INFLUENCIA DE LA ORGANIZACION EN LOS PROYECTOS 1
Summary
TLDREl impacto de la organización en la gestión de proyectos es un tema crucial abordado en este video. Se destaca que la visión, misión y estrategia de una organización definen el éxito del gerente de proyectos. La cultura, estructura y madurez de la organización influyen en la ejecución de proyectos y en la toma de decisiones. Las normas culturales y experiencias compartidas, como valores y expectativas, son clave en la conformación de la cultura organizacional. La comunicación es fundamental y debe ser gestionada de manera profesional tanto a nivel interno como externo. La estructura organizacional, desde la matriz hasta la orientada a proyectos, tiene un papel determinante en la autoridad del gerente de proyectos, la disponibilidad de recursos y la eficiencia en la gestión. Este análisis detalla cómo diferentes esquemas organizacionales, como la estructura funcional, matricial débil, equilibrada y fuerte, así como la orientada a proyectos, afectan la dinámica y el desempeño en la gestión de proyectos, subrayando la importancia de adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
Takeaways
- 📈 La influencia de la organización en la gestión de proyectos es crucial, ya que puede afectar positivamente o negativamente al desempeño del gerente de proyectos.
- 🎯 Una organización con una visión, misión y estrategia organizacional clara puede envolver al gerente de proyectos y motivarlo, mientras que una falta de estas puede tener un impacto negativo.
- 🏛️ La cultura, el estilo y la estructura de la organización influyen en cómo se llevan a cabo los proyectos y toman decisiones los líderes.
- 🤝 Las normas culturales y las experiencias comunes de los miembros de la organización, incluyendo valores y expectativas compartidas, conforman la cultura de la organización.
- 📚 La comunicación es fundamental en la gestión de proyectos y puede variar según la cultura de la organización; es importante establecer un plan de gestión de comunicaciones.
- 📊 La estructura organizativa, como la matriz o el organigrama, y la orientación a proyectos pueden influir en la toma de decisiones y la facilidad para dirigir proyectos.
- 🔑 En una estructura funcional, la autoridad del gerente de proyectos puede ser nula o muy poca, mientras que en una organización orientada a proyectos, el gerente tiene un poder elevado.
- 💡 La disponibilidad de recursos para los proyectos varía según la estructura de la organización, siendo más alta en una organización orientada a proyectos.
- 🧍 La organización matricial débil puede presentar desafíos en la toma de decisiones y en la agilidad debido a la falta de autonomía y la necesidad de consultar con gerentes funcionales.
- 🌟 En una organización matricial fuerte, la presencia de un gerente de proyectos al mismo nivel que los gerentes funcionales puede mejorar la eficiencia y la comunicación.
- 🔄 La estructura de una organización compuesta, que combina elementos de una estructura funcional y una orientada a proyectos, busca equilibrar la eficiencia con la orientación a proyectos.
Q & A
¿Cómo influye la organización en la gestión de proyectos?
-La organización influye en la gestión de proyectos a través de su visión, misión, estrategia, cultura, estructura y nivel de madurez. Estas características definen cómo se llevan a cabo los proyectos y toman decisiones, lo que puede impactar positiva o negativamente al gerente de proyectos.
¿Por qué la cultura de la organización es importante en la gestión de proyectos?
-La cultura de la organización es importante porque establece normas y valores compartidos que conforman el entorno en el que se desarrollan los proyectos. Incluye enfoques aceptables para planificar y ejecutar el trabajo, y afecta la forma en que los líderes toman decisiones y cómo se gestionan los riesgos.
¿Cómo se relaciona la estructura de la organización con la eficiencia en la gestión de proyectos?
-La estructura de la organización, como el organigrama y la orientación a proyectos, puede influir en la toma de decisiones y la facilidad para dirigir proyectos. La estructura puede ser funcional, matricial o orientada a proyectos, cada una con diferentes niveles de autoridad y disponibilidad de recursos para el gerente de proyectos.
