The 10-to-15 rule (PARA Method) | Part 2

Tiago Forte
20 Jul 202311:34

Summary

TLDRDieses Video führt durch die Erstellung einer Projektliste im Rahmen des PARA-Organisationsframeworks. Es geht darum, aktive Projekte zu identifizieren, sie klar zu definieren und sie in einer Liste zu erfassen. Dabei werden Methoden vorgestellt, um die Anzahl der Projekte auf 10 bis 15 zu begrenzen, um den Fokus zu gewährleisten. Zusätzlich wird erläutert, wie falsche Projekte identifiziert und aus der Liste entfernt werden, um die Effektivität zu steigern.

Takeaways

  • 📝 Projekte sind Ergebnisse, die du innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreichen möchtest und die einen klaren Ziel und eine Frist haben.
  • 📋 Um dein Projektliste zu erstellen, beginne mit einer Ideenbeschafferung und notiere alles, woran du gerade arbeitest, ohne vorher zu bewerten, ob es ein gutes Projekt ist oder nicht.
  • 🔍 Durchsuche deine E-Mails, deinen Kalender und deine To-Do-Liste, um weitere Projektideen zu finden und diese deiner Liste hinzuzufügen.
  • 🔢 Folge der Regel von 10 bis 15: Halte die Anzahl deiner Projekte zwischen 10 und 15, um sicherzustellen, dass du Fortschritte machen und nicht überlastet wirst.
  • 🚫 Entferne falsche Projekte wie Träume, Hobbys oder allgemeine Verantwortungsbereiche von deiner Liste, da sie keine spezifischen Ziele oder Fristen haben.
  • 🏁 Trenne große Projekte in kleinere, verwaltbare Subprojekte auf, um sie realisierbarer und handhabbarer zu machen.
  • 📉 Überprüfe deine Liste und identifiziere Projekte, die zu groß sind, um in der kurzen Zeit abgeschlossen zu werden, und ersetze sie durch konkretere, kurzfristige Ziele.
  • 🔄 Erhalte eine dynamische Projektliste, indem du Projekte hinzufügst und andere entfernst, um stets in Bewegung zu bleiben und nie festzustecken.
  • 🚀 Verwende die 10- bis 15-Regel, um sicherzustellen, dass deine Projektliste fokussiert und realistisch ist, ohne dass Träume, Hobbys oder offene Verantwortungsbereiche enthalten sind.
  • 📅 Nutze deinen Kalender und To-Do-Liste, um Projekte zu identifizieren, die möglicherweise Teil eines größeren Projekts sind, und prüfe, ob sie auf deiner Liste fehlen.
  • 💡 Achte darauf, dass deine Projektliste nicht nur von anderen Personen beeinflusst wird, sondern auch deine eigenen Prioritäten und Fähigkeiten widerspiegelt, um eine effektive Projektverwaltung zu gewährleisten.

Q & A

  • Was ist das Ziel des in dem Video vorgestellten Projektlisten-Frameworks?

    -Das Ziel ist es, einen dedizierten Platz für jedes Projekt zu schaffen, indem man eine klare Liste aller aktiven Projekte erstellt, an denen man derzeit arbeitet. Dies hilft dabei, Fokus, Klarheit und Dynamik in der digitalen Notiznahme und kreativen Arbeit zu gewinnen.

  • Was sind die beiden Hauptmerkmale, die ein Projekt ausmachen?

    -Ein Projekt muss über ein klares Ziel verfügen, das man erreichen möchte, und zweitens einen Termin oder sogar nur eine grobe Zeitlinie, bis wann das Projekt abgeschlossen sein soll.

  • Wie viele Projekte sollten auf der Liste maximal sein, um signifikanten Fortschritt zu erzielen?

    -Maximal 15 Projekte, um sicherzustellen, dass man in jeder Woche signifikanten Fortschritt erzielen kann und die Projekte nicht aufgibt.

  • Was ist das Risiko, wenn man mehr als 15 Projekte auf der Liste hat?

    -Das Risiko ist, dass man keine sichtbaren Fortschritte erzielt und die Überzeugung verliert, dass man die Projekte beenden kann, was dazu führen kann, dass man die Projekte aufgibt.

  • Welche sind die Risiken, wenn man weniger als 10 Projekte auf der Liste hat?

    -Das Risiko ist, dass man bei einem Projekt feststeckt oder blockiert ist und kein anderes Projekt zur Verfügung hat, um problemlos zu wechseln, was dazu führen kann, dass die Projektliste nicht lebendig bleibt und man immer in Bewegung ist.

  • Was sind 'falsche Projekte' und wie identifiziert man sie?

