How to present like a professional
Summary
TLDRこのセクションでは、プレゼンテーションの重要性と効果的なコミュニケーションの方法について語ります。プレゼンテーションの主な目的は、聴衆を楽しませ、引き付け、彼らが学び、印象的で自信に満ちた印象を持つスピーカーと関わりたくなるようにすることです。ストーリーテリングや3つのグループ化、修辞的な質問など、効果的なプレゼンテーションの技術を紹介し、聴衆との関係を構築する方法を学びます。また、異なる学習スタイルを持つ聴衆に対して適した方法を提供し、スライドの作成やプレゼンテーションの構造についてもアドバイスを提供します。最後に、自己ビデオの録画、一人前の観客の前でのリハーサル、そしてプレゼンテーションでエンターテインメントを学ぶことの重要性を強調しています。
Takeaways
- 😀 プレゼンテーションの主な目的は、聴衆を楽しませ、引き付け、彼らがリラックスして「これは素晴らしいものになるだろう」と思わせることです。
- 🎯 プレゼンテーションの目標は、教育、物語を伝えること、そして重要なポイントを伝えることです。
- 🤝 プレゼンテーションを通じて、自信を持っていても過度に自信に満ちすぎず、内容を熟知し、温かみと共感を持ち、聴衆とつながることで印象を築きます。
- 🗣️ 話す方法は重要ですが、どのように話すかはさらに重要です。聴衆とすぐにつながることが求められます。
- 📚 ストーリーは人間に関わるもので、関係性があり、アイデアに物語的な形を与えます。
- 🔢 3つのグループに分類することは効果的なテクニックで、政治スピーチから「オズの魔法使い」まで見つけることができます。
- ❓ 修辞的質問は、プレゼンテーションを多様化し、聴衆と直接的な関わりを持ちながら、独白ではなく話す良い方法です。
- 👥 学習スタイルは人それぞれ異なるため、異なるタイプの聴衆がいることを認識し、彼らに異なる証拠を提供することが大切です。
- 📈 スライドの内容と構成を良くするためには、1分間に1枚のスライドを計画し、背景をシンプルに保ち、テキストを読みやすいようにすることが重要です。
- 📊 PowerPointの構造は、「これから話す内容を伝える」、「伝える」、「話した内容を伝える」という古典的なパターンです。
- 🎞️ スライドを提示する際には、複雑なグラフや写真を前に「ニュースをクリアする」ことで、聴衆が何を見ているのかを理解できるようにすることが重要です。
Q & A
プレゼンテーションの主な目的は何ですか?
-プレゼンテーションの主な目的は、観客を楽しませること、彼らを引き付けること、リラックスさせて彼らが次の20分間をあなたと一緒に学び、印象的な何かを得られると感じることです。
プレゼンテーションで観客とつながるためにはどのような態度を示すべきですか?
-自信を持っていても過度に自信を示さない、内容に精通している、暖かく、共感的で、観客とつながり、オープンで、正直であることが重要です。わからないことがあればそれを認め、議論や質問、挑戦を歓迎する姿勢を示すべきです。
どのようにしてプレゼンテーションで迅速に観客との関係を築くことができますか?
-いくつかのシンプルな技術を用いることで、すぐに観客と関係を築くことができます。例えば、物語を通じて人間にし、関連性を持たせ、アイデアに叙事的な形を与えることなどが有効です。
なぜ3つのグループに物事をグループ化することが効果的なのですか?
-3つのグループに物事をグループ化することは、修辞学者が「トリコロン」と呼ぶ技術で、それがただ適切に聞こえるからです。政治スピーチではよく見られるパターンで、効果的です。
修辞的質問とは何ですか?
-修辞的質問とは、プレゼンテーションの中で観客と直接的な対話を促進し、独白ではなく、ポイントを強調するのに役立つ質問の形です。通常は答えを求めるわけではありませんが、それでもポイントを伝えることができます。
異なる学習スタイルを持つ観客に対してどのようにアプローチすればよいですか?
-理論家、アクティビスト、プラグマティスト、リフレクターという4つの異なる学習スタイルを持つ観客がいます。それぞれが異なる情報を求めており、適切な証拠や例を提供することが大切です。
スライドの内容とレイアウトをどのように最適化すればよいですか?
-1分間に1枚のスライドを計画し、背景をシンプルに保ち、テキストは読みやすいフォントを使用し、アニメーションを避け、1つのメインアイデアのみを1枚のスライドに置くことです。
PowerPointプレゼンテーションの構造はどのようにすればよいですか?
