas que hay que hacer lo
antes posible y normalmente no podías
saber ver qué iban a ocurrir Si tuvieras
Muchas tareas de este tipo de las
puntuales no planificadas lo más normal
es que tuvieras que revisar la
planificación porque tener más de un 20%
un 30% de tareas imprevistas está
indicando claramente que la
planificación es muy mejorable que te
voy a contar Supongo que ya en ese
sentido te lo puedes imaginar resumiendo
mucho tendríamos dos grandes tipos de
tareas las de control y las puntuales y
dentro de cada una de ellas de control
tendríamos las de alta frecuencia que
pondremos en nuestro plan semanal en la
herramienta favorita y tendríamos las de
baja frecuencia que pondremos en el
calendario Eso sí importante sin hora
sin hora de inicio por otro lado
tendríamos las tareas puntuales que
pueden ser básicamente en base a su
planificación si están planificadas por
ti o son no planificadas las dos
opciones evidentemente serán tareas
puntuales que también vamos a Añadir de
dentro de nuestra planificación semanal
en tu herramienta favorita vamos a
explicar el inventario de tareas
puntuales y me gustaría que lo pensaras
como si fuera una bandeja de entrada en
tu correo electrónico normalmente en tu
correo electrónico recibes un montón de
cosas que muchas de ellas vas a hacer y
otras no tanto aquí va a pasar lo mismo
Exactamente igual pero en vez de
mensajes serán tareas muchas de las
tareas que te dicen hay que hacer esto O
tú consideras que habría que hacer al
final vas a clasificarlas y priorizarlas
en base a los diferentes días Entonces
cuando cuando hablamos de un inventario
nos referimos a una lista un pequeño
almacén donde vas recibiendo todas las
tareas que debes hacer ahora bien lo
primer de todo que quería comentarte es
que no está pensado para que sea una
lista a muy largo plazo concretamente
Esto está pensado para una o dos semanas
como máximo ya ya lo sé lo normal es
poner muchísimas cosas que se van
acumulando sobre acumulando y después
cuesta muchísimo discernir qué es lo que
debes hacer para ponértelo fácil te
diría que no debería haber más de 20
ítems más de 20 tareas puntuales porque
si no al final es muy complicado saber
qué es lo que debes hacer Así es como
quedaría un inventario de tareas
puntuales en tu herramienta favorita
como estás viendo tendrías todas las
tareas que debes hacer y después
tendríamos un separador aquí donde pones
semana en curso que justamente tiene un
par de emojis donde puedes intuir que
son flechas que están mirando hacia
arriba esto simplemente se hace para que
cuando haya muchas tareas puntuales
sepas que hacia arriba es lo que de
debes hacer para esta semana mientras
que lo que hay debajo no significa que
no lo debas hacer esta semana significa
que por ahora esta semana no lo vas a
hacer cuando llegue al final cuando
hablemos de las revisiones que esto lo
verás más adelante ahí sí que vas a
decidir Cuándo lo vas a realizar algunas
consideraciones clave a tener en cuenta
lo primero cada una de estas tareas que
vas a Añadir aquí no debería durar más
de 90 minutos en segundo lugar es
importante que solo vamos a poner fecha
de vencimiento real aquellas tareas que
sí lo necesitan Por ejemplo si hay que
enviar unos documentos para un subsidio
para una beca que tú sabes que si pasa
esa fecha no se pueden enviar Entonces
sí que tiene sentido poner la fecha de
vencimiento real en cambio Si es una
fecha que la pones para ir tirando Bueno
ya veremos entonces lo que va a generar
como bien sabes es muchísima ansiedad y
frustración así que que lo último de
todo a tener en cuenta es la fecha de
creación de la tarea porque de esta
manera podemos saber cuándo fue creada y
tu herramienta favorita ya te va a decir
en qué momento fue creada por ejemplo a
las
5:45 del día 11 de febrero en ese
momento tú sabrás que fue creada esa
tarea y tendrás un criterio un baremo
para decidir si esa tarea lleva
demasiado tiempo incubando Y quizá es
hora una o de hacerla ya o en segundo
lugar de apartarla como estás viendo el
inventario sería una lista de las
próximas tareas que debes hacer entre
una o dos semanas Eso sí a partir de
aquí después las iremos moviendo los
diferentes días de la semana como
veremos en próximos vídeos déjame
contarte algo relevante en relación a
las tareas puntuales ya que normalmente
su definición no es de las mejores O al
menos no está en formato óptimo si te
muestro algunos ejemplos sabrás de lo
que te hablo así que estos ejemplos
serían algo típico que solemos poner
proyecto Z venga hacer esta tarea y la
anotamos en nuestra lista de tareas
claro es tan genérico proyecto es muy
grande podemos hablar de diferentes
partes del proyecto podemos hablar
incluso de diferentes fases del proyecto
en fin un proyecto por supuesto tiene
muchísimas tareas en su interior también
por ejemplo newsletter o todo lo que
tenga que ver con el email claro es tan
genérico mucho mejor concretar y que sea
algo relativamente sencillo para ti lo
mismo pasaría si hay que hacer un curso
o hay que hacer algún tipo de programa
un informe lo que pasa es que muchas
veces claro es tan grande que no sé ni
siquiera por dónde empezar y lo mismo
con una presentación Oye pues retocarla
o hacer algo concreto qué podemos hacer
con la presentación porque se pueden
hacer muchísimas cosas este tipo de
tareas puntuales llevan a la confusión
Porque además de ser muy grandes y no
saber por dónde empezar lo más normal es
que terminemos procastinando olas y como
queremos evitar eso vamos a ver algunas
alternativas Pero antes de nada cosas a
tener en cuenta importantes la primera y
esto lo hemos comentado antes todas las
tareas deberían tener como máximo 90
minutos de duración esto sería un máximo
y una referencia Claro que no pasaría
nada si dura 95 O 100 pero sobre todo
tener esto en mente porque las tareas
Cuanto más grandes sean mucho más
complicado es de gestionarlas Además de
que nos faltará más claridad y sobre
todo pasa algo y tiene que ver con el
logro Fíjate que cuando tienes tareas
pequeñas parece que estés avanzando en
