Interreg Europe: Defining the eligibility of staff costs
Summary
TLDRAnne Rocheteau et Ségolène Jean, financières, expliquent les coûts de personnel dans les projets de l'UE. Ils couvrent uniquement le personnel directement employé par l'organisation partenaire. Les coûts du personnel des membres ou d'une société interne ne sont pas inclus. La preuve de l'emploi est le contrat de travail. Les coûts admissibles sont les coûts bruts d'emploi, y compris les charges sociales, tant que l'employeur ne peut pas les récupérer. Les documents justificatifs sont le contrat signé, les fiches de paie, les preuves de paiement et les lettres d'affectation des tâches.
Takeaways
- 😀 Les coûts du personnel ne concernent que le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet
- 👥 Les coûts du personnel d'une organisation membre ne peuvent pas être déclarés par le réseau ou l'association, à moins qu'ils ne soient employés directement
- 💼 Les coûts du personnel d'une société interne sont des services externes, pas des coûts de personnel
- 📃 La relation d'emploi doit être prouvée par un contrat de travail ou un autre document légal
- 💰 Les coûts bruts d'emploi sont admissibles, y compris les charges sociales
- 😊 Les primes sont admises si elles font partie des pratiques habituelles de l'organisation
- 🤔 En cas de doute, vérifier l'admissibilité auprès du contrôleur
- 📑 Les pièces justificatives sont le contrat de travail, les fiches de paie, les preuves de paiement et la lettre de mission
- 📝 Le contrat de travail et la lettre de mission ne sont fournis qu'une fois, sauf en cas de changement
- 💻 Tous les documents sont téléchargés directement sur le portail
Q & A
Qu'est-ce que les frais de personnel?
-Les frais de personnel concernent uniquement le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet.
Les frais de personnel des membres d'une association peuvent-ils être déclarés?
-Non, seuls les frais de personnel des employés directs de l'organisation partenaire peuvent être déclarés.
Comment prouver qu'un employé fait partie de mon personnel?
-La relation de travail entre l'employé et l'organisation partenaire peut être prouvée par un contrat de travail ou tout autre document légal.
Quels coûts liés au personnel sont admissibles?
-On peut déclarer les coûts bruts d'emploi, y compris les charges sociales, tant que l'employeur ne peut pas récupérer ces coûts. Les primes sont également admissibles si elles font partie des pratiques habituelles.
De quels documents justificatifs ai-je besoin pour les frais de personnel?
-Vous téléchargerez directement sur le portail : le contrat de travail signé, les fiches de paie avec le détail des coûts, les preuves de paiement et la lettre de mission.
À quelle fréquence dois-je fournir ces justificatifs?
-Le contrat de travail et la lettre de mission ne sont fournis qu'une fois au début, puis de nouveau en cas de changement. Les fiches de paie et preuves de paiement sont régulières.
Puis-je inclure une société interne comme frais de personnel?
-Non, les coûts d'une société interne constituent des services externes. Ils sont admissibles s'il y a un flux financier entre les deux entités.
Dois-je établir des contrats de travail uniquement pour le projet?
-Non, les contrats de travail peuvent précéder le début du projet.
Puis-je déclarer les primes et avantages sociaux ?
-Oui, si elles font partie des pratiques habituelles de l'organisation.
Qui contacter en cas de doute sur l'éligibilité?
-Vous pouvez toujours vérifier auprès de votre contrôleur si des coûts peuvent être considérés comme admissibles.
Outlines
😊 Définition des coûts du personnel
Ce paragraphe définit ce que sont les coûts du personnel : il s'agit des coûts pour le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet. Cela n'inclut pas le personnel employé par les membres de l'organisation ou par une société interne séparée.
😃 Comment prouver qu'il s'agit de mon personnel
On peut prouver que le personnel appartient à l'organisation partenaire avec un contrat de travail ou tout autre document légal prouvant la relation d'emploi. Le contrat peut être signé avant le début du projet.
🙂 Quels coûts peuvent être réclamés
On peut réclamer les coûts bruts d'emploi, y compris les taxes et cotisations sociales. Les primes peuvent également être réclamées si l'employeur est impliqué dans le projet et font partie des pratiques habituelles de l'organisation.