¿Qué es una organización funcional y cómo afecta a la gestión de proyectos?
-Una organización funcional es aquella en la que los gerentes o directores funcionales están enfocados en procesos internos y toman decisiones con poca autonomía para los proyectos. Esto puede resultar en una gestión de proyectos menos eficiente, ya que la coordinación y toma de decisiones depende de la jerarquía.
¿Cómo se diferencia una organización matricial de una funcional en términos de gestión de proyectos?
-Una organización matricial puede tener combinaciones débiles, equilibradas o fuertes de autoridad y recursos para los proyectos. Esto proporciona un mayor grado de autonomía y capacidad de toma de decisiones para los gerentes de proyectos en comparación con una estructura funcional.
¿Qué es una organización orientada a proyectos y cómo se relaciona con la gestión de proyectos?
-Una organización orientada a proyectos es aquella donde los gerentes de proyectos tienen una alta relevancia y poder, lo que facilita la gestión de proyectos únicos. En esta estructura, las decisiones se toman rápidamente y se priorizan las necesidades del proyecto.
¿Cómo afecta la comunicación en una organización a la gestión de proyectos?
-La comunicación en una organización, ya sea informal o profesional, puede afectar la gestión de proyectos. Un plan de gestión de comunicaciones bien establecido puede profesionalizar la gestión de proyectos y mejorar la eficiencia en la coordinación interna y externa.
¿Cuáles son los desafíos de una estructura de organización matricial débil para la gestión de proyectos?
-En una estructura matricial débil, los desafíos incluyen la falta de capacitación del personal de planta para coordinar proyectos, la baja autonomía y toma de decisiones, y la lentitud en la respuesta a necesidades y problemas del proyecto.
¿Qué ventaja ofrece una organización matricial equilibrada en comparación con una débil?
-Una organización matricial equilibrada ofrece una mejora en la gestión de proyectos al incluir a un gerente de proyectos en la estructura, lo que proporciona un poco más de autonomía y agilidad en la toma de decisiones y coordinación de proyectos.
¿Cómo se organizan las decisiones y la coordinación en una organización matricial fuerte?
-En una organización matricial fuerte, las decisiones y la coordinación de proyectos se dan en el último escalafón, pero con la novedad de que hay una persona en una posición más alta que puede tomar decisiones rápidamente y mantener una comunicación continua con otros gerentes.
¿Cómo se define la estructura de una organización orientada a proyectos?
-Una organización orientada a proyectos se define por tener a un director ejecutivo al mando, con gerentes de proyectos a su cargo que manejan el personal orientado a proyectos. Estas organizaciones toman decisiones rápidamente y se enfocan en satisfacer las necesidades de los proyectos.
¿Qué es una organización compuesta y cómo se diferencia de otras estructuras en la gestión de proyectos?
-Una organización compuesta es una combinación de una estructura orientada a proyectos y funcional. Aquí, los gerentes funcionales y los gerentes de proyectos trabajan juntos, compartiendo la toma de decisiones y la asignación de recursos, lo que permite una gestión de proyectos más integrada y eficiente.
Outlines
😀 Influencia de la organización en la gestión de proyectos
Este párrafo aborda cómo la estructura y la cultura organizacional influyen en la gestión de proyectos. Se destaca la importancia de una visión, misión y estrategia organizacional sólidas para apoyar positivamente al gerente de proyectos. Se mencionan factores como la cultura, el estilo, la estructura y el nivel de madurez de la organización que afectan la ejecución de proyectos. Además, se discute cómo las decisiones de los líderes y las experiencias compartidas de los miembros de la organización conforman la cultura y, por tanto, la gestión de proyectos.
😉 Estructuras organizacionales y su impacto en los proyectos
Se explora cómo diferentes estructuras organizacionales, como la estructura funcional, matricial y orientada a proyectos, afectan la autoridad del gerente de proyectos, la disponibilidad de recursos y la gestión del presupuesto. Se proporciona una visión general de cómo la estructura de la organización puede influir en la toma de decisiones y en la facilidad para dirigir un proyecto. Se presentan ejemplos de las estructuras de las organizaciones y cómo estas se relacionan con el poder y la autonomía del gerente de proyectos.
