Which tool when for files: SharePoint, OneDrive, or Microsoft Teams

Summary

Ce script vidéo explique les différences entre SharePoint Online et OneDrive pour les entreprises, et comment les utiliser avec Microsoft Teams. Il souligne que OneDrive est destiné au stockage personnel, tandis que SharePoint est prévu pour la collaboration et la publication de documents. L'auteur propose un modèle appelé 'cercle de vie du document' pour gérer efficacement les fichiers entre OneDrive et SharePoint, suggérant de démarrer avec des brouillons en OneDrive, puis de les déplacer vers SharePoint pour une révision et publication finales. Le but est d'aider les utilisateurs à mieux comprendre et à exploiter ces outils dans Office 365.

Takeaways

• 📚 SharePoint et OneDrive sont deux outils de stockage de fichiers dans Office 365, chacun ayant des utilisations spécifiques.
• 🔄 OneDrive est un espace de stockage personnel, généralement de 1 To, destiné aux fichiers individuels et aux brouillons.
• 👥 SharePoint est conçu pour le travail d'équipe, permettant la collaboration et la publication de documents pour une large diffusion.
• 📝 Les fichiers peuvent être démarrés dans OneDrive et déplacés vers SharePoint pour une révision et une collaboration plus larges.
• 📈 SharePoint Online (SPO) est utilisé en arrière-plan pour les fichiers partagés dans Outlook, Groups, Yammer et Microsoft Teams.
• 🤝 SharePoint et OneDrive offrent des fonctionnalités de co-création, de partage de fichiers, d'historique des versions et d'accès mobile.
• 🚫 Ne pas utiliser OneDrive pour la collaboration, car les fichiers peuvent être retirés si un membre quitte l'organisation.
• 📈 Utiliser SharePoint pour les sites d'équipe où la plupart des membres ont un accès en écriture pour faciliter le travail.
• 🌐 Les sites de communication SharePoint sont accessibles à la plupart des membres de l'organisation, avec généralement un accès en lecture seule.
• 🔄 Le 'cercle de vie du document' suggère de démarrer un fichier dans OneDrive, le déplacer vers SharePoint pour la collaboration, puis le publier sur un site de communication ou de l'équipe.
• 🔧 Personnalisez le 'cercle de vie du document' en fonction des besoins de votre organisation pour améliorer la manière dont vous travaillez avec SharePoint, OneDrive et Teams.

Q & A

Quel est le sujet principal de cette vidéo de Matt Wade ?

Le sujet principal de la vidéo est de répondre à la question fréquente sur l'utilisation d'Office 365, à savoir quand stocker des fichiers sur SharePoint Online ou OneDrive pour les affaires.

Pourquoi est-il important de comprendre SharePoint Online et OneDrive pour les utilisateurs de Microsoft Teams ?

C'est important car si vous utilisez Microsoft Teams, vous utilisez déjà SharePoint Online en arrière-plan, car l'onglet Fichiers dans chaque application est en réalité une bibliothèque de documents SharePoint.

Quels sont les avantages de SharePoint et OneDrive en tant que stockage de fichiers dans Office 365 ?

SharePoint et OneDrive offrent des fonctionnalités telles que l'édition de fichiers Office via le Web, la co-création, la version d'historique, le partage de fichiers internes et externes, l'accès et la synchronisation des fichiers sur les appareils mobiles.

Quelle est la différence majeure entre OneDrive et SharePoint en ce qui concerne les métadonnées ?

OneDrive n'a pas de métadonnées, ce qui n'est pas nécessaire car vous connaissez généralement votre propre hiérarchie de dossiers. SharePoint, d'autre part, prend en charge les métadonnées.

Quand est-il recommandé d'utiliser OneDrive pour le stockage de fichiers ?

OneDrive est destiné au stockage personnel de fichiers liés au travail ou à l'école, mais qui sont personnels à vous. Il est également parfait pour les brouillons de fichiers que vous n'êtes pas encore prêt à partager sur SharePoint ou Teams.

Pourquoi Matt Wade ne recommande-t-il pas la collaboration dans OneDrive ?

La collaboration dans OneDrive peut rapidement devenir un cauchemar en termes d'autorisations, surtout si un groupe de personnes partage individuellement des fichiers à partir de leur propre OneDrive tout en travaillant dessus.

Quand est-il préférable d'utiliser SharePoint pour le stockage de fichiers ?

SharePoint est préférable pour la collaboration sur des fichiers avec d'autres personnes et pour la publication de fichiers à destination de tous. Les sites d'équipe sont parfaits pour la collaboration, tandis que les sites de communication sont idéaux pour la publication.

