Conoce el Proceso de almacenamiento- Proceso de Recepción de materiales Parte 1

Summary

Este video de la serie de Gestión de Almacenes y Control de Inventarios se enfoca en el proceso completo de recepción de materiales en el almacén, especialmente aquellos que pueden devolverse o que son nuevos. Se detallan las actividades, inspecciones y transporte involucrados, desde la recepción del transportista hasta la verificación del estado de empaque y la comparación de documentos como guías de transporte, facturas y órdenes de compra. Se enfatiza la importancia de la coincidencia entre la documentación y los materiales recibidos, así como la inspección del estado y la condición de los productos, destacando la necesidad de control y verificación para prevenir discrepancias y asegurar la calidad de los inventarios.

Takeaways

• 📦 **Recepción de mercancía**: La primera actividad es la recepción de la carga del proveedor, revisando visualmente las condiciones de llegada.
• 🔍 **Inspección de la carga**: Verificar la cantidad de bultos contra la guía de transporte y documentar la recepción con fecha y hora.
• 📋 **Revisión del estado de empaque**: Comprobar si el empaque es correcto según el tipo de material y si hay daños evidentes.
• ⚠️ **Control de materiales peligrosos (HAZMAT)**: Garantizar que los materiales potencialmente peligrosos estén adecuadamente empaquetados y transportados.
• 📑 **Comparación de documentos**: Verificar que la información de los documentos de transporte y de la factura recibida coincida con la orden de compra.
• 🛒 **Concordancia de órdenes de compra y facturas**: Es crucial que las órdenes de compra y las facturas presentadas por el proveedor sean coherentes y correspondan en número y costo.
• 🚫 **Control de discrepancias**: En caso de diferencias entre los documentos, se debe notificar a las compras y se puede considerar poner el material en una área de cuarentena.
• 📦 **Descarte de la mercancía**: Si el material puede ser revisado, se debe hacer con precaución y de acuerdo con las necesidades de seguridad del material.
• 🔎 **Inspección del estado del material**: La inspección debe ser visual y superficial, reportando cualquier anomalía visible y verificando la cantidad y la vigencia del producto.
• 📦 **Revisión del contenido**: Asegurarse de que el número de piezas dentro del paquete o empaque sea el correcto y que el material no esté dañado o vencido.

Q & A

¿Qué se trata de la serie de videos sobre Gestión de Almacenes y Control de Inventarios?

La serie de videos trata sobre el proceso completo de gestión de materiales en un almacén, incluyendo la recepción, inspección y almacenamiento de bienes.

¿Cuáles son los materiales que se enfocan en este video?

Se enfocan en los materiales que pueden devolverse por un reembolso o aquellos que son nuevos en la bodega.

¿Qué se representa con los colores en el diagrama de flujo que se menciona en el video?

El azul representa actividades, el verde representa inspecciones y el morado representa transporte.

¿Qué es la primera actividad mencionada en el video y qué implica?

La primera actividad es la recepción del transportista, lo que implica revisar visualmente las condiciones de llegada de la mercancía.

¿Qué se debe hacer si se ven daños evidentes en el material al recibirlo?

Si se ven daños evidentes, se debe prevenir la descarga de la mercancía y notificar al proveedor.

¿Cuál es el propósito de la inspección en la segunda actividad?

La inspección es para verificar la cantidad de bultos contra una guía de transporte y firmar y sellar la recepción, anotando fecha y hora.

¿Qué se hace en la tercera actividad para verificar el estado de la embalaje?

Se verifica que todo esté bien empaquetado y se revisa el estado del empaque según el tipo de material.

¿Qué significa HAZMAT y cómo afecta la inspección del material?

HAZMAT se refiere a materiales o productos potencialmente peligrosos. Esto implica que se debe verificar que vengan en recipientes adecuados y que no estén dañados.

¿Cuál es la importancia de comparar los pedimentos con las facturas recibidas?

Es importante para verificar que la información de la documentación coincida con lo que se espera recibir, incluyendo el costo, el número de facturas y el material.

¿Qué implica obtener órdenes de compra en el contexto del control de inventarios?

Implica que para cada factura que el proveedor entrega, debe haber una orden de compra correspondiente.

¿Por qué es crucial comparar las órdenes de compra con las facturas?

