OmniFocus Workflows with Michael Kirkham Jones

Learn OmniFocus

4 Jun 202055:09

Summary

TLDR在这段视频中，Michael Kirkman Jones分享了他如何使用OmniFocus以及其他生产力工具来优化个人工作流程。Mike是一名经验丰富的项目经理和前IBM Java开发者，他介绍了自己独特的系统，包括如何利用iPad和自动化工具（如Shortcuts）来管理任务和项目。他详细讨论了如何创建项目文件夹、使用独特标识符以及如何将项目与目标相结合。此外，Mike还展示了他如何通过自动化脚本来创建新项目，包括在OmniFocus、iCloud、Apple Notes和Airtable中同步信息。他的方法强调了组织、时间管理和个人生产力的优化，为观众提供了丰富的信息和实用的建议。

Takeaways

📅 **OmniFocus 学习社区**：社区即将迎来六周年，致力于通过 OmniFocus 支持人们过上充实和高效的生活。
🚀 **多样化服务**：Learn OmniFocus 提供包括主题会议、工作流嘉宾访谈、办公时间以及私人咨询等多种形式的服务。
🌟 **个性化工作流**：Mike 使用 OmniFocus 结合其他生产力应用，如 Shortcuts 和 Devonthink，创建了独特的个人任务管理系统。
📂 **项目和文件夹管理**：Mike 采用 Tiago Forte 的第二大脑方法来组织 OmniFocus 中的项目和文件夹，确保每个项目都与目标相关联。
🔍 **搜索和标签**：在 OmniFocus 中，Mike 强调了为每个任务添加标签和估计持续时间的重要性，以提高任务的可执行性。
🛫 **航空式工作流**：Mike 将航空术语应用于他的 OmniFocus 工作流中，如“滑行道”、“跑道”和“在飞”，以帮助更好地理解和记忆 GTD 流程。
⏱️ **时间管理**：通过使用 Shortcuts 自动化工具，Mike 能够跟踪和规划他的每日任务时间，确保任务安排与他的日程相匹配。
🔗 **集成其他应用**：Mike 的工作流不仅限于 OmniFocus，他还利用 iCloud、Apple Notes、Data Jar 和 Airtable 等多种工具来管理项目信息。
📝 **文档和记录**：Mike 为每个项目创建了详细的文档和记录，包括项目笔记、OmniFocus 任务链接和项目状态更新。
🔄 **自动化和迭代**：Mike 展示了如何使用 Shortcuts 来自动化创建项目、更新笔记和 OmniFocus 任务以及在 Airtable 中创建条目的过程。
📈 **项目跟踪和报告**：通过 Airtable 数据库，Mike 能够跟踪项目的各个方面，并生成报告，这对于项目管理和客户沟通非常有用。

Q & A

Mike Kirkham Jones 是如何开始使用 OmniFocus 的？
-Mike Kirkham Jones 在 2015 年参加了一个生产力课程时首次接触到 OmniFocus，并从那时起开始使用它。
在 OmniFocus 中，Mike 如何组织他的项目和文件夹？
-Mike 使用了 Tiago Forte 在其第二大脑课程中介绍的 PARA 方式来组织 OmniFocus 中的项目和文件夹，为每个项目创建了一个唯一标识符，并确保每个项目都与一个目标相关联。
Mike 使用哪些工具来支持他的 OmniFocus 工作流程？
-Mike 使用了包括 Shortcuts、iCloud、Apple Notes、OmniFocus 以及 Airtable 在内的工具来支持他的 OmniFocus 工作流程。
Mike 如何处理 OmniFocus 中的任务估算时间？
-Mike 坚持为 OmniFocus 中的每个任务添加一个估算时间，这帮助他从项目管理的角度更好地管理任务。
Mike 是如何使用 Airtable 来管理项目信息的？
-Mike 在 Airtable 中创建了一个项目表格，用于记录项目 ID、创建日期、描述、状态、项目类型、与目标和领域的关联以及 OmniFocus 任务链接等信息。
Mike 提到了哪些与 OmniFocus 结合使用的其他生产力应用？
-Mike 提到了使用 Shortcuts、Apple Notes、iCloud 和 Airtable 等应用与 OmniFocus 结合，以创建一个全面的个人任务管理系统。
Mike 如何使用 Shortcuts 来自动化他的 OmniFocus 工作流程？
-Mike 使用 Shortcuts 创建了自动化脚本，这些脚本可以自动生成项目的唯一标识符、在 iCloud 中创建文件夹、在 Apple Notes 中创建笔记、在 OmniFocus 中创建任务，以及在 Airtable 中更新项目信息。
Mike 在创建新项目时如何确保每个项目都有一个唯一标识符？
-Mike 使用一个 Shortcuts 脚本，该脚本调用一个名为 Data Jar 的工具来生成一个递增的项目 ID，确保每个项目都有一个唯一的标识符。
Mike 如何使用时间估算来管理他的日常工作？
-Mike 会为每天的工作安排一个时间限制，比如五个小时，并在 Shortcuts 中创建一个脚本来计算他已经计划的任务所需的总时间，以此来管理他的日常工作。
Mike 的 OmniFocus 工作流程中有哪些不同的阶段或视角？
-Mike 的 OmniFocus 工作流程包括了诸如 'on-ramp'（进场）、'taxiway'（滑行道）、'runway'（跑道）、'in-flight'（飞行中）、'stopover'（中途停留）、'arrival'（到达）和 'emergency'（紧急情况）等不同的阶段或视角。
Mike 如何确保他的 OmniFocus 系统保持整洁有序？
-Mike 遵循了从 Tiago Forte 的第二大脑课程中学到的原则，为每个项目创建了唯一标识符，并且确保所有项目都与一个目标相关联，以此来保持他的 OmniFocus 系统整洁有序。