Google Workspace - Comment intégrer un nouveau collaborateur

Summary

Dans cette session en direct, l'animateur présente un guide étape par étape pour la création d'accès à Google Workspace pour un nouveau collaborateur. Il partage une procédure d'accueil, des groupes d'authentification et des tâches modèles pour une intégration efficace. L'objectif est de faciliter l'intégration technique et humaine, en offrant des astuces pour gérer les outils de collaboration et éviter les erreurs courantes lors de l'arrivée d'un nouvel employé.

Takeaways

• 😀 Bienvenue dans un live sur les meilleurs outils à utiliser pour son entreprise.
• 🛠️ Création des accès pour un nouveau collaborateur avec Google Workspace.
• 📑 Importance d'avoir une bonne procédure d'onboarding technique.
• 📊 Utilisation de Google Slides ou équivalent pour documenter les étapes de l'onboarding.
• ✅ Gestion des tâches via Asana pour suivre les différentes étapes et accès.
• 🧑‍💻 Connexion en tant qu'administrateur sur Google Workspace pour créer de nouveaux accès.
• 🔐 Importance de ne pas imposer la double authentification immédiatement lors de l'onboarding.
• 👥 Création de groupes pour les différents services pour faciliter la gestion des accès et la communication.
• 🗓️ Partage et configuration de l'agenda Google pour le nouveau collaborateur avec les équipes.
• 📧 Notification par email pour informer les équipes des nouveaux accès et partager les calendriers.

Q & A

Quel est le but principal de ce live?

Le but principal de ce live est de montrer comment créer les accès pour un nouveau collaborateur dans Google Workspace et de partager la méthode utilisée par l'entreprise pour faciliter cette tâche.

Pourquoi est-il important de suivre une procédure d'onboarding technique?

Suivre une procédure d'onboarding technique est important car cela permet à n'importe quelle personne de l'équipe de créer les accès nécessaires pour un nouveau collaborateur, même si la personne en charge de l'informatique n'est pas disponible.

Quels outils sont utilisés par l'entreprise pour gérer l'onboarding?

L'entreprise utilise un document Notion (ou un équivalent comme Google Docs ou Word) pour la procédure d'onboarding et Asana pour gérer les tâches associées.

Quelles sont les étapes principales pour créer un accès dans Google Workspace?

Les étapes principales sont : se connecter en tant qu'admin sur Google Workspace, ajouter un nouvel utilisateur, configurer le mot de passe temporaire, ajouter l'utilisateur à des groupes pertinents, et partager le calendrier de l'utilisateur avec l'équipe.

Comment l'entreprise gère-t-elle les groupes d'utilisateurs dans Google Workspace?

L'entreprise crée des groupes d'utilisateurs par service (consultants, direction financière, dev, marketing, etc.) pour faciliter la gestion des droits et des accès.

Pourquoi est-il avantageux d'utiliser des groupes pour gérer les accès et les droits?

Utiliser des groupes est avantageux car cela permet d'accorder des droits et de partager des ressources avec plusieurs utilisateurs simultanément, simplifiant ainsi la gestion des accès.

Comment le calendrier d'un nouveau collaborateur est-il partagé avec l'équipe?

Le calendrier du nouveau collaborateur est partagé avec l'équipe en allant dans les réglages de Google Agenda et en ajoutant les groupes pertinents avec les droits appropriés.

Que fait l'entreprise pour que le nouvel utilisateur puisse récupérer ses accès de manière sécurisée?

L'entreprise réinitialise le mot de passe du nouvel utilisateur et envoie les informations de réinitialisation à son adresse email personnelle, lui permettant ainsi de se connecter en toute sécurité.

Quelle est l'importance de partager les calendriers dans une équipe?

Partager les calendriers dans une équipe est important pour la transparence et la coordination, permettant à chacun de voir les disponibilités des autres et de planifier des réunions de manière efficace.

Quelles sont les recommandations données pour l'onboarding dans une petite entreprise?

Il est recommandé d'avoir une procédure claire, d'utiliser des outils de gestion de tâches comme Asana, de créer des groupes d'utilisateurs pour faciliter la gestion des droits, et de s'assurer que le nouvel utilisateur reçoit tous les accès nécessaires avant son arrivée.