😌 Diferencias en la toma de decisiones en estructuras matriciales
Este párrafo se enfoca en las diferencias en la toma de decisiones dentro de las estructuras organizacionales matriciales débiles, equilibradas y fuertes. Se discute cómo la autonomía y la capacidad de respuesta varían en estas estructuras y cómo esto puede afectar la eficiencia y la calidad de las respuestas a los proyectos. Se presentan ejemplos de cómo se coordinan los proyectos en cada tipo de estructura matricial y las implicaciones de estas en la agilidad y la toma de decisiones.
😃 Organizaciones compuestas y su enfoque en la gestión de proyectos
Se describe cómo las organizaciones compuestas, que son una combinación de estructuras funcional y orientada a proyectos, toman decisiones y gestionan los proyectos. Se destaca la importancia de la comunicación continua y la colaboración entre los gerentes funcionales y los gerentes de proyectos. Se menciona que en estas organizaciones, las decisiones se toman de manera más rápida y se atienden mejor las necesidades de los proyectos. Además, se enfatiza en el enfoque de toda la organización en apoyar la gestión de proyectos.
Mindmap
Keywords
💡Influencia de la organización
💡Gerente de proyectos
💡Cultura organizacional
💡Estrategia organizacional
💡Comunicaciones en la organización
💡Estructura organizacional
💡Matriz organizacional
💡Recursos de proyectos
💡Liderazgo en la organización
💡Normas culturales
💡Organización orientada a proyectos
Highlights
La influencia de la organización en los proyectos es crucial y puede impactar positiva o negativamente la gestión de proyectos.
La visión, misión y estrategia organizacional exitosa envuelve al gerente de proyectos y lo influye de manera positiva.
Si la organización no refleja una estrategia clara, esto puede afectar negativamente al desempeño del gerente de proyectos.
La cultura, el estilo y la estructura de la organización influyen en cómo se llevan a cabo los proyectos.
Las decisiones de los líderes y la gestión de proyectos están interconectadas y pueden llevar a resultados positivos.
Las normas culturales y los estilos son fenómenos grupales que incluyen enfoques aceptables para iniciar y planificar proyectos.
Las experiencias comunes de los miembros de la organización conforman su cultura y son fundamentales para la gestión de proyectos.
La comunicación en la organización es clave y puede ser influenciada por la cultura y las relaciones interpersonales.
Es importante establecer un plan de gestión de comunicaciones tanto a nivel interno como externo para profesionalizar la gestión de proyectos.
La estructura organizativa, como el organigrama y la orientación a proyectos, afecta la toma de decisiones y la facilidad para dirigir un proyecto.
La matriz organizacional muestra cómo la autoridad del gerente de proyectos y la disponibilidad de recursos varían según la estructura de la organización.
En una organización funcional, el gerente de proyectos tiene poca autoridad y los recursos son limitados.
En una organización matricial débil, la coordinación de proyectos se delega en el personal básico, lo que puede causar lentitud en la toma de decisiones.
Una organización matricial equilibrada ofrece una mejor agilidad en la gestión de proyectos con la introducción de un gerente de proyectos.
En una organización matricial fuerte, el gerente de proyectos tiene más poder y autonomía para tomar decisiones rápidas.
Una organización orientada a proyectos da mayor relevancia al gerente de proyectos y su capacidad para manejar recursos y tomar decisiones.
Las organizaciones compuestas combinan elementos de estructuras orientadas a proyectos y funcionales para satisfacer las necesidades específicas de los proyectos.
La estructura de la organización debe adaptarse a las necesidades de gestión de proyectos y no hay una estructura universalmente mejor o peor.
