Análisis y descripción de puestos paso a paso

Summary

El presente video ofrece una visión detallada sobre cómo llevar a cabo un buen análisis y descripción de puestos, fundamentales para la implementación de un modelo de gestión por competencias. Se destaca la importancia de definir claramente los objetivos del puesto, las actividades y responsabilidades, y los requisitos necesarios para su éxito. Además, se aborda la diferencia entre un análisis de puestos y una descripción de puestos, y se ofrecen estrategias para documentar de manera efectiva las tareas y responsabilidades. Se discuten también las relaciones internas y externas, la estructura organizacional y los perfiles de puesto, incluyendo la escolaridad, la experiencia, las competencias técnicas y soft skills, así como los indicadores de desempeño. El video finaliza con una invitación a compartir y comentar sobre la experiencia en la gestión de puestos.

Takeaways

• 📝 La descripción de un puesto y su análisis son fundamentales para la implementación de un modelo de gestión por competencias y para estructurar el desarrollo organizacional.
• 🔍 El análisis de puestos es un estudio detallado de una posición, identificando su objetivo, actividades y requisitos para ser exitoso.
• 📜 La descripción de puestos es una documentación que resume los aspectos más importantes del análisis, facilitando la comprensión de las responsabilidades y actividades.
• 💼 Es crucial diferenciar si el puesto es nuevo o existente, ya que esto influye en cómo se lleva a cabo el análisis y la descripción.
• 🎯 El objetivo del puesto debe ser claro y conciso, evitando la ambigüedad que podría desviar al desempeñador de su valor dentro de la organización.
• 🛠️ Identificar las actividades y responsabilidades del puesto es esencial para definir la estructura del trabajo y para el proceso de reclutamiento y selección.
• ⏱️ En el caso de puestos existentes, es recomendable realizar una reunión con los ocupantes y líderes directos para enumerar y priorizar las tareas.
• 🔄 La implementación de herramientas como un CRM puede optimizar tareas rutinarias, permitiendo que el desempeñador se enfoque en actividades más valorativas.
• 📋 Al documentar, es importante no abrumar con detalles y mantener la descripción no limitativa para permitir la adaptación a nuevas actividades.
• 🤝 Definir relaciones internas y externas del puesto es vital para entender cómo el puesto se comunica y colabora con otros departamentos y clientes.
• 📈 La estructura organizativa y el perfil de requisitos del puesto, incluyendo la escolaridad, experiencia y competencias técnicas y blandas, son claves para el éxito en el rol.
• 📊 Los indicadores de desempeño son fundamentales para medir y evaluar el éxito del desempeñador en el cumplimiento de los objetivos del puesto.

Q & A

¿Qué es un análisis de puestos y cómo se diferencia de una descripción de puestos?

Un análisis de puestos es un estudio detallado y minucioso de una posición que incluye identificar el objetivo del puesto, las actividades y tareas que debe realizar y los requisitos para desempeñarla exitosamente. Por otro lado, una descripción de puestos es la documentación de los puntos más importantes del análisis, que debe ser simple y explícito para comunicar a los colaboradores qué actividades deben realizar y cómo para ser exitosos en sus roles.

¿Por qué es importante realizar un análisis de puestos antes de implementar un modelo de gestión por competencias?

Es importante porque el análisis de puestos proporciona la base para la implementación de cualquier modelo de gestión por competencias. Ayuda a tener una estructura sólida en el desarrollo organizacional y permite a los colaboradores entender cómo deben desempeñar sus roles para ser exitosos.

¿Cómo se define el objetivo de un puesto en el análisis de puestos?

El objetivo de un puesto se define como un objetivo claro y conciso que pueda ser expresado en una o dos oraciones. Este objetivo debe ser tan específico que pueda ser identificado sin ambigüedades y debe estar alineado con el valor que la posición necesita aportar a la organización.

¿Qué ocurre si el objetivo de un puesto no está bien definido?

Si el objetivo no está bien definido, puede resultar en la adición de tareas y actividades que desvían la atención de lo que realmente importa para la posición. Esto también puede llevar a seleccionar a la persona incorrecta para el puesto, ya que los requisitos definidos también estarán mal formados.

¿Cómo se determina qué actividades y responsabilidades debe desempeñar una persona en un puesto?

Para determinar las actividades y responsabilidades, se puede realizar una reunión con las personas que ocupan el puesto o con su líder directo. En dicha reunión, se enlistan todas las actividades, desde tareas rutinarias hasta proyectos especiales, y se limpian las actividades para identificar cuáles son las más relevantes para alcanzar el objetivo del puesto.

¿Cómo se aborda el análisis de un puesto que aún no existe?

Para un puesto nuevo, se debe tener una reunión con el líder directo y posiblemente con jerarquías superiores para definir el objetivo del puesto y las actividades o tareas. En este caso, no se puede detallar al mismo nivel que para un puesto existente, por lo que es importante priorizar las actividades y enumerar solo las 10 más importantes en la descripción del puesto.

¿Por qué es fundamental definir las relaciones internas y externas de una posición en el análisis de puestos?

Las relaciones internas y externas son cruciales porque proporcionan una idea de qué nivel de madurez necesita la persona en sus habilidades de comunicación, networking y trabajo en equipo. Esto es importante para la definición de las competencias necesarias y para el desarrollo de la persona en su rol.

¿Cómo se estructura la descripción de puestos para que sea clara y útil para los reclutadores y los colaboradores?

La descripción de puestos debe ser un documento sencillo y explícito que incluya las actividades más importantes y cómo deben realizarse para ser exitosos. Además, se debe incluir una leyenda que indique que la descripción es descriptiva y no limitativa, lo que permite agregar nuevas actividades sin problemas.

¿Qué son los indicadores de rendimiento o 'capas' de una posición y por qué son importantes?

Los indicadores de rendimiento son herramientas que ayudan a identificar el desempeño de una persona en su rol. Son importantes porque permiten evaluar si el objetivo de la posición está siendo cumplido y si la persona está en la dirección correcta para alcanzar los objetivos.

¿Cómo se definen los requisitos del puesto en términos de formación y experiencia?

Se debe definir la formación académica requerida, como una licenciatura o una ingeniería, y la experiencia necesaria para ser exitoso en el puesto. Es fundamental que estos requisitos sean claros y alineados con las actividades del puesto para facilitar el proceso de reclutamiento y selección.

¿Qué son las competencias técnicas y cómo se seleccionan para un puesto?

Las competencias técnicas son habilidades específicas relacionadas con el conocimiento de un idioma, un software o una técnica de ventas, por ejemplo. Se seleccionan en base a las necesidades específicas del puesto y se detallan en la descripción del puesto para que los candidatos puedan saber qué habilidades son esenciales.

¿Cómo se abordan las competencias blandas en la descripción de un puesto y por qué son importantes?

Las competencias blandas, como la honestidad, el trabajo en equipo y la orientación a resultados, son habilidades interpersonales y de comportamiento que son cruciales para el éxito en un puesto. Se sugiere definir un máximo de tres competencias transversales para todo el personal y hasta ocho para cada posición, incluyendo las transversales, para evitar saturar el puesto con demasiadas expectativas.