-「彼らにあなたが伝えるつもりであることを伝える」、「彼らに伝える」、「あなたが伝えたことを彼らに伝える」というクラシックな構造を使用し、プレゼンテーションを進めるにつれ、観客にどこまで進んでいるかを知らせます。
スライドの縦軸ロジックとは何ですか?
-縦軸ロジックとは、スライドのヘッダーの下にデータを置くことで、ヘッダーが示す答えをサポートする証拠を提供することです。ヘッダーは結論を示し、その下のデータはその結論を裏付けます。
プレゼンテーションの最後に質問を受け付ける際にはどのようなアプローチが推奨されますか?
-質問を受け付ける準備ができていることを示した後、静かに待機し、誰かが質問を始めるとよいです。質問が来たら、質問を繰り返して再構築し、感情を排除して冷静に答え、最後に別の人に目を向けて終わることで、さらなる議論を避けることができます。
Outlines
🎯 プレゼンテーションの目的と効果的なコミュニケーション
このセクションではプレゼンテーションの重要性とその目的について語られています。プレゼンテーションの主な目的は、聴衆を楽しませること、彼らを引き付けること、彼らをリラックスさせて考えさせることです。プレゼンテーションを通じて、聴衆は学び、何かを得て、あなたが自信に満ちたプロフェッショナルであると印象を受けるでしょう。プレゼンテーションには多种形式があり、小規模なグループ、一対一、大きな劇場などがあります。また、PowerPointなどのツールを用いて、どのようにプロフェッショナルにプレゼンテーションを行えるかについて話します。プレゼンテーションの目標は、エンターテインメント、人々とのコミュニケーション、重要なメッセージの伝え方、リスニングの利点の示すことです。また、自信を持って内容を熟知し、温かみと共感を持ち、聴衆とつながることも重要です。
📈 スライドの作り方とプレゼンテーションの構造
このセクションでは、スライドの作り方とプレゼンテーションの構造について説明されています。1枚のスライドにつき1分を割くように計画し、背景をシンプルに保ち、テキストは読みやすいようにする必要があります。アニメーションは邪魔になり得るので避け、1枚のスライドには1つの主題のみを置くべきです。また、プレゼンテーションの構造は、「彼らに伝えるつもり」「彼らに伝える」「彼らに伝えたことを伝える」という3つのステップから成り立ちます。プレゼンテーションを進めるにつれて、聴衆にどこまで進んでいるかを知らせることが重要です。スライドの物語性は、水平的なロジックと垂直的なロジックの2つの要素から成り立ちます。水平的なロジックはスライド間をつなぎ、垂直的なロジックはスライド内の情報を整理します。最後に、スライドの情報を伝える際には、まず何を見せているのかを説明し、その重要性を説明するというアプローチが推奨されています。
🎨 プレゼンテーションのエンターテインメントの重要性
最後のセクションでは、プレゼンテーションにおけるエンターテインメントの重要性が強調されています。プレゼンテーションを通じて、聴衆を楽しませることが非常に重要であり、これにより彼らはより積極的に関与し、質問を投げかけることができます。また、エンターテインメントはプレゼンテーションの印象作りにおいても重要な役割を果たします。自分自身のビデオを見直し、1人で練習したり、オーディエンス面前で練習したりして、エンターテインメントのスキルを身につけることが推奨されています。
Mindmap
Keywords
💡プレゼンテーション
💡エンゲージメント
💡キーポイント
💡自信
💡物語
💡トリコロン
💡修辞的質問
💡理論家
💡アクティビスト
💡プラクティシナー
💡リフレクター
Highlights
演讲的主要目的是娱乐,吸引人们,让他们放松并思考,这将是一次很棒的经历。
如果听众享受演讲,他们将与你互动,提出问题,并对你留下积极的印象。
演讲有多种形式,包括小组讨论、一对一交流、大型剧院演讲,通常还会使用PowerPoint。
现场演示的目标是什么?教育、讲述故事、传达关键信息、展示倾听的好处。
创造印象的关键在于展示你对内容的掌握,自信但不过分自信。
演讲时,你说的内容很重要,但你的表达方式可能更重要。
故事是人性化的,易于理解的,能给你的创意提供叙事结构。
将事物分组为三,即修辞学者所说的三段式,总是一个有效的技巧。
修辞问题是一种混合你的演讲并直接与观众互动的好方法,而不是单向讲述。
人们以非常不同的方式学习,这意味着你的观众将以不同的方式学习。
在PowerPoint演示中,计划每分钟不超过一张幻灯片,保持背景简单。
幻灯片的结构应该是经典的:告诉他们你要告诉他们什么,然后告诉他们,然后再告诉他们你告诉了他们什么。
在演示过程中,让观众知道他们在演示的哪个阶段。
在每张幻灯片上,我们有垂直逻辑,首先给出结论,然后提供支持结论的证据。
在演示幻灯片时,先清除幻灯片上的新闻,告诉人们他们正在看什么,然后再解释为什么重要。
你不需要笔记,你会非常熟悉你的内容。笔记只会碍事。
在结束时,你可能会说,我愿意回答问题,然后保持安静。
三个顶级提示,让你的演讲很棒:录制自己演讲的视频,即使只有一个观众也要在他们面前排练,最重要的是,学会在你的演讲中娱乐。
Transcripts
So in this section, we're going to talk about presentations.