Es crucial para asegurar que la información de los materiales o productos, incluyendo el número de parte, las cantidades y los costos, coincida en ambos documentos.

¿Qué se debe hacer si se encuentran diferencias entre las órdenes de compra y las facturas?

Si hay diferencias, se debe notificar a la compra y se puede poner el material en una área de discrepancias o cuarentena antes de darle entrada al almacén.

¿Cuál es la importancia de desempaquetar el material durante el proceso de inventario?

Es importante para verificar que el material haya llegado en buen estado y que nada esté roto o dañado, especialmente si se trata de material que luego se utilizará en una línea de ensamblaje o se venderá directamente.

¿Qué tipo de inspección se debe realizar al material desempaquetado?

Se debe realizar una inspección visual y superficial, reportando cualquier anomalía aparente y verificando el número de piezas y la validez de la fecha de caducidad si aplica.

Outlines

00:00

📦 Recepción y Control de Inventario

En este vídeo de la serie de Gestión de Almacenes y Control de Inventarios, se discute el proceso completo de recepción de materiales en el almacén. Se enfoca en los materiales que pueden devolverse o que son nuevos en la puerta del almacén y ya disponibles en las estanterías. Se explica que los materiales pueden ser productos terminados o cualquier otro tipo de mercancía. Se presentan tres actividades principales en un diagrama de flujo: la recepción de la carga, la inspección y el transporte. La recepción implica una revisión visual de las condiciones de llegada, la inspección de la cantidad de bultos contra una guía de transporte, la verificación del estado de empaque y la comparación de los documentos con las facturas y los pedidos de compra. Se resalta la importancia de la coincidencia entre los documentos y los productos recibidos, y se menciona la necesidad de tener un área de discrepancias o cuarentena para los materiales que no coinciden.

05:03

🔍 Inspección y Revisión de Materiales

El segundo párrafo aborda la inspección y revisión de los materiales recibidos. Se menciona la necesidad de desempaquetar los materiales de manera cuidadosa, especialmente si es necesario para verificar su condición. Se destaca la importancia de realizar una inspección visual y superficial del material, reportar cualquier anomalía aparente y verificar la cantidad de piezas que deberían venir en el paquete, así como la validez de la fecha de caducidad si aplica. Se sugiere que esta inspección se realice en presencia de alguien del departamento que lo solicitó o un experto técnico para garantizar la calidad y el estado de los materiales recibidos.

Keywords

💡Warehouse Management

El 'Warehouse Management' es el proceso de supervisión y control de los bienes almacenados en un almacén. En el vídeo, este concepto es central ya que se trata de la gestión de materiales que entran al almacén, su recepción y control. Se menciona en el contexto de la recepción de materiales y su control para garantizar que todo esté en orden antes de almacenarlos o ponerlos a disposición.

💡Inventory Control

El 'Inventory Control' se refiere a la gestión y monitoreo de los inventarios de un negocio. En el vídeo, se discute cómo controlar y verificar los inventarios al recibir nuevos materiales, asegurándose de que los productos y sus cantidades concuerden con los documentos de transporte y las facturas.

💡Reception of Carrier

La 'Recepción de Carrier' es el acto de recibir la mercancía que llega desde el proveedor. Se menciona en el vídeo como la primera actividad en el proceso de gestión del almacén, donde se revisan las condiciones de llegada de los productos y se toma la decisión de descargar o no los productos si hay daños evidentes.

💡Inspection

La 'Inspección' es el proceso de revisar y verificar la mercancía recibida. En el vídeo, se destaca como una actividad clave para verificar la cantidad de bultos contra el guía de transporte, asegurándose de que los documentos presentados por el conductor sean correctos y que los productos recibidos concuerden con lo declarado.

💡Transport

El 'Transporte' se refiere al movimiento de mercancías desde un punto de origen hasta un punto de destino. En el vídeo, el transporte es parte del proceso de recepción y control de inventarios, donde se debe asegurar que los productos lleguen en buen estado y se documenten adecuadamente al ingresar al almacén.

💡Pedimentos

Los 'Pedimentos' son documentos que acompañan la mercancía en el proceso de importación. En el vídeo, se menciona la comparación de los pedimentos con las facturas recibidas para verificar la información de la documentación y asegurarse de que la mercancía importada esté bien documentada y corresponda con lo que se espera recibir.