cambio una tarea grande te puedes pasar
dos o tres tareas haciéndola y la
sensación es que no has avanzado
absolutamente nada y la segunda cosa a
tener en cuenta tiene que ver con un
verbo de acción aquí en los ejemplos que
te he puesto más arriba no hay ni un
solo verbo no nos indica qué es lo que
tenemos que hacer y eso sí Hay que
evitar a toda Costa los verbos genéricos
como podrían ser hacer realizar o
ejecutar ya que no nos aporta ningún
tipo de valor porque en realidad están
diciendo que hagas la tarea y esto no
nos ayuda demasiado mejor por ejemplo
decir elaborar retocar estética revisar
estos verbos Además de que nos dan mucha
mayor Claridad también nos indican qué
grado de prioridad y de energía
necesitas para hacer cada una de estas
tareas pues bien llegados a este punto y
tomando estos elementos a tener en
cuenta ahora me gustaría que de los
ejemplos que hemos comentado ahora ver
otra definición posible de estas tareas
puntuales por ejemplo la primera que
tendría que ver con ese proyecto Z en
vez de decir proyecto en general que es
demasiado genérico vamos a poner
redactar gu estructura nuevo proyecto Z
yo ya sé qué es lo que tengo que hacer y
también me da un grado de qué grado de
priorización debería hacer para esta
tarea puntual el grado del grado como
decíamos antes y es que al final cuando
yo sé esto me resulta más sencillo poder
priorizar en base a la energía mental
que me requiere cada una de las tareas
en el ejemplo de la newsletter si lo
ponemos también mejor definido Fíjate
que pondríamos contestar mensajes
recibidos en newsletter eso está bien
porque tú sabes que de newsletter puedes
hacer muchísimas cosas del email podrías
hacer tropecientas 1000 pero en esta
ocasión nos vamos a centrar En aquellos
mensajes recibidos de la newsletter Y
fíjate que la claridad que tú ganas es
muy superior si bajamos un poquito más
en el caso del curso lo que podemos
poner es elaborar un guion de contenidos
de ese curso fíjate qué fácil resulta
ahora poder identificarlo porque sé
perfectamente qué es lo que debo hacer y
la última de todas donde ponía antes
presentación La idea es que podemos
retocar la estética de un Powerpoint o
de un documento y simplemente de esta
manera será mucho más específico qué es
lo que tengo que hacer yo en esa
presentación como decíamos antes
microtareas de menos 90 minutos nos
ayudan a saber con Claridad qué es lo
que debo hacer aumenta la sensación de
logro y sobre todo lo más importante
evitamos la
procrastinación una vez hayamos
explicado el tipo de tareas que existen
Y cómo las podemos clasificar ahora
empezaremos a construir este plan
semanal dentro de Microsoft planner no
te me asustes no te me asustes si ahora
mismo estás viendo aquí muchs muchísimos
planes y muchísimas cosas que están
tanto ancladas como el apartado de todos
Es verdad que aquí en toda la
información que tienes en el centro
parece que esto sea casi otra
herramienta si en tu caso es de las
primeras veces que accedes a Microsoft
planner posiblemente todo esto este 100%
vacío Así que hecha esta aclaración
vamos a crear el nuevo plan para poder
hacerlo tendremos que ir a la parte
superior izquierda justamente donde pone
nuevo plan cuando le des clic si todo es
correcto debería aparecerte esto de aquí
aquí dependerá también de tu empresa
aquí sobre todo lo digo porque muchas
veces los grupos existentes ya salen
como predeterminados o puede ser que la
estética que estás viendo sea algo
diferente si te fijas las opciones que
yo tengo son primero darle un nombre al
plan que en esta ocasión será plan
semanal tal cual lo ves incluso me dice
que es un error y como ves un poquito
más abajo me dice agregar un grupo
existente de Microsoft 365 esto sobre
todo lo haremos cuando quieras vincular
este plan a alguno de los equipos que ya
tengas creados previamente tanto en
teams como en sharepoint en esta ocasión
como lo queremos hacer de forma
desvinculada no lo vamos a agregar pero
si en tu caso quisieras agregarlo dentro
de teams Entonces lo puedes agregar a
uno de los grupos existentes tal como
estás viendo aquí después tendríamos la
privacidad que dependiendo del tipo de
organización Incluso te saldría otra más
que podría ser la organización que
significa que toda la empresa tendría
acceso a este plan ten en cuenta que
aquí hablamos de un plan semanal
individual por lo tanto la opción
seleccionada será la de privado y fíjate
que si vamos un poquito más donde pone
opciones aquí tenemos la ocasión de
poner una descripción Para qué serviría
exactamente la descripción Pues bien
normalmente lo que se podría poner es
algún link donde esté el material
principal Imagínate que en este plan
semanal te interesa tener todos tus
datos algún PDF importante para ti algún
documento de objetivo esto lo podrías
Añadir aquí es verdad que tendría más
sentido cuando lo hagas de forma grupal
que no tanto de forma individual cuando
ya tengamos listo esto el siguiente
punto será darle clic aquí abajo donde
pone crear plan Así que ahora le vamos a
dar clic Y si todo lo hemos hecho de
manera correcta Esta es la página que te
va a aparecer a continuación como verás
vamos a empezar a complimentar las
diferentes depósitos o listas hay que
decir que es una mala traducción del
inglés porque en inglés normalmente
suele salir como buckets Y sí es verdad
que estas columnas se pueden editar 100%
y nos interesa no tener en exceso porque
si no tendrás que hacer scroll Tanto
izquierda como derecha y será un poco
engorroso el tener que hacerlo así que
podemos dar por concluido la creación
del plan ahora continuaremos con los
distintos depósitos Y qué es lo que
vamos a Añadir exactamente en este plan
semanal a continuación lo que vamos a
hacer es editar ar cada uno de estos
depósitos Cuáles son los depósitos que
vamos a Añadir en este plan que hemos
creado el plan semanal para poder
hacerlo tendremos que ir a las letras
negritas de arriba del todo donde pone
pendiente y después Aquí también pone
agregar un depósito nuevo Fíjate que si
tú le das clic encima de pendiente
automáticamente Esto lo puedes modificar