The main aim of any presentation is to entertain, to draw people
in, to make them relax and think,
this is going to be great.
My next 20 minutes of my life is going
to be listening, learning something, and having
a great impression.
If they're enjoying it, they will engage with you.
They'll ask questions, and they'll
come away with a positive view of you
as competent and confident.
So there are many forms of presentation: small group,
like this, one-to-one, big theatre.
And often, we use PowerPoint, and that's
what we're going to do here on the screen.
I'm going to run through some slides
to talk about how to present like a professional.
Question 1, what are the objectives
of a live presentation?
What do you think?
To educate.
Tell a story.
To tell a story, right.
Yes, everyone loves stories.
To get your key points across.
I think the emphasis is on key, not everything.
So I would argue, yes, it is to entertain, number 1,
to engage people, communicate the key message,
demonstrate the benefit of listening.
Why should I spend the next 20 minutes listening to this?
But overall, create an impression
about the sort of person and the impression of your work.
How do we create that impression?
I think you need to show that you are on top of the content,
that you are confident but not overconfident.
So you know your stuff.
You're warm.
You're empathic.
You're connecting with the audience.
You're open.
You're honest.
When you don't know the answer to something,
you say that and that you welcome debate, and question,
and challenge.
Let me just butt in here.
When you're giving a presentation, what you say
is important.
But how you say it may be even more important.
We live in an attention economy.
You need to know how to connect with your audience
and connect with them fast.
I've spent years studying the art of speech-making.
What's clear is that there are a few simple techniques
you can use to quickly forge that rapport.
What do you think I am?
A full-blooded combat soldier.
Not anymore.
I don't want it.
That's too bad, because you're stuck with it.
Let me tell you a story, John.
I want to tell you a story.
Since we were first warming mammoth stew at the campfire,
those have been compelling words.
Stories are humanising, relatable, and give a narrative
shape to your ideas.
Grouping things into three, what rhetoric scholars
call a tricolon, is always an effective technique.
It just sounds right.
You can find tricolons in every political speech
from Pericles to Barack Obama.
But here's The Wizard of Oz.
Weren't you frightened?
Frightened?
You are talking to a man who has laughed in the face of death,
sneered at doom, and chuckled at catastrophe.
You know what a rhetorical question is, don't you?
There's a good way of mixing up your presentation
and engaging the audience directly
rather than monologuing.
And what have they ever given us in return?
The Aqueduct?
What have the Romans ever done for us?
Obviously, the point about a rhetorical question
is that it's not usually supposed to invite an answer.
But it still makes a point.
And my overall point is that by using
the devices I've talked about, you, too,
can be a great speaker.
Right.
Back to the classroom.
People learn in very different ways.
And that means your audience will
be learning in different ways.
And here are four of them.
There are people in the audience who are theorists.
So they want to know the theory behind what
it is you're presenting.
What's the evidence for what you're saying?
There'll be a group of people who are, if you like,
activists.
They want practical examples.
Show me.
Don't tell me.
Show me how this works.
You talked earlier about stories.
So there are pragmatists in the room.
Tell me a story.
Give me an example of how this worked.
And then finally, there'll be a group
of people who are reflectors.
Don't expect an immediate reaction from those people.
They need to go away and think about things
about what you've said.
So these are your four groups, which means,
any presentation probably will have a mixture of those people.
And you're going to want to provide
different evidence for people.
In a very simple example, some people like percentages.
Some people like ratios.
Some people like fractions.
You'll hear this all the time with politicians.
One moment they're saying, one in five people and the next,
they're saying, about 20 per cent.
