Video 17 Instrumentos archivísticos

Summary

El capítulo 8 trata sobre los instrumentos de gestión de documentos, que ayudan a cumplir con los requisitos de gestión documental. Se mencionan esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso y calendarios de conservación. Estos instrumentos deben diseñarse considerando el entorno tecnológico y se deben revisar periódicamente. Los esquemas de metadatos permiten identificar y gestionar documentos, asociarlos con agentes, actividades y regulaciones, así como rastrear procesos realizados sobre ellos. Existen seis clases de metadatos que facilitan su uso, identificación y preservación, y permiten la interoperabilidad entre aplicaciones.

Takeaways

• 📄 Los instrumentos de gestión de documentos ayudan a cumplir los requisitos de la gestión documental.
• 📋 Los instrumentos incluyen esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso y calendarios de conservación (o tablas de retención documental).
• 🛠️ El diseño e implementación de estos instrumentos depende del entorno tecnológico y de negocio de la organización.
• 🔄 Los instrumentos de gestión deben revisarse regularmente y las versiones suprimidas deben guardarse como documentos.
• 📊 Los esquemas de metadatos definen los metadatos necesarios para identificar, describir y gestionar documentos.
• 🏢 Los esquemas de metadatos pueden asociarse a documentos, agentes, actividades de la organización, regulaciones y relaciones entre entidades.
• 📝 Los metadatos permiten identificar y recuperar documentos, asociarlos a reglas cambiantes de negocio, agentes y actividades, y registrar los procesos realizados sobre ellos.
• 🔗 Existen seis clases de metadatos: identidad, descripción, uso, plan de eventos, historial de eventos y relaciones.
• ⚙️ Los esquemas de metadatos deben garantizar la interoperabilidad entre aplicaciones y facilitar la migración y transferencia de documentos.
• ✅ Los esquemas de metadatos deben referirse a otros instrumentos válidos de gestión documental como los calendarios de conservación y las reglas de acceso.

Q & A

¿Qué son los instrumentos de gestión de documentos?

Son herramientas diseñadas para ayudar a cumplir los requisitos de gestión de documentos y pueden incluir esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso, y calendarios de conservación.

¿Cuáles son algunos ejemplos de instrumentos de gestión de documentos mencionados en el texto?

Algunos ejemplos incluyen esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas y permisos de acceso, y calendarios de conservación o tablas de retención documental.

¿Qué son los calendarios de conservación y cómo se les conoce en algunos países?

Los calendarios de conservación son instrumentos que determinan el tiempo durante el cual los documentos deben ser retenidos. En países como Colombia, se les conoce como tablas de retención documental.

¿Qué aspectos se deben considerar al diseñar e implementar instrumentos de gestión de documentos?

Se deben tener en cuenta el entorno tecnológico, el negocio, las características de las aplicaciones de gestión documental, y los resultados de la identificación y valoración de los documentos.

¿Por qué es importante revisar regularmente los instrumentos de gestión de documentos?

Porque los procesos para crear, capturar y gestionar documentos dependen de instrumentos actualizados, y las versiones suprimidas deben gestionarse como documentos de acuerdo con los requisitos identificados.

¿Qué es un esquema de metadatos para la gestión de documentos?

Es un conjunto estructurado de metadatos que se utiliza para identificar, describir y gestionar los procesos relacionados con los documentos, asegurando su autenticidad y confiabilidad.

¿Qué tipos de entidades se pueden gestionar con los esquemas de metadatos?

Las entidades clave incluyen documentos, agentes (personas, unidades de negocio, tecnologías), actividades de la organización, regulaciones, y relaciones entre entidades.

¿Qué se debe tener en cuenta al implementar un esquema de metadatos para la gestión de documentos?

El grado de complejidad debe reflejar los requisitos de gestión de documentos y el contexto de la actividad de la organización, incluyendo los riesgos asociados.

¿Cuáles son las seis clases genéricas de metadatos en la gestión de documentos?

Las seis clases genéricas son: identidad, descripción, uso, plan de eventos, historial de eventos, y relación.

¿Cómo deben expresarse los esquemas de metadatos para la gestión de documentos?

Deben expresarse en formatos que permitan la interoperabilidad entre aplicaciones, el intercambio de información y la migración de datos.