la primera columna que vamos a crear
será el inventario el inventario de
tareas puntuales que vamos a Añadir
todas las tareas que vayan entrando en
nuestro sistema en esta columna
imagínate que fuera un inbox del correo
electrónico donde lo ves todo que todo
va llegando y tú a partir de aquí lo vas
a distribuir entre los diferentes días
de la semana pues justamente Esto es lo
que vamos a poner aquí Listo ya Lo
tendríamos esto sería nuestro inventario
de puntuales ahora bien el resto de
depósitos el resto de columnas lo que
vamos a hacer es poner los días de la
semana Fíjate que los días de la semana
que vamos a Añadir aquí son atemporales
es decir que vamos a Añadir ahora lunes
martes miércoles pero ninguno de estos
días está vinculado a una fecha real
significa que será cada lunes de cada
semana por lo que no encontraremos
ningún día que coincida con una fecha
específica hablaremos también del tema
de las fechas ya te avanzo que habrán
muy pocas fechas ya que hoy sabemos que
cualquier tipo de fecha impacta muy
negativamente tu cerebro que sí que te
da un poco de prisa un poco de estrés
pero cuando ves que todas las tareas
tienen fecha entonces tus niveles de
ansiedad suben por completo Así que
ahora donde pone agregar depósito nuevo
lo que haremos son varias columnas con
los días de la semana fabuloso pues ya
lo tendríamos creado si todo es correcto
hemos creado aquí un sistema de seis
listas tendríamos los días de la semana
que ahora mismo acabamos de crear en
esta ocasión hemos puesto de lunes a
viernes y después tendríamos el
inventario de puntuales Sí lo sé sé que
estás pensando Y dónde está el fin de
semana también lo puedes Añadir pero por
ahora si te parece no lo hemos añadido
porque no quiero hacerte trabajar el fin
de semana por supuesto lo podrás Añadir
más tarde sin ningún tipo de problema
pero así de esta manera también lo vamos
a simplificar ahora mismo recuerda que
no estamos en teams por lo tanto tenemos
más visión en planner que no tanto en
teams se ve todo mucho más grande pero
hay alguna opción Como por ejemplo si
vamos al lateral izquierdo aquí arriba
del todo en estas tres Ray desde aquí
que si yo me dirijo a ellas y les doy
clic automáticamente se cierra esta
Parra lateral dejándome todavía mucho
más espacio Dentro de este plan semanal
además dependiendo del ordenador
computadora también tenemos la opción de
darle a control má o control menos para
poder hacerlo un poquito más grande un
poquito más pequeño si le doy a control
menos se verá más desde lejos y si le
doy a control má obviamente se verá un
poquito más cerca aquí ya dependerá
también de tu vista de la calidad de tu
visión para verlo más o menos sobre todo
también para tener visión panorámica de
todas estas listas Ahora sí podemos
concluir que ya hemos creado la
estructura del plan semanal dentro de
Microsoft planner el siguiente paso será
rellenar la columna de inventario de
puntuales algunas cosas a recordar
importantes que hemos mencionado antes
en el inventario de puntuales lo que
vamos a realizar es poner aquellas
tareas que están en bandeja de entrada y
que tú las vas a distribuir a lo largo
de la semana Esto es lo que haremos
dentro del inventario de puntuales Eso
sí Recuerda bien lo que comentábamos de
hacer una buena definición de cada una
de ellas existe un error bastante
habitual que consiste en poner tareas
puntuales demasiado genéricas aquí lo
que vamos hacer recuerda Es que todas
las tareas tengan un verbo de acción
Claro que designe claramente qué es lo
que queremos hacer Y por último que las
tareas puntuales al igual que las tareas
de control no deberían superar los 90
minutos de duración máxima como decíamos
no hace falta tomárselo de forma literal
si ha una tarea dura un poquito más
tampoco hay problema pero es para tener
una referencia Ya que en general en
nuestro calendario raras veces existe la
posibilidad de tener más de TR o 4 horas
para nosotros ya que tenemos la agenda
full al 100% y resulta complicado meter
prácticamente nada que dure más de una
hora o una hora y media así que a
continuación vamos a Añadir algunos
ejemplos dentro del inventario de
puntuales Pues voilá aquí las tenemos
acabamos de Añadir cuatro tareas
puntuales que como puedes ver tienen un
verbo muy definido y que no tienen o no
duran más de 90 minutos Eso sí es
importante que no sean tareas de control
que sean tareas que no estén dentro de
la repetición habitual que tienes por
ejemplo pues cada semana semana cada dos
semanas cada tres semanas sino que sean
cosas que son de manera puntual
esporádica que tú hayas decidido hacerlo
durante el día que tú elijas recuerda
también que en el inventario de
puntuales no vamos a poner tareas para
dentro de cinco o 6 meses la clave está
en pensar que el inventario de puntuales
está diseñado para tareas que están
pensadas a uno o dos semanas vista No
mucho más cuando pensamos algo en TR
semanas o un mes si somos realistas todo
puede cambiar por completo Entonces no
tendría ningún sentido así que primero
lo que vamos a hacer que vas a hacer es
poner aquí todas las tareas puntuales
que recuerdes o que ahora mismo tengas
en otros espacios y los pongas aquí
piensa la cantidad de tareas que tienes
desperdigadas por todas partes en tu
correo también lo tendrás en un potit Lo
tendrás en una libreta Quizá en algún
programa que empezaste alguna vez o
incluso lo puedes tener en algún Excel
en fin lo puedes tener desperdigado por
algún lugar lo que queremos lo que
buscamos con una herramienta como
planner es tenerlo todo centralizado
perfecto pero claro aquí hay muy pocas
Ojalá solo tuviéramos cuatro o cinco a
la semana tareas puntuales Tú sabes que
esto no va a ocurrir Y es que a medida
que avanzan los días van llenándose la
agenda de muchísimas más cosas así que
en esta ocasión lo que estás viendo es
relativamente sencillo de gestionar Pero
qué pasaría cuando empecemos a tener
muchas más tareas como estás viendo
ahora la familia creció ya estás viendo
que ahora mismo ya serían muchas más
tareas que esto sería lo habitual en un