Transcripts
Hola cómo les va bienvenidos de nuevo a
mi canal gerencia de proyectos
experiencias mitos y realidades en esta
nueva entrega hablaremos de la
influencia de la organización en los
proyectos la influencia de la
organización en los en la gerencia de
proyectos importante Resaltar como
largos las organizaciones cada una
diferentes una de la otra sesgan el
desempeño del gerente de
proyectos como tal esto es si la
organización tiene una visión misión
estrategia organizacional ganadora y
exitosa esta envuelve al gerente de
proyectos y lo influencia de una manera
positiva si por el contrario la
organización sus
líderes no reflejan la estrategia
organizacional lo que buscan la visión
esta impactará al gerente de una manera
negativa es por ello que la cultura el
estilo la estructura misma el nivel de
madurez de la organización influyen en
la forma en que se llevan a cabo los
diferentes
proyectos tomando las decisiones de los
líderes en una organización
junto con la gerencia de proyectos pues
se pueden llegar a unos buenos
resultados las culturas y
estilos son fenómenos del tipo grupal
conocidos Como
normas culturales desarrolladas en el
tiempo pues las normas
incluyen
enfoques los cuales establecen modos de
iniciar y planificar los
proyectos medios
aceptables para realizar el
trabajo autoridades con poder de
decisión toda organización con personas
que las lideran tienen la capacidad la
manera y la forma de tomar decisiones
recuerden lo que hablamos ahora que si
estas personas toman decisiones buscando
una visión una misión unos valores que
representen su organización pues esto
influye impacta a la gerencia de
proyectos las experiencias comunes de
los miembros de la organización son las
que conforman la cultura de la misma la
mayoría de las organizaciones han
desarrollado culturas únicas a través de
la práctica y el uso común a lo largo
del tiempo las experiencias comunes se
incluyen entre
otras visión
misión valores creencias y expectativas
compartidas normas políticas métodos y
procedimientos sistemas de motivación e
incentivos tolerancia al
riesgo percepción del
liderazgo código de conducta ética
laboral
horario de
trabajo entornos
operativos las comunicaciones en la
organización me he encontrado con que
las comunicaciones son en algunas
organizaciones gestionadas de manera
informal no son tomadas profesionalmente
tal vez por la misma cultura de la
organización y por las relaciones
interpersonales entre los compañeros de
trabajo es importante Establecer un plan
de gestión de
comunicaciones tanto a nivel interno
como externo para
profesionalizar la gerencia de
proyectos de acuerdo al producto
servicio o resultado único que genera
una
organización esta modula la estructura
buscando la eficiencia en sus
proyectos es por ello que la figura del
gerente del proyecto aparece en el
organigrama en diferentes posiciones
dependiendo de qué tan orientada
proyectos esté lo interior influye en el
modo de dirigir los proyectos
a continuación vamos a ver una serie de
figuras
tablas las cuales nos van a orientar un
poco sobre este tema Cómo la estructura
como el organigrama y có la orientación
a proyectos en una medida no alta a una
muy alta pues puede influir en esa toma
de decisiones y en esa facilidad que se
debe de tener para poder dirigir un
proyecto Aquí les voy demostrar la
influencia de la estructura de la
organización en los proyectos vista
desde esta
matriz aquí nos podemos dar cuenta que
en la primer columna están las
características del
proyecto autoridad del gerente del
proyecto disponibilidad de los recursos
quién gestiona el presupuesto del
proyecto el rol del gerente de proyectos
y la y el personal administrativo de la
dirección de
proyectos en esta fila vas a ver la
las diferentes estructuras de las
organizaciones Entonces está la
funcional la matricial y la orientada a
proyectos ahora miremos por ejemplo la
autoridad del gerente de proyectos es
nula o muy poca si el esquema o la
estructura de la organización es
funcional Claro si el esquema es
funcional Pues los gerentes o directores
funcionales van a estar más enfocados en
