Mail formal: ¿cómo escribir un correo laboral?

Ticmas Educación

2 Jun 202104:38

Summary

TLDREn este vídeo se ofrecen 8 consejos para comunicarse de manera profesional por correo electrónico. Se aborda la importancia del tono cordial, la estructura del mensaje, la precisión en el asunto y cómo iniciar con un saludo personalizado. Se enfatiza en mantener el correo breve, ordenado y directo al punto, con una introducción adecuada si se desconocen los interlocutores. Además, se sugiere finalizar con una despedida que indique qué se espera de la respuesta y firmar con nombre, cargo y contacto. Se recomienda revisar el correo antes de enviarlo para evitar errores y se puede programar un tiempo para anular el envío en caso de errores.

Takeaways

💼 Escribir un correo formal de trabajo requiere un tono diferente al que usamos con amigos, evitando informalidades y abreviaciones.
📧 El asunto del correo debe ser corto, preciso y describir claramente el contenido en 3-6 palabras.
👋 Todo correo debe comenzar con un saludo, seguido del nombre del destinatario para hacerlo más personalizado.
✍️ El cuerpo del correo debe ser breve y organizado, manteniendo la prioridad en los temas importantes.
📝 Organizar la información en párrafos separados por espacio, evitando párrafos largos que puedan abrumar al destinatario.
💡 Si ya tienes comunicación previa con el destinatario, ve directamente al objetivo del correo. Si no, introduce quién eres antes.
📅 Finaliza el correo con una expectativa clara, como pedir una respuesta, comentarios o información adicional.
👤 Termina con un saludo, tu nombre completo y tu puesto de trabajo. Personaliza la firma con información extra como teléfono o logo de la empresa.
🔍 Revisa la ortografía y asegúrate de que los nombres propios y marcas estén bien escritos.
🚨 Antes de enviar, asegúrate de haber adjuntado los archivos necesarios y, si es posible, utiliza una opción para anular el envío en caso de error.

Q & A

¿Por qué es importante mantener un tono cordial en un mail profesional?
-El tono cordial es importante porque muestra respeto y profesionalismo, lo cual es fundamental al comunicarse en un entorno de trabajo. Además, ayuda a mantener una comunicación clara y efectiva, evitando malentendidos.
¿Qué se debe evitar al escribir un mail profesional en comparación con un mensaje a amigos?
-Se deben evitar referencias a memes, abreviaciones, errores ortográficos y un tono demasiado informal, ya que un correo profesional requiere precisión y seriedad.
¿Cómo debe ser el asunto de un mail profesional?
-El asunto debe ser corto, preciso y directo al punto, idealmente entre 3 y 6 palabras, ya que muchas veces la atención que se le da a un correo depende de lo claro que sea el asunto.
¿Cuál es la importancia de incluir el nombre del destinatario en el saludo del mail?
-Incluir el nombre del destinatario en el saludo personaliza el correo, haciendo que la otra persona se sienta valorada y facilitando una mejor recepción del mensaje.
¿Qué estructura debe seguir el cuerpo de un mail profesional?
-El cuerpo del mail debe ser breve, organizado y directo al punto. Es recomendable dividirlo en párrafos cortos y separados por un espacio para que sea fácil de leer.
¿Qué hacer si se necesita explicar un malentendido en un mail?
-Es mejor resumir el malentendido de manera breve, indicando los puntos esenciales. Si se necesita más detalle, se puede proponer una reunión o llamada para discutirlo más a fondo.
¿Cómo se debe cerrar un mail profesional?
-Se debe cerrar con una frase clara sobre qué se espera de la otra parte, como una confirmación, una respuesta o cualquier otro tipo de acción, seguido de un saludo y la firma.
¿Qué elementos se pueden incluir en una firma personalizada de un mail profesional?
-La firma puede incluir el nombre completo, el puesto, el logo de la empresa, datos de contacto como teléfono personal o interno, y otros detalles relevantes que refuercen el profesionalismo.
¿Cuál es la importancia de revisar la ortografía y redacción antes de enviar un mail?
-Revisar la ortografía y redacción asegura que el correo esté bien escrito y claro. Los errores pueden dar una impresión negativa y poco profesional, por lo que es fundamental corregirlos.
¿Qué hacer si olvidas adjuntar un archivo o cometiste un error después de enviar el mail?
-Muchos servidores de correo permiten anular el envío del mail por unos segundos o minutos después de haberlo enviado. Esto te da tiempo para corregir errores o agregar archivos faltantes.

Outlines

00:00

📧 Escribir un correo electrónico formal

El primer párrafo explica la importancia de escribir un correo electrónico formal para el trabajo y cómo es diferente de los mensajes informales que enviamos entre amigos. Se enfatiza en mantener un tono cordial, usar términos precisos y evitar la informalidad como las abreviaturas o las referencias a memes. Se sugiere que el tono puede variar dependiendo de la relación con el destinatario y se menciona que no es necesario ser excesivamente formal. Además, se aborda la importancia de la precisión en el asunto del correo y cómo estructurar el saludo, el cuerpo y la despedida del mensaje para comunicarse de manera efectiva y profesional.

