Schedule activities | Getting Started

Summary

En este video, Jose Ignacio nos guía a través de la organización de tareas diarias y la planificación de actividades con Odoo. Expone cómo utilizar Odoo para gestionar y seguir el progreso de las tareas asignadas, incluso asignándolas a otros miembros del equipo. Además, muestra cómo crear y personalizar tipos de actividades, y cómo visualizarlas en diferentes formatos, para mantener la productividad y la organización en el trabajo.

Takeaways

• 📅 La organización de la lista de tareas es crucial para realizar un seguimiento del progreso y evitar que las tareas se olviden.
• 🔗 Odoo permite planificar actividades y tareas futuras para cada registro en la base de datos, facilitando la gestión de la lista de tareas pendientes.
• 🗓 Se pueden ver las actividades programadas en la sección de 'chatter' de cada registro, lo que ayuda a seguir qué se ha completado y qué queda por hacer.
• 👥 Las actividades también se pueden asignar a otros miembros del equipo, mejorando la colaboración y la responsabilidad compartida.
• 📝 Al hacer clic en el botón 'activities' en la barra de navegación, se puede acceder a la lista de tareas pendientes y a las actividades asignadas.
• 📈 Las actividades se organizan por tipos de registro, como tickets de soporte, eventos, entradas de diario, leads, oportunidades, etc.
• 🔍 Se pueden aplicar filtros para ver actividades futuras, actividades vencidas o todas las actividades, lo que ayuda a planificar y priorizar.
• 💬 Mediante el botón 'send message', es posible enviar mensajes directamente a los clientes y marcar las actividades como realizadas.
• ⏰ Al finalizar una actividad, se puede programar la siguiente actividad directamente desde la sección de 'chatter', simplificando el proceso de planificación.
• 🛠 Odoo ofrece la posibilidad de crear tipos de actividades personalizados, lo que permite adaptar la herramienta a las necesidades específicas de la empresa.
• 🔗 Las actividades pueden estar encadenadas, lo que permite configurar que una actividad desencadene automáticamente la siguiente, mejorando la fluidez del proceso de trabajo.

Q & A

¿Qué es Odoo y cómo ayuda a organizar las tareas pendientes?

Odoo es una plataforma de gestión empresarial que incluye un sistema de actividades para organizar y planificar tareas pendientes y futuras, permitiendo una mayor eficiencia y seguimiento del progreso de las tareas.

¿Cómo se pueden ver las actividades programadas en Odoo?

Las actividades programadas se pueden ver en la sección de 'chatter' de cada registro en Odoo, lo que facilita el seguimiento de qué se ha completado y qué aún necesita hacerse.

¿Cómo se asignan tareas a otros miembros del equipo en Odoo?

En Odoo, se pueden asignar tareas a otros miembros del equipo a través de las actividades, lo cual ayuda a distribuir la carga de trabajo y colaborar en el avance de proyectos.

¿Qué se puede hacer cuando se accede a la página de 'Mis Actividades' en Odoo?

En la página de 'Mis Actividades', se pueden ver todas las actividades asignadas a uno mismo, filtradas por fecha de vencimiento, y se pueden gestionar las tareas que están venideras o vencidas.

¿Cómo se pueden priorizar las actividades vencidas en Odoo?

Las actividades vencidas en Odoo se muestran con una indicación de su demora y se pueden priorizar haciendo clic en ellas y realizando la tarea pendiente lo antes posible.

¿Qué opciones tiene un usuario para enviar un mensaje directamente a un cliente desde Odoo?

Desde Odoo, un usuario puede utilizar el botón 'send message' para enviar un mensaje directamente a un cliente, asegurándose de incluir la casilla correspondiente a Azure Interior en el mensaje.

¿Cómo se puede marcar una actividad como completa en Odoo?

Para marcar una actividad como completa en Odoo, se hace clic en el botón 'Mark done', lo cual permite también dejar comentarios o feedback sobre la actividad.

¿Cómo se pueden planificar las actividades siguientes después de completar una en Odoo?

