Qu'est-ce que la Gestion Electronique de Documents ?

DocuWare français

7 Dec 201507:37

Summary

TLDRتتناول هذه الوثيقة أهمية إدارة المعلومات والوثائق الإلكترونية (GID) في تحسين العمليات التجارية. يوضح النص كيف يمكن لـ GID تسهيل تخزين الوثائق وتنظيمها بحيث يمكن الوصول إليها بسرعة وكفاءة، سواء كانت بتنسيقات رقمية أو ورقية. يساهم النظام في تحسين التفاعل مع العملاء والشركاء وتوفير الوقت والمال من خلال تسريع الوصول إلى الوثائق وتحسين سير العمل. كما يقدم النظام حلولًا متكاملة لزيادة الأمان، وتقليل المخاطر مثل فقدان الوثائق أو تلفها، مع ضمان الالتزام بالمواعيد القانونية لحفظ الوثائق.

Takeaways

😀 GID (إدارة الوثائق والمعلومات الإلكترونية) تساعد الشركات في تحسين الوصول إلى الوثائق وتقليل الوقت المستغرق في البحث عنها.
😀 يتم تخزين جميع الوثائق بشكل مركزي في أرشيف رقمي يمكن الوصول إليه بسهولة من أي جهاز متصل.
😀 تساهم أنظمة GID في أتمتة عملية إدارة الوثائق، بما في ذلك الفواتير والرسائل الإلكترونية، مما يوفر الوقت والموارد.
😀 يتم تحويل الوثائق الورقية إلى تنسيق رقمي باستخدام عملية مسح ضوئي، مما يسهل تخزينها والبحث عنها باستخدام الكلمات الرئيسية.
😀 يوفر GID أتمتة في عمليات الفهرسة باستخدام الكلمات الرئيسية المستخرجة تلقائيًا، مما يجعل البحث أسرع وأكثر دقة.
😀 يمكن للموظفين المعتمدين الوصول إلى الوثائق من أي مكان بفضل الوصول عبر الإنترنت، مما يعزز التعاون والتفاعل بين الفرق.
😀 GID يساعد في تحسين الإجراءات الداخلية (مثل موافقة الفواتير) من خلال تقليل الحاجة إلى التعامل اليدوي للوثائق.
😀 يوفر GID أداة لتتبع الحالة الحالية للوثائق بشكل مستمر، مما يضمن عدم فقدان أي مستند ويزيد من الشفافية.
😀 تساعد GID الشركات على حماية الوثائق من المخاطر الفيزيائية مثل الحريق أو الفيضانات.
😀 من خلال GID، يتمكن العملاء والشركاء من الحصول على استجابات أسرع وأكثر دقة مما يعزز علاقات العمل ويحسن رضا العملاء.

Q & A

ما هي التحديات الرئيسية التي تواجهها الشركات في إدارة المستندات؟
-التحديات الرئيسية تشمل حجم المستندات الكبير الذي يتم إنتاجه يومياً، وارتباط هذه المستندات بالعديد من العمليات مثل الإنشاء والنقل والتحقق والتخزين والبحث، مما يتطلب وقتاً وموارد كبيرة.
كيف يساعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية (GID) الشركات؟
-يساعد GID الشركات على تحسين إدارة المستندات من خلال تخزينها وتنظيمها بشكل رقمي، مما يسهل الوصول إليها بشكل أسرع وأكثر كفاءة ويقلل من الوقت المستهلك والموارد.
ما هو الفرق بين إدارة المستندات التقليدية والنظام الإلكتروني لإدارة المستندات؟
-إدارة المستندات التقليدية تعتمد على التعامل مع المستندات الورقية والتخزين في أماكن متعددة، بينما يقوم النظام الإلكتروني بتخزين المستندات رقمياً في أرشيف مركزي، مما يسهل الوصول إليها عبر البحث.
كيف يساعد GID في تحسين العلاقات مع العملاء والشركاء؟
-من خلال تمكين الوصول السريع للمستندات المطلوبة، يتيح GID الرد على طلبات العملاء والشركاء بسرعة، مما يعزز الاستجابة والكفاءة ويزيد من رضا العملاء.
ما هي مزايا استخدام GID في تحسين سير العمل داخل الشركة؟
-يساعد GID في تحسين سير العمل من خلال أتمتة العمليات وتبسيطها، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويساهم في تحسين سرعة وكفاءة الإجراءات.
كيف يتم تخزين المستندات في GID؟
-المستندات تُخزن في GID داخل أرشيف رقمي، ويمكن الوصول إليها بسهولة باستخدام بحث نصي كامل أو عبر مواضيع مؤشرة مسبقاً، مما يجعلها منظمة ومهيأة للبحث السريع.
ما هي الطريقة التي يتم بها رقمنة المستندات الورقية؟
-يتم رقمنة المستندات الورقية مثل الفواتير أو الرسائل عبر المسح الضوئي، ويتم تخصيص كلمات مفتاحية لكل مستند، ما يسهل عملية البحث والفرز.
كيف يعمل GID على تحسين عملية الموافقة على الفواتير؟
-بدون GID، يتم نقل الفواتير يدوياً ويمكن أن تضيع أو تتأخر. مع GID، يتم تحويل الفواتير إلى صيغة إلكترونية، مما يسمح للمسؤولين بالتحقق والموافقة عليها عن بُعد وفي وقت أسرع.
هل يمكن دمج GID مع الأنظمة الأخرى داخل الشركة؟
-نعم، يمكن دمج GID مع أنظمة أخرى داخل الشركة مثل برامج المحاسبة أو البريد الإلكتروني، مما يسهل أتمتة استخراج البيانات مثل الكلمات المفتاحية من المستندات.
ما هي الفوائد الرئيسية لاستخدام GID في الأرشفة والتخزين؟
-الفوائد تشمل تخزين المستندات بشكل رقمي وآمن، والوصول إليها بسهولة في أي وقت، وحمايتها من المخاطر مثل الحريق أو الفيضانات، مع ضمان الالتزام بالمعايير القانونية للاحتفاظ بالمستندات.