ARQUEO DE CAJA | Asientos de ajuste y formato fácil paso a paso

Contador Contado

21 Nov 201916:44

Summary

TLDREn este video, se explica en detalle el proceso y la importancia del arqueo de caja, una operación cotidiana en muchas empresas para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja. Se aborda cómo manejar diferencias en los saldos y cómo realizar los registros contables necesarios, ya sea que la empresa o el empleado absorba los faltantes. Además, se presenta un formato básico para llevar el control del arqueo de caja y se enfatiza la necesidad de adaptar estos procedimientos a las políticas específicas de cada empresa.

Takeaways

😀 El arqueo de caja es una operación diaria en la mayoría de las empresas para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja.
👉 El control de la caja puede ser llevado a cabo por personas que no necesariamente son contadores y es común en supermercados y otros negocios.
💼 La política de la caja puede variar entre empresas, con algunos estableciendo un monto fijo que debe estar en la caja para cubrir pequeños gastos.
🔍 Si el saldo de la caja es menor al del contabilidad, se habla de un faltante de caja, y es necesario determinar la causa para realizar el registro contable adecuado.
📋 Si la empresa decide asumir el faltante de caja, se debe registrar en cuentas de resultados, afectando la utilidad y el resultado de la operación.
🤔 En caso de que el empleado sea responsable del faltante, puede haber diferentes prácticas para registrar el deudor, como la cuenta de anticipos de sueldos y salarios o deudores diversos.
💡 Si el saldo de la caja es mayor al del contabilidad, se reconoce un sobrante de caja, que generalmente se debe a ventas no registradas o ingresos no contabilizados.
📝 El reconocimiento de un ingreso adicional en la caja implica generar los asientos contables correspondientes, identificando al cliente y el concepto del ingreso.
🏦 Para equilibrar el saldo de la caja y seguir la política de la empresa, se puede depositar el sobrante en el banco o realizar otro tipo de movimiento financiero.
📋 El arqueo de caja también puede incluir movimientos que no tienen un soporte documental, como vales azules, y requiere de un registro detallado de ingresos y egresos.
🔑 El responsable del arqueo de caja debe tener conocimientos básicos de contabilidad para llevar un control efectivo de los movimientos y para que el contador pueda realizar los registros correctos.

Q & A

¿Qué es el arqueo de caja?
-El arqueo de caja es una operación cotidiana en muchas empresas que consiste en verificar que el saldo en contabilidad coincide con el saldo físico en la caja.
¿Quién suele llevar el control de la caja en un negocio?
-En muchos casos, el control de la caja lo llevan personas que no son necesariamente contadores, como empleados de supermercado que cobran a los clientes.
¿Por qué es importante realizar el arqueo de caja?
-Es importante para asegurar que el dinero físico en la caja coincide con el registrado en la contabilidad, lo cual es crucial para mantener un control adecuado de los fondos de la empresa.
¿Qué políticas pueden tener las empresas respecto al dinero en la caja?
-Las empresas pueden tener políticas que dictan una cantidad específica de dinero que debe haber en la caja, como 20,000 pesos, 5,000 pesos, o 10,000 pesos, para cubrir gastos menores.
¿Qué se hace si hay una diferencia entre el dinero físico y el registrado en contabilidad?
-Si hay una diferencia, se deben hacer asientos de ajuste. Por ejemplo, si hay menos dinero en la caja, la empresa puede absorber el faltante o el empleado responsable puede cubrirlo.
¿Qué sucede si hay un sobrante de dinero en la caja?
-Si hay un sobrante, se debe reconocer como un nuevo ingreso y hacer los registros contables correspondientes para reflejar este ingreso adicional.
¿Cómo se maneja un faltante de dinero cuando la empresa lo absorbe?
-Se debe hacer un registro en una nueva cuenta de gastos, reflejando que la empresa absorbe el faltante. Se hace un cargo a esta cuenta y un abono a la caja para cuadrar el saldo.
¿Qué pasa si el empleado debe cubrir el faltante pero no lo paga de inmediato?
-Se puede usar una cuenta de deudores diversos, donde se registra el faltante a nombre del empleado, y luego se descuenta de su sueldo o salario cuando se realice el pago.
¿Cómo se justifica un faltante que el empleado cubre directamente?
-Si el empleado cubre el faltante directamente, simplemente se registra el reembolso en la caja y se hace un abono a la cuenta de deudores diversos o directamente a caja.
¿Qué información debe incluir un formato de arqueo de caja?
-Un formato de arqueo de caja debe incluir fechas, nombre de la empresa, número de control del formato, fecha del arqueo, responsable de la caja, y detalles de los movimientos de ingresos y salidas de dinero.