Después de marcar una actividad como completa, Odoo ofrece la opción de planificar la siguiente actividad inmediatamente, lo que puede incluir especificar el tipo de actividad, la fecha límite y una breve descripción.

¿Qué son los tipos de actividad personalizados y cómo se crean en Odoo?

Los tipos de actividad personalizados son configuraciones específicas para tareas particulares y se crean a través del menú de configuración en Odoo, permitiendo adaptar el sistema a las necesidades específicas de una empresa.

¿Cómo se pueden encadenar diferentes actividades en Odoo para crear un flujo de trabajo automatizado?

En Odoo, se pueden encadenar actividades seleccionando un tipo de encadenamiento que pueda desencadenar automáticamente la siguiente actividad después de la completada, o sugerir la siguiente actividad a realizar.

¿Cómo se pueden visualizar las actividades asignadas y su estado en la vista Kanban de Odoo?

En la vista Kanban de Odoo, se pueden ver iconos de color que indican el estado de las actividades asignadas, como verde para actividades planificadas, naranja y rojo para actividades vencidas, y gris para registros sin actividades planificadas.

Outlines

00:00

📝 Organización de tareas con Odoo

Jose Ignacio presenta cómo mantener una lista de tareas organizada es crucial para realizar las actividades diarias. Utiliza Odoo para planificar y seguir el progreso de las tareas asignadas a cada registro en la base de datos. Expone cómo visualizar actividades programadas en la sección de 'chatter' y cómo asignar tareas a otros miembros del equipo. Además, muestra cómo priorizar las actividades vencidas y cómo marcarlas como completadas en Odoo.

05:01

📅 Gestión de actividades en Odoo

Se describe el proceso de visualización y gestión de actividades asignadas en Odoo, destacando cómo se pueden filtrar por tipo de registro y estado de vencimiento. Se muestra cómo se pueden crear actividades nuevas, editarlas o cancelarlas directamente desde la sección de 'chatter'. También se menciona la posibilidad de crear tipos de actividades personalizados y encadenarlas para automatizar tareas posteriores, como enviar un correo electrónico de bienvenida después de una demostración de producto.

10:02

🔍 Visualización de actividades en diferentes vistas

Jose Ignacio explica cómo en Odoo se pueden visualizar las actividades asignadas en diferentes vistas, como el panel CRM, la vista Kanban y la vista de lista. Destaca cómo se pueden ordenar las actividades por fecha de vencimiento y cómo se pueden marcar como completadas o editar directamente desde la vista de lista. Finalmente, subraya cómo estas herramientas de Odoo facilitan la eficiencia y la organización en la gestión de tareas.

Keywords

💡Odoo

Odoo es un sistema de gestión empresarial de código abierto que cubre una amplia gama de necesidades empresariales, como la gestión de relaciones con clientes, inventarios, recursos humanos, entre otros. En el video, se utiliza Odoo para organizar y planificar actividades, mostrando su capacidad para ayudar a mantener el orden y la eficiencia en las tareas diarias.

💡Actividades

Las 'actividades' son tareas específicas que deben ser realizadas dentro de un proyecto o en el transcurso del día. En el contexto del video, las actividades son elementos clave para la organización y planificación de tareas en Odoo, permitiendo al usuario visualizar y gestionar sus tareas pendientes y futuras.

💡Lista de tareas

La 'lista de tareas' es un conjunto de actividades o obligaciones que deben ser completadas. En el video, se enfatiza la importancia de mantener una lista de tareas organizada para garantizar que las tareas se realicen y se puedan rastrear su progreso.

💡CRM

CRM (Customer Relationship Management) se refiere a la gestión de las relaciones con los clientes, y es una función clave en Odoo. En el video, el CRM se utiliza para gestionar leads y oportunidades, mostrando cómo se pueden planificar actividades relacionadas con el cliente.

💡Tareas asignadas

Las 'tareas asignadas' son aquellas que se le han dado a un individuo para que las complete. En el script, el narrador muestra cómo ver las tareas asignadas a través del botón de 'actividades' en Odoo, destacando su importancia para la gestión de proyectos.

