Beware of these common mistakes when implementing Merchandise Planning
Summary
TLDREl guion habla sobre los desafíos en la planificación empresarial, destacando la importancia de ubicar adecuadamente el departamento de planificación dentro de la estructura organizacional. Se menciona que la planificación puede perder influencia si no está bien integrada, lo que puede llevar a malentendidos y falta de colaboración. Se aboga por mantener la responsabilidad de las existencias dentro del ámbito de la planificación y por la necesidad de definir claramente qué decisiones se tomarán con la información generada. Además, se enfatiza en la importancia de tener el nivel adecuado de experiencia en el equipo de planificación para maximizar su impacto y evitar que se queden en roles subutilizados.
Takeaways
- 🏢 La ubicación de la planificación dentro de la estructura organizacional es crucial y puede afectar su impacto y voz en el proceso de toma de decisiones.
- 🗣️ La comunicación y la colaboración son esenciales para mantener la integridad del proceso de planificación cuando la responsabilidad por el inventario se comparte entre diferentes áreas.
- 🔗 Asegurar que la planificación tenga claridad y responsabilidad en la gestión del inventario es fundamental para evitar interrupciones en la ejecución de los planes.
- 📊 Es importante definir el alcance de la información que se necesita de la planificación y vincularla directamente con las decisiones de negocio que se tomarán.
- 📈 La planificación no debe ser solo un ejercicio de generación de informes, sino que debe estar enfocada en apoyar decisiones estratégicas.
- 👨💼 La experiencia y la formación adecuadas son vitales para que los planificadores puedan desempeñar un papel efectivo y no se queden en tareas de bajo nivel.
- 🌐 En Australia, la falta de recursos de planificación a menudo lleva a que roles más juniores o personas sin experiencia en planificación se vean con responsabilidades más grandes de lo esperado.
- 💼 La promoción de empleados más juniores a roles de planificación requiere una inversión en su desarrollo para que crezcan y se conviertan en expertos en la función.
- 🔑 La diferencia entre un 'VUP' (Very Useful Planner) y un 'VIP' (Very Influential Planner) radica en la capacidad de influencia y enfoque estratégico que tiene el planificador en la organización.
- ⚖️ La planificación debe ser vista como un rol indispensable en la toma de decisiones empresariales, y no solo como una función de apoyo o gestión de datos.
Q & A
¿Cuál es uno de los problemas tempranos en la planificación empresarial?
-Uno de los problemas tempranos es la ubicación de la planificación dentro de la estructura organizativa. A menudo, se encuentra en diferentes áreas como finanzas, la estructura de mercancías o la cadena de suministro, lo que puede afectar su impacto e independencia.
¿Por qué es importante tener claridad sobre la estructura de la planificación en la empresa?
-Es importante porque si la planificación no tiene un lugar claro y definido, puede perder su voz en el proceso de toma de decisiones y ser influenciada por agendas conflictivas o traducida por personas sin experiencia en planificación.
¿Cómo puede interrumpirse el flujo de planificación debido a la responsabilidad de stock?
-El flujo de planificación puede interrumpirse si la responsabilidad del stock se divide en diferentes áreas funcionales, lo que requiere altos niveles de comunicación y colaboración, y puede afectar la intención original del uso del stock.
¿Qué problemas pueden surgir si los datos de planificación no se utilizan adecuadamente?
-Si los datos de planificación no se usan adecuadamente, la empresa puede encontrarse con una sobrecarga de información sin una utilidad clara, lo que resulta en decisiones ineficaces y en no obtener los resultados esperados de la planificación.
¿Cuál es la recomendación para mantener la responsabilidad del stock dentro del área de planificación?
-La recomendación es mantener la responsabilidad del stock dentro de la estructura de planificación para asegurar claridad en la responsabilidad y evitar interrupciones en el flujo de planificación.
¿Cómo influye la falta de experiencia en el desempeño de la planificación?
-La falta de experiencia puede llevar a que las actividades de planificación se limiten a tareas de nivel junior, reduciendo su impacto en la toma de decisiones estratégicas de la empresa.
¿Por qué es importante definir el nivel de detalle en los planes de mercancías?
-Es importante definir el nivel de detalle para asegurar que la planificación esté alineada con las decisiones clave del negocio, como las decisiones de compra o de margen de beneficio, sin perder tiempo en detalles innecesarios.
¿Qué es un 'planificador muy útil' y cómo difiere de un 'planificador muy influyente'?
-Un 'planificador muy útil' puede ser alguien que gestiona tareas administrativas eficientemente, pero no necesariamente influye en la planificación estratégica. En cambio, un 'planificador muy influyente' aporta conocimientos estratégicos y es indispensable para lograr resultados empresariales.