🔍 Consejos para redactar un correo profesional

El vídeo proporciona 8 consejos para comunicarse de manera profesional por correo electrónico. Se destaca la necesidad de ser breve y ordenado en el contenido del correo, asumiendo que el destinatario tiene muchos correos electrónicos que leer y responder. Se sugiere ir al punto y mantener un orden de prioridades, organizar la información en párrafos separados y mantener un máximo de tres párrafos para evitar que el destinatario se aburra. Se aconseja escribir directamente sobre el objetivo si ya se conoce al destinatario, de lo contrario, hacer una pequeña introducción. Se menciona la importancia de una despedida que indique lo que se espera de la respuesta del destinatario y cómo personalizar la firma del correo con información de contacto y logo de la empresa.

🔎 Revisión final del correo electrónico

El vídeo termina con una serie de consejos para la revisión final del correo electrónico antes de enviarlo. Se recomienda leer el correo en voz alta para verificar la redacción y la claridad de la información, así como revisar la ortografía, especialmente con nombres propios, marcas y productos que no pueden ser detectados por un corrector automático. Además, se menciona la opción de programar una ventana de tiempo para anular el mensaje si se descubre algún error después de presionar enviar. Se aconseja tomarse el tiempo necesario para escribir los primeros correos electrónicos formales correctamente en lugar de enviarlos rápidamente con errores.

Mindmap

Keywords

💡Mail formal

Un 'mail formal' se refiere a un correo electrónico que sigue ciertas normas de comunicación profesional. En el video, se menciona cómo este tipo de correos difiere de los mensajes informales que se envían a amigos, destacando que tiene una estructura más definida y un tono adecuado para el ámbito laboral.

💡Tono cordial

El 'tono cordial' es una forma de comunicarse respetuosa y educada, crucial en los correos electrónicos formales. En el video, se sugiere que el tono debe ser amigable pero profesional, sin ser demasiado informal ni extremadamente formal, para mantener una comunicación efectiva y respetuosa en el trabajo.

💡Asunto

El 'asunto' es la primera parte que ve el destinatario en un correo, y su función es resumir brevemente el contenido del mensaje. El video menciona la importancia de que sea conciso y directo, pues esto puede determinar si el destinatario presta atención o no al correo.

💡Saludo

El 'saludo' es la forma de iniciar el correo, y debe ser adecuado al contexto y al destinatario. En el video, se sugiere incluir un saludo personalizado, como 'Buenas tardes' seguido del nombre del destinatario, para darle un toque más cercano y personalizado al correo.

💡Cuerpo del mail

El 'cuerpo del mail' es donde se desarrolla el mensaje principal. En el video, se recomienda que sea breve, bien estructurado y directo al punto, para no abrumar al destinatario. También se aconseja organizar la información en párrafos cortos para facilitar la lectura.

💡Prioridades

'Prioridades' se refiere a la organización de la información en un orden lógico, destacando lo más importante primero. En el video, se menciona la importancia de priorizar la información clave en los correos para facilitar la comprensión y evitar confusiones.

💡Firma personalizada

La 'firma personalizada' es una sección al final del correo donde se incluyen el nombre, cargo y, a veces, el logo o datos de contacto de quien envía el mensaje. El video menciona que esto hace que los correos se vean más profesionales y facilita la comunicación futura.

💡Ortografía

La 'ortografía' se refiere a la correcta escritura de las palabras. En el video, se destaca la importancia de revisar la ortografía antes de enviar un correo formal, ya que los errores ortográficos pueden restarle profesionalismo al mensaje.

💡Adjuntos

'Adjuntos' se refiere a los archivos que se incluyen junto con el correo. El video menciona la importancia de asegurarse de que los archivos necesarios estén adjuntados antes de enviar el correo, ya que olvidar esto es un error común en los correos formales.

💡Ventana de anulación

La 'ventana de anulación' es una opción en algunos servidores de correo que permite cancelar el envío de un correo justo después de haberlo enviado. En el video, se menciona esta función como un 'bonus track', útil para corregir errores que se noten inmediatamente después de enviar un mensaje.

Highlights

Escribir un mail formal es más difícil que escribir a amigos, ya que tiene una estructura diferente.

El tono del mail debe ser cordial y profesional, evitando informalidades como memes o abreviaciones.

El asunto del mail debe ser preciso y directo, un resumen en 3 a 6 palabras.

El saludo debe ser personalizado, usando el nombre del destinatario para mayor cercanía.

El cuerpo del mail debe ser breve, organizado y claro, ya que el destinatario suele tener muchos correos.

Es importante organizar la información en párrafos cortos para evitar que el mail parezca abrumador.

Si no conoces al destinatario, es recomendable hacer una pequeña introducción antes de entrar en el tema.

La despedida debe incluir una acción esperada, como recibir una respuesta o confirmar una propuesta.

La firma debe incluir el nombre completo, puesto y datos de contacto adicionales como teléfono o logo de la empresa.

Revisar la ortografía y nombres propios es esencial para evitar errores que el corrector no detectará.

Antes de enviar, leer el mail en voz alta ayuda a verificar que la redacción y el contenido sean claros.

Si el mail incluye archivos, es importante confirmar que estén correctamente adjuntados antes de enviarlo.

Se puede programar una ventana de tiempo para anular el envío del mail si detectas un error después de enviarlo.

Es preferible tomarse el tiempo necesario para escribir bien un mail formal que hacerlo rápido y con errores.

Utilizar una firma personalizada ayuda a dar una imagen más profesional y ahorrar tiempo.