How to Import Emails From OUTLOOK to EXCEL & why you want to do that!

Summary

Ce script montre comment importer dynamiquement des données d'Outlook vers Excel. L'objectif est de créer une connexion à Outlook pour actualiser les informations directement dans Excel avec un simple clic sur 'Rafraîchir'. On se concentre sur un dossier spécifique, 'Action Required', pour analyser plus facilement les emails pertinents. L'authentification auprès du compte Microsoft est nécessaire pour établir la connexion. Power Query permet de filtrer les emails par dossier et de sélectionner les colonnes souhaitées. Une fois configuré, tout est enregistré et les mises à jour sont automatiques avec un simple rafraîchissement dans Excel.

Takeaways

• 😀 Importer des données d'Outlook vers Excel pour suivre des informations spécifiques, comme les emails de vente ou les idées de projet.
• 🔄 Mettre en place une connexion dynamique avec Outlook pour actualiser les données en cliquant sur 'Rafraîchir'.
• 📧 Choisir un dossier spécifique d'Outlook, comme 'Action Required', pour l'importation des données.
• 📂 Utiliser Excel pour créer un tableau organisé des emails spécifiques à analyser.
• 🔑 Se connecter à la boîte aux lettres en utilisant l'adresse email et l'authentification Microsoft.
• 🗂️ Power Query peut se connecter à la boîte aux lettres et fournir des tables différentes, comme le calendrier, les mails, les demandes de réunion, les contacts et les tâches.
• 📁 Se limiter à un dossier spécifique en utilisant des filtres de texte dans Power Query.
• 📝 Obtenir des informations détaillées des emails comme le sujet, l'expéditeur, les destinataires, l'heure d'envoi, l'importance, le statut de lecture et les pièces jointes.
• 📑 Choisir les colonnes pertinentes à importer, comme le sujet, le nom de l'expéditeur et le corps du message.
• 🔄 La connexion est dynamique, les données sont automatiquement mises à jour lorsque vous rafraîchissez la table Excel.
• 📢 Abonnement à la chaîne pour obtenir des astuces similaires et des conseils sur l'utilisation de Excel.

Q & A

Comment importer les données d'Outlook vers Excel de manière dynamique?

Pour importer dynamiquement des données d'Outlook vers Excel, il faut établir une connexion à Outlook depuis Excel, puis sélectionner le dossier spécifique des emails à importer. Ensuite, il suffit d'appuyer sur 'Actualiser' pour obtenir les informations Outlook les plus récentes directement dans Excel.

Quels types d'emails sont recommandés à importer dans Excel?

Il est recommandé d'importer des emails spécifiques que vous recevez souvent et que vous souhaitez organiser, comme les emails de ventes ou des idées de projet.

Quel est le dossier spécifique mentionné dans le script pour l'importation des emails?

Le dossier spécifique mentionné dans le script est 'Action Required', où l'utilisateur veut analyser les emails.

Comment se connecter à la boîte aux lettres Outlook depuis Excel?

Pour se connecter à la boîte aux lettres Outlook depuis Excel, il faut aller dans 'Données', 'Obtenir des données', puis sélectionner 'Autres sources' et 'Microsoft Exchange'. Ensuite, il faut fournir l'adresse email et s'authentifier avec le compte Microsoft.

Quels types de tables sont disponibles après avoir établi la connexion à Outlook via Excel?

Après avoir établi la connexion, des tables comme 'Agenda', 'Courrier', 'Demandes de réunion', 'Personnes' et 'Tâches' sont disponibles.

Comment limiter l'importation des emails au dossier 'Action Required'?

Pour limiter l'importation aux emails du dossier 'Action Required', il faut sélectionner le chemin du dossier dans les catégories et choisir 'Action Required' dans le menu déroulant.

Quels détails des emails sont importés dans Excel?

Les détails des emails importés incluent le sujet, l'expéditeur, les destinataires, la copie carbone, l'envoi, la réception, l'importance, la lecture, les pièces jointes, l'aperçu et le corps du message.

Comment choisir les colonnes pertinentes à importer dans Excel?

Après avoir transformé les données, il faut aller dans 'Accueil', 'Choisir les colonnes', décocher 'Toutes les colonnes' et sélectionner les colonnes d'intérêt comme Sujet, Nom et Corps de l'email.

