How to Import Emails From OUTLOOK to EXCEL & why you want to do that!
Summary
TLDRCe script montre comment importer dynamiquement des données d'Outlook vers Excel. L'objectif est de créer une connexion à Outlook pour actualiser les informations directement dans Excel avec un simple clic sur 'Rafraîchir'. On se concentre sur un dossier spécifique, 'Action Required', pour analyser plus facilement les emails pertinents. L'authentification auprès du compte Microsoft est nécessaire pour établir la connexion. Power Query permet de filtrer les emails par dossier et de sélectionner les colonnes souhaitées. Une fois configuré, tout est enregistré et les mises à jour sont automatiques avec un simple rafraîchissement dans Excel.
Takeaways
- 😀 Importer des données d'Outlook vers Excel pour suivre des informations spécifiques, comme les emails de vente ou les idées de projet.
- 🔄 Mettre en place une connexion dynamique avec Outlook pour actualiser les données en cliquant sur 'Rafraîchir'.
- 📧 Choisir un dossier spécifique d'Outlook, comme 'Action Required', pour l'importation des données.
- 📂 Utiliser Excel pour créer un tableau organisé des emails spécifiques à analyser.
- 🔑 Se connecter à la boîte aux lettres en utilisant l'adresse email et l'authentification Microsoft.
- 🗂️ Power Query peut se connecter à la boîte aux lettres et fournir des tables différentes, comme le calendrier, les mails, les demandes de réunion, les contacts et les tâches.
- 📁 Se limiter à un dossier spécifique en utilisant des filtres de texte dans Power Query.
- 📝 Obtenir des informations détaillées des emails comme le sujet, l'expéditeur, les destinataires, l'heure d'envoi, l'importance, le statut de lecture et les pièces jointes.
- 📑 Choisir les colonnes pertinentes à importer, comme le sujet, le nom de l'expéditeur et le corps du message.
- 🔄 La connexion est dynamique, les données sont automatiquement mises à jour lorsque vous rafraîchissez la table Excel.
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Q & A
Comment importer les données d'Outlook vers Excel de manière dynamique?
-Pour importer dynamiquement des données d'Outlook vers Excel, il faut établir une connexion à Outlook depuis Excel, puis sélectionner le dossier spécifique des emails à importer. Ensuite, il suffit d'appuyer sur 'Actualiser' pour obtenir les informations Outlook les plus récentes directement dans Excel.
Quels types d'emails sont recommandés à importer dans Excel?
-Il est recommandé d'importer des emails spécifiques que vous recevez souvent et que vous souhaitez organiser, comme les emails de ventes ou des idées de projet.
Quel est le dossier spécifique mentionné dans le script pour l'importation des emails?
-Le dossier spécifique mentionné dans le script est 'Action Required', où l'utilisateur veut analyser les emails.
Comment se connecter à la boîte aux lettres Outlook depuis Excel?
-Pour se connecter à la boîte aux lettres Outlook depuis Excel, il faut aller dans 'Données', 'Obtenir des données', puis sélectionner 'Autres sources' et 'Microsoft Exchange'. Ensuite, il faut fournir l'adresse email et s'authentifier avec le compte Microsoft.
Quels types de tables sont disponibles après avoir établi la connexion à Outlook via Excel?
-Après avoir établi la connexion, des tables comme 'Agenda', 'Courrier', 'Demandes de réunion', 'Personnes' et 'Tâches' sont disponibles.
Comment limiter l'importation des emails au dossier 'Action Required'?
-Pour limiter l'importation aux emails du dossier 'Action Required', il faut sélectionner le chemin du dossier dans les catégories et choisir 'Action Required' dans le menu déroulant.
Quels détails des emails sont importés dans Excel?
-Les détails des emails importés incluent le sujet, l'expéditeur, les destinataires, la copie carbone, l'envoi, la réception, l'importance, la lecture, les pièces jointes, l'aperçu et le corps du message.
Comment choisir les colonnes pertinentes à importer dans Excel?
-Après avoir transformé les données, il faut aller dans 'Accueil', 'Choisir les colonnes', décocher 'Toutes les colonnes' et sélectionner les colonnes d'intérêt comme Sujet, Nom et Corps de l'email.
Est-ce que le processus est réellement dynamique?
-Oui, le processus est dynamique. Après avoir configuré la connexion et les étapes de transformation, il suffit de faire un clic droit et d'actualiser pour obtenir les informations Outlook les plus récentes dans Excel.