Quel est le concept de 'cercle de vie du document' présenté par Matt Wade ?

Le 'cercle de vie du document' est un ensemble de directives pour gérer le transfert d'un fichier de OneDrive vers SharePoint et vice versa, en fonction de son stade de développement et de sa visibilité requise.

Quels sont les avantages de la collaboration sur SharePoint plutôt que sur OneDrive ?

La collaboration sur SharePoint est plus simple en termes de gestion des autorisations et assure la persistance des fichiers même si un membre de l'équipe quitte l'organisation, contrairement à OneDrive qui est généralement supprimé 30 jours après le départ d'un membre.

Comment Matt Wade suggère-t-il de personnaliser le 'cercle de vie du document' pour son organisation ?

Matt Wade suggère de prendre l'idée du 'cercle de vie du document', de l'adapter aux besoins spécifiques de son organisation et de discuter avec son équipe pour voir comment améliorer la manière dont tout le monde travaille.

Outlines

00:00

🗂️ Utilisation de OneDrive et SharePoint dans Office 365

Dans le premier paragraphe, Matt Wade aborder la question fréquente de savoir quand stocker des fichiers sur SharePoint Online ou OneDrive pour les entreprises. Il explique que SharePoint et OneDrive sont tous deux utilisés pour stocker des fichiers mais ont des utilisations différentes. Il mentionne que OneDrive est en fait une bibliothèque de documents SharePoint dédiée à un seul utilisateur. Les deux soutiennent des fonctionnalités telles que l'édition de fichiers Office, la co-création, la version d'historique, le partage de fichiers et l'accès mobile. Wade insiste sur le fait que OneDrive est destiné au stockage personnel de fichiers de travail ou scolaires, mais qui sont privés à l'utilisateur, tandis que SharePoint est utilisé pour le travail d'équipe et la publication de fichiers. Il déconseille la collaboration sur OneDrive en raison des problèmes de permissions et de la suppression des comptes après le départ d'un employé.

05:02

📈 Les sites d'équipe et de communication SharePoint

Dans le deuxième paragraphe, Matt Wade approfondit la différence entre les sites d'équipe et les sites de communication SharePoint. Il décrit les sites d'équipe comme des espaces pour le travail d'équipe avec des permissions d'édition généralement ouvertes, et les sites de communication comme des espaces accessibles à la plupart des membres de l'organisation, mais où la plupart des utilisateurs n'ont qu'un accès en lecture. Il suggère un 'cycle de vie du document' où les fichiers sont d'abord créés dans OneDrive, puis déplacés vers SharePoint pour la collaboration, et finalement publiés sur un site de communication pour une distribution large. Wade invite à personnaliser cette approche en fonction des besoins de chaque organisation et encourage à discuter avec l'équipe pour améliorer la manière de travailler avec SharePoint, OneDrive et Teams.

Keywords

💡Office 365

Office 365 est un ensemble de services en ligne et d'applications basés sur le cloud fourni par Microsoft. Il englobe une variété de programmes et de services, notamment SharePoint Online et OneDrive for Business, qui sont au cœur du thème de cette vidéo. Le script aborde la question de savoir quand utiliser SharePoint Online ou OneDrive for Business, mettant en évidence la complexité et l'importance de choisir le bon outil pour le stockage des fichiers.

💡SharePoint Online

SharePoint Online est une partie d'Office 365 qui permet aux utilisateurs de stocker, de gérer et de partager des documents en collaboration. Dans le script, il est décrit comme un espace de travail derrière les applications telles que Microsoft Teams, Outlook Groups et Yammer, servant de bibliothèque de documents pour les équipes.

💡OneDrive for Business

OneDrive for Business est un service de stockage de fichiers cloud fourni par Office 365, destiné aux employés d'une entreprise pour stocker des fichiers de travail personnels ou de l'école. Le script le présente comme un espace de stockage personnel avec un espace de un téraoctet minimum, utilisé pour le stockage de fichiers non partagés ou de brouillons.

💡Microsoft Teams

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration incluant des chats, des réunions, des appels, des fichiers, des notes et des tableaux de bord. Dans le contexte de la vidéo, Teams est mentionné comme un outil qui utilise SharePoint Online en arrière-plan pour le stockage et la gestion des fichiers.

💡Stockage des fichiers

Le stockage des fichiers est le processus de sauvegarde et de gestion de documents numériques. Le script traite de la décision entre le stockage de fichiers sur SharePoint Online ou OneDrive for Business, soulignant que chaque option a des avantages différents pour les utilisateurs d'Office 365.

💡Co-création

La co-création est la capacité de plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document. Le script mentionne que les deux fonctionnalités sont prises en charge par SharePoint et OneDrive, permettant aux utilisateurs de collaborer efficacement sur des documents Office.

