Eight Step Decision Making Process

Summary

El video de Tom Wilson explica un enfoque racional para la toma de decisiones en ocho pasos. Empieza por definir el problema, preguntando qué es lo que realmente se quiere resolver. Luego, se identifica el objetivo de la decisión. Se evalúa información y se elabora una misión de recolección de datos. Se enumeran y evalúan las alternativas, utilizando herramientas como la matriz de criterios para seleccionar la mejor opción. Se toma la decisión y se implementa, asegurándose de que se asignen responsabilidades y se obtiene retroalimentación para evaluar el éxito de la decisión. Finalmente, se realiza un seguimiento para confirmar la solución del problema y, si es necesario, se repite el proceso.

Takeaways

• 🔍 El proceso de toma de decisiones es un enfoque racional que requiere pensar en alternativas y analizar.
• 📋 El primer paso crucial es definir el problema, ya que es esencial para tomar decisiones correctas.
• 🤔 Al definir el problema, es importante distinguir entre síntomas y la causa real del problema.
• 🗣️ Se deben hacer preguntas para entender el problema, como quién, cuándo y dónde está involucrado.
• 🎯 Una vez que se identifica el problema, se establece el objetivo de la decisión para enfocar la solución.
• 🔍 En el paso tres, se evalúa la información y se diagnostica la situación para reunir datos precisos.
• 📊 Se pueden utilizar herramientas como el diagrama de Ishikawa (fishbone diagram) para recolectar información.
• 📋 Se enumeran y evalúan las alternativas de solución, utilizando matrices de criterios para una evaluación objetiva.
• 🛠️ Se selecciona la mejor alternativa, optimizando para obtener la mejor solución o satisfaciendo con una solución aceptable.
• 🔧 Se implementa la decisión tomada, asignando responsabilidades claras para asegurar su ejecución.
• 🔁 Después de la implementación, se obtiene retroalimentación para verificar la efectividad de la decisión y se realiza un seguimiento.

Q & A

¿Cuál es el enfoque racional al proceso de toma de decisiones que se describe en el guion?

El enfoque racional al proceso de toma de decisiones requiere pensar en alternativas y realizar un análisis, lo que a menudo conduce al éxito en la toma de decisiones, aunque no garantiza un éxito absoluto.

¿Por qué es tan importante definir el problema en el proceso de toma de decisiones?

Definir el problema es crucial porque sin comprender adecuadamente el problema, podríamos estar tratando de resolver síntomas en lugar de la cuestión real, lo que podría llevar a decisiones incorrectas.

¿Cómo se sugiere identificar el problema real en el guion?

Para identificar el problema real, se deben hacer preguntas como '¿Cuál es el problema real?', '¿Cómo sé que esto es un problema?', '¿Dónde ha ocurrido el problema?', '¿Cuándo ha ocurrido?' y '¿Quién está involucrado o afectado por el problema?'.

¿Qué es un 'problem statement' y por qué es fundamental en la toma de decisiones?

Un 'problem statement' es una declaración que define el problema real y es fundamental porque sirve como base para el proceso de toma de decisiones, permitiendo una comprensión clara del problema antes de avanzar hacia soluciones.

¿Cuál es el segundo paso en el proceso de toma de decisiones según el guion?

El segundo paso es identificar el objetivo de la decisión, es decir, determinar qué se desea resolver o lograr una vez que se conoce el problema.

¿Cómo se sugiere recopilar información en el tercer paso del proceso?

En el tercer paso, se sugiere evaluar la información, diagnosticar la situación y reunir suficientes datos para tomar decisiones informadas, utilizando herramientas como el diagrama de Ishikawa (fishbone diagram).

¿Qué es una 'criteria matrix' y cómo se utiliza en el proceso de toma de decisiones?

Una 'criteria matrix' es una herramienta utilizada para evaluar las alternativas de manera objetiva y racional, especialmente útil en situaciones donde se deben considerar múltiples criterios para seleccionar la mejor alternativa.

¿Qué significa 'optimize' y 'satisfice' en el contexto del proceso de toma de decisiones?

Optimizar significa seleccionar la mejor alternativa disponible, mientras que satisfacer significa elegir una alternativa que simplemente cumple con los requisitos mínimos, a menudo debido a factores como costos, tiempo o problemas políticos.

¿Qué ocurre en el quinto paso del proceso de toma de decisiones?

En el quinto paso, se selecciona la acción a seguir basándose en las alternativas evaluadas y se toma la decisión final sobre cómo abordar el problema.

¿Cómo se asegura la implementación exitosa de una decisión tomada?

Para asegurar la implementación exitosa de una decisión, se deben asignar procesos y personas responsables de llevar a cabo la acción, y es crucial obtener retroalimentación para verificar si se ha logrado el objetivo deseado.

¿Qué es la retroalimentación y por qué es importante en el proceso de toma de decisiones?

La retroalimentación es información obtenida después de la implementación de una decisión, que se utiliza para verificar si se ha resuelto el problema y para identificar si es necesario volver a comenzar el proceso de toma de decisiones.