Outlines

00:00

💼 Création des accès pour un nouveau collaborateur

Bienvenue dans ce live sur les meilleurs outils pour entreprises. Nous allons créer les accès pour un nouveau collaborateur sur Google Workspace. Nous utilisons une procédure et une tâche dans Asana pour faciliter ce processus, permettant à n'importe quel membre de l'équipe de gérer les accès en cas d'absence de la personne habituellement responsable. Ce live se concentrera sur Google Workspace, avec une démonstration pratique de la création d'un nouvel accès.

05:00

👥 Ajout de l'utilisateur et gestion des groupes

Nous ajoutons le nouvel utilisateur, Damien, et le rattachons à des groupes spécifiques dans Google Workspace, facilitant ainsi la gestion des droits d'accès. L'utilisation de groupes permet d'attribuer facilement des permissions à plusieurs utilisateurs à la fois. Nous ajoutons Damien aux groupes 'Team BLC' et 'Consulting', garantissant qu'il reçoit les notifications et accès nécessaires dès son arrivée.

10:02

🗓️ Partage du calendrier et finalisation

Nous partageons le calendrier de Damien avec l'équipe, permettant à tous de voir ses disponibilités. La procédure inclut la réinitialisation du mot de passe de Damien, envoyant les détails à son email personnel pour qu'il puisse accéder à ses nouveaux comptes avant son premier jour. Cela facilite son onboarding et assure qu'il a tous les accès nécessaires dès son arrivée. Nous terminons en invitant à poser des questions et à s'abonner pour plus de contenus sur les outils B2B.

Keywords

💡Google Workspace

Google Workspace est un ensemble de services numériques et de messagerie en ligne fourni par Google. Dans le script, il est utilisé pour créer des comptes et gérer l'accès des nouveaux collaborateurs. Par exemple, l'administrateur crée un nouvel utilisateur et gère les groupes d'authentification.

💡Accès

L'accès fait référence à la capacité d'un utilisateur d'utiliser les ressources d'une entreprise, comme les outils numériques. Dans le script, il est essentiel de créer des accès pour les nouveaux employés, notamment sur Google Workspace, Google Agenda et Google Drive.

💡Onboarding

L'onboarding est le processus de formation et d'intégration d'un nouvel employé dans une entreprise. Le script décrit un processus d'onboarding technique, où les nouveaux collaborateurs reçoivent les accès nécessaires et sont guidés par une procédure établie.

💡Google Agenda

Google Agenda est un service de gestion de calendrier en ligne fourni par Google. Dans le script, il est utilisé pour partager les calendriers des employés et gérer les rendez-vous. L'administrateur configure les droits de partage pour que les nouveaux employés puissent afficher et modifier les événements.

💡Groupes d'authentification

Les groupes d'authentification sont utilisés pour organiser et gérer les utilisateurs selon leurs rôles et responsabilités. Dans le script, l'administrateur ajoute les nouveaux employés à des groupes spécifiques, comme 'consultants' ou 'support', pour accorder des droits d'accès appropriés.

💡Droits de modification

Les droits de modification permettent aux utilisateurs de modifier des éléments, comme les événements dans un agenda. Dans le script, l'administrateur attribue des droits de modification à des groupes spécifiques pour qu'ils puissent gérer les rendez-vous.

💡Notification

Les notifications sont des alertes ou des messages envoyés aux utilisateurs pour informer d'un changement ou d'une mise à jour. Dans le script, l'administrateur configure les notifications pour informer les nouveaux employés de l'accès créé et des mises à jour des droits.

💡Administrateur

Un administrateur est une personne qui a la responsabilité de gérer et de contrôler l'accès aux ressources d'une entreprise. Dans le script, l'administrateur se connecte à Google Workspace pour créer des comptes et gérer les groupes d'authentification.

💡Mot de passe temporaire

Un mot de passe temporaire est un mot de passe utilisé pour la première connexion d'un nouvel utilisateur, qui doit être changé après l'authentification initiale. Dans le script, l'administrateur crée un mot de passe temporaire pour le nouvel employé et le modifie après la configuration initiale.

