Gestión por Procesos, parte 2 de 3
Summary
TLDREl proceso es una secuencia de actividades que añade valor a un producto o servicio, destinado a un cliente interno o externo. Las organizaciones deben centrarse en identificar y optimizar estos procesos, enfocándose en el cliente final. Existen procesos operativos que generan valor directo y procesos de apoyo que son esenciales para el funcionamiento interno. Implementar una gestión por procesos permite mejorar la satisfacción de todos los grupos de interés, unificando criterios y ajustando el enfoque organizativo. Este cambio requiere una transición cuidadosa desde el modelo funcional hacia uno basado en procesos, para mejorar la eficacia y eficiencia.
Takeaways
- 🔄 Un proceso es una secuencia o grupo de actividades que añaden valor a un producto o servicio destinado a un cliente.
- 🏢 Las organizaciones deben organizarse en torno a estos procesos para optimizar su orientación al cliente externo.
- 🛠️ Es esencial identificar actividades clave que aporten valor al cliente externo para simplificar y optimizar los procesos.
- 📊 Los procesos transversales ayudan a conectar las actividades de distintos grupos funcionales dentro de una empresa.
- 👥 Cada actividad tiene un proveedor anterior y un cliente posterior, lo que crea una cadena de valor interna que lleva al cliente final.
- 🧩 Las organizaciones también tienen procesos de apoyo o estratégicos, que no añaden valor directo al cliente final pero son fundamentales para el funcionamiento general.
- 📈 Es clave definir relaciones cliente-proveedor entre los diferentes procesos para establecer objetivos claros.
- 🔍 La gestión por procesos mejora la satisfacción de los grupos de interés al optimizar la atención y el cumplimiento de los objetivos.
- 📘 Un proceso es una unidad organizativa independiente y autónoma que requiere misión, objetivos, entradas y salidas claramente definidas.
- 🎯 El cambio cultural hacia una gestión por procesos permite una integración más horizontal y participativa, mejorando la eficiencia y la eficacia.
Q & A
¿Cómo se define un proceso en una organización?
-Un proceso se define como una secuencia o grupo de actividades que añaden valor a un producto o servicio destinado a un cliente, ya sea interno o externo.
¿Por qué es importante organizarse en torno a la secuencia de actividades orientadas al cliente?
-Es importante porque la lógica de la orientación al cliente indica que organizarse en torno a esta secuencia permite optimizar las actividades y agregar valor para el cliente final.
¿Qué pasos son necesarios para identificar las actividades que aportan valor al cliente externo?
-El primer paso es identificar las actividades que componen el proceso y que aportan valor al cliente externo. Luego, estas actividades pueden agruparse en uno o varios grupos para gestionar el proceso eficientemente.
¿Cómo se estructuran los procesos en una organización industrial o de servicios?
-En las organizaciones industriales o de servicios, los grupos de actividades suelen estar alineados con funciones comerciales, de diseño, producción, expedición, entre otros, y se organizan en secuencias que añaden valor al producto o servicio final.
¿Cómo se aplican estos conceptos de procesos en sectores como la sanidad o la educación?
-En sanidad, los procesos pueden incluir admisión, diagnóstico, hospitalización, entre otros. En educación, se pueden observar procesos como el diseño curricular y la orientación, todos organizados para agregar valor al servicio ofrecido.
¿Qué son los procesos operativos de negocio o centrales?
-Son los procesos que directamente agregan valor al cliente final y constituyen el núcleo de las operaciones en la organización. Cada organización debe identificar estos procesos basándose en sus actividades y orientarse al cliente final.
¿Cuál es la importancia de los procesos de apoyo o soporte?
-Aunque no aportan valor directamente al cliente final, los procesos de apoyo o soporte, como la gestión de personas o recursos, son esenciales para el funcionamiento adecuado de la empresa y deben integrarse en el modelo organizativo.
¿Por qué es importante definir las relaciones cliente-proveedor entre los diferentes procesos?
-Es importante porque los objetivos de cada proceso se establecen principalmente en función de estas relaciones, garantizando que cada actividad avance hacia la satisfacción del cliente interno y externo.
¿Cómo se diferencia un proceso de un procedimiento?
-Un proceso es una unidad de gestión que tiene independencia y autonomía, mientras que un procedimiento son las instrucciones que describen cómo se debe llevar a cabo el proceso desde su inicio hasta su finalización.
¿Qué cambio cultural menciona el documento con respecto a la gestión de procesos?
-El cambio cultural mencionado es la transición de una gestión verticalizada a una gestión por procesos, donde se integran a las personas en las prácticas diarias y se establecen indicadores y objetivos claros para mejorar continuamente.