Outlines

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🧠 Proceso de toma de decisiones y definición del problema

Tom Wilson introduce el tema de la toma de decisiones y el proceso de ocho pasos para tomar decisiones. Se enfatiza la importancia de un enfoque racional que considera alternativas y análisis. Aunque este enfoque no garantiza éxito, es común utilizar habilidades intuitivas junto con un modelo racional. Se explica que el primer paso es definir el problema, ya que es crucial para una toma de decisiones efectiva. Se sugiere preguntarse sobre la naturaleza real del problema, cómo se identifica y cuándo y dónde ocurre, y quién está involucrado. Esto ayuda a desarrollar una declaración de problema que guíe el proceso de toma de decisiones. Se menciona que el entendimiento del problema es fundamental para un enfoque factible y sistemático.

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🛠 Pasos adicionales en la toma de decisiones y evaluación de alternativas

El guion continúa explicando los siguientes pasos en el proceso de toma de decisiones: identificar el objetivo de la decisión, evaluar la información y diagnosticar la situación, listar y evaluar alternativas utilizando herramientas como la matriz de criterios. Se discute la diferencia entre optimizar y satisfacer, dependiendo de factores como costos, tiempo, políticas y desafíos organizacionales. Se enfatiza la elección de la mejor alternativa disponible o la que simplemente cumple con los requisitos mínimos. El sexto paso es la selección y ejecución de la acción, seguida por la implementación y la asignación de responsabilidades. Finalmente, se aborda la importancia de la retroalimentación y el seguimiento para asegurar que el problema se haya resuelto, y si no es el caso, se sugiere reiniciar el proceso, subrayando nuevamente la importancia de identificar correctamente el problema.

Keywords

💡Decision making

El proceso de toma de decisiones es el núcleo del video, donde se discute cómo abordar problemas y tomar decisiones de manera racional. Se define como el acto de elegir entre varias opciones basándose en la información disponible y el análisis. En el video, se enfatiza la importancia de comprender el problema antes de tomar una decisión, y se describe un modelo de ocho pasos para una toma de decisiones efectiva.

💡Rational approach

El enfoque racional es una técnica de toma de decisiones que se basa en el análisis lógico y la evaluación de alternativas. Se menciona en el video como una forma de aumentar la probabilidad de éxito en las decisiones, aunque no garantiza un resultado exitoso. Se contrasta con el enfoque intuitivo, resaltando la necesidad de una combinación de ambos para una toma de decisiones efectiva.

💡Defining the problem

Definir el problema es el primer y más importante paso en el proceso de toma de decisiones, según el video. Esto implica comprender completamente la naturaleza del problema antes de buscar soluciones. Se destaca que entender adecuadamente el problema es crucial para evitar tratar solo los síntomas en lugar de la causa real.

💡Objective

El objetivo es lo que se busca lograr o resolver a través de la toma de decisiones. En el video, se menciona que una vez que se ha identificado el problema, es necesario establecer un objetivo claro para la decisión, lo que guía el proceso de búsqueda de soluciones y evalúa las alternativas.

💡Fact-finding mission

La misión de recolección de hechos es el proceso de recopilar información precisa y relevante para el problema identificado. Se utiliza en el tercer paso del modelo de toma de decisiones presentado en el video, y es fundamental para hacer juicios informados y seleccionar las mejores alternativas.

💡Alternatives

Las alternativas son las diferentes opciones o soluciones que se consideran para resolver un problema. El video habla sobre la importancia de listar y evaluar todas las alternativas viables que surgen de la misión de recolección de hechos, para luego seleccionar la mejor opción.

💡Criteria matrix

La matriz de criterios es una herramienta mencionada en el video para evaluar de manera objetiva las alternativas presentadas. Se utiliza para comparar las opciones basándose en ciertos criterios preestablecidos, facilitando la selección de la mejor alternativa.

💡Optimize vs. Satisfice

Optimizar se refiere a seleccionar la mejor alternativa disponible, mientras que satisfacer significa elegir una opción que simplemente cumple con los requisitos mínimos. El video discute estas dos estrategias de selección de alternativas, y cómo factores como el costo, el tiempo y las consideraciones políticas pueden influir en la decisión de satisfacer en lugar de optimizar.

💡Implementation

La implementación es el proceso de poner en marcha la decisión tomada. El video enfatiza la importancia de asignar responsabilidades claras y procesos para asegurar que la decisión se ejecute correctamente.

💡Feedback and follow-up

El retroalimentación y el seguimiento son los pasos finales del proceso de toma de decisiones, donde se evalúa si la decisión implementada ha resuelto el problema. El video subraya la importancia de obtener retroalimentación para garantizar el éxito y realizar un seguimiento para corregir cualquier error o omisión.

Highlights

Decision making involves a rational approach that requires analysis of alternatives.

While the rational process increases success, it does not guarantee it due to the use of both intuitive and rational skills.

The first and most crucial step in decision making is defining the problem accurately.

Understanding the real issue is essential to avoid solving symptoms rather than the core problem.

Defining the problem involves asking key questions to narrow the scope and focus on the real cause.

Problem statement development is foundational for effective decision making.