💡Validation en deux étapes

La validation en deux étapes est une méthode de sécurité qui nécessite deux formes d'identification pour accéder à un compte. Dans le script, l'administrateur mentionne l'activation de cette méthode pour renforcer la sécurité des comptes des employés.

💡Google Drive

Google Drive est un service de stockage en ligne fourni par Google qui permet de stocker, partager et synchroniser des fichiers. Dans le script, il est mentionné comme l'un des outils pour lesquels les nouveaux employés doivent recevoir des accès.

Highlights

Introduction du live pour créer des accès pour un nouveau collaborateur dans Google Workspace.

Importance de la procédure d'intégration et de la création d'accès pour un nouvel employé.

Utilisation d'un document ou de Google Docs pour détailler la procédure d'intégration.

Création de tâches dans Hassana pour synthétiser et suivre l'accès aux différents outils.

Concentration sur la partie Google Workspace pour la gestion des accès.

Guide pratique pour créer un nouvel accès dans Google Workspace.

Nécessité d'un accès administrateur à Google Workspace pour créer un nouveau compte.

Étapes pour ajouter un nouvel utilisateur et attribuer un mot de passe temporaire.

Importance de la validation en deux étapes et des recommandations pour son activation.

Ajout d'un nouvel utilisateur à des groupes d'authentification pour la gestion des droits.

Création de groupes par service pour une meilleure organisation des utilisateurs.

Partage de l'agenda Google avec l'équipe et attribution des droits correspondants.

Optimisation de la visibilité des calendriers pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe.

Réinitialisation du mot de passe et envoi de notifications à l'adresse personnelle du nouvel employé.

Importance de préparer l'intégration d'un nouvel employé en avance pour une meilleure expérience.

Invitation à poser des questions, à aimer la vidéo et à s'abonner pour plus de contenu sur les outils B2B.