💡Calendario

El 'calendario' es una herramienta utilizada para planificar y organizar eventos o tareas en función de fechas y horas. En el video, el calendario se menciona como una forma de programar llamadas y actividades, ayudando al usuario a visualizar y gestionar su tiempo de manera eficiente.

💡Record types

Los 'tipos de registro' se refieren a las diferentes categorías o clases de registros en un sistema de gestión. En el contexto del video, los tipos de registro incluyen entradas de bitácora, oportunidades de venta, entre otros, y son usados para organizar y filtrar las actividades en Odoo.

💡Chatter

El 'chatter' es una función de comunicación interna dentro de Odoo que permite a los usuarios comentar y colaborar en torno a registros específicos. En el video, el chatter se utiliza para seguir fácilmente qué actividades se han completado y cuáles aún requieren atención.

💡Asunto

El 'asunto' es el tema o motivo principal de una comunicación o actividad. En el video, el narrador establece un asunto para una llamada programada, 'discutir esas sillas', para mantener una comunicación clara y enfocada en la tarea.

💡Plantilla de correo electrónico

Una 'plantilla de correo electrónico' es una estructura predefinida para mensajes de correo electrónico que se pueden personalizar según sea necesario. En el video, se menciona la opción de utilizar plantillas de correo electrónico para enviar mensajes rápidamente en relación con las actividades programadas en Odoo.

💡Kanban

Kanban es una técnica de gestión de proyectos que se utiliza para visualizar el flujo de trabajo y el progreso de las tareas. En el video, se muestra cómo Odoo utiliza la vista Kanban para representar oportunidades y actividades, permitiendo al usuario una visión general de su trabajo.

Highlights

Mantiene la lista de tareas organizada es casi tan importante como realizar las tareas mismas.

Las actividades programadas en Odoo ayudan a gestionar la lista de tareas pendientes y a planificar futuras tareas.

Las actividades programadas se pueden ver fácilmente en la sección de chat de cada registro.

Las actividades también permiten asignar tareas a otros miembros del equipo.

Las actividades aseguran progreso en cada registro y mantienen la empresa funcionando fluidamente.

Desde cualquier lugar en la base de datos, se pueden ver las actividades asignadas haciendo clic en el botón de actividades.

El número junto al ícono de reloj se refiere a cuántas actividades vencen hoy o están pasando de su fecha de vencimiento.

Las actividades se organizan por tipos de registro, como tickets de help desk, eventos, entradas de diario, leads, oportunidades, etc.

Puede filtrar actividades por su fecha de vencimiento, incluyendo hoy, vencida o futuras.

Odoo muestra automáticamente los cambios en la barra de búsqueda, lo cual es una característica práctica.

Es posible priorizar actividades vencidas y realizarlas lo antes posible.

Las actividades vencidas se pueden marcar como realizadas y planificar la siguiente actividad inmediatamente.

Las actividades pueden ser asignadas a diferentes usuarios según sea necesario.

Odoo ofrece tipos de actividades preconfigurados y permite crear tipos de actividades personalizados.

Las actividades personalizadas pueden estar encadenadas para automatizar el proceso de seguimiento.

Las actividades en Odoo facilitan la visualización de todas las actividades asignadas y sus respectivas fechas de vencimiento.

Las vistas de lista en Odoo permiten ordenar las líneas por su fecha de vencimiento, lo que ayuda a gestionar el tiempo de manera eficiente.

Las características de actividades de Odoo liberan espacio mental y brindan tiempo y energía para abordar todo en la lista de tareas pendientes.