día a día e incluso podemos llegar a
tener muchísimas más me gusta tener una
cifra como referencia Aunque por
supuesto esto es flexible ya lo sabes
tampoco no hay una cifra Clara para ello
y es tener un límite de tareas puntuales
que puedes llegar a tener en el
inventario me gusta poner la cifra de 20
creo cuando tienes más de 20 ems Al
final todo esto se hace ingestion ahora
Piénsalo bien Tienes multitud de tareas
tienes que elegir que es lo que tienes
que hacer durante la semana es demasiado
tiempo el que inviertes en él así que
cuantas menos mejor por lo tanto habrá
que hacer limpieza constantemente todo
aquello que veas que no se va a hacer
tienes la opción de diseñar una lista
secundaria un sitio donde las puedas
apartar o incluso podrías crear un plan
para aquellas tareas que son futuribles
llegados a este punto claro tenemos
muchas tareas La pregunta sería Y qué es
lo que debo hacer para esta semana si
bien es cierto que tú ahora mismo puedes
arrastrar una tarea y moverla donde
quieras ponerla hacia arriba o hacia
abajo cuando tengas muchas nos interesa
saber cuáles son aquellas que debes
hacer esta semana en curso cómo lo vamos
a realizar muy sencillo vamos a agregar
una tarea ficticia y que en realidad no
se va a completar será una tarea que
aparecerá aquí y va a permanecer en esta
lista de forma inamovible Qué significa
en el fondo estamos hablando de un
separador es un separador visual que nos
va a ayudar a identificar fácilmente
Cuáles son aquellas tareas que debes
hacer esta semana Así que ahora iremos a
agregar una tarea ahí lo tienes y cuando
la agreguemos pondremos el siguiente
texto pondremos semana en curso
preferiblemente en mayúsculas para que
se vea ya que tiene que ser bastante
visible y justamente a los laterales
tendremos un par de emojis en forma de
flechas que nos indican que todo aquello
que esté hacia la parte de arriba del
separador es lo que tendremos que hacer
esta semana en curso Así que voy a
agregar la tarea y ahora si te fijas
este separador también lo puedo mover
como si fuera una tarea genial Esto me
está indicando que lo que está por
encima del separador es justamente lo
que debería hacer esta semana Así que de
esta manera podemos dar por concluida
esta lista del inventario de puntuales
Fíjate que así visualmente es muy fácil
identificar Qué es lo que tienes que
hacer durante la semana pero claro
todavía nos faltan muchas cosas estamos
hablando mucho de las tareas puntuales
pero nos faltarían las tareas de control
a continuación hablamos de ellas en este
vídeo me gustaría mostrarte algunos
ejemplos de tareas de control si bien es
cierto que hemos dicho antes que nuestra
mente debería pensar y no tanto
acordarse de qué tareas debería realizar
el hecho de tener algunos ejemplos
todavía te va a clarificar más lo que sí
significan las tareas de control
recuerda que en esta ocasión teniendo en
cuenta que hablaremos de la
planificación semanal nos vamos a
centrar en las tareas de control de alta
frecuencia es decir que por ahora
olvidaremos las de baja frecuencia
porque como bien sabes y hemos comentado
antes estas las vamos a poner en el
calendario en cambio estas tareas de
alta frecuencia las pondremos en nuestra
planificación semanal Lo voy a dividir
en dos en primer lugar voy a hablar de
las del ámbito profesional y no quería
descuidarme de las del ámbito personal y
Es que a veces hacemos como borrón y
cuentan nueva tenemos como dos cuentas
distintas donde albergamos las tareas
profesionales y las personales para mí Y
esto es algo muy personal es un Crash
error porque a veces priorizamos la
agenda profesional y nos olvidamos por
completo de la personal el hecho de
tenerlo todo junto nos va a facilitar
bastante el tema como veremos a
continuación dicho esto aquí tendrías Un
ejemplo muy sencillo de un inventario de
tareas de control hecho en Excel
realmente la herramienta es lo de menos
podría haber sido hecha en otra
herramienta solo es para que veas
algunos ejemplos de tareas de control en
esta ocasión del ámbito profesional como
estás viendo aquí habría dos columnas
principales es decir los días en los
cuales se repite esta tarea de control y
por otro lado tendríamos la tarea de
control en sí que sería la definición la
escritura más o menos bien acertada de
la tarea de control que queremos
remarcar como estás viendo aquí
tendríamos que los miércoles por ejemplo
podríamos hacer el control de calidad
esto es una tarea que yo voy a hacer
todas las semanas y por eso me interesa
tenerla aquí dentro de este inventario
también por ejemplo si te fijas los
lunes puedo dar seguimiento a los
proyectos de equipo el martes podría
descargar un informe de los datos
financieros mientras yo voy comentando
estos ejemplos me gustaría que tú en voz
alta o incluso que fueras anotando
Cuáles crees que serían tus tareas de
control de alta frecuencia es decir
aquellas que se repiten de manera diaria
o semanal más ejemplos el miércoles como
estás viendo aquí podría leer el
material formativo que tengo pendiente
cosas que tengo que estudiar cosas que
tengo que visualizar En definitiva
aquellos cursos pendientes que sé que
tengo que consumir en algún momento pero
que todavía no lo he encontrado o otros
ejemplos como estás viendo la gestión
del Software interno de un departamento
sobre todo en el caso de la programación
el caso de la informática ha que pongo
ejemplos muy generales y la idea es que
como decíamos antes cada uno los vaya
adecuando a su forma de trabajar sigamos
bajando un poquito más para ver otros
ejemplos fíjate eso sí que la gestión
del Software interno se repetiría todos
los días concretamente de lunes a
viernes después tendríamos otra que
podría ser la preparación de la reunión
de los martes del equipo que
preferiblemente sería mejor que la
hiciéramos un lunes Aunque por supuesto
también podría ser el mismo martes si
tenemos un hueco para poder hacerla a
además tendríamos también otra reunión
como podría ser la reunión del jueves
con supervisión pues por ejemplo la
prepararía también el día anterior en