💡Métadonnées

Les métadonnées sont des informations supplémentaires associées à un fichier, comme les balises, les descriptions et les dates de modification. Le script indique que OneDrive n'a pas de métadonnées, ce qui est généralement inutile pour le stockage personnel, mais qui est important pour SharePoint pour organiser et rechercher des documents.

💡Partage de fichiers

Le partage de fichiers est l'action de rendre les documents accessibles à d'autres utilisateurs. Le script explique comment les fichiers peuvent être partagés à l'intérieur de OneDrive et SharePoint, mais met en garde contre les complications de permission lors du partage à partir de OneDrive.

💡Team Sites

Les Team Sites sont des sites SharePoint dédiés à une équipe spécifique, permettant aux membres de cette équipe d'accéder et de modifier les documents. Dans le script, ils sont décrits comme étant parfaits pour la collaboration, avec un accès en écriture automatique pour tous les membres du groupe.

💡Communication Sites

Les Communication Sites sont des sites SharePoint conçus pour la publication de contenu à une audience plus large. Le script les décrit comme étant accessibles à presque tout le monde dans l'organisation, avec des permissions en lecture pour la majorité des utilisateurs et des permissions en écriture limitées à quelques personnes.

💡Document Circle of Life

Le 'Document Circle of Life' est une métaphore utilisée dans le script pour décrire le processus de vie d'un document, allant de la création initiale dans OneDrive à la collaboration sur SharePoint, puis à la publication sur un Communication Site. Il s'agit d'un guide pour aider les utilisateurs à comprendre comment naviguer entre les différents outils de stockage de fichiers d'Office 365.

Highlights

Office 365常用问题：何时在SharePoint Online与OneDrive之间存储文件。

SharePoint和OneDrive都是存储文件的地方，但它们有不同的使用原因。

使用Microsoft Teams时，了解SharePoint和OneDrive尤为重要。

SharePoint和OneDrive在Office 365中有不同的背景和用途。

OneDrive实际上是SharePoint文档库中的个人空间。

OneDrive和SharePoint支持相同的基本功能，如文件编辑、共享和版本历史。

SharePoint是Outlook群组、Yammer和Microsoft Teams背后的文件工具。

OneDrive适用于个人存储，而SharePoint适用于团队协作和文件发布。

OneDrive不包含元数据，通常用于个人文件和草稿。

OneDrive适合存储仅供个人使用的文件和未准备好共享的草稿。

不建议在OneDrive中进行协作，因为权限管理可能变得复杂。

当团队成员离开组织时，他们的OneDrive通常会在30天内被停用。

SharePoint适用于团队协作和文件的广泛发布。

团队站点适用于团队工作，而通信站点适用于组织内广泛阅读。

文档生命周期的概念：从OneDrive起草，转移到SharePoint团队站点进行协作，最后发布到通信站点。

组织可能有不同的使用OneDrive和SharePoint的方法，但大多数基于类似的基础理念。

提供了一个完整的信息图链接，展示了文档生命周期的概念。

鼓励观众分享他们如何使用OneDrive、SharePoint和Teams的经验。

Transcripts

hi there matt wade here and today we are

going to cover one of the most common

questions i get when it comes to using

office 365.

when should i store my files in

sharepoint online versus onedrive

for business it's not just a frequent

question it's a good one

oh and if you use microsoft teams this

is especially important for you as well

so let's get started

[Music]

[Applause]

[Music]