Transcripts

[Music]

foreign

ERS my name is Jose Ignacio and as most

of us know every day is filled with a

laundry list of Duties that need to get

done keeping our to-do list organized is

almost as important as doing the actual

tasks without organization we can't

track our progress and task will easily

fall through the cracks and they'll be

forgotten and no one wants that now

scheduling the activities in odoo helps

you tackle the to-do list and plan

future tasks and duties for each record

in the database you can also see

scheduled activities in the chatter

section of each record making it easy to

follow what has been completing and what

still needs to get done I could even use

activities to assign tasks to my other

team members as well now activities

ensure that we're making progress on

each record and they keep my company

running smoothly like a nice peanut

butter so enough Chit Chat as I always

say let's dive into my database to see

how easy it is to schedule activities

with odoo

all right oh doers so here we are on the

CRM dashboard that we just opened up

right now

whenever this loads there we have it now

no matter where I am in the database I

can view my assigned activities by

clicking on the activities button in the

top of the navigation bar up here it

looks like a little clog and it has a

big number next to it

now the little menu is basically my

running to-do list the number next to

the clock icon refers to how many

activities are due today or are past

their due date as you can see activities

are organized by record types such as a

help desk ticket an event journal entry

lead opportunity Etc now today I want to

focus on any assigned activities I have

for leads and opportunities so when I

click into it

but it will take me to the my activities

page on this page I can see all my

activities connected to my CRM leads

right now it's filtered to only show

activities that are due today or that

are overdue if I want to see my upcoming

activities all I have to do is click on

the activities button again that we see

up here

and then once that we find something we

click down over here and as you can see

here we can see stuff such as future now

if I click on future it ends up applying

a filter and now only the option for the

filters on my activities page will show

just future activities

now I could also add the future

activities filter to the search bar to

do the same thing but wasn't that a

little bit neater now and of course if I

wanted to see all my activities at once

regardless of their due date all I'd

have to do is delete future activities

as you see up here or any other filter

and then it'll return us to our prior

search proxy now odoo automatically

shows you everything whenever you change

stuff within the search bar and I think

that's pretty neat now ah would you look

at that it looks like this particular

activity right here in front of me was

due two days ago and I should have done

something about that so I should

definitely prioritize it and get it done

ASAP so let's click into this record for

our five VIP chairs and check it out now

as usual I can view scheduled activities

for the record in the chatter that we

see over here on our right

and it looks like I was supposed to send

an email to this client a couple days

ago and it is most upsetting that I did

not do that now no worries though I can

do that quickly by using the send

message button and this allows us to

send a message directly to this person

so we also want to make sure that the

box next to Azure interior is checked

and what should our message Bo doers I

think thanks for reaching out

and for checking stealthy wood

analog

now with this everything is done and it

was easy Once I hit send I get an email

and I get a quick little notification

over here that tells me hey you did

great

now I can check this activity off my

to-do list so now what do I do I just

hit Mark done and you'll notice odoo

gives me the option to leave some

feedback then I'd either click done or

done in schedule next now in our case

for reference purposes I'm going to go

ahead and choose done and schedule next

so I could show you what happens next

now this allows me to plan the next

activity right away now since I created

the activity it is automatically

assigned to me as you can see in the

assigned to field but I could choose a

different person if I need to but in our

case I'm going to leave it as is for now

next I'll specify the activity type odoo

comes pre-configured with some basic

activity types so if you click on the

activity type drop down we see that we

can send an email call set up a meeting

or a few different things on our case

I'm going to select call

just cause now I need to write a short

summary so I'm you know just so that

they know that I'm pretty clear on

exactly what I need to do for them as

well so in our case for our summary what

do we want to say oh doers we're going

to say discuss

those chairs

there we go now finally I'll specify a

due date we want to pick a day that's

you know two days from now in our case

Friday

I also have the option to log a note but

I feel like the summary is enough they

know it's pretty simple just three words

discuss those chairs now once that this

is done I can also schedule the call on

my calendar by clicking open calendar as

we see right down here

but I'm not sure when I'll make the call

they could call me in the middle of the

night that's how confident I am in our

customer service that I will pick up so

I'll go ahead and click save

now when I do you'll notice the new

activity pops up in the chatter and it

lets me know it's due in two days if I