Transcripts

bonjour à toutes et à tous bienvenue

dans ce nouveau live sur les meilleurs

outils à utiliser pour son entreprise il

faut que je crée les accès d'un nouveau

collaborateur qui arrive donc le but de

ce petit live ce matin c'est de créer

bah tous ces accès notamment sur suite

sur Google workspace vous montrer un

petit peu notre méthode voir si ça peut

donner des idées à certains quand il y a

un nouveau collaborateur qui arrive dans

une équipe qu'on sache un petit peu quoi

faire le plus important il y a deux

choses à voir une bonne procédure je

vais tout de suite mettre mon écran hop

en plus grand nous on a deux choses que

j'ai mis ici en écran partagé la

première chose sur slide quel équivalent

d'un Ocean vous pouvez mettre où vous

voulez même sur un google doc ou sur un

fichier word ça fonctionne c'est une

procédure donne boarding des étapes à

suivre une par une les informations

administratives les accès ici les accès

discord les accès bidules et en faisant

ça vous avez juste à vous laisser guider

ce qui permet en fait à n'importe quelle

personne de l'équipe potentiellement de

pouvoir créer les accès quand la

personne qui s'occupe de l'informatique

parce que là on parle étudiant d'un

homme boarding technique on crée bien

tous les accès c'est pas un boarding RH

et bien ça permet d'avoir cette

procédure quand la personne qui s'occupe

des zonesboarding d'habitude n'est pas

là que vous vous retrouviez pas le bec

dans l'eau à ne pas pouvoir intégrer la

personne et de ne pas pouvoir lui créer

ses outils ça c'est la première chose et

la deuxième chose c'est une tâche un

petit peu

model qui regroupe un petit peu tout ce

qu'on a mis dans la procédure et qui va

permettre de synthétiser les différents

accès aux outils vous voyez chez nous on

a quand même quelques-uns et donc c'est

vraiment avec ces deux fichiers là c'est

pas vraiment des fichiers il y en a un

c'est un notion enfin un slide et

l'autre c'est une tâche dans Hassana

puisqu'on utilise à Sana comme gestion

de tâches au quotidien pour les projets

on a mis ça là dedans et donc c'est pas

à pas vous allez pouvoir cocher suite

c'est fait partager Google Agenda c'est

fait les droits Google Drive c'est fait

ce matin on va vraiment se concentrer

uniquement sur enfin uniquement en tout

cas en live après moi j'enchaînerai sur

les autres outils parce qu'ils vont au

moins vous intéresser mais on va

vraiment se concentrer sur la partie

Google workspace je vais vous montrer un

petit peu comment je crée tout ça parce

que j'avais déjà fait une vidéo sur

comment installer déployer un nouveau

dans Google work space pour son

entreprise et ben c'est parti on va voir

comment créer un nouvel accès pour une

nouvelle personne à l'intérieur de cet

outil là donc le baba c'est ça ensuite

ce dont on va avoir besoin ça va être un

accès à Google workspace mes côtés admin

pouvoir lui créer son nouvel accès j'ai

ouvert aussi une page en navigation

privée par ce que dans les premiers

temps je vais me connecter moi-même avec

son compte pour pouvoir lui faire des

optimisations

d'usage de base donc moi ce que je vais

faire c'est que je vais me connecter ici

sur le deuxième écran normalement que

vous devez voir aussi et une page en

navigation privée pour pouvoir me

connecter avec son compte bien sûr je ne

garde pas les accès à la fin je

réinitialise tout je lui envoie une

notification il réinitialise son mot de

passe il a ses accès à lui mais c'est

juste pour faire le setup partagez

l'agenda faire tout un tas de choses

avec voilà je vais avoir besoin de

recevoir des notifs quand je vais lui

créer un accès pour valider son compte

alors la première chose à faire bien

entendu c'est de se connecter en admin

sur hop non c'est pas du tout là se

connecter au compte admin donc n'importe

où vous êtes dans un outil Google moi je

suis sur Gmail par exemple et bien si

vous êtes sur Google Agenda sur Google

Drive vous avez toujours ici les

applications Google en raccourci donc

vous avez la possibilité de naviguer

d'une application à une autre et en fait

quand vous déroulez et si vous êtes

admin sur votre compte Google warspace

vous allez retrouver ici la petite tuile

Google admin ok donc là vous allez

pouvoir vous reconnecter à votre compte

voilà et donc là vous tombez sur l'admin

Google en fait c'est ici que vous allez

retrouver toute la partie télécharger le

module complémentaire duatai pour Google

workspace voilà ici nous le la première

chose qu'on va faire si on suit la

procédure de toute façon elle est ici si

on reprend tout au début donc les

informations administratives c'est

vraiment le côté RH ensuite créer les