The second step is identifying the objective of the decision to clarify what needs to be solved or accomplished.

Step three involves evaluating information and diagnosing the situation through fact-finding missions.

Tools like the fishbone diagram can aid in gathering accurate and relevant information for decision making.

Listing and evaluating alternatives is crucial, with the aim to optimize or satisfice based on the situation.

A criteria matrix can help in evaluating alternatives rationally, especially for personnel issues.

Optimizing selects the best available alternative, while satisficing chooses an acceptable one with minimal requirements met.

Reasons for satisficing include cost, time, political, public relations, and organizational challenges.

Step five is selecting and committing to a course of action to address the problem.

Implementation of the decision requires assigning processes and responsible individuals to ensure completion.

Feedback is essential post-implementation to verify that the problem has been solved as intended.

Follow-up involves ensuring the problem is corrected and the decision's objectives are met, with a loop back to the problem identification if needed.

The importance of correctly identifying the problem cannot be overstated, as it is the key to successful decision making.

Transcripts

Welcome to the topic of decision making and the 8 step process of making choices.

My name is Tom Wilson.

In your textbook, it outlines a very rational approach to decision making, an approach that

requires you to think through alternatives and do some analysis.

Now one would think by going through this process and getting the most information available

to you, that you will be pretty successful in the decision making outcomes.

In most cases you will be.

It doesn't guarantee success, however.

And in fact in reality we're using both our intuitive skills as well as a rational model

of decision making.

Let's take look at this rational model.

Let's take a look at this step-by-step approach.

The first step is the most important step.

It is defining the problem.

You see we can't make a good choice if we don't understand what the problem is.

If we don't understand the problem, we may be trying to solve symptoms of an issue and

not the real issue at hand, not the real problem.

How do we define the problem?

How do we narrow our scope?

How do we keep centered on what really is causing a situation?

We ask ourselves certain questions when we're defining the problem.

So obviously when it comes to decision making, understanding the problem, understanding how

something is framed will have an impact on the outcome, the successful outcome of your

decision making process.

When we are trying to establish a problem statement we need to think about a few question.

We need to ask our self: Well what is the real issue at hand?

What is the real problem?

I'm not looking for symptoms, I'm not looking for at this stage other causative factors.

I'm looking at what is the problem I need to deal with?

I then ask myself how do I know that this is the issue, that this is a problem?

And I start answering these little question so I can develop a problem statement to keep

me focused as I go through the step by step process.

I ask myself: Where has the problem occurred?

When has it occurred?

And importantly, who is involved or affected by the issue?

I take that information and develop a problem statement.

That is the foundation of good decision making, because once I understand what the real problem

is, I can now go through this fact-finding mission.

I can now go through step-by-step processes.

So in step number 2, as outlined in your text, they're asking you to do something.

And they're asking you to identify the objective of your decision.

In other words, once you know what this problem is, you have to make a determination.

What do you want to solve?

What do you want to accomplish?

The objective of the decision.

In step number 3, they're asking us to evaluate information, diagnose the situation, pull

together sufficient data to make informed judgments.

Conduct a fact-finding mission in step number 3.

One way we do that as well is to do, use tools such as the fishbone diagram.

However we get this information, it needs to be accurate information relative to our

problem.

Step number 4.

They're asking us to list some of the alternatives in which we were able to come up with, through

our fact-finding mission.

We know what our objective is.

What are some alternatives because we know there are more than one ways in which we can

solve a problem.

So we list and evaluate alternatives.

And when we're listing our alternatives and making evaluation, one way in which we can

make that evaluation is through a simple criteria matrix, in which we can evaluate the criteria

without emotion, particularly when it comes to personnel issues on a very rational basis.

And we developed a criteria that we feel is going to be valid to help us select the very

best alternative.

And when we're selecting alternatives, we're going to do one or two things.

We're going to optimize our satisfice.

And optimize we're going to select that very best alternative available to us and if we

choose to satisfice, we are selecting alternative that's just okay.

Minimally meets requirements.

There are reasons why in some instances, we satisfice.

There may be cost issues time issues, political issues, public relations issues organizational

challenges.

So in most instance we would prefer to optimize, select the very best alternative available

to us, the least amount of unwanted consequences.

Step 5 of course is selecting that course of action.

Step number 6 once we have decided a course of action to solve our problem, then we are

going to implement our decision.

And when we implement our choice, we also have to attach with it processes, persons

responsible to ensure that this gets done.

After the implementation has been completed, we want to make sure that we have actually

solved the problem and how are we going to do this?

First of all the first thing we're going to do is we're going to get feedback.

We're going to make sure that we accomplish what we set out to accomplish.

It's vital to get that feedback because we certainly don't want to miss any opportunities

and lastly, we do a follow-up.

We get that feedback and we follow up to make sure that what we set out to do has been corrected.

We have solved the problem.

And if not, we have missed something.

And we could start the process over again.

Perhaps what we missed was not identifying the correct problem.

Again, the first step, identification of the issue is the most important step in decision

making.

If you don't understand the issue, if you don't have the correct frame, you cannot make

a good decision.

Thank you.