Est-ce que le processus est réellement dynamique?

Oui, le processus est dynamique. Après avoir configuré la connexion et les étapes de transformation, il suffit de faire un clic droit et d'actualiser pour obtenir les informations Outlook les plus récentes dans Excel.

Quelle est la prochaine étape après avoir configuré la connexion et les étapes de transformation?

La prochaine étape consiste à envoyer les données à la feuille de travail en cliquant sur 'Fermer et charger', ce qui créera une nouvelle feuille et chargera les données dans une table Excel.

Comment être averti des nouveaux emails dans le dossier 'Action Required'?

Pour être averti des nouveaux emails, il suffit d'ajouter un email dans le dossier 'Action Required', puis de faire un clic droit et d'actualiser dans Excel pour voir le nouvel email.

Outlines

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📊 Importation dynamique des données Outlook vers Excel

Ce paragraphe explique comment importer dynamiquement des données d'Outlook vers Excel. L'objectif est de créer une connexion avec Outlook afin de mettre à jour les informations directement dans Excel en utilisant la fonction 'Rafraîchir'. Il est question de ne pas importer tous les emails, mais de se concentrer sur des emails spécifiques comme les emails de vente ou des idées de projet. L'auteur montre comment ouvrir Excel, accéder à 'Données', 'Obtenir des données', puis sélectionner 'Microsoft Exchange'. Il est nécessaire de s'authentifier avec son adresse email et son mot de passe. Une fois la connexion établie, Power Query se charge de la mise en place. L'utilisateur peut choisir les tables qu'il souhaite importer, comme le calendrier, les emails, les demandes de réunion, les contacts et les tâches. L'auteur choisit les emails et effectue des transformations pour se limiter au contenu du dossier 'Action Required'. Il mentionne les différentes informations qui peuvent être extraites des emails, comme le sujet, l'expéditeur, les destinataires, la date d'envoi, l'importance, l'état de lecture et les pièces jointes. Il montre également comment sélectionner les colonnes pertinentes et comment les envoyer à un classeur Excel.

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🔄 Mise à jour dynamique des données dans Excel

Le deuxième paragraphe illustre la dynamique de la mise à jour des données dans Excel. L'auteur montre comment, après avoir configuré la connexion, il est possible d'ajouter un nouvel email au dossier 'Action Required' et de le voir apparaître automatiquement dans la table Excel après un rafraîchissement. Il souligne que ce processus est entièrement dynamique et que l'ouverture d'Outlook n'est pas nécessaire pour que cela fonctionne. Il mentionne également l'utilisation de règles dans Outlook pour déplacer des emails vers des dossiers spécifiques et comment cela peut être connecté à Excel pour une mise à jour automatique des données. L'auteur conclut en rappelant les étapes à suivre pour configurer cette fonctionnalité et invite les spectateurs à s'abonner à la chaîne si ce n'est pas déjà fait.

Keywords

💡importer des données

Importer des données signifie transférer des informations d'un système vers un autre. Dans le script, cela fait référence au processus d'extraire des emails d'Outlook et de les placer dans Excel. Cela est crucial pour la thématique du video qui est de montrer comment automatiser la collecte de données spécifiques à partir de la messagerie pour les analyser dans un tableau Excel.

💡Outlook

Outlook est un client de messagerie et de calendrier fourni par Microsoft. Dans le script, Outlook est l'outil source des données, où les emails sont sélectionnés pour être importés dans Excel. Il est mentionné comme la source de la connexion pour l'importation des données.

💡Excel

Excel est une application de tableur de Microsoft Office utilisée pour analyser et organiser des données. Le script décrit comment Excel peut être connecté à Outlook pour importer des emails et les visualiser dans des tableaux, ce qui facilite l'analyse et la gestion des informations.

💡dynamique

Dans le contexte du script, 'dynamique' fait référence à la possibilité de mettre à jour automatiquement les données dans Excel en utilisant la fonction 'Rafraîchir'. Cela signifie que les informations restent à jour sans avoir à les réimporter manuellement, ce qui est essentiel pour suivre en temps réel les emails spécifiques.