Quelle est la prochaine étape après avoir configuré la connexion et les étapes de transformation?
-La prochaine étape consiste à envoyer les données à la feuille de travail en cliquant sur 'Fermer et charger', ce qui créera une nouvelle feuille et chargera les données dans une table Excel.
Comment être averti des nouveaux emails dans le dossier 'Action Required'?
-Pour être averti des nouveaux emails, il suffit d'ajouter un email dans le dossier 'Action Required', puis de faire un clic droit et d'actualiser dans Excel pour voir le nouvel email.
Outlines
📊 Importation dynamique des données Outlook vers Excel
Ce paragraphe explique comment importer dynamiquement des données d'Outlook vers Excel. L'objectif est de créer une connexion avec Outlook afin de mettre à jour les informations directement dans Excel en utilisant la fonction 'Rafraîchir'. Il est question de ne pas importer tous les emails, mais de se concentrer sur des emails spécifiques comme les emails de vente ou des idées de projet. L'auteur montre comment ouvrir Excel, accéder à 'Données', 'Obtenir des données', puis sélectionner 'Microsoft Exchange'. Il est nécessaire de s'authentifier avec son adresse email et son mot de passe. Une fois la connexion établie, Power Query se charge de la mise en place. L'utilisateur peut choisir les tables qu'il souhaite importer, comme le calendrier, les emails, les demandes de réunion, les contacts et les tâches. L'auteur choisit les emails et effectue des transformations pour se limiter au contenu du dossier 'Action Required'. Il mentionne les différentes informations qui peuvent être extraites des emails, comme le sujet, l'expéditeur, les destinataires, la date d'envoi, l'importance, l'état de lecture et les pièces jointes. Il montre également comment sélectionner les colonnes pertinentes et comment les envoyer à un classeur Excel.
🔄 Mise à jour dynamique des données dans Excel
Le deuxième paragraphe illustre la dynamique de la mise à jour des données dans Excel. L'auteur montre comment, après avoir configuré la connexion, il est possible d'ajouter un nouvel email au dossier 'Action Required' et de le voir apparaître automatiquement dans la table Excel après un rafraîchissement. Il souligne que ce processus est entièrement dynamique et que l'ouverture d'Outlook n'est pas nécessaire pour que cela fonctionne. Il mentionne également l'utilisation de règles dans Outlook pour déplacer des emails vers des dossiers spécifiques et comment cela peut être connecté à Excel pour une mise à jour automatique des données. L'auteur conclut en rappelant les étapes à suivre pour configurer cette fonctionnalité et invite les spectateurs à s'abonner à la chaîne si ce n'est pas déjà fait.
Mindmap
Keywords
💡importer des données
💡Outlook
💡Excel
💡dynamique
💡Action Required
💡Power Query
💡filtres
💡colonnes
💡actualisation
💡connecter
💡formulaires
Highlights
Importing data from Outlook to Excel can be done dynamically for ongoing updates.
Set up a connection to Outlook to refresh and get the latest information in Excel.
Import specific emails, such as sales emails or project ideas, into an Excel table for organization.
Use Excel's 'Get Data' feature to connect to a specific Outlook mailbox folder.
Authentication is required only once for the initial connection to the mailbox.
Power Query provides access to various Outlook data tables like calendar, mail, meeting requests, people, and tasks.
Select the 'mail' table to import emails and transform the data as needed.
Filter emails to a specific folder, such as 'Action Required', for focused data import.
Email data includes sender details, subject, recipients, time sent, importance, and attachment status.
Choose to import specific columns like subject, sender's name, and email body for a cleaner table.
The process is entirely dynamic, allowing for real-time updates with a simple refresh.
Outlook rules can be used to automatically move emails to a folder, which can then be dynamically updated in Excel.
No need to have Outlook open; just refresh in Excel to get the latest data.
The tutorial provides a simple step-by-step guide to set up the connection and import process.
The process is easy and does not require advanced technical skills.
Encouragement to subscribe to the channel for more helpful tutorials.
A live demonstration shows the dynamic updating of an email moved to the 'Action Required' folder.
Transcripts
Today we're going to have fun importing data from Outlook to Excel. We're going to make the
whole process dynamic, so it's not a one-time thing. We're going to set up a connection to
Outlook, so we just need to press Refresh and we get the latest Outlook information
that we're tracking directly in Excel. Obviously, we're not going to dump all our emails in Excel.