sharepoint and onedrive are both places

for you to store files

but why do we need two places to keep

stuff in office 365

and how do they relate to teams

seemingly a third place to store your

files

well sharepoint and onedrive have

notably different reasons to use them

and you should employ them in the way

that they're really meant to be used

yep that's right you want to use them

both and it's not difficult at all to

juggle the two

once you know how to use them you'll

probably never go back and if you're

using

shared files in outlook groups yammer or

microsoft teams

you're using sharepoint online in the

background the files tab

in each app is actually a sharepoint

document library in the background

and you just happen to be accessing it

and editing files through a different

interface

but it's still a team site in spo plain

and simple so

when i reference spo sharepoint online

it's also applicable to files

in outlook groups yammer and microsoft

teams

first let's talk about what's similar

between the two

onedrive and sharepoint have the same

underlying design and features

in fact onedrive is actually just a

single sharepoint document library in a

single sharepoint site

just for you but really just with a

different logo

they both support many of the same

features editing

office files word excel powerpoint and

onenote

via office for the web formerly known as

office online

file sizes up to 100 gigabytes

co-authoring simultaneous editing

version history file sharing both

internal and external

mobile device access and syncing files

to your computers and

phones they're also both accessible from

microsoft teams

sharepoint is the file tool behind a

team and channel

onedrive is what's used when you share

files in a private chat

the main feature difference onedrive

doesn't have metadata and metadata even

if you love it

isn't really necessary in your onedrive

because you generally know your own

folder hierarchy

and if you don't know what metadata is

that's totally fine just ignore that

statement

so let's talk about when to use onedrive

onedrive is meant for personal storage

work or school related files but files

that are personal to you

each person in your organization gets

their own onedrive

each onedrive account usually comes with

at least one terabyte of space

that's a lot onedrive is perfect for two

types of files

first ones that you only want for you

likely personal files that just

shouldn't be shared and second drafts of

files

that you're not ready to move into

sharepoint or into teams yet

for collaborative input or reviews so if

i look at my onedrive i have a whole

bunch of folders at the top level

not many files i like my files to be in

a folder somewhere but that's personal

preference right

i've got lots of slide decks from

conferences i manage my blog posts and

videos in onedrive

my health insurance and benefits files

for work my onenote notebook for taking

general notes

and a lot of draft files for before i

was ready to copy them to teams to share

with colleagues for input

so i like to keep the original copy of

my files for myself and for like a

history but that's just personal

preference

now you can collaborate in onedrive but

i really don't recommend it

sharing at the file or folder level

quickly becomes a permissions nightmare

it's especially confusing with a group

of people each

sharing individual files from their own

onedrive as you all work on them

it makes things much easier if you

upload and collaborate on files in a

central sharepoint or teams

location plus when someone leaves an

organization their onedrive

is typically retired within 30 days so

if your team is using that space to

collaborate on something critical

you will not be happy to find out one

morning that those files are gone

to me that's reason enough to really not

use onedrive to collaborate too much

so basically if you're saving files

specific to you

or drafting files you plan to move to

sharepoint for input

reviews or simply make them available to

your team

onedrive is your place if you don't need

any of these criteria

use sharepoint so now let's talk about

sharepoint

it's best to use in two ways for

collaborating on files with others

and for publishing files for everyone to

see

team sites are great for collaborating

while communication sites are perfect

for publishing

team sites generally have few users but

most

if not all have editing access you're

doing work so why hinder them with

permission restrictions

team sites are for getting work done

they're also the file location behind

microsoft 365 groups including outlook

groups

yammer communities and teams teams each

member of the group

automatically has edit access in that

situation so to put it simply

sharepoint team sites are for the team's

stuff

communication sites are usually

accessible to almost everyone in the

organization

but most people only have read access

you generally have a few people who have

access to upload

edit and delete published files

communication sites generally make up

your intranet

a good example is a corporate policies

listing the people who write and

maintain those files

can update the policies when necessary

but most visitors to the site are only

there to read policies and shouldn't be

able to edit them as much as they would

probably

like to be able to so communication

sites are for everyone's

stuff now when it comes to juggling the

two apps onedrive and sharepoint

there's a simple set of guidelines to

follow that i call the document circle

of life

feel free to start drafting your file in

onedrive for business and when you're

ready

move your file to a sharepoint team site

where colleagues will provide

input for and review you could also

draft the file right in the team site

and leave it there

for the greatest visibility to the team

and then call them out later to bring

them in to review the file when the

file's completed

and ready to be shared publish the file

to a communication site

if it's meant for you know wide

distribution or

to a team site you know if it's

something like a template for team

specific documentation

or for your team to use later keep a

working copy

in your team site so updates are easy to

make and kept

private from the rest of the world while

you work on your revisions

now all of that said this is just a

suggestion it's not so much prescription

as it is

inspiration your organization may do

things differently

but most of them use some sort of

version of the idea as a foundation

so take the idea run with it customize

it to your needs

and uh you know take it to your team to

potentially discuss and see how you

might improve how you all work

sharepoint onedrive and their

integration with teams might seem

complex

but to put it most simply you'll find

yourself bouncing between onedrive

sharepoint team sites and sharepoint

communication sites

me we us me

we us sometimes boiling things down to

being simple in office 365

makes it super vague but in this case me

we us works pretty well i think so

hopefully you found that useful

you can find a link to the full

infographic on the document circle of

life

in the video description and i'm curious

how you and your organization

juggle onedrive and sharepoint and teams

for that matter

and if you'd like to hear more about my

document circle of life idea there's

actually much more detail to the concept

but

i wanted to keep this video reasonably

short anyway

leave a comment below to share your

thoughts and experiences

and any ideas or requests that you might

have for future videos

and hey a like and subscribe is much

appreciated if you found this video

helpful