¿Cuál es el riesgo de promover a personas sin suficiente experiencia a roles de planificación?
-El riesgo es que estas personas pueden quedarse atrapadas en funciones de nivel junior o no desarrollar las habilidades necesarias para influir en las decisiones estratégicas, lo que afecta negativamente el desempeño general de la planificación.
¿Qué se recomienda para evitar que los planificadores se conviertan en gestores de datos glorificados?
-Se recomienda invertir en el desarrollo de planificadores para que se conviertan en expertos en planificación, en lugar de limitarse a tareas administrativas o de gestión de datos, asegurando así un valor real para la empresa.
Outlines
🏢 La importancia de la estructura organizacional en la planificación
El primer párrafo aborda cómo la ubicación de la planificación dentro de la estructura organizacional de una empresa puede afectar su efectividad. Se menciona que a veces la planificación se encuentra en diferentes sectores, como finanzas, bienes o cadenas de suministro, lo que puede llevar a una falta de comprensión y a que no se le dé el lugar adecuado. Esto puede resultar en una pérdida de influencia y en competencias de agendas, lo que requiere un alto nivel de comunicación y colaboración. Además, se discute la responsabilidad de las existencias y cómo分配ar la responsabilidad a lo largo del ciclo de la mercancía puede interrumpir el flujo y la intención original del plan. Se enfatiza la importancia de mantener la claridad y la responsabilidad en la planificación y se sugiere que se deberían centrar los esfuerzos en las decisiones que se tomarán con la información de planificación.
👨💼 Experiencia y desarrollo en el papel de la planificación
El segundo párrafo se centra en la importancia de tener el nivel adecuado de experiencia para el papel de planificación. Se observa que en Australia, a menudo, los recursos de planificación son escasos, lo que lleva a que roles más juniores o personas sin experiencia directa en planificación tengan responsabilidades más grandes. Se destaca la necesidad de que los empleados con poca experiencia tengan la oportunidad de crecer y desarrollarse en sus roles, en lugar de quedarse en tareas básicas o convertirse en 'gestionarios de datos'. Se introduce la distinción entre un 'VUP' (Very Useful Planner) y un 'VIP' (Very Important Planner), enfatizando la importancia de que los planificadores no solo sean útiles sino también influyentes y indispensables en la toma de decisiones estratégicas de la empresa.
Mindmap
Keywords
💡Entorno organizacional
💡Líneas de mando
💡Independencia
💡Comunicación
💡Ciclo de planeamiento
💡Responsabilidad del inventario
💡Planeamiento de mercancías
💡Experiencia
💡Rol del planeador
💡Desarrollo de habilidades
Highlights
Planning's position within a company's structure can significantly impact its effectiveness.
Planning often lacks a clear home within organizations, leading to a lack of ownership and leadership.
The independence of planning can be compromised by its placement within different business functions.
Planning's voice can be lost if it is not led by someone with a planning background.
The importance of planning's role in the merchandise cycle and its influence on business decisions.
Accountability for stock can disrupt the planning process if not managed within the planning department.
Clear communication and collaboration are crucial when planning responsibilities are split across different departments.
The need for planning to have a clear scope and to be linked to specific business decisions.
The level of planning should be determined by the level of decisions that need to be made.
Businesses may not be utilizing their planning resources effectively, leading to a lack of desired results.
The importance of having the right level of experience for the planning role to avoid being trapped in junior tasks.
The challenge of finding experienced planning resources and the tendency to promote junior staff too quickly.
The need for businesses to invest in growing their planning staff into experts rather than just data managers.
The potential for planners from non-planning backgrounds to succeed with the right investment in their development.
The contrast between a Very Useful Planner and a Very Important Planner, emphasizing the need for impact and influence.
The risk of planners becoming underutilized or unhappy if they are not given the opportunity to grow and influence planning outcomes.
The goal for planners to become indispensable by being informed, impactful, interactive, and integrated.
Transcripts
One of the areas that I think things go wrong early on, is actually in the environment itself.
And that can refer to things like reporting lines and where planning actually sits in the business.
Sometimes you'll see planning tucked in as part of reporting through to finance.
Sometimes it's reporting through to a broader merchandise structure.
Sometimes it's connected through to supply chains.
And sometimes it's playing a little bit of musical chairs, I think it's moved around the business
a few times over, and I think that's just symptomatic of the situation we
find ourselves in, where planning is just not well understood enough to really find a home,
and have somebody take ownership and confidently lead that planning department.
And of course there are many businesses that have
you know somebody very experienced heading up their planning,
I'm not taking away from that at all. But where it lands pointing to across
that organizational structure can influence its impact .