There's going to be something specific that we want to track. For example, sales emails
or project ideas. Anything that you receive a lot of emails about and you'd like it all
organized in a nice Excel table. It's so easy to set this up. Don't believe me, just watch.
Okay, so this is my mailbox and I want to import emails from a specific folder of this mailbox
to Excel. I don't want to import everything, I want to just import the content of the Action
Required folder. Because, let's say, all of these emails are going to be easier for me to analyze
if i get them in an Excel table. To do that, just open up Excel, open a blank workbook, go to Data,
"Get Data", from other sources, from Microsoft Exchange. Now, all you need to do is give it
your mailbox address which is your email address. Next step is to authenticate yourself. So, this is
something you need to do, if it's the first time you are connecting to this mailbox. Once you've
done this and the connection is set up, you don't need to do this every time you want to refresh
your data. The connection is going to be there. I'm going to use my Microsoft account and then, sign in.
You just have to select your Microsoft account and your password, and then click on Connect.
Now, Power Query is going to set up a connection to this mailbox. Check this out. Notice all the different
tables I get. I have a calendar table. So, in case you're interested to keep your eye on
specific meetings, you can import this table and add the filters that you need. I have a mail table,
this is where all the emails are. So, not just the emails in my inbox but in all other folders as
well. I get a table for meeting requests, for people, and even tasks that I have in to-do.
In this case, I'm interested in mail, so I'm going to select that and go ahead and transform the data.
Now, take a look at these categories. I get the folder path, so these are the names of
the folders i have. In this case, actually, I just want to restrict it to the Action Required folder,
so I'm going to click on this dropdown and just select Action Required and you can also use
text filters, whatever makes sense to restrict it to the view that you need. So, I'm going to click on
OK, and my folder path is going to be restricted to the Action Required folder. Here, I get the subject
of the email. Sender comes in as a record. Notice we have a different category for name and the email
address. This means if I expand this, I can get a separate row for the name and for the address.
I also get the "Display to" information, and if I scroll over we have "DisplayCc", we have the two recipients.
This one comes in as a table, so here, we get to see the name and the address of the recipient.
If we have more recipients, we're going to see them in this table, and we have "CcRecipients", "Bcc", the
time the email was sent, the time it was received, the importance of the email, whether it was read,
whether it has attachments or not. So, if you're looking for special emails that have an attachment,
you can set this to "True". Now, in this case, all these emails that are in the action required
folder, they don't have any attachments, so I only see the False option. Then, I also get the preview
of the email. And, on the side here, I get the body of this email. I get two versions of this: the Text
body and the HTML body. Now, actually in this case, it makes sense just to go with the Text body. I'm
going to add a check mark for that and click on OK. Last column is a unique ID. So, there is a lot of
things here that I don't need, and some parts that I might want to expand. So, let's say for Sender,
I actually just want to keep the name, so let's go with OK. Now, let's restrict this to only the
columns that we need. So, I'm going to go to Home, Choose Columns, let's uncheck "Select All Columns",
and only select the ones that I'm interested in. That's going to be Subject, in this case,
the name, and the body of the email and click on OK. That's it! All my steps are recorded,
every time I refresh, these steps are going to run. Now, let's go ahead and send this to our workbook.
Close and load, this is going to create a new sheet and it's going to upload my data in an Excel table
on this sheet. This way, I can view the content easier and I can even use formulas that reference
this table. And you're probably wondering, "Is this all dynamic?" Well, yes, it is. Let's go ahead and push
another email to this folder. So, I'm going to go to the inbox here, let's take this one that
says, "Don't forget to record", I'm going to drag and drop it in the Action Required folder. I can see it
on the bottom here, so how about in Excel? Let's right-mouse-click and refresh this, and I get to
see the email right here. That's the subject, that's the name, and that's the content. Which is also a
good time for me to let you know that, in case you're not subscribed to this channel, consider
subscribing. Now, as you can see, all of this is dynamic, so if you are using rules in Outlook
to move over certain type of emails to another folder, you can then create a connection from
Excel to that folder and you don't even have to have Outlook open. You just go to Excel,
you right-mouse-click, you refresh, and you get the latest information in your Excel table. How cool is that?
So, what do you think? Was that difficult? Not really, right? All you have to remember is go
to the Data tab and the rest is going to come to you. That's my tip for today. Thank you for being
here. Thank you for watching. Hit that thumbs up and while you're down there, you might as well
hit subscribe, if you aren't subscribed yet. I'm going to see you in the next video.
you
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