este caso el miércoles el viernes
podrías hacer también el registro
horario en el caso de que sea necesario
si tienes un sistema de carpetas que yo
recomiendo también para poder organizar
y clasificar todos tus correos cuando
llegan podría revisar carpetas concretas
por ejemplo de lectura me gusta mucho
porque lo que hago es enviar todos los
correos en copia aquellos que son
simplemente corporativos para leer en
otro momento los pongo allí Y quizá una
vez al día los voy revisando pero claro
Si no tuviera una tarea de control a
veces se me podría pasar y lo mismo con
espera en espera significará Pues que
tengo algo que Quiero leer o hacer
seguimiento y quiero mirarlo de vez en
cuando podría ser diario podría ser
incluso semanal otro ejemplo podrían ser
los kpis del equipo por ejemplo pues
cada semana le voy a dedicar un tiempo
en este caso he puesto el jueves pero
podría ser otro día de la semana y como
ves también tendríamos todos los días
revisión de incidencias en el caso de
que lo tuvieras que hacer y al final de
todo eso sí es importante hay dos
revisiones que serán más o menos
obligatorias para conseguir que este
sistema sea lo más sostenible posible es
decir si no están estas revisiones sobre
todo al principio no vamos a garantizar
que este nivel de organización lo
podramos sobrellevar durante mucho
tiempo y fíjate que son dos muy cortitas
ya que hablamos que la revisión diaria
quizás Son 5 minutos no llega dos o 3
minutos máximo y la revisión semanal
puede llegar a ser entre 5 y 10 minutos
No mucho más y si te fijas curiosamente
también están divididas de la siguiente
manera de lunes a jueves vamos a hacer
la revisión diaria y el viernes vamos a
hacer la revisión semanal estos ejemplos
que estás viendo como decíamos antes
tienen que ver con el área profesional
si nos vamos al área personal la aquí la
idea es que añadas esas cosas que sab
que se te olvidan muchas veces y que el
hecho de tenerlas anotadas hace que te
facilite muchísimo el trabajo algunos
ejemplos como estás viendo Pero por
supuesto eso es importantísimo adaptarlo
a tu propia vida personal por ejemplo
algo de deporte o relacionado con el
deporte los estiramientos Pues todos los
días eso sí cuando ya tengas el hábito
que no necesites pensar para hacerlo
entonces quizá ya no será necesario
ponerlo Aquí también puedes tener el
tema de comunicarte con tus personas
queridas a mí en mi caso me gusta
dividirlo en tres círculos las personas
de mi segundo círculo serían las
personas que quizá no digo que no sean
importantes pero no veo tanto O al menos
no con tanta frecuencia después tendría
la el primer círculo que son las
personas que sí veo más y después
estaría la parte familiar si te fijas
aquí he puesto unos ejemplos de que cada
día a las personas de mi primer círculo
Pues voy a enviarle un mensaje o voy a
llamar a una de las personas importantes
para mí en el caso del segundo círculo
puede ser una vez a la semana o en otros
casos podría ser incluso Más allá de una
semana ya dependerá de ti y lo mismo va
a ocurrir con la familia que dependerá
también del trato que tengas de si
tienes muy buena relación o no Si
quieres llamarles o no pero es una forma
de acordarte de este tipo de actividades
ya que habitualmente esto lo dejamos en
segundo plano otras cosas que también
puedes Añadir como ves aquí todo el tema
de los hábitos personales la meditación
Oye pues cada día tendré esta tarea de
control para acordarme de que sí tengo
que meditar lo mismo con Correr es decir
que sería un deporte como decíamos antes
otra parte más Familiar o más interna
con los hijos pareja y evidentemente
dependerá también de tu situación
familiar Así que aquí por ejemplo hemos
puesto jugar al menos 30 minutos con mis
hijos incluso Cuanto más específico
mejor puede parecer algo muy obvio
hombre Pero esto lo tienes que hacer
como papá con mamá pero a veces el día a
día hace que estos momentos de juego se
nos olviden si tú ya los tienes
incorporados Entonces no sería necesario
para nada anotarlos Y por último otra
acción interesante otro hábito tiene que
ver con la lectura de ocio Oye Pues
prefiero también tener anotado esta
lectura porque si no muchas veces se me
pasa y finalmente el gran problema es
que no tengo manera de hacerlo así como
mínimo te aseguras el recordatorio y
será mucho más fácil que realmente
consigas llevar a cabo estas tareas de
control En definitiva hemos visto dos
áreas diferentes de tareas de control
las del ámbito profesional y personal
ahora elige las tuyas y el siguiente
paso será ubicarlas dentro del plan
semanal en tu herramienta favorita ahora
vamos a empezar a Añadir las tareas de
control Recuerda que una tarea de
control es aquella que repetitiva con
una frecuencia concreta y que se va a
repetir durante la semana Estas son las
que vamos a denominar las tareas de
control de alta frecuencia las de baja
frecuencia aquellas que por ejemplo son
quincenales mensuales o trimestrales o
incluso anuales estas sí que las
pondremos directamente en el calendario
en el caso de las que son más corrientes
más constantes más frecuentes las
pondremos dentro de esta lista Así que
el primer paso que daremos es Añadir
esta las tareas de control en cada uno
de los días déjame decirte algo que lo
comentábamos cuando hablábamos del
inventario y es que en general es algo
que vas a hacer una sola vez que sí que
puede cambiar en algún momento
determinado pero después durante Todas
las semanas ya va a ser Exactamente
igual verás después que cuando hablemos
de la revisión Todas las semanas lo que
haremos son desactivarlos descar lasas
para volver a empezar desde cero con las
mismas tareas de control pero no quiero
avanzar me en la revisión semanal
veremos Cómo puedes hacerlo para tener
siempre este sistema limpio y no tener
que hacer copias duplicar porque si no
es un auténtico rollo las cosas como son
Además de que va a tomarte muchísimo más
tiempo empecemos por las tareas de
control del lunes ahora mismo si nos
dirigimos a este día vamos a agregar una
tarea y Fíjate que no vamos a hacer