Partly because it can lose its voice in the process.
If the planning message is being translated through to somebody who is not
from the planning background sometimes that emphasis gets lost.
Sometimes independence gets lost or there could be competing agendas.
And so those are just things to watch out for in terms of how you've actually
got planning structured in your business and whether you've actually got it set up
to have a voice and influence the business at the right times and in the right ways.
I talked about how that that cycle is a continuum
and that each stage informs the next and knowing that we're in
this dynamic environment it's really critical obviously that they all feed into each other
but what also i think sometimes can interrupt that flow, is the accountability for stock.
I do see some businesses where
planning is asked to be accountable for stock, but only to a certain point.
So maybe only to their purchase order stage and then somebody else takes accountability through
the allocation stage and maybe markdown management thereafter.
And it's not to say don't do that, and I am aware of business models where that is the case and
where it works well, but I will highlight that it can interrupt that flow, and it can interrupt
the intent of how the stock was originally planned, and then how it's ultimately utilized.
And if you if you don't keep all of that within the planning
accountability set, and you break it up across different functional areas, I think you just
need to be aware that it then also requires quite a high level of communication and collaboration.
And I think we all know that those are the areas where things can often come undone
is where those soft skills are how well did we actually
communicate with each other how well do we keep each other informed
So it's not to say it can't be done. I just think it puts even more emphasis
on getting those steps right as well if you want to support having your stock
accountability change hands through that cycle and wherever possible I would recommend keeping
it within the planning structure and have that accountability for stock be very clear.
But if you get clear on what you do want from planning, and I think that the key to that is:
what decisions are you going to make with this information?
So even in big businesses you often will see planners producing reams and reams of
information coming to presentations you know having burnt the midnight oil preparing,
and then actually no one really gets through everything they prepared
and some of where that's going off track is just in defining the scope of what do you really need
from this activity and linking that to what is the business decision that's going to be made
So in merchandise plans what level should people be planning at?
Well what level do you need to make otb decisions?
What level do you need to make those profit decisions?
You don't have to do it down in the detail to make a good decision.
I think businesses you know people are standing
there scratching their heads going we have planning in our business
you know we have a planning team and yet we don't feel like we're getting the results that we should
I think that's where some of these things are going wrong.
This is the wrong people in the role or not enough experience for the expectations of the business
and so they're just trapped in the cycle where they are doing a lot of activities,
but not really getting the result and it's just about refining that scope
figure out what decisions you need to make and and put your effort behind those
Something else that I see quite often is having the right level of experience for the job
So I think it's quite typical in Australia, that we find planning resource can be scarce and as a
result sometimes what happens is somebody who's a little bit more junior is promoted up through
the ranks, or just lands up having quite a large portfolio, or a very big area of responsibility.
If you think about it with any role
typically at the more junior levels is where they tend to be more task oriented it's more about
working through a checklist of how I do my job and then as you gain more experience and as you become
you know like a good wine, as you mature so you bring more to that decision making, to the role.
More influence, more impact, and just that expertise grows.
And so I think this is one of the cycles that plays out
in the Australian environment a little bit is that
we have a lot of people who are in those more junior roles, or don't have somebody more senior
developing them and challenging their thinking,
and it traps some of the planning activities in that more junior space
or somebody gets put in a role to do a planning function who hasn't come from
a planning background, has maybe come from
an accounting background and they're recognized as
having financial acumen and expertise with excel and so they find themselves in a planning role
and it's a great entry point,
and I personally recruited people with those backgrounds into planning roles and developed
them, and they've had amazing planning careers, so it's not to say don't do it
it's more to call out go ahead and do it
but then make sure you're investing in those people
make sure you're actually growing them into planning experts
and not glorified data managers, and report writers
and keeping them in that very low level junior space where they actually can't
really bring the value add to the business that is needed from that planning function.
The difference between a VUP and a VIP and it's just really to to bring home that idea of a Very
Useful Planner versus a Very Important Planner or a Very Influential Planner
I think so many businesses fall into that trap
of bringing in somebody who has that financial acumen,
has that problem solving aptitude,
is great with systems
great with excel
so they really can get stuff done
but before you know it they're just this really useful person in the business
but if you actually really drill down and look
at it, the things that they're doing are not necessarily planning things
or not with the right emphasis in the right places
and so then you could substitute the U for
very underutilized planner
very unhappy planner because they just become a band-aid
and I think if you if you embrace those steps of the merchandise cycle and work
collaboratively with focus on what are you trying to achieve at each stage
then instead you have the VIP which is a
very informed planner
the very impactful planner
the very interactive and integrated planner
and then they become the very indispensable planner
and that's when the business is really going to be getting results.
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