el proceso interno de la compañía
tratando de sacar ese resultado único
ese ese ese producto o ese servicio que
más orientado a ese proyecto que está en
la cabeza del gerente de proyectos
mientras que la si la organización es
matricial que ya vienen unas
combinaciones débiles equilibradas o
fuertes pues va a ser baja en la débil
baja o moderada en la equilibrada y
moderada alta en la
fuerte si la organización es una
organización orientada a proyecto
Pues el gerente de proyectos toma una
relevancia muy importante y su poder es
alta o casi
total si miramos la disponibilidad de
los recursos en la funcional para los
proyectos hay muy pocos recursos o
nulos matricial débil los recursos son
Bajos en la equilibrada pues va de bajo
a moderado y en la fuerte va de moderado
alto mientras que en la orientada
proyecto alto o casi total Entonces si
se dan cuenta para todo este tipo de
características de
proyecto la última columna es la que
mals lo beneficia no quiere decir que
este esquema funcional sea malo o bueno
Es depende de las necesidades que tengan
las
organizaciones lo que pasa es que en
esta para proyectos donde se manejen
productos servicios o resultados únicos
el poder que tiene la gerencia de
proyectos es total y es mucho más fácil
gestionarlos vamos a ver algunos
ejemplos una organización funcional se
se esza se esquematiza de esta
manera tenemos a
Superman la figura de superm da a
entender que es una persona muy
poderosa que es el director de e
ejecutivo esta persona tiene a cargo sus
gerentes
funcionales y los gerentes funcionales
que son las personas que toman la
decisión
tienen a su cargo el personal los cuales
no tienen ningún poder de
decisión en ese esquema la coordinación
de los proyectos se da básicamente en el
segundo
escalafón ya que los gerentes
funcionales como ejemplos gerentes de
compras gerentes financieros gerentes
logísticos gerentes comerciales son
personas que están más enfocadas en el
proceso interno de la organización que
en un proyecto que se ve para el
servicio de pronto a un externo a un
cliente a un
patrocinador aquí el personal está
supeditado a las decisiones que se tomen
para la coordinación del
proyecto veamos
ahora una organización matricial
débil el organigrama se representa de la
siguiente manera Sigue estando Superman
a la cabeza el Hombre Araña y Batman
como gerentes funcionales tomando las
decisiones pero como ya el esquema es
matricial débil pues tiene que haber
algún cambio con respecto al anterior
Cuál es la coordinación de los proyectos
se la delegamos a nuestro personal
básico de planta esto tiene varios
problemas primero que este personal
puede estar
o no capacitado para hacer eso segundo
no hay casi o es nula la toma de
decisiones normalmente la toma de
decisiones hace acá ellos hacen pero
todo lo tienen que consultar a los
gerentes a sus jefes entonces las cosas
se pueden volver lentas complicadas y no
pueden haber buenos tiempos de respuesta
o de pronto las respuestas que se den no
sean las
mejores Entonces es la leve diferencia
que hay entre la anterior que la
organización funcional y la
débil en otro esquema de organización
miramos la matricial
equilibrada tenemos el director
ejecutivo liderando la organización
normalmente este director ejecutivo
representa los intereses de la empresa
puede ser un accionista puede ser el
presidente puede ser el
dueño y esta persona tiene a su cargo
los gerentes funcionales
Cuál es la novedad Esta es la matricial
equilibrada hay ya una una leve mejoría
Si queremos verlo desde el punto de
vista de proyectos que los gerentes
funcionales pueden at tener a su a su
cargo un gerente de
proyectos esta persona si se dan cuenta
que es nueva eh en la organización hace
que se maneje un tema de liderazgo en el
último escalafón de la compañía cuál
serán los problemas Pues también tiene
muy poca autonomía poder decisión
tiempos de respuesta lentos porque tiene
que supeditarse a sus jefes que son los
gerentes funcionales la coordinación del
proyecto será igual que en la matricial
débil en el último escalafón hay un
líder que puede dar un poquito de mayor
agilidad a las cosas pero no es la