💡Action Required

Dans le script, 'Action Required' est le nom d'un dossier dans Outlook contenant les emails qui nécessitent une attention particulière. Il est utilisé comme exemple de type de contenu spécifique que l'utilisateur souhaite suivre et analyser dans Excel.

💡Power Query

Power Query est un outil de Microsoft Excel utilisé pour importer, transformer et charger des données. Dans le script, il est mentionné comme l'outil permettant d'établir une connexion à la boîte aux lettres Outlook et de sélectionner les données des emails à importer dans Excel.

💡filtres

Les filtres sont utilisés pour restreindre les données à un sous-ensemble spécifique. Dans le script, l'exemple donné est de filtrer les emails pour n'inclure que ceux du dossier 'Action Required', ce qui montre comment les filtres peuvent être utilisés pour organiser et analyser des données spécifiques.

💡colonnes

Les colonnes dans Excel représentent des catégories de données. Le script explique comment sélectionner les colonnes pertinentes pour l'analyse, comme le sujet, l'expéditeur et le corps du message, ce qui est essentiel pour personnaliser la table Excel en fonction des besoins de l'utilisateur.

💡actualisation

L'actualisation fait référence au processus de mise à jour des données dans Excel. Dans le script, cela est montré en utilisant la fonction 'Rafraîchir' pour mettre à jour la table Excel avec les nouveaux emails du dossier 'Action Required', ce qui illustre la dynamique de l'importation des données.

💡connecter

Connecter signifie établir une liaison entre deux systèmes pour échanger des informations. Dans le script, cela est utilisé pour décrire comment Excel se connecte à Outlook pour importer automatiquement les emails, ce qui est une étape clé pour la mise en place du processus d'importation.

💡formulaires

Les formulaires dans Excel sont des fonctions qui peuvent être utilisées pour faire des calculs ou des références dans les tableaux de données. Le script suggère que les utilisateurs peuvent utiliser des formules pour analyser ou interagir avec les données des emails importées, ce qui montre comment Excel peut être utilisé pour aller au-delà de la simple organisation des données.

Highlights

Importing data from Outlook to Excel can be done dynamically for ongoing updates.

Set up a connection to Outlook to refresh and get the latest information in Excel.

Import specific emails, such as sales emails or project ideas, into an Excel table for organization.

Use Excel's 'Get Data' feature to connect to a specific Outlook mailbox folder.

Authentication is required only once for the initial connection to the mailbox.

Power Query provides access to various Outlook data tables like calendar, mail, meeting requests, people, and tasks.

Select the 'mail' table to import emails and transform the data as needed.

Filter emails to a specific folder, such as 'Action Required', for focused data import.

Email data includes sender details, subject, recipients, time sent, importance, and attachment status.

Choose to import specific columns like subject, sender's name, and email body for a cleaner table.

The process is entirely dynamic, allowing for real-time updates with a simple refresh.

Outlook rules can be used to automatically move emails to a folder, which can then be dynamically updated in Excel.

No need to have Outlook open; just refresh in Excel to get the latest data.

The tutorial provides a simple step-by-step guide to set up the connection and import process.

The process is easy and does not require advanced technical skills.

Encouragement to subscribe to the channel for more helpful tutorials.

A live demonstration shows the dynamic updating of an email moved to the 'Action Required' folder.

Transcripts

Today we're going to have fun importing data  from Outlook to Excel. We're going to make the  

whole process dynamic, so it's not a one-time  thing. We're going to set up a connection to  

Outlook, so we just need to press Refresh  and we get the latest Outlook information  

that we're tracking directly in Excel. Obviously,  we're not going to dump all our emails in Excel.  

There's going to be something specific that  we want to track. For example, sales emails  

or project ideas. Anything that you receive  a lot of emails about and you'd like it all  

organized in a nice Excel table. It's so easy  to set this up. Don't believe me, just watch.  