📋 Documents justificatifs nécessaires
La plupart du temps, il faudra fournir le contrat de travail signé, les fiches de paie avec le détail des coûts, la preuve de paiement et la lettre d'affectation. Le contrat et la lettre d'affectation ne sont fournis qu'une fois au début, sauf en cas de changement.
Mindmap
Keywords
💡staff costs
💡employment contract
💡gross employment costs
💡pay slips
💡task assignment letter
💡employment taxes
💡external expertise and services
💡cash flow
💡reimbursement
💡supporting documents
Highlights
Le personnel doit être employé directement par l'organisation partenaire pour que ses coûts soient admissibles
Le personnel des membres d'une association ou d'un réseau ne peut pas être déclaré comme frais de personnel
Le personnel d'une société interne qui est une entité juridique distincte ne peut pas être déclaré comme frais de personnel
Les coûts du personnel d'une société interne peuvent être déclarés comme expertise et services externes s'il y a un flux de trésorerie entre les deux
Un contrat de travail ou un autre document légal prouve la relation d'emploi entre l'employé et l'organisation partenaire
Le contrat de travail peut être signé avant le début du projet, il n'a pas besoin d'être fait uniquement pour le projet
Les coûts d'emploi bruts sont admissibles, y compris les taxes et cotisations de sécurité sociale
Les primes peuvent être réclamées si l'employeur participe au projet et qu'elles font partie des pratiques habituelles
Les documents justificatifs sont téléchargés directement sur le portail : contrat de travail, fiches de paie, preuves de paiement, lettre d'attribution des tâches
Le contrat de travail et la lettre d'attribution des tâches ne sont fournis qu'une fois, sauf en cas de changement
Les frais de personnel couvrent uniquement le personnel employé directement travaillant sur le projet
Il doit y avoir un flux de trésorerie entre l'organisation partenaire et la société interne pour que les coûts soient admissibles
Les coûts bruts d'emploi, y compris les taxes et cotisations sociales, sont admissibles dans la mesure où l'employeur ne peut pas les récupérer
Les contrôleurs peuvent toujours confirmer l'admissibilité des coûts en cas de doute
Tous les documents justificatifs sont téléchargés directement sur le portail dédié
Transcripts
Hello, I am Anne Rocheteau and I'm Finance Officer. Hello, everyone I'm Ségolène Jean,
and I'm also a finance officer. Let's start with the basics of staff costs and define
what it covers. So, what do you mean by staff costs? So as the name stands for it,
staff costs are only for staff members, meaning the staff employed by your partner organisation
and working directly on your project. All right, so if I am an association or network only the
staff directly employed by my organisation can be reported as staff costs. This means
the staff of my members which are not directly employed by me as a partner cannot be reported
as staff costs. Also if I work with an in-house company who is a separate legal entity their
cost for the staff working on the project cannot be reported as staff costs. Indeed,
they are not directly employed by the partner organisation. Their costs can be reported as
external expertise and services as as long as there is a cash flow between the partner
organisation and the in-house company. This means that there is actually a reimbursement a payment
from the partner to the in-house company. So how do we prove they are my staff? Well you can prove
they are your staff members with an employment contract or any other legal document proving
the employment relationship between the employee and the partner organisation. So the employment
contract can be signed before the beginning of the project. It does not need to be made only
for the project. What costs can be claimed? You can claim the gross employment costs.
This includes the employment taxes, the social security contributions as long as the employer
cannot recover the cost. Bonuses may also be claimed as long as the employer is involved
in the project and they are part of the usual practices in the organisation. In case of doubt,
you can always check with your controller if costs can be determined eligible. So what are
the supporting documents needed? You will be uploading all the supporting documents directly
in the portal for staff cost in most cases you will provide the signed employment contract,
the pay slips uh with the details of the gross employment cost, the proof of payment and the task
assignment letter. For the employment contract and the task assignment letter, you will provide
them once at the beginning of the project and then upload them again only in case of change.
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