Outlines

00:00

💼 Arqueo de Caja y Control de Operaciones Diarias

El primer párrafo introduce el tema del arqueo de caja, una operación cotidiana en la mayoría de las empresas, y no solo una tarea de contadores. Se destaca que el control de la caja puede ser llevado a cabo por personas que no necesariamente tienen formación contable. Se menciona que este proceso es fundamental para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja. Se discuten las políticas de las empresas respecto al monto a mantener en la caja para cubrir pequeños gastos y la importancia de entender la diferencia entre el saldo contable y el saldo físico, así como las acciones a tomar en caso de diferencias, como el faltante de caja y cómo abordarlo contablemente.

05:02

👷‍♂️ Manejo de Faltantes y Sobrantes en el Arqueo de Caja

El segundo párrafo se enfoca en cómo gestionar los casos en los que hay un faltante o un sobrante en la caja. Se describen las acciones a tomar cuando la empresa decide asumir el faltante y el proceso de registro contable que se realiza en ese caso, incluyendo la apertura de una nueva cuenta o el registro en una cuenta de resultados. También se menciona el uso de cuentas como 'anticipo de sueldos y salarios' y 'deudores diversos' para manejar estos casos. Se discute la situación en la que un empleado puede asumir un faltante y cómo esto se refleja en la contabilidad, así como el escenario opuesto de un sobrante en la caja, que podría indicar ventas no contabilizadas.

10:03

📋 Proceso de Reconocimiento de Ingresos y Gestión de Sobrantes

El tercer párrafo detalla el proceso de reconocimiento de ingresos en caso de que haya un sobrante en la caja. Se explica cómo llevar a cabo el reconocimiento de ventas al público en general y cómo registrar los ingresos en la contabilidad. Se sugiere la creación de asientos contables para reflejar estos ingresos y se enfatiza la importancia de que el responsable de la caja, aunque no sea un contador, entienda los conceptos básicos de ingresos y egresos. Se proporciona un ejemplo de cómo llevar un registro de los movimientos de caja, incluyendo el uso de vales azules para justificar las salidas de dinero.

15:04

📊 Análisis y Registro de Ingresos y Gastos en el Arqueo de Caja

El cuarto y último párrafo se centra en el análisis y registro detallado de los ingresos y gastos en el arqueo de caja. Se describe cómo se suman los ingresos y se restan los gastos para obtener el efectivo en caja, y cómo el contador debe hacer los registros correspondientes para reflejar estas transacciones en las cuentas de gastos o resultados. Se menciona la importancia de identificar correctamente las ventas y reembolsos para evitar la afectación incorrecta del resultado de la empresa. Se concluye con una llamada a suscribirse al canal y un agradecimiento por el apoyo de los espectadores.

Mindmap

Keywords

💡Arqueo de caja

El arqueo de caja es un proceso diariamente realizado en la mayoría de las empresas para verificar que el saldo contable de la caja coincide con el saldo físico. Es fundamental para mantener la integridad financiera y detectar cualquier discrepancia. En el video, se discute cómo realizar el arqueo y cómo abordar los casos de faltantes o sobrantes en la caja.

💡Control de caja

El control de caja es la supervisión y registro de los fondos disponibles en la caja de una empresa. Es una tarea que puede ser realizada por personas que no necesariamente sean contadores. En el contexto del video, el control de caja es crucial para llevar a cabo el arqueo y asegurar que los registros contables sean precisos.

💡Faltante de caja

Un faltante de caja ocurre cuando el saldo contable es mayor que el saldo físico. En el video, se menciona que si la política de la empresa es tener 5,000 pesos en caja y solo hay 4,850, hay un faltante de 150 pesos. Esto requiere una investigación y un registro contable para ajustar la diferencia.