tarea de control por tarea de control
podríamos poner cada una de las tareas
de control en una tarea distinta Pero
entonces la sensación de agobio de ansi
edad seguramente sea muy alta por qué
Pues porque básicamente todos los días
va a suponer que tengas un listado de 25
tareas de control cosa que no nos
interesa en absoluto por eso lo vamos a
Añadir como si fuera un pequeño
checklist recuerda también que las
tareas de control en el fondo no dejan
de ser meros recordatorios si hay algún
día que no las puedes hacer En
definitiva no suele pasar nada a
excepción de algunas tareas ya que el
próximo día tendrás exactamente las
mismas tareas de control por realizar en
el mismo lugar Así que ahora iremos aquí
donde pone el lunes y añadiremos esto
que estás viendo aquí que son las tareas
de control y le pondremos este par de
emojis que como puedes ver son ciclos
repetitivos que son muy indicativos para
decirnos que son tareas que se van
repitiendo todos los días tareas de
control como será importante también lo
dejaremos en mayúsculas para que sea
mucho más visible a continuación vamos a
agregar la tarea y cuando ya lo tengamos
ahora mismo accederemos dentro de la
tarea dándole clic para Añadir la lista
de comprobación si todo es correcto esto
es lo que te debería aparecer esto es el
interior de una tarea Así que ahora
mismo lo que vamos a hacer Es irnos a la
parte de abajo justamente donde pone
lista de comprobación ahí lo tienes y
dentro de la lista de comprobación
Podemos agregar diferentes elementos lo
que hay que pensar es Cuáles serán tus
tareas de control del lunes porque
seguramente no serán las mismas que las
del martes miércoles jueves y viernes
como decíamos en uno de los vídeos
anteriores recuerda que siempre es mejor
que tengas Claro en qué día vas a hacer
esa tarea de control Cuanto más cuadrado
esté mucho más fácil para ti será
planificar y poder preveer la carga de
trabajo en un día específico Yo te
recomiendo incluso que las tareas más
burocráticas las vayas poniendo al final
de la semana ya que a principios de la
semana deberíamos utilizar ese tiempo y
esa energía en tareas que requieren
mucha más complejidad y creatividad Así
que ahora vamos a Añadir algunos
ejemplos y también me gustaría que lo
pudieras completar en tu planer perfecto
como puedes ver ya hemos añadido aquí
las tareas de control concretamente
hemos añadido un total de tres y más
allá de las que puedas Añadir me
gustaría también que añadieras la
revisión diaria si recuerdas bien cuando
poníamos los ejemplos de tareas de
control dijimos que de lunes a jueves
haríamos la revisión diaria y el viernes
haríamos la revisión semanal esto es
importante porque como mínimo vamos a
garantizar que este sistema sea
sostenible en el tiempo sobre todo al
principio porque cuando se empiezan a
sobreacumulación
jamás por lo tanto vamos a aadir deir
las tareas de control pertinentes y eso
sí vamos a incluir de lunes a jueves la
revisión diaria y el viernes añadiremos
la revisión semanal a continuación lo
que vamos a hacer es que una vez ya lo
tengamos Fíjate que nos van a aparecer
estas tareas de control muy visibles
para que podamos checarlas aquí lo
tienes tendríamos las tareas de control
visibles y que son meno recordatorios
diarios para quitar esa información de
tu mente y dejarla aquí en este apartado
del plan semanal en el lunes a
continuación lo que vamos a hacer es
crear Exactamente lo mismo para todos
los días de la semana Claro está que
cada una de las tareas de control de
todos los días serán diferentes no serán
las mismas que tendrás el lunes ni el
martes ni el miércoles ni el jueves ni
por supuesto el viernes algo que puedes
hacer por si quieres copiar la estética
y avanzar un poquito más rápido es irte
aquí donde pone más opciones ahí lo
tienes darle clic y dentro de esta
opción verás que pone copiar tarea
cuando accedas a esta opción Fíjate que
puedes copiar esta tarea a otro de los
depósitos concretamente por ejemplo el
martes vamos a copiarlo y esto lo puedes
hacer para todos los días de la semana
fabuloso pues ya lo tendríamos todos los
días de la semana Eso sí tendrías que
editar cada uno de ellos para que las
tareas de control también concuerden con
el día específico Imagínate que tienes
el miércoles una reunión de equipo pues
el martes puedes poner preparar reunión
de equipo la idea sería poner todas
aquellas tareas de control repetitivas
en esta semana porque una vez lo tengas
después ya no Tendremos que repetirlo
Eso sí Ahora ya tenemos creado de lunes
a viernes la única cosa que vamos a
modificar Sí o sí es que en vez de tener
aquí como ves revisión diaria un viernes
vamos a ir dentro de esta tarjeta de
esta tarea y Aquí vamos a cambiarlo en
vez de poner diaria pondremos semanal
porque los viernes haremos la revisión
semanal que es un poquito más extensa No
mucho más que la revisión diaria
importantísima para mantener este
sistema a flote e incrementar tu
productividad hasta ahora ya tenemos
toda la estructura cubierta de hecho
hemos puesto todas las tareas puntuales
dentro del inventario de puntuales
después hemos añadido todas las tareas
de control en los respectivos días de la
semana Ahora bien la pregunta es y cuál
es la movilidad de todo esto cómo
gestiono yo las tareas en mi día a día
Pues bien lo que haremos Es una
representación de estas dos revisiones
que hemos comentado con anterioridad por
ejemplo teníamos la revisión semanal y
después teníamos la revisión diaria
resumiendo mucho la revisión semanal
solo la haremos una vez a la semana como
su nombre indica y en esta ocasión lo
haremos directamente el viernes en
cambio la revisión diaria en vez de
hacerla todos los días solo la haríamos
de lunes a jueves ya que el viernes
haríamos esta revisión semanal algo
importante que siempre Funciona muy bien
y sobre todo nos permite prever algunos
uno de los problemas que podemos tener y
empezar el día con buen pie es
planificar el día anterior Cuando digo
el día anterior me refiero a que si uno
lo hace el mismo día es probable que
empiecen a salir imprevistos que no