💡Purchase Orders

Las 'Órdenes de Compra' son documentos que autorizan la compra de bienes o servicios. En el vídeo, se destaca la importancia de tener una orden de compra para cada factura recibida, para evitar discrepancias y mantener un control adecuado de los inventarios y las transacciones.

💡HAZMAT

HAZMAT se refiere a materiales o productos potencialmente peligrosos para las personas o para el resto de los materiales en el almacén. En el vídeo, se menciona la importancia de verificar que estos materiales vengan bien empaquetados y de manera segura, para evitar daños o accidentes.

💡Unpacking

El 'Desempaque' es el proceso de abrir los paquetes de mercancía recibida. En el vídeo, se menciona que en algunos casos es necesario desempaquetar los materiales para verificar su condición y garantizar que llegan en buen estado, especialmente si la mercancía es sensible o se requiere una inspección detallada.

💡Quarantine Area

Un 'Área de Cuarentena' es un espacio designado para aislar y verificar productos que no cumplen con los estándares o que requieren una inspección adicional. En el vídeo, se sugiere tener un área de cuarentena para materiales que no coinciden con los documentos o que presentan alguna anomalía, para evitar su ingreso al inventario principal hasta que sean validados.

💡Material Condition

La 'Condición del Material' se refiere al estado físico de los productos al momento de su recepción. En el vídeo, se aborda la importancia de inspeccionar la condición del material, tanto de forma visual como técnica si es necesario, para asegurarse de que no haya daños y para reportar cualquier anomalía que pueda afectar la calidad del producto.

Highlights

Bienvenida a un nuevo video de la serie de Gestión de Almacenes y Control de Inventarios.

En esta ocasión, se aborda el proceso de recepción de materiales en el almacén, enfocándose en los que pueden devolverse o que son nuevos.

Se detalla que los materiales pueden ser productos terminados o cualquier otro tipo de mercancía que llegue a la tienda.

Se presenta una visualización de las actividades en tres colores: azul para actividades, verde para inspecciones y morado para transporte.

La primera actividad es la recepción del transportista, que implica revisar las condiciones de llegada de la mercancía.

Se sugiere verificar la integridad de los paquetes antes de descargar la mercancía, para evitar problemas futuros.

La segunda actividad es la inspección, donde se verifica la cantidad de bultos contra la guía de transporte.

Se debe comparar la documentación del transportista con la mercancía recibida, registrando la fecha y hora.

Se destaca la importancia de no abrir los paquetes en esta etapa, solo revisar aspectos generales.

Se verifica el estado de los paquetes, asegurándose de que estén bien empacados y que el material peligroso esté apropiadamente empaquetado.

Se compara la documentación de los pedimentos con las facturas recibidas para verificar la información y la coincidencia con los pedidos.

Se hace necesario tener un pedido de compra para cada factura presentada por el proveedor.

Se enfatiza la importancia de mantener un control estricto sobre los pedidos de compra y las facturas para evitar discrepancias.

Se debe comparar los pedidos de compra con las facturas para asegurar que la información sobre los materiales o productos coincida.

Se sugiere tener un área de discrepancias o cuarentena para materiales sospechosos antes de ingresarlos al almacén.

Se describe el proceso de desempaquetar la mercancía, destacando la necesidad de hacerlo cuidadosamente y de acuerdo con las necesidades de seguridad del material.

Se insiste en la revisión visual y superficial del material desempaquetado, reportando cualquier anomalía a la vista.

Se menciona la importancia de validar la fecha de caducidad del material, si aplica.

Transcripts

How about, welcome to a new video of the Warehouse Management series

and Inventory Control. On this occasion let's talk about the whole process that

It involves receiving materials in your warehouse; basically we are going to focus

in those materials that could return for a refund or those

coming for the first time since that are in the warehouse door up

that are already available in some of the shelves. As we have seen in

other videos, when we talk about materials we can refer to

finished product or any another type of merchandise that can

get to your store. Well, let's go start. You can notice in the part

bottom of the screen we have three circles with different texts. This is

because everything we see in blue will represent an activity, what

let's see in green it's going to represent inspection and purple color transport;

this is so that you can give an idea what are those activities that

have more to do with the work of the people and what are those activities

that maybe they do not add as much value to work of the storekeeper but that

End of accounts have to be done. The first activity is the reception of

carrier,

this implies receiving the merchandise that

it comes from the provider. Here the only thing you're going to do is visually review the

arrival conditions. If you do not see (from very specific way that the boxes or

the lumps suffered damage, this is before that you download the transport goods.