💡Sobrante de caja

Un sobrante de caja es la situación opuesta al faltante, donde hay más dinero en la caja de lo que se registraba en la contabilidad. En el script, se da como ejemplo que si la caja tiene 5,850 pesos y la contabilidad solo reflejaba 5,000, hay un sobrante de 850 pesos que debe ser investigado y contabilizado.

💡Asientos de ajuste

Los asientos de ajuste son registros contables realizados para corregir o ajustar las diferencias entre el saldo de la caja y el saldo contable. El video explica cómo realizar estos asientos cuando se identifican faltantes o sobrantes durante el arqueo de caja.

💡Cuentas de resultados

Las cuentas de resultados son utilizadas para registrar los ingresos y gastos que afectan el resultado neto de la empresa. En el caso de un faltante de caja que la empresa decide absorber, se debe registrar en una cuenta de resultados, como se describe en el video.

💡Deudores diversos

Deudores diversos es una cuenta contable que refleja las deudas de terceros hacia la empresa. En el video, se sugiere utilizar esta cuenta para registrar el faltante de caja cuando un empleado es responsable de él, hasta que pueda ser deducido de su salario.

💡Vales azules

Los vales azules son documentos que justifican las salidas de dinero de la caja en ausencia de un recibo o factura. En el script, se menciona que se utilizan para registrar movimientos en efectivo que no tienen un soporte documental.

💡Factura

Una factura es un documento que detalla una transacción comercial, registrando la venta de bienes o servicios. En el video, se menciona la factura 002 como un ejemplo de un ingreso por ventas que se debe registrar durante el arqueo de caja.

💡Corte de caja

El corte de caja es el proceso de realizar un conteo final de los fondos en la caja al final del día, mes o período determinado. Es un momento clave para llevar a cabo el arqueo de caja y actualizar los registros contables, como se describe en el video.

Highlights

El arqueo de caja es una operación diaria en la mayoría de las empresas, realizada por personas que no necesariamente son contadores.

El control de la caja es común en supermercados y es la persona encargada quien maneja el cobro de las mercancías.

El arqueo de caja es un control para verificar que el saldo contable coincida con el saldo físico en la caja.

Las empresas tienen políticas que definen la cantidad de dinero que debe mantenerse en la caja para cubrir gastos menores.

Existe una diferencia entre el saldo contable y el saldo físico, que puede resultar en un faltante o sobrante de caja.

Cuando hay un faltante de caja, la empresa puede absorberlo como un gasto y registrarlo en cuentas de resultados.

El registro contable para un faltante de caja puede incluir la apertura de una nueva cuenta o el registro en una cuenta existente.

En caso de un sobrante de caja, se debe reconocer un nuevo ingreso a través de la caja y generar los asientos correspondientes.

El reconocimiento de ingresos incluye la identificación de clientes y la subcuenta de público en general.

Las ventas al público en general no son necesariamente comunes dentro de la actividad de la empresa y se registran en 'otros ingresos'.

El abono a los clientes es importante para reflejar el ingreso en la caja y mantener la concordancia con el registro contable.

La política de mantener un cierto importe en la caja se ajusta mediante el ingreso o egreso de fondos para cumplir con esta política.

El arqueo de caja puede incluir movimientos en efectivo que no tienen un documento de soporte, como vales azules.

El contador es responsable de analizar los movimientos de caja y hacer los registros correspondientes en cuentas de gastos o resultados.

El arqueo de caja debe ser ajustado al final del día, mes o jornada, dependiendo de la política de la empresa.

Existen programas que facilitan el control de la caja, aunque es importante adaptarlos a las necesidades específicas de cada negocio.

El formato de arqueo de caja es una guía para llevar el control de los movimientos de caja y debe ser personalizado según la empresa.

El responsable de la caja debe identificarse en el formato de arqueo y registrar cada movimiento, incluyendo fechas y conceptos.

Al final del arqueo, el contador debe asegurarse de que el saldo en caja coincida con la política de la empresa y hacer ajustes si es necesario.