Outlines
🔍 Definición y lógica de los procesos
Un proceso se define como una secuencia de actividades que añaden valor a un producto o servicio para un cliente interno o externo. Las organizaciones, independientemente de su sector, operan mediante una serie de actividades organizadas que avanzan hacia el cliente final. Esta lógica se basa en una secuencia de proveedor interno a cliente interno, lo que subraya la importancia de la orientación al cliente. Cada actividad tiene un proveedor anterior y un cliente siguiente, creando una cadena de valor que atraviesa los departamentos funcionales. En cualquier tipo de organización, ya sea industrial, educativa, o de servicios, la orientación al cliente y la identificación de actividades clave son fundamentales para optimizar el valor añadido.
🎯 Gestión de procesos en la organización
El enfoque de gestión por procesos implica que cada proceso organizativo tiene su propia misión, objetivos e indicadores, todo en función del cliente. Los procesos están gestionados por grupos de interés que supervisan su desarrollo y toman decisiones para mejorar continuamente su eficiencia. Un proceso es independiente y autónomo, con un propietario que es responsable de alcanzar los objetivos y cumplir con su misión. Aunque a menudo se confunden los procesos con los procedimientos, el primero representa una unidad de gestión, mientras que el segundo son las instrucciones que guían su funcionamiento. Este enfoque busca integrar a las personas en la práctica diaria y, a través de la medición de indicadores, mejorar la eficiencia y eficacia de la organización.
Mindmap
Keywords
💡Proceso
💡Valor añadido
💡Cliente externo
💡Cliente interno
💡Grupos de actividades
💡Proceso operativo
💡Proceso de apoyo
💡Mapa de procesos
💡Propietario del proceso
💡Indicadores de gestión
Highlights
Un proceso puede definirse como una secuencia o grupo de actividades que añaden valor a un producto o servicio destinado a un cliente interno o externo.
En las organizaciones, los procesos que se centran en el cliente externo deben organizarse en torno a la secuencia que fabrica el producto o servicio.
Es importante identificar las actividades que componen el proceso y que aportan valor al cliente externo.
En las empresas, los grupos de actividades suelen integrar áreas funcionales como comercial, diseño, producción y expedición.
Cada actividad en un proceso tiene como proveedor a la anterior y como cliente a la siguiente, hasta llegar al cliente final.
La lógica de los procesos es transversal al modelo funcional, lo que permite una orientación más clara hacia el cliente.
La tendencia de la gestión por procesos es simplificar los esquemas organizativos, orientándose hacia uno o varios procesos transversales.
Cada organización debe identificar sus propios procesos clave en función de las actividades que realiza, siempre manteniendo la orientación al cliente final.
Existen procesos que no aportan directamente valor al cliente final, pero son necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.
Estos procesos de apoyo, también llamados de gestión o estratégicos, deben integrarse en el modelo organizativo con claridad en sus relaciones cliente-proveedor.
La implementación de la gestión por procesos ha permitido unificar criterios y mejorar la satisfacción de la comunidad educativa.
Es esencial definir claramente las relaciones cliente-proveedor entre los diferentes procesos para establecer objetivos claros.
La transición hacia un modelo de gestión por procesos puede ser gradual para evitar confusiones con el sistema funcional tradicional.
Un proceso debe tener misión, objetivos, indicadores y procedimientos claros para ser gestionado eficazmente.
La mejora continua de los procesos depende de la medición de su eficacia y eficiencia, así como de la participación activa de las personas involucradas.