teníamos contemplados Y eso haga que
nuestra planificación se vaya al garete
que es importante mantener a raya esa
planificación otra cosa importante es
que no la hagamos A última hora sea cual
sea la revisión que estés haciendo sea
la revisión semanal o la revisión diaria
no la hagas justamente cuando termines
tu jornada laboral porque en ese momento
estarás pensando en otras cosas así que
la clave es hacerlo Sí o sí una o dos
horas antes de que te vayas o que
termines tu jornada laboral A última
hora siempre tendrás cosas pendientes
tengo que hacer algo más si que
prefieres no hacerlo por lo tanto Hazlo
más o menos en ese marco temporal
primero de todo empezaremos con la
revisión semanal ahí la tienes la
revisión semanal empezaremos el viernes
el viernes una o dos horas antes antes
de terminar tu jornada la idea de todo
esto es que veas qué es lo que te quedó
pendiente y sobre todo que analices un
poco la semana es un buen momento para
vislumbrar todo lo que hicimos durante
la semana y sobre todo para hacer un
reset lo primero que vamos a hacer y es
muy importante es que todas las tareas
de control que hayas ido marcando a lo
largo de la semana que hayas ido
completando como estás viendo aquí
perfecto vamos a completar estas también
ahí está el tema es que vamos a ir
completando pero fíjate que después lo
tenemos que ir desmarcando Así que ahora
voy a ir aquí lo voy a desmarcar
perfecto muy bien y después Miré a los
otros días al lunes por ejemplo y voy a
desmarcar también todas las tareas de
control el objetivo como ya te puedes
imaginar es que básicamente empecemos la
semana desde cero no queremos generar
una copia del plan esto es mucho más
costoso a nivel de tiempo y también No
nos aporta demasiado Además de que vamos
sobreactuado todos los planes que
tenemos en plan tendríamos muchísimo
tendríamos que eliminar este crear otro
nuevo En definitiva no es demasiado
sencillo Así que la idea es des clicar
Desactivar todas las tareas de control
de todos los días para dejarlo a cero
como si fuera una especie de reset lo
segundo que vamos a realizar es que las
tareas que nos hayan sobrado ese día es
decir que no hayamos podido completar lo
que vamos a hacer es moverlas
directamente a estáa en el inventario de
puntuales para hacerlo Tenemos dos
maneras simplemente cada una de las
tareas las arrastramos y las ponemos
Dentro de este inventario y la otra
opción que podríamos hacer cuando tengas
varias es que podemos mover el viernes
esta columna de aquí cerca del
inventario de puntuales para no tener
que desplazarnos tanto Así que ahora
moverlo será mucho más sencillo Eso sí
acuérdate después de que este viernes
que ha quedado más o menos suelto lo
vuelvas a poner al final de la semana
genial esto es sería el primer paso de
la revisión semanal vamos a por el
siguiente el siguiente será que la
semana en curso como estás viendo el
indicador el separador lo pondremos
arriba del todo del inventario perfecto
arriba del todo porque así nos permitirá
analizar qué es lo que tenemos ahora
mismo en el inventario y podemos decidir
qué hacemos con estas tareas mi
recomendación es que siempre cada semana
hagas una limpieza de las tareas que ya
no tienen sentido incluso puedes ir
dentro de la tarea seleccionar
cualquiera de ellas y Fíjate que en el
apartado de abajo del todo te dice
también Cuándo fue creada Oye pues fue
creado el 31 de agosto perfecto muy bien
así sabrás que si esto lleva una semana
o dos semanas Quizá es un momento o de
hacerla ya o de ponerla en otro lista
para que no moleste al final no queremos
tener tareas que nos aportan poco valor
y sobre todo que nos molestan a la v
vista porque cuantas más tareas tengas
aquí más complicado será poder priorizar
el resto de la semana este será de
acuerdo al siguiente punto obviamente
también podemos Añadir de nuevas que irá
añadiendo durante la semana y además
aquí podemos Añadir las que tengamos
pendientes o que se nos aparezcan en ese
momento que recibamos un correo y que
simplemente lo querramos convertir a una
tarea puntual Pues bien una vez Hemos
llegado aquí el siguiente paso será
decidir de todas las tareas que yo tengo
aquí Cuáles voy a hacer la semana en
curso Así que ahora mismo voy a
cualquiera de estas estas que tienes
aquí y las voy a mover por encima del
separador perfecto Sí de esta manera tal
como estás viendo todo aquello que esté
por encima del separador significará que
es lo que tienes que hacer o que prevés
hacer durante la semana esto no
significa para nada que lo vayas a
completar Pero al menos eso sí la
intención Ahí está Así que ahora cuando
ya tengamos esto el siguiente paso Casi
casi ya lo tenemos listo para completar
la revisión semanal el último punto
Quizás algo más sorprendente porque
habitualmente la tendencia sería que con
las tareas que yo tengo que hacer esta
semana en curso las voy a poner y
repartir entre los diferentes días de la
semana Pues bien yo te diré solo
planifica el lunes y solamente el lunes
Sí ya lo sé tenemos la sensación de que
no estamos invirtiendo bien el tiempo
porque solo estamos agendando un día
pero yo te diría Oye planifica Solo un
día y el lunes puede pasar cualquier
cosa normalmente cuando Tú empiezas la
jornada laboral sabes que empiezas pero
no lo que va a suceder cuando finalices
incluso puede pasar que vengan dos o
tres tareas nuevas y que tengas que
cambiar por completo la semana esto
seguro que te ha ocurrido más de una vez
por lo tanto solo elegiremos aquellas
tareas que quiera hacer el lunes
perfecto muy bien venga voy a poner
estas tres de aquí yo quiero hacer estas
tres tareas por lo tanto tanto planifico
solo el lunes y después el lunes ya
empezaré a hacer las revisiones diarias
para determinar qué es lo que voy a
hacer el martes y esto lo haremos todos
los días de lunes a jueves hasta que
lleguemos al viernes otra vez en la
revisión semanal así que de esta manera
podemos decir que la revisión semanal ya
ha culminado Y fíjate qué pasos más
sencillos ahora vendría la revisión más
corta de todas sin duda la revisión