Some tips to make your content and slides great.
Plan on no more than one slide a minute.
Keep your background really simple.
Use a slide to show content that would be difficult
or take too long to describe, for example, photos, or maps,
or graphs.
Make the text legible.
No fancy fonts, something really clear and simple.
The fewer the words, the better.
Avoid distracting animation, and keep only one main idea
on each slide.
In terms of structure of a PowerPoint presentation,
it's the classic, tell them what you're going to tell them,
then tell them, and then tell them what you told them.
And as you go through a presentation,
let people know where they are in it.
There's nothing worse than the audience thinking,
is there much more of this?
Where are we?
Are we 10 slides into 150?
Are we 10 slides into 12, and we're almost there?
You can do that with items in the top left-hand corner.
Or tell them there are 12 pages coming, and this is number 4.
But let people know where they are.
I'm not going to talk about what goes on the slide, especially
when you have text.
There are two elements of this.
One is what Barbara Minto in the Pyramid Principle
called horizontal logic.
So this is taking you from one slide to the next.
What is the story?
This is a very important element of any presentation is,
if you like, the red line through the story.
And here is an example, where we've
done the project for a cafe, and the message
is that the cafe has potential to grow.
And how do we get that message over?
With a set of slides where the headlines tell the story.
In fact, all you need to do is to read the headlines
as you go through it.
Under this headline, we've actually got some data.
And we'll come to the vertical logic on the next page.
On this one, few people have heard of it.
They discovered it by accident.
When they do get there, it's good value, but it's limited.
If it were better, they'd stay longer and spend more.
So it's one slide to the next.
And the point always is, you don't know how much time
the reader has got.
If they've got three seconds, that's the message...
the red line.
If they've got 30 seconds, they'll scan the headlines.
And if they've got the full half hour of your presentation,
they'll get the rest of it.
So on each slide, we then have vertical logic,
where, unlike writing an essay or telling a fairy story
- this happened, then this happened, then this happened,
and therefore, that was the answer -
we give them the headline at the top.
Think of it like newspapers, where here's the answer: why,
why, why.
And again, for your fast reader, they just
might want the headline and that's enough.
Think of it.
When you read a newspaper, sometimes you read the headline
and you think, I don't need any more about this story.
I'm not interested in it.
But sometimes you want to unwrap it a bit.
So structure it like a newspaper.
Again, one topic per page.
Very important that it answers, so what?
So don't just say, the readership of the FT
is a million people.
So what?
So you could put it in comparison.
You could talk about the growth over time.
You could talk about where they're based
and what's going on.
So that's a very strong question.
Someone else could say, well, so what?
What goes on here is evidence to support the headline.
And finally, when you do write these,
we all fall into the old trick of this happened, then this,
and this, and here is the answer right at the bottom.
And remember, when we're talking about CVs,
people don't always read to the end of your lovely text.
So don't put the answer at the bottom.
That's why the answer goes at the top.
When you deliver slides, I would talk
about clearing the news off the slides.
So if it's a complex chart or it's a photograph,
tell people what they're looking at before you
get into explaining why it's important to look at it.
So this chart shows on the x-axis so and so,
on the y-axis, this and that, and it shows three lines.
The red, the yellow, the green are all doing this.
Clear the news so that no one's saying, sorry,
what does that acronym mean?
You don't need notes.
You will know your content really well.
Notes just get in the way.
You haven't got free arms.
You drop them.
They're not stapled together.
They get out of order.
You can't react quickly.
And this is a common fear.
But if I don't have notes, I won't say everything.
But that's what Q&A in for.
You're trying to give an impression,
not actually give them the whole text from A
to Z. So don't worry about missing something out.
Talking of questions.
Last slide.
At the end, you might say, I am happy to take questions,
and then be quiet.
Someone will break the ice at that point.
It's always difficult to get questions at the beginning,
but someone will do it.
Usually, if someone's chairing your session,
they might ask one.
It's helpful to repeat and rephrase the question,
especially if it's emotionally fired up.
Someone saying, well, I disagree with everything
you've said there.
Take the emotion out of it and rephrase the question.
What the questioner is asking is,
have I actually collected the evidence
from a big enough sample?
And then explain.
When you finish the answer, end it looking at somebody else.
Otherwise, it gives this person the chance
to come back, thinking, oh, I'm going
to have another go at them.
Because they have just come back in a challenging sort of way.
So three top tips for a great presentation
is to video yourself, rehearse in front of an audience, even
of one, and above all, learn how to entertain
in your presentation.
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