    -Falsche Projekte sind Ziele, die keine spezifische Frist oder keine klaren Ergebnisse haben, wie Träume, Hobbies und Bereiche. Man identifiziert sie, indem man sie von echten Projekten unterscheidet, die spezifische Ergebnisse und Fristen haben.

  • Was ist das Problem mit Megaprojekten wie das Schreiben eines Buches?

    -Megaprojekte wie das Schreiben eines Buches sind zu groß und unhandlich, um sie als einzelne Projekte zu behandeln. Sie sollten in kleinere Unterprojekte aufgeteilt werden, um sie machbarer und realistischer zu machen.

  • Wie kann man die Anzahl der Projekte auf der Liste auf den optimalen Bereich von 10 bis 15 Projekten reduzieren?

    -Man identifiziert falsche Projekte, Megaprojekte und dann reduziert man die Liste, indem man die am wenigsten dringenden Projekte auf eine zukünftige Projektnotiz verschiebt.

  • Was ist der Vorteil, Projekte in kleinere Unterprojekte zu unterteilen?

    -Die Unterteilung in kleinere Unterprojekte macht die Projekte machbarer, erleichtert die Identifizierung der nächsten Schritte und hilft, das Gefühl der Erreichbarkeit und des Fortschritts zu erhalten.

  • Welche Schritte empfiehlt das Video, um eine Projektliste zu erstellen?

    -Zuerst sollte man eine Liste aller aktuellen Aktivitäten erstellen, dann die E-Mails und Kalender überprüfen, um mögliche Projekte zu identifizieren. Danach sollte man die 10 bis 15 Regel anwenden, falsche Projekte identifizieren und Megaprojekte in kleinere Unterprojekte unterteilen.

  • Welche Rolle spielt die Definition von Projekten in der digitalen Notiznahme und kreativen Arbeit?

    -Die klare Definition von Projekten ist entscheidend für Fokus, Klarheit und Impuls in der digitalen Notiznahme und kreativen Arbeit, da sie hilft, Prioritäten zu setzen, Projekte voranzutreiben und Fortschritte sichtbar zu machen.

Outlines

00:00

📚 Projektliste erstellen

Dieses Video führt durch die Erstellung einer Projektliste im Rahmen des PARA-Organisierkonzepts. Zunächst geht es darum, eine einfache Liste aller aktuellen Projekte zu erstellen, an denen man arbeitet. Projekte sind Ziele, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreicht werden sollen und ein klares Ziel sowie eine Frist haben. Der Prozess beginnt mit dem Brainstorming der Liste, indem man alles aufschreibt, an dem man arbeitet, ohne vorher zu bewerten, ob es ein Projekt ist oder nicht. Anschließend werden E-Mails, Kalender und To-Do-Listen überprüft, um mögliche Projekte zu identifizieren, die möglicherweise übersehen wurden.

05:02

📉 Prioritäten setzen und Projekte filtern

Nachdem eine umfangreiche Liste von Projekten erstellt wurde, wird im zweiten Teil des Videos die Regel der 10 bis 15 Projekte angewendet. Dies bedeutet, dass man versucht, die Anzahl der Projekte auf zwischen 10 und 15 zu begrenzen, um Fortschritte sichtbar zu machen und die Fähigkeit zu haben, Prioritäten zu setzen und Projekte voranzutreiben. Projekte, die keinerlei Fortschritt zulassen oder zu viele sind, sollten entweder gestrichen oder in zukünftige Projekte umgewandelt werden. Es wird auch darauf hingewiesen, dass manche Einträge auf der Liste tatsächlich keine Projekte sind, sondern Träume, Hobbys oder allgemeine Verantwortungsbereiche, die regelmäßig beachtet werden müssen, aber nicht als Projekte gelten sollten.

10:03

🔍 Projekte weiter definieren und priorisieren

Im dritten Teil des Videos geht es darum, die Projektliste weiter zu definieren und zu priorisieren. Hierbei werden Projekte, die zu groß oder unübersichtlich sind, in kleinere, handhabbare Subprojekte aufgeteilt. Beispielsweise wird das Schreiben eines Buches in mehrere kleinere Projekte aufgeteilt, die über einen längeren Zeitraum hinweg abgeschlossen werden können. Die Regel der 10 bis 15 Projekte wird erneut angewendet, um sicherzustellen, dass die Liste überschaubar und die Projekte realistisch sind. Das Ziel ist es, eine klare und fokussierte Projektliste zu haben, die es ermöglicht, die Arbeit an den Projekten effektiv zu organisieren und voranzutreiben.

Mindmap

Keywords

💡Organisieren

Organisieren ist der Prozess, bei dem man Dinge systematisch einteilt und anordnet, um sie leichter finden und nutzen zu können. Im Video ist das Organisieren der zentrale Aspekt, um Projekte effektiv zu verwalten und den Fokus auf wichtige Ziele zu legen. Ein Beispiel ist die Schaffung einer Liste aller aktiven Projekte, um Klarheit und Fortschritt zu gewährleisten.