diaria es igual de importante pero
todavía es menos duradera todavía dura
muchísimo menos concretamente con 2 3
minutos ya tendrás suficiente si
finalizas el lunes y te quedan estas
tareas de aquí Imagínate que tú vas
completando las tareas Oye pues estas de
control ya están hechas y al final te
quedan estas tres tareas que estás
viendo Entonces cuando llegue al final
del día Recuerda una o dos horas antes
lo que vas a decidir es qué vas a hacer
con ellas por ejemplo esta de aquí la de
revisar material reunión equipo la vas a
hacer el martes porque tú ya sabes que
la vas a hacer el día siguiente y la
deberías hacer ese día perfecto act
actualizar datos nuevo producto página
web Oye pues no sabes muy bien Cuándo la
vas a hacer quieres hacerla esta semana
pero no sabes Todavía Cuál será el día
que la vas a hacer Pues en esta ocasión
lo que vamos a hacer es moverla y la
vamos a poner dentro de la semana en
curso Porque tú un día de estos quieres
hacerla pero todavía no lo tienes del
todo claro Imagínate que la última tarea
de todas la que nos quedó pendiente
todavía no sabemos cuándo la vamos a
hacer ni siquiera sabes si la vas a
hacer esta semana en esta ocasión lo que
vamos a hacer es moverla por debajo del
separador ya que todavía tenemos muchas
dudas de lo que vamos a hacer y el
último paso de la revisión diaria es hay
alguna tarea que tenemos para esta
semana en curso que quieres hacer el
martes Oye pues sí hay una de ellas que
se llama retocar estética del Powerpoint
del proveedor y por ejemplo Esta sí creo
que la voy a hacer el martes fíjate qué
cosa tan sencilla y lo más bonito de
todo es que cada día te obligas a hacer
un un reset tanto la revisión semanal
como la revisión diaria una de las
claves de este método es que evitas la
sobreacumulación Y en segundo lugar
importantísimo también es que tienes la
sensación de que todos los días cuando
terminan es como si empezaran de cero
como si empezaras con las nuevas tareas
evitando sobreacumulación
la revisiones tanto diaria como semanal
dentro de planner Y fíjate que esto es
indispensable para que este sistema sea
sostenible en el tiempo como siempre me
encanta compartir contigo cuál sería mi
valoración personal eso sí de Microsoft
planner vamos a empezar con un total de
cinco criterios para al final darte mi
valoración final la primera tiene que
ver con la usabilidad es decir si es
fácil manejarte por la herramienta Yo te
diría que sí en general Aunque no es de
las mejores por lo tanto vamos a dejarlo
con una nota bastante alta pero no
llegará al excelente concretamente un
8,5 el segundo criterio tiene que ver
con la curva de aprendizaje es fácil
meterse en planner o no Esto es lo de
siempre si has utilizado programas
similares seguramente será mucho más
fácil si no te será un poquito más
complejo Yo te diría que la curva de
aprendizaje de planner es bastante fácil
Aunque tiene algunas cosas que no se
comprenden muy bien ya que no es fácil
copiar un plan ni siquiera borrarlo
tiene algunas cosas básicas que debería
mejorar por este motivo tampoco llega al
excelente y se queda con un
8,5 el tercer criterio tiene que ver con
la estética es bonita plan es algo
agradable la vista utilizar esta
herramienta Pues bien planner está bien
cumple con los suyo y que le vamos a dar
un ocho es decir en pocas palabras Es
una herramienta que tiene muchas
opciones o pocas aquí hay que decir que
en comparación con otras herramientas
ent similares que también hemos
analizado te diría que es relativamente
floja Ya que no llegaría ni siquiera a
la mitad de lo que pueden ofrecerte sus
competidores Así que en este caso
funcionalidades estará bastante abajo en
comparación con otras concretamente le
vamos a dar un seis y el último punto
Son las integraciones es decir si se
puede unir o fusionar con otras
aplicaciones verás Aquí vamos a decir
que hay como algo positivo y negativo
negativo es que prácticamente no lo
podrás fusionar con ninguna herramienta
que no sea de Microsoft 365 en cambio
todo aquello que sea dentro de Microsoft
365 está Unido Casi casi a la perfección
por lo tanto No sabría que decirte si
estás en 365 es fantástica si no lo
estás no lo podrás fusionar con nada así
que me costaría darle una puntuación por
eso en este motivo teniendo en cuenta
que está integrada en el paquete de
Microsoft y ese subjetivo le vamos a dar
un
8,5 teniendo en cuenta esas notas esas
evaluaciones de cada uno de los
criterios os Cuál sería la nota final
Pues en esta ocasión le vamos a dar un
7,9 sobre 10 una herramienta
correctísimo a la perfección Eso sí para
grandes proyectos para cosas que
requieren muchísimas personas no sería
la herramienta ideal aquí yo te
recomendaría otras herramientas que
también puedes disfrutar en este canal
pues ya los tienes aquí te he desvelado
todos mis mejores secretos para que
puedas organizar tu semana utilizando
Microsoft planner Oye qué tal cómo lo
has visto Me encantaría saber cuáles son
tus comentarios Y cómo la utilizas tú
habitualmente para organizar tu semana
siempre contento de aprender de ti y por
supuesto para hacer próximos vídeos
sobre esta herramienta y muchas más pero
para un momento dale un buen like a este
vídeo si te pareció interesante es
gratis Y en segundo lugar Me encantaría
también que te suscribieron Al único
canal donde hablamos de herramientas
digitales neurociencia y productividad
todo mezclado Gracias de verdad por
compartir tu tiempo tu pedacito de
tiempo que sé que vas muy liado muy
ocupado me encantará verte en próximos
vídeos Te mando un fuerte abrazo Cuídate
mucho
Chao
Weitere ähnliche Videos ansehen
Using Logseq to research and plan for a video
Tutorial Getting Things Done en Notion ☑️ [ + plantilla gratuita GTD para Notion paso a paso ]
Paso a Paso de un proyecto SCRUM en JIRA Software JIRA TIPS
📊 Organiza tu NEGOCIO y/o EQUIPO con Microsoft 365 🟧 Productividad Empresarial 🚀
Cómo organizar tu tiempo y ser más productivo con solo 2 elementos y 5 minutos
Los 10 MEJORES PROMPTS para ChatGPT [ Como usar la INTELIGENCIA ARTIFICIAL ]
5.0 / 5 (0 votes)