Okay, so this is my mailbox and I want to import  emails from a specific folder of this mailbox  

to Excel. I don't want to import everything, I  want to just import the content of the Action  

Required folder. Because, let's say, all of these  emails are going to be easier for me to analyze  

if i get them in an Excel table. To do that, just  open up Excel, open a blank workbook, go to Data,  

"Get Data", from other sources, from Microsoft  Exchange. Now, all you need to do is give it  

your mailbox address which is your email address.  Next step is to authenticate yourself. So, this is  

something you need to do, if it's the first time  you are connecting to this mailbox. Once you've  

done this and the connection is set up, you don't  need to do this every time you want to refresh  

your data. The connection is going to be there. I'm  going to use my Microsoft account and then, sign in.  

You just have to select your Microsoft account  and your password, and then click on Connect.  

Now, Power Query is going to set up a connection to this  mailbox. Check this out. Notice all the different  

tables I get. I have a calendar table. So, in  case you're interested to keep your eye on  

specific meetings, you can import this table and  add the filters that you need. I have a mail table,  

this is where all the emails are. So, not just the  emails in my inbox but in all other folders as  

well. I get a table for meeting requests, for  people, and even tasks that I have in to-do.  

In this case, I'm interested in mail, so I'm going  to select that and go ahead and transform the data.  

Now, take a look at these categories. I get  the folder path, so these are the names of  

the folders i have. In this case, actually, I just  want to restrict it to the Action Required folder,  

so I'm going to click on this dropdown and  just select Action Required and you can also use  

text filters, whatever makes sense to restrict it  to the view that you need. So, I'm going to click on  

OK, and my folder path is going to be restricted to  the Action Required folder. Here, I get the subject  

of the email. Sender comes in as a record. Notice we  have a different category for name and the email  

address. This means if I expand this, I can get a  separate row for the name and for the address.  

I also get the "Display to" information, and if I scroll  over we have "DisplayCc", we have the two recipients.  

This one comes in as a table, so here, we get to  see the name and the address of the recipient.  

If we have more recipients, we're going to see them  in this table, and we have "CcRecipients", "Bcc", the  

time the email was sent, the time it was received,  the importance of the email, whether it was read,  

whether it has attachments or not. So, if you're  looking for special emails that have an attachment,  

you can set this to "True". Now, in this case, all  these emails that are in the action required  

folder, they don't have any attachments, so I only  see the False option. Then, I also get the preview  

of the email. And, on the side here, I get the body  of this email. I get two versions of this: the Text  

body and the HTML body. Now, actually in this case,  it makes sense just to go with the Text body. I'm  

going to add a check mark for that and click on  OK. Last column is a unique ID. So, there is a lot of  

things here that I don't need, and some parts that  I might want to expand. So, let's say for Sender,  

I actually just want to keep the name, so let's  go with OK. Now, let's restrict this to only the  

columns that we need. So, I'm going to go to Home,  Choose Columns, let's uncheck "Select All Columns",  

and only select the ones that I'm interested  in. That's going to be Subject, in this case,  

the name, and the body of the email and click  on OK. That's it! All my steps are recorded,  

every time I refresh, these steps are going to run.  Now, let's go ahead and send this to our workbook.  

Close and load, this is going to create a new sheet  and it's going to upload my data in an Excel table  

on this sheet. This way, I can view the content  easier and I can even use formulas that reference  

this table. And you're probably wondering, "Is this  all dynamic?" Well, yes, it is. Let's go ahead and push  

another email to this folder. So, I'm going to  go to the inbox here, let's take this one that  

says, "Don't forget to record", I'm going to drag and  drop it in the Action Required folder. I can see it  

on the bottom here, so how about in Excel? Let's  right-mouse-click and refresh this, and I get to  

see the email right here. That's the subject, that's  the name, and that's the content. Which is also a  

good time for me to let you know that, in case  you're not subscribed to this channel, consider  

subscribing. Now, as you can see, all of this is  dynamic, so if you are using rules in Outlook  

to move over certain type of emails to another  folder, you can then create a connection from  

Excel to that folder and you don't even have to  have Outlook open. You just go to Excel,   

you right-mouse-click, you refresh, and you get the latest  information in your Excel table. How cool is that?  

So, what do you think? Was that difficult? Not  really, right? All you have to remember is go  

to the Data tab and the rest is going to come to  you. That's my tip for today. Thank you for being  

here. Thank you for watching. Hit that thumbs up  and while you're down there, you might as well  

hit subscribe, if you aren't subscribed yet.  I'm going to see you in the next video.

you