If it's a trailer or a trailer big yes there's going to be opportunity

to have this look and even be able to prevent the merchandise from

download if you see problems physical very evident, but this step what

are you going to perform in those situations or conditions where it is feasible to do so.

We are going to put each one of the steps in a simple flowchart

to make it easier than you can visualize. The second, which is a

inspection, is to verify the amount of bulks against a transport guide. The

Transportation driver can not arrive with the empty hands will have to arrive

with some document, then you have to check the amounts, you have to sign

and stamp received by noting date and time, this is the most common thing that is

is used and if something is missing, write down what that arrived and you have to warn

purchases. If in the documents that the provider is specified how many

are lumps, that's a way to can check. At this time you are not going

to open any package, you're just looking at general aspects

All right, in the third step you verify the state of packaging. One thing is

tell the bundles and now you're going to check that everything is well packaged

you have to see their status and you have to Check if the packaging is correct

according to the type of material. With HAZMAT we refer to material or product that

it can be potentially dangerous since be it for people or for

rest of the material that is in your store This implies that if you know

in some way (for example) that you are to bring some kind of acid because although

do not be an expert you have to verify that comes in boats, that you see that

are damaged and contain perfectly the product that they bring

inside.

The next step is to compare the pedimentos with the invoices received,

here you have to check the information of the documentation, you have

to see the cost, the number of invoices and the material, remember that with pedimentos

we refer to when it's material import, it may be that in your case

you use pedimentos but anyway the provider has to come up with some

documentation that says what it is that is carrying and that's where you're going to

collate. If the carrier is only parcel it will not take you

probably the invoice, but if the carrier comes directly from

provider, the safest thing is to take you the invoice and you have to verify that the

invoice is well filled and that the information matches what

comes in the order form that should bring also this carrier.

Continue to obtain purchase orders, in this case it implies that for every

invoice that the provider brings you have to have sustained with an order

of purchase, it does not matter what material it is. This step is very important because

usually one of the ways in which you can get a goal as a storekeeper or

as the business owner is that for a purchase order can bring you several

invoices or vice versa and you could think that while everything fits, if it's a

invoice for 100 pesos and the orders of purchase (the sum) is 100 pesos

There should be no problem. The problem is that if you allow them to start

bring you different amounts to the documentation, then it's going to be more

simple that they tell you that they forgot a purchase order or they forgot one of

the many bills that they must bring and that maybe they bring it to you later and they

begins to generate lack of control. Here what important is that everything you have

perfectly square,

What follows is to compare the purchase orders with the invoices, here we are putting it

separate and we could have put it as one step in 5 but we wanted that

you saw this part of text that is very important for you to pause with

Regarding everything you should check they have to match both the order

of purchase as the invoice, especially more important is that we are talking

of material that has part number, that has to match, the quantities and

the cost, if the cost is different you will be you have to notify purchases, if there is something

that does not fit, that is very strange, you have have an area of ​​discrepancies

or a quarantine type area where you can put the material before giving it entry

to your store. The important thing here is that both documents regarding the

information that they contain materials or products that are

wearing must match.

The next thing is to unpack the material assuming it is a material

that you can review, obviously you have to do carefully and it has to be

attached to security needs of the material in those cases in the

that if you can unpack the material and that is necessary. Usually when

The material of raw material or products that later they are going to get into a line

of assembly in a manufacturing company they do not allow you to open the boxes, but in

other cases for example if you are a marketing company where at

better the team that you are selling You need to verify that you have arrived in

good condition that nothing has been broken you will have to open it. Can

be that you do it in the presence of someone of the department that requested it or a

technical expert, but regardless of what another person is helping you you have to

review the material and see what comes in good condition.

The next step is to inspect the condition of the material; as well

here we put it separately to see more points in specific the first

review has to be visual and superficial this implies that as you do not

you are the expert in the product you do not go to put a finger on it or verify that

really work from a point of technical view but any anomaly

that is in sight you have to report, you have to confirm that in the

box, inside the box or package comes the number of pieces that is supposed

that should come and especially that if in some way you can verify and

applies the issue of expiration what you can validate