ever need to edit the activity I can

always click the edit Button as you can

see right there now if I had to cancel

the activity for any reason I can also

click on cancel with this little X here

and of course if I need to schedule

another activity I can simply click

again into the activities tab

and create a new one right there

directly from the chatter as well

now

of course some activities should have a

custom activity type we can create

custom activity types by opening the

configuration menu and then we click

into the activities tab so let's go over

there right now activity types and there

we go now here at stealthy wood we like

to do product demos for potential

clients I already configured the call

for demo that we see here and email

welcome demo

and we did this earlier but I remembered

I should add one more custom activity

type schedule demo so let's go ahead and

click create

give that a second and there we are now

what did I just say we do schedule demo

now I have some other options like

categorizing the action or something

using this drop down which could be like

uploading a document a phone call

meeting Etc

and I can even do things such as setting

the default user for this and this goes

through any of the users

now we also have the option to have a

default summary for it as well

now the nice thing and this is something

that I really like here is that whoever

is set underneath for this autofill

summary ends up getting it whenever the

activity type is selected now I can also

set up an activity chain which links

this activity type to others

and this is something that I want audio

to automatically schedule the email

welcome demo activity type immediately

after this activity type is completed so

I'm going to set the chaining type to

trigger next activity in our case we

don't want to suggest we want a trigger

and our trigger

well what did I just say would be in our

case this pop-up will ask us what we

want to do for it so

ours is going to be

let's say we want to trigger an email in

that case

and then it'll do this now if the

chaining type was set to suggest next

activity ODU would give a next activity

suggestion pop-up as well after they

have done that activity instead of just

creating it so once that we have

everything set up here and everything

looks good we also have an option to use

an email template as well and our

completion date can be scheduled and in

our case

gonna set it to zero days after

completion

and there we go sorry gotta get that set

up myself as well now once that we have

all of this set up we got to select our

final email template which was the

welcome demo one everything looks really

good here I like it a lot

now I'll go back to the opportunity to

see it in action so we're actually going

to go back into CRM

and then we're going to click on the

five chairs five VIP chairs that we see

right here

now let's click on activities

and what do we want to do from this drop

down now we'll find that if we click on

activity type

we see it now pop up here schedule demo

now I'll set the due date a little

further in the future since I do need to

discuss the chair option for the client

first before offering the demo so our

due date should be

select a week from today 10 27

and everything looks pretty good and in

this case what do we want to name this

well I'm just gonna call it demo

all caps so that I know

now we're all set we're gonna hit

schedule

and there we have it now we have it pop

up doing eight days and it's right below

the prior one because it likes to show

you what's coming up first now

when I go back to our pipeline I click

on CRM and it's in kanban view as you

can see right now I can see that the

five Erp chairs uh opportunity has a

green icon next to it what does that

icon tell us well it tells us that we

have a few planned activities now this

quickly lets me know that I have an

upcoming activity that's been planned

for it on another opportunity if we

click on say over here we'll notice we

have an orange one and a red one

actually right here now these are

activities that are due today and in

this case

or overdue as well

as you can see right there now in

contrast gray activities mean that

nothing has been set up for them like

this one we could set something there's

nothing planned for this particular

record now you can also click on the

activities icon on the card and that

allows me to quickly schedule them as

you just saw me do right there

now here it allows us to directly

schedule it with actually having to go

anywhere else and I can even preview the

next activity trigger as well

now I can also if I click into any of

these I can mark them done directly from

here without doing anything just by

clicking onto this little check mark we

can also still edit them directly as

well isn't that all pretty easy

now lastly if I change my page over here

to a list View

you'll notice something neat happens I

can sort the lines by their deadline

and that lets me neatly view all my

assigned activities in the order of

deadlines

ah how to make stuff sure easy now there

you have it oh doers just like that I

was able to quickly complete an activity

and schedule another one for myself all

from the chatter with just a few clicks

odu's efficient activities feature makes

it easy to view all my assigned

activities in their respective due dates

it frees up a ton of mental space

providing me with enough time and energy

to knock out everything on my to-do list

now you be sure to check out the other

odoo tutorials to learn about the other

useful tools and features that can boost

your overall productivity now thank you

for watching have a great night