suficiente la organización matricial
fuerte
Aquí Cuál sería el
cambio Pues sí claro ya tenemos un
gerente de proyectos que es el gerente
de los directores de proyectos en el
mismo escalafón que los gerentes
funcionales este tiene a su cargo
directores de proyectos Entonces por
ejemplo este director de proyectos puede
manejar uno dos o tres proyectos este
puede manejar otros tres proyectos y
tienen un gerente que es orientado a
proyectos qué pasa en este tipo de
matriz la coordinación del
proyecto se da en el último escalafón
pero con qué novedad que ya que hay una
persona arriba que puede tomar
decisiones puede consultarlas más
rápidamente con estas otras personas y
aquí se tiene que haber una relación de
comunicación continua porque estas
personas pueden ya Representar en una
organización matriz al fuer como grupos
o equipos de apoyo a la dirección de
proyectos Entonces ya se va viendo un
poquito más de sesgo a esa orientación a
proyectos una organización orientada a
proyectos cuando cuando una organización
es orientada a proyectos ya el esquema
cambia mucho Pues sigue habiendo un
director ejecutivo un Superman que puede
ser el dueño de la empresa un accionista
un un un miembro de la junta directiva
un presidente que toma las riendas de la
organización es la que es la que orienta
a los deseos que tienen los dueños y a
su cargo están los gerentes de
proyectos estas personas tienen a su
cargo un personal que es un personal
orientado a proyecto ustedes preguntarán
y qué pasó con la parte funcional Sigue
estando acá representado en el
personal Entonces ya las decisiones se
toman mucho más rápido se dan se
atienden a necesidades del proyecto se
hace seguimiento mucho más seguido y
eh todos los grupos de apoyo están
orientados a esta a esta a estas
gerencias dónde se coordinan los
proyectos
Pues aquí por ejemplo tenemos que en
esta en este recuadro tenemos un gerente
que tiene a cargo un personal ahí se
coordinan los proyectos va a pasar lo
mismo con este señor va a pasar lo mismo
con este señor Entonces ya todo como les
decía pues va muy orientado a esos
procesos una organización compuesta
Recuerden que las
organizaciones se estructuran
dependiendo de sus necesidades no quiere
decir que la funcional sea mala o buena
ni que la orientada del proyecto sea
mucho mejor que la funcional va a
depender de las necesidades si es un
producto un servicio un resultado único
qué es lo que se
quiere entonces en esta organización
compuesta que es una combinación entre
entre una orientada a proyectos y una
funcional pues tenemos un director
ejecutivo tenemos unos gerentes
funcionales y tenemos un gerente de
proyectos aquí a diferencia de la
anterior
eh este gerente ya no es tan poderoso el
de proyectos tiene que consultar con sus
gerentes funcionales la disponibilidad
de los recursos la asignación de
personal eh la toma de decisiones todo
en conjunto para que estas personas que
son los
eh las personas que lideran los
proyectos como tal Ya de una manera Más
directa pues Tomen las decisiones para
dar respuesta la aquí por ejemplo la
coordinación del proyecto a se puede dar
acá en este
recuadro Entonces qué tenemos acá pues
dos directores de proyectos con
proyectos diferentes con un personal de
apoyo a cargo dirigido por un gerente
funcional esto quiere decir que hay una
unas relaciones directas entre todas
estas áreas las cuales tienen que estar
permanentemente en
comunicación pero también puede darse
una coordinación de un proyecto b y esa
se puede dar acá Entonces si se dan
cuenta este gerente funcional pues tiene
a cargo estas dos personas Pero estas
directores de proyectos acá se
interceptan y manejan las la combinación
de información van a depender mucho de
las necesidades aquí en este tipo de
organización lo que se pretende es que
todas las áreas sean de apoyo a ese tipo
de
proyectos
Bueno hasta aquí las cómo las
organizaciones impactan el desempeño
hacia una gerencia de proyectos espero
les haya quedado claro
eh les agradezco por estar en mi
canal Los invito a que se
suscriban muchas gracias
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