accès on se connecte sur Google

workspace si le prénom existe etc donc

là on a cassure je la connais un peu par

cœur donc ça va être assez rapide

première chose ajouter un utilisateur

donc là hop je vais l'appeler Damien

c'est damien@bel c'est irré conseil son

adresse secondaire ici pour le moment vu

que je l'ai pas je le laisse j'ajoute un

nouvel utilisateur damien@bel c'est

tirer conseil hop ici ensuite je vais

pouvoir copier le mot de passe dans un

premier temps et je vais me le mettre

game connecté à son compte avec le mot

de passe temporaire pour pouvoir je le

disais

authentifier tous les tous les SAS

auquel on va s'inscrire à sa place pour

lui éviter de le faire et bien ça lui

évitera de voir valider etc donc hop

j'ai compris là il me demande de changer

le mot de passe ce que je vais faire

c'est que je vais en mettre un qu'on met

toujours quand on crée ça et on le

modifiera à la fin nous on a activé la

validation en deux étapes c'est pas moi

qui vais le faire parce que sinon ça

voudrait dire que c'est moi qui est la

double authentification donc quand vous

activez ça sur votre compte Google

workspace ne mettez pas une règle

stricte qui impose de mettre la double

authentification tout de suite sinon

vous allez être embêté quand vous allez

faire le bording classique ici ça c'est

bon ok la nouvelle personne je vais

devoir la rajouter à des groupes

d'authentification en fait on a des

groupes ici chez VLC et d'ailleurs je

vous invite vraiment à le faire les

audiences c'est autre chose c'est

vraiment les groupes donc nous on a créé

des groupes par service alors vous

faites un peu comme vous voulez c'est

pour cartographier les utilisateurs dans

votre entreprise et bien nous on a créé

des groupes pour les consultants pour la

direction financière qui va avoir des

droits que les autres n'ont pas pour les

dev pour avoir des dossiers accès à des

dossiers etc la direction marketing la

partie office cells donc là moi ce que

je vais faire c'est que je vais rajouter

la nouvelle personne Damien en

l'occurrence au moins à deux groupes

dans le groupe avec tout le monde team

BLC je vous invite au moins à créer un

groupe avec tous les utilisateurs

puisque ça va être hyper pratique

lorsque vous voudrez envoyer des

messages par exemple dans Gmail ici si

vous envoyez un message vous allez

pouvoir envoyer un message à un groupe

Belcaire aux bases BLC et ça envoie le

message à tout le monde quand vous

appelez ça et ça c'est vraiment pratique

donc au moins un groupe avec

l'intégralité de vos utilisateurs dedans

ne serait-ce que pour utiliser cette

fonctionnalité là ok donc une fois que

c'est fait on a deux possibilités soit

on part du groupe et on ajoute la

personne dans le groupe donc là ici hop

on ajoute Damien fraîchement créé et

éviter les fautes d'orthographe soit je

fais comme ça je vais dans le groupe

j'ajoute la personne donc on est 19 soit

je vais sur la personne bah bien qui est

qui qui est ici je rentre sur la

personne et sur la personne je vais

l'ajouter à un groupe donc j'ai la 2

j'ai deux possibilités donc là c'est une

personne consultant et support on n'a

pas de groupe parce qu'on a regroupé

consultant les supports à l'intérieur

donc ça c'est pratique hop et je

l'ajoute donc là au niveau des groupes

c'est bon c'est fait ici vous voyez j'ai

déjà les notifications qui commencent à

arriver que je vais pouvoir cliner pour

qu'il soit pas perdu lorsqu'il arrive

ensuite moi ce que je vais faire c'est

que je vais aller sur Google Agenda ce

que j'ai une petite chose à faire quand

il arrive en fait son agenda n'est pas

partagé ok donc la chose qui va se

passer c'est que

définissez votre lieu de travail donc

lui bosse à domicile je crois la plupart

du temps et donc je vais partager en

fait son agenda avec le reste de

l'équipe donc pour ça j'ai pas régé ma

petite procédure Google Agenda mettre le

travail quotidien voilà donc ajouter

direction admin essence donc là pourquoi

aussi on a créé des groupes tout à

l'heure je le disais plutôt que des

utilisateurs c'est lorsque vous voulez

partager des choses donner des droits et

bien vous pouvez le faire vous pourrez

donner des droits directement à des

groupes plutôt qu'à des personnes et ça

c'est hyper pratique puisque dès lors

que la personne a rejoint un groupe ici

en l'occurrence consulting et bien si je

donne des droits à Consulting

Damien va hériter de ses droits un peu

partout c'est un petit peu comme les

groupes d'AD dans actis Directory dans

Microsoft sur les domaines comme on le

connaissait avant donc là moi ce que je

vais faire c'est que je vais aller dans

les réglages hop cette fois-ci il veut