💡Projekte

Projekte sind in diesem Video definiert als Ergebnisse, die man innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erzielen möchte und die eine dedizierte Anstrengung erfordern. Sie sind mit klaren Zielen und Fristen verbunden, wie zum Beispiel das Schreiben eines Essays bis Donnerstag. Das Video betont die Bedeutung von Projekten für die Schaffung von Fokus und Fortschritt in der kreativen Arbeit.

💡Zielerreichung

Zielerreichung bezieht sich auf das Erreichen eines bestimmten Ziels oder die Fertigstellung eines Projekts. Im Kontext des Videos ist es entscheidend, dass jedes Projekt ein klares Ziel hat, um die Richtung und den Zweck des Projekts zu definieren und um Fortschritte zu messen.

💡Deadline

Ein Deadline ist ein festgelegtes Datum oder eine Uhrzeit, bis zu dem eine Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen sein muss. Im Video wird betont, dass Projekte einen Deadline haben sollten, um den Fortschritt zu überwachen und die Motivation zu erhöhen.

💡Fokus

Fokus bedeutet, dass man sich auf eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel konzentriert, um die Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Das Video erklärt, wie die Erstellung einer Projektliste den Fokus verbessert, indem man sich auf die wichtigsten Projekte konzentriert.

💡Klarheit

Klarheit ist die Qualität, durch die Dinge deutlich und verständlich sind. Im Video wird Klarheit als ein Ergebnis der Projektliste hervorgehoben, da sie hilft, die Ziele und die notwendigen Schritte für jedes Projekt zu definieren.

💡Momentum

Momentum beschreibt die Dynamik oder den Schwung, der in einem Prozess entsteht, wenn man kontinuierlich Fortschritte macht. Das Video betont, dass durch das Definieren von Projekten und das Festlegen von Zielen ein Momentum entsteht, das den Fortschritt fördert.

💡Brainstorming

Brainstorming ist ein kreativer Prozess, bei dem man Ideen sammelt, indem man alle Vorschläge ohne vorherige Beurteilung aufzeichnet. Im Video wird Brainstorming verwendet, um eine Liste aller aktiven Projekte zu erstellen, indem man alle Eindrücke und Erinnerungen notiert.

💡10 bis 15 Regel

Die 10 bis 15 Regel ist ein Konzept im Video, das besagt, dass man zwischen zehn und fünfzehn Projekte gleichzeitig führen sollte. Dies hilft, den Fokus zu wahren und sicherzustellen, dass man Fortschritte in jedem Projekt erzielen kann, ohne überlastet zu werden.

💡Sub-Projekte

Sub-Projekte sind kleinere, spezifischere Aufgaben oder Ziele, die Teil eines größeren Projekts sind. Im Video wird erklärt, wie große Projekte wie das Schreiben eines Buches in kleinere, verwaltbare Sub-Projekte aufgeteilt werden können, um sie realistischer und erreichbarer zu gestalten.

💡Prioritäten setzen

Prioritäten setzen bedeutet, die Aufgaben oder Projekte zu bewerten und zu entscheiden, welche zuerst erledigt werden sollten. Im Video wird dies als Teil des Prozesses beschrieben, um die Projektliste zu optimieren und sicherzustellen, dass man sich auf die wichtigsten Projekte konzentriert.

Highlights

Creating a dedicated place for each project is essential for focus, clarity, and momentum in digital note-taking and creative work.

A project is defined by having a clear goal and a specific timeline to achieve it.

Making a list of every active project you're committed to is the first step in organizing your work.

Brainstorming your project list involves writing down everything you're working on without initial judgment.

Checking emails and calendars can reveal ongoing projects and trigger ideas for new ones.

The 10 to 15 rule for project lists ensures a manageable number of projects for progress and focus.

Having fewer than 10 projects can lead to stagnation, while more than 15 can cause a lack of visible progress.

False projects such as dreams, hobbies, and areas of responsibility should be identified and removed from the project list.

Dreams lack specific deadlines, hobbies lack defined outcomes, and areas are ongoing responsibilities without an end goal.

Mega projects like writing a book should be broken down into smaller, manageable sub-projects.

Each sub-project should have a clear action and a completion point to make the overall project feel achievable.

Re-evaluating and narrowing down the project list is crucial for maintaining focus and avoiding overcommitment.

Learning to say no or renegotiate commitments is important when you have too many projects.

The final project list should consist of 10 to 15 clearly defined, short-term projects that are all achievable in scope.

Maintaining a dynamic project list helps to ensure continