DEBERES y responsabilidades del ALMACENISTA Parte 1 - Administración de almacenes e INVENTARIOS

Summary

El script del video se enfoca en la administración de almacenes y el control de inventario, destacando las diferencias entre un almacenero y un bodeguero. Un almacenero es responsable de la gestión de inventarios, incluyendo el seguimiento de entradas y salidas de mercancías, la asignación de ubicaciones seguras para el almacenamiento y la entrega apropiada. Además, se encarga de la valoración de los bienes, lo que implica analizar los costos almacenados. Se menciona que las responsabilidades de un almacenero varían según el tamaño del almacén y el número de empleados, pero las prácticas recomendadas incluyen la recepción, el registro de movimientos, y la evaluación de existencias. El registro preciso de entradas y salidas es crucial, y aunque puede ser tedioso, se puede facilitar con sistemas informáticos o herramientas como Excel. El video ofrece consejos y herramientas para mejorar la eficiencia en la gestión de almacenes.

Takeaways

• 📦 **Responsabilidad del almacenero**: El almacenero es responsable de todo el inventario, similar a un bodeguero, pero con control sobre la entrada y salida de los artículos.
• 📈 **Control de inventarios**: El almacenero realiza un seguimiento de los inventarios, incluyendo quién los sacó, cuándo entraron y a quién se los entrega.
• 💼 **Valoración de mercancía**: El almacenero realiza una valoración del inventario, analizando los costos almacenados, una tarea que no se realiza en una bodega.
• 🚪 **Recepción y entrega de mercancías**: La primera responsabilidad del almacenero es recibir y entregar bienes, asegurándose de su seguridad y buen estado.
• 📋 **Registro de movimientos**: El almacenero debe anotar todos los movimientos de entrada y salida, obteniendo saldos de stock y evaluando inventarios.
• 📅 **Registro detallado**: Al registrar entradas y salidas, se deben incluir detalles como la fecha, descripción del producto, quién lo maneja y la documentación soporte.
• 🔍 **Balances de stock**: El almacenero debe mantenerse actualizado sobre la cantidad de materiales en el almacén en un momento dado, a pesar de los movimientos diarios.
• 💻 **Sistemas de apoyo**: Aunque no se menciona un sistema informático específico, se sugiere que los sistemas de registro pueden facilitar y agilizar el seguimiento de inventarios.
• 📊 **Evaluación de inventarios**: La evaluación de inventarios es una parte más complicada de la responsabilidad del almacenero, pero es crucial para la gestión del inventario.
• 👥 **Distribución de responsabilidades**: La cantidad de personal en el almacén determina cómo se distribuyan las actividades o responsabilidades.
• 📈 **Planeación consciente**: En almacénes más grandes, es fundamental planificar y asignar las responsabilidades adecuadamente entre los empleados.
• 📘 **Mejores prácticas**: Se mencionan como mejores prácticas y mínimos para realizar en cualquier almacén para un control adecuado de los inventarios.

Q & A

¿Cuál es la principal diferencia entre un almacenista y un bodeguero en el contexto de la gestión de almacenes?

Un almacenista es responsable de llevar un control preciso de las existencias, incluyendo quién las ingresa y quién las saca, mientras que un bodeguero generalmente no tiene un control tan detallado sobre el movimiento de las mercancías.

¿Por qué es importante realizar una valoración de las mercancías en un almacén?

La valoración de las mercancías permite analizar el costo que hay dentro del almacén y es fundamental para la toma de decisiones financieras y la gestión eficaz del inventario.

¿Qué actividades son responsabilidad de un almacenista en un almacén?

Un almacenista es responsable de recibir y entregar mercancías, registrar los movimientos de entrada y salida, mantener un control de existencias, y realizar evaluaciones de inventario.

¿Cómo afecta el tamaño del personal de un almacén la distribución de responsabilidades y actividades?

En un almacén pequeño con un solo empleado, puede ser complicado realizar todas las actividades. En almacenes más grandes con varios empleados, es necesario planificar de manera conciente y asignar responsabilidades específicas a cada persona.

¿Qué pasa si un almacén no tiene un sistema informático para registrar los movimientos de inventario?

Si no hay un sistema informático, los registros se pueden hacer manualmente, por ejemplo, utilizando hojas de cálculo de Excel. Aunque no es la opción más práctica, es posible con la ayuda de herramientas y ejemplos que se pueden encontrar en recursos educativos.

¿Cuáles son los requisitos clave para registrar una entrada o salida de mercancías en el almacén?

Al registrar una entrada o salida, se debe anotar la fecha, la descripción del producto, quién lo ingresa o entrega, y los documentos de soporte necesarios para respaldar la transacción.

¿Qué implica tener un control preciso de los movimientos de entrada y salida en un almacén?

Un control preciso evita la pérdida de mercancías, permite detectar posibles errores o irregularidades, y asegura que se conozca la disponibilidad de existencias en todo momento.

¿Por qué es fundamental mantener un registro exacto de todo lo que entra y sale del almacén?

Un registro preciso es esencial para la trazabilidad de los productos, la planificación de inventarios, y la realización de evaluaciones de inventario que son claves para la gestión financiera y la toma de decisiones estratégicas.

¿Qué ocurre si no se tiene un control sobre cómo varía la cantidad de existencias en el almacén?

Sin un control adecuado, es posible que se pierda el seguimiento de los artículos, lo que puede llevar a problemas de inventario, malas decisiones de reabastecimiento y pérdidas financieras.

¿Cómo se puede mejorar la eficiencia en la gestión de un almacén si no se cuenta con un sistema informático avanzado?

Se pueden utilizar herramientas básicas como hojas de cálculo de Excel para registrar los movimientos y mantener un seguimiento de las existencias. Además, se pueden buscar consejos y ejemplos en recursos educativos para mejorar las prácticas.

¿Qué responsabilidades adicionales pueden tener los almacenistas dependiendo de la situación y el tamaño de la empresa?

Además de las responsabilidades básicas, los almacenistas pueden estar encargados de tareas como la selección de ubicaciones de almacenamiento, la implementación de medidas de seguridad, la gestión de la calidad de los productos y la coordinación con otros departamentos de la empresa.

Outlines

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📚 Responsabilidades de un almacenero y diferencias con un bodeguero

Este párrafo aborda las principales responsabilidades de un almacenero, destacando la diferencia clave entre un almacenero y un bodeguero. Se menciona que mientras ambos son responsables de los bienes, el almacenero se encarga de llevar un control preciso de los inventarios, incluyendo el seguimiento de las entradas y salidas, quién los recibe y entrega, y la valoración de los artículos. Además, se destaca la importancia de la planificación consciente del personal en función del tamaño del almacén y se sugiere un enfoque gradual en la implementación de las prácticas recomendadas para un control adecuado de los inventarios.

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📦 Recepción, registro y entrega de mercancías

Se profundiza en la función fundamental del almacenero, que incluye la recepción, el registro y la entrega de mercancías. Se enfatiza la responsabilidad de garantizar la seguridad de los materiales, tanto en términos de evitar robos como en mantenerlos en buenas condiciones físicas, evitando daños por humedad. Además, se describe la importancia de llevar un registro preciso de los movimientos de inventarios, incluyendo fechas, descripciones de productos, quién realiza las acciones y la documentación necesaria para respaldar los movimientos. Se menciona la posibilidad de utilizar sistemas informáticos o herramientas como Excel para agilizar y facilitar estos registros, y se sugiere que se brindarán más consejos y herramientas en futuras entregas de la serie.

Keywords

💡仓库管理

仓库管理是指对仓库中货物的接收、存储、保管和发货等环节进行的系统性管理。在视频中，仓库管理是主题，讨论了仓库管理员的职责和仓库运作的重要性。例如，视频提到了仓库管理员需要负责接收所有进入公司的货物，并确保它们的安全存储。

💡库存控制

库存控制涉及对仓库中存货的数量和质量进行监督和管理，以确保库存水平既不会过高导致成本浪费，也不会过低导致缺货。视频中提到了库存控制的重要性，强调了对进出货物进行准确记录的必要性。

💡仓库管理员

仓库管理员是负责管理仓库日常运作的人员，包括货物的接收、存储和发货。视频明确区分了仓库管理员和酿酒师的不同职责，强调了仓库管理员在跟踪库存和控制货物流动方面的作用。

💡货物接收

货物接收是指仓库管理员接收进入仓库的货物，并为其分配存储位置的过程。这是仓库管理中的首要任务之一，视频中提到仓库管理员需要确保接收的货物安全，不受盗窃和物理损害的威胁。

💡货物交付

货物交付是仓库管理中的另一个关键环节，指的是将仓库中的货物按照需求发送给正确的接收者。视频中强调了仓库管理员在确保货物正确交付中的责任。

💡库存记录

库存记录是指对仓库中货物的流入和流出进行详细登记的过程。这包括记录货物的进出日期、产品描述、负责人和必要的支持文件。视频中提到，准确的库存记录对于仓库管理至关重要。

💡库存评估

库存评估是指对仓库中存货的价值进行分析和估值的过程。这涉及到对存货成本的分析，以确定其价值。视频中提到，仓库管理员需要进行库存评估，以了解仓库内的货物价值。

💡货物移动记录

货物移动记录是指记录货物在仓库中的每一次移动，无论是进入还是离开。这有助于维持库存的准确性和透明度。视频中强调了记录货物移动对于保持库存控制的重要性。

💡货物安全

货物安全涉及到保护仓库中的货物不受盗窃、损坏或其他形式的损失。视频中提到，仓库管理员需要确保货物在存储期间的物理安全，例如防止水损等问题。

💡职责分配

职责分配是指根据仓库的大小和员工数量，合理分配仓库管理中的各种任务和职责。视频提到，如果仓库较小，可能需要一个人完成所有活动；而较大的仓库则需要进行有意识的规划和职责分配。

💡最佳实践

最佳实践是指在特定领域内被广泛认可并推荐使用的高效方法或流程。视频中提到，无论仓库大小如何，都应遵循一些基本的最佳实践，以确保库存的适当控制。

Highlights

La diferencia fundamental entre un almacenista y un bodeguero es que el almacenista tiene control sobre los inventarios y realiza un seguimiento preciso de las entradas y salidas.

El almacenista es responsable de la valoración de los productos, lo que implica analizar los costos dentro del almacén.

Las responsabilidades del almacenista varían según el tamaño del almacén y el personal disponible.

La recepción, el registro y la entrega de mercancías son las primeras responsabilidades del almacenista.

El almacenista debe asegurar la seguridad del material, tanto contra el robo como contra problemas físicos como la humedad.

El registro preciso de las entradas y salidas es crucial para el control de inventarios.

El almacenista debe registrar la fecha, el producto, el responsable y la documentación soporte para cada entrada y salida.

La evaluación de inventarios implica tener una visión actualizada de la cantidad de material en el almacén en un momento determinado.

El almacenista debe ser capaz de comunicar la cantidad de material existente en el almacén después de todas las operaciones del día.

La valoración de inventarios es un proceso más complejo que se abordará en detalle en futuras partes de la serie.

Las responsabilidades del almacenista pueden incluir la planificación consciente del personal si el almacén es más grande.

Si el almacén es pequeño y cuenta con una sola persona, es posible que se enfrente a desafíos al realizar todas las actividades.

Se recomienda abordar las responsabilidades del almacenista poco a poco si se está comenzando.

Las prácticas recomendadas incluyen un control mínimo de los inventarios para cualquier almacén.

El almacenista es responsable de la entrega de mercancías a los destinatarios correspondientes.

La anotación de todos los movimientos de inventarios es esencial para mantener un registro preciso.

Las herramientas y ejemplos para registrar entradas y salidas se proporcionarán en futuras partes de la serie.

El almacenista debe tener en cuenta las condiciones bajo las cuales se entregan los productos para registrar salidas.

Transcripts

We continue with the second video of this series focused on the administration of

warehouses and inventory control, today let's see the homework and

responsibilities that a Storer. Before we start we are going to

see the difference between a storekeeper and a winemaker because we have already talked

in the previous video that many times, or one of the mistakes that are made with

regarding warehouses is to think that they are a winery and this has a great influence

in the way in which the materials that are there. First of all

a storekeeper is responsible for all the merchandise that there is, just like a winemaker,

but the difference is that the storekeeper keeps track of these stocks,

you have control of the things that they enter the things that come out, when

they entered, who got them, who took it out or rather who brought them to the warehouse and

to whom they are being delivered and in the hold usually does not exist at all

like this, they probably have control of the things that came in

but of that to have an exact control of how many stocks are there, who took it out,

where they left, that does not exist also the storekeeper makes a

valuation of the merchandise and valuation means that you performed an analysis

of the cost that is inside the warehouse and This does not exist in a warehouse. These 12

fundamental differences or these differences that are fundamental are

important for you to analyze if your company is being carried out or not and

within that concept of analysis what you should do, before we pass

to see the duties or responsibilities, is important that we see the following.

The list that we are going to see is enunciative, not is limiting, means

that there may be more responsibilities that they have and that not everything we are going to

see applies exactly for all companies, as always, each company is

different, situations are different, but the points that we are going to

see below are general yvan to apply for most of the

situations, the amount of staff that you have in your store is going to determine

as the following activities or responsibilities should be

distributed. If it is a warehouse small and only accounts with one

person then maybe try that you do all these activities can

be complicated and as always we recommend that you take it little by little

If you already have a warehouse a little more big that has 2, 3, 4 people,

they simply have to make a conscientious planning and if any of

the activities that we are going to mention are not doing them,

they have to choose the person very well to be assigned. But all that

let's see let's say they are better practices and is the minimum that should be

to perform in any warehouse for that control of the

Stocks properly. So if you think we're going to start

with the first of these activities. The most important, the one that is more

logic is the reception, the receipt and the delivery of merchandise The storekeeper

is responsible for receiving everything that goes to get to the company and you have to

shelter there, you have to give it a location, you have to make sure that

that material is safe both in the aspect of not being stolen

as you can keep well in a physical aspect moisture issues.

that no water falls, etcetera. In the same way, he is responsible for delivering that

merchandise to whom it corresponds, then reception, receipt and delivery of

materials are the first responsibilities. The second; annotate

all records of movements that they have to do with the inputs and the

Outputs and obtain stock balances and value inventories. the inventory evaluation

we'll see it a little later, but what

important is that the storekeeper is the responsible for keeping a record

exact of everything that comes in and everything what comes out When you are going to register everything

what goes in obviously you have to write down the date, what is the product that

is entering, who is carrying it, and what is the

supporting documentation that is going to be necessary or that it is important that

have to be able to support that which is is entering. When you register a

exit you also have to write the date, the description of the item that is coming out,

who is being delivered, including you can write down the conditions

under which they are delivered, then, that you have an entry record and

Departures is very important. If not you have a computer system that

help to speed up this or do it in a more practical way you can do it

in Excel. It really is not so published and in the following videos of the series

we are going to give you many tips, tools, examples of how you can, register these

inputs and outputs. When we talk about evaluation of

balances, sorry stock balances, it means that it has to have

updated how much is there in the warehouse in a moment

determined, then if in the day there were several entries and several

outputs, the storekeeper has to have the ability to be able to say, despite

to all the movements that have been given, how much is the material that exists

in the warehouse at this time. Then it is a very important part of everything that is

your responsibility, the evaluation is a so much more complicated but we will see

later