bien me laisser faire et c'est tant

mieux je vais aller dans partage au

niveau de l'agenda

il est où mon partage pas à mettre des

agendas voilà il est là Damien pillias

ici et je vais

rendre disponible pour BLC afficher les

détails OK et je vais ajouter ici des

personnes ou des groupes donc là

direction

ça part de là a le droit de

modifier les événements

envoyer

ensuite 16

puisque c'est les selles ce qui

prennent des rendez-vous pour les

consultants donc il faut qu'ils puissent

modifier les événements si j'ai un doute

voilà direction admin 16 voilà donc là

admin pareil c'est les personnes de la

DV

adlc c'est pas admin qu'on a appelé si

c'est une pourtant si vous avez un doute

vous le copiez ça plus vite hop office

parfait modifier les événements envoyés

donc là on a direction celles office pas

de problème tout va bien

l'intégralité

de BLC a le droit d'afficher les

événements donc là pour qu'ils aient une

notif qu'ils aient une notice je vais

quand même le rajouter ici le groupe

blc@

voilà et je vais mettre afficher le

détail des événements et comme ça ils

auront une notice parce que si je le

laisse ici ils auront pas la notice

qu'une nouvelle personne a été ajoutée

moi je pense au reste de l'équipe le

reste de l'équipe les 18 que vous avez

vu j'aimerais bien qu'ils aient une

notice pour dire ok il y a un nouveau

calendrier que je vais pouvoir ajouter

et c'est exactement ce qui va se passer

si je me remets sur mon compte regardez

hop je vais avoir ici Damien bonjour

nous souhaiter vous informer que Damien

vous a donné des droits d'accès vous

autorisant à modifier ajouter cet agenda

pourquoi parce que par défaut lorsque

vous êtes dans votre agenda vous n'avez

pas les nouvelles personnes qui arrivent

et moi j'aime bien voir les personnes et

je pense que dans une équipe c'est

bientôt de voir les calendriers des

autres et bien ici je vais pouvoir

l'ajouter directement à votre agenda

ajouter et voilà j'ai mon petit Damien

qui est apparu ici directement OK dans

l'ordre alphabétique donc ça c'est hyper

pratique ici de mettre les droits à la

place à évite à la nouvelle personne

lorsqu'elle arrive que quelqu'un vienne

la voir ah j'ai pas les draps les droits

sur ton agenda etc est-ce que tu peux me

mettre les doigts on est vraiment dans

un truc un hunboarding qui doit bien se

passer chez bellecy on n'a pas de

service informatique c'est moi qui m'en

occupe je suis un des co-fondateur si

vous connaissez pas il faut quelqu'un

qui s'en occupe que ça soit une personne

de la déesse ici vous avez une personne

de la DV une Office Manager ou un Office

Manager si vous avez il faut quelqu'un

le fasse pour pas que ce soit chiant

pour la personne qui arrive et pour pas

que ce soit chiant pour les personnes

qui sont déjà là devoir demander des

choses à la personne qui arrive elle a

déjà suffisamment de choses à penser

voilà ça c'est au niveau de Google

Agenda si je reprends ici ma petite

procédure pour rien oublier une fois que

c'est fait ce qui est bien c'est de

rendre donc de rendre la main en fait à

l'utilisateur donc de se déconnecter de

son compte donc là moi je me remets côté

admin ici je vais réinitialiser le mot

de passe hop je vais cliquer dessus je

vais créer un nouveau mot de passe je le

fais pas parce que je vais encore devoir

garder son compte quelques instants

d'ailleurs si ça vous intéresse de voir

le reste n'hésitez pas au prochain

boarding je ferai un live complet sur

tous les outils mais je trouve

intéressant de se concentrer sur un

outil et bien je réinitialise son mot de

passe et au moment où je vais

réinitialiser son mot de passe je vais

mettre son adresse perso pour qu'il

recevoir qui reçoivent une notification

pourquoi parce que lorsqu'il arrive il a

pas accès en fait à au compte BLC donc

j'ai envie qu'il ait accès en fait à

ses accès avec son adresse perso ce

qu'on va lui dire de faire c'est de se

connecter à son email perso et c'est sur

son email perso qui va recevoir toutes

ces informations normalement on le fait

quelques jours avant puisque chez lui il

a accès à ses mails perso ce qui lui

permet de se préparer et de récupérer

tous ses accès mais en gros ça va lui

demander de réinitialiser ses accès à

Google workspace pour qu'il puisse s'y

connecter donc là je le fais pas parce

que je vais devoir garder accès à son

compte voilà pour les accès avec Google

workspace n'hésitez pas à me poser vos

questions dans les commentaires si vous

en avez n'hésitez pas à mettre un petit

like si vous avez aimé cette vidéo et

abonnez-vous pour ce genre de contenu

sur les outils B2B à utiliser en

entreprise

[Musique]