Transcripts
un proceso puede definirse como una
secuencia o grupo de actividades que van
añadiendo valor a un producto o servicio
destinado a un cliente interno o externo
todas las organizaciones los tienen si
nos centramos en el cliente externo
siempre existe una serie de estos grupos
de tareas habitualmente también en
secuencia mediante la que se desarrolla
o fabrica el producto o
servicio la lógica de la orientación al
cliente nos indica que lo más razonable
es organizarse en torno a esta secuencia
para ello en primer lugar Debemos
identificar las actividades que la
componen y que aportan valor a nuestro
cliente externo podemos tener uno o
varios grupos de actividades que forman
parte de la
misma en las empresas estos grupos de
operaciones suelen aglutinar actividades
de los anteriormente vistos grupos
funcionales comercial diseño producción
expedición etcétera en otros sectores
ocurre Algo similar en sanidad admisión
urgencias diagnóstico consultas
hospitalización quirófano en educación
diseño curricular orientación diferentes
niveles de
enseñanza sin embargo es importante que
con mentalidad de procesos pensemos que
los grupos de actividades añaden valor y
van haciendo avanzar el producto o
servicio en una secuencia de proveedor
interno a cliente interno cada actividad
tiene como proveedor a la anterior y
como cliente a la siguiente hasta llegar
al cliente final Como vemos la lógica
organizativa es transversal a la del
modelo
funcional todos estos conceptos son
válidos para organizaciones de cualquier
tipo industriales de servicios
educativas sanitarias etcétera Pero
vayamos más allá recordemos la
definición de proceso una secuencia o
grupo de actividades que van añadiendo
valor a un producto o servicio destinado
a un cliente
si a lo que queremos orientarnos es al
cliente externo y optimizar nuestras
actividades la tendencia sería la de
simplificar este esquema llegando
incluso a convertirse en uno o varios
procesos
transversales cada organización deberá
identificar estos procesos dependiendo
de las actividades que realice y
teniendo en mente en todo momento la
orientación al cliente final el valor
añadido y las relaciones cliente
proveedor internas se les suele Llamar
procesos operativos de negocio o
centrales sigamos avanzando en las
organizaciones existen otros grupos de
tareas y operaciones la gestión de las
personas del conocimiento de los
recursos financieros físicos
tecnológicos etcétera no aportan
directamente valor al cliente final pero
son totalmente necesarios para el
adecuado funcionamiento de la empresa en
este caso otros procesos internos son
sus clientes y así deberemos integrarlos
en nuestro nuevo modelo
organizativo es clave definir claramente
las relaciones cliente-proveedor
existentes entre los diferentes procesos
ya que los objetivos de cada uno de
ellos se establecerán en función sobre
todo de este aspecto a estos procesos se
les suele Llamar de apoyo o soporte o
incluso de gestión o estratégicos
dira baino bidean ikas gauen artean
eteen Ari den inur mold horaro funt
iesen bide kudeaketa horrela lortu jende
gehiago kude parte proes bide kudet es
hako lortu iride
batera arko
harran heler
la implantación de la gestión por
procesos nos ha permitido unificar
criterios y mejorar la satisfacción de
toda la comunidad educativa asumiendo
nuestra responsabilidad en el logro de
los
objetivos atendemos a todos los grupos
de interés y mediante la gestión por
procesos lo que hemos conseguido es
mejorar el grado de satisfacción en la
atención a las
familias tenemos el marco de nuestro
nuevo modelo organizativo definido que
debería ser diferente en cada
organización es el mapa de procesos que
apoyándose en la estrategia permitirá
establecer responsabilidades objetivos y
pautas de gestión en nuestra
organización como su enfoque es muy
diferente al del organigrama funcional
deberemos gestionar adecuadamente la
posible coexistencia de ambos sistemas o
la transición gradual de uno a otro para
evitar confusiones e incoherencias
organizativas
y sobre cada proceso vamos a aplicar la
lógica de este nuevo enfoque de gestión
como hemos visto un proceso es una
unidad organizativa que tiene cierta
Independencia y autonomía en la que
tenemos que establecer los siguientes
aspectos para que pueda ser
gestionable misión o razón de ser del
proceso y objetivos e indicadores
considerando sobre todo el cliente
entradas y proveedores de las mismas
salidas es decir productos o servicios y
cliente
propietario del proceso aquella persona
que es responsable de Que cumpla su
misión y se alcancen los objetivos y
procedimientos o instrucciones que
describan su inicio desarrollo y final
incluso la posible existencia de
subprocesos suelen confundirse los
procedimientos y los procesos pero aquí
podemos apreciar claramente la
diferencia el proceso es la unidad de
gestión y el procedimiento las
instrucciones de
funcionamiento como unidad organizativa
que es un proceso será gestionado por un
grupo de personas que representan a sus
grupos de interés específicos y con las
herramientas oportunas tales como
reuniones indicadores recursos etcétera
serán quienes realicen su seguimiento y
Tomen las decisiones necesarias para
procurar mejorar su eficacia y su
eficiencia de forma
continua esta sistemática deberá
aplicarse en todos los procesos de
nuestro nuevo morelo y como hemos
comentado en varias ocasiones deberán
gestionarse las relaciones cliente
proveedor y las interfaces existentes
entre
ellos no estamos todo el día moviendo
cargas sino que también nosotros
gestionamos trabajar con frío es duro
pero eso nos permite mantener la mente
despierta innovar pensando siempre
nuestros
clientes somos un equipo tomamos
decisiones y marcamos nuestros propios
objetivos
Yo creo que el elemento más
significativo que hemos padecido en
estos últimos tiempos Es el cambio el
concepto cultural por parte de los
líderes pasar de una gestión totalmente
verticalizada a una gestión por procesos
integrando a las personas en las
prácticas del día a día al principio me
parecía una tontería tantos indicadores
y objetivos pero ahora me doy cuenta de
que si no mides no puedes mejorar para
que las personas participen debemos de
demostrar con hechos que sus
aportaciones son para un bien bien as
como para eles erab aera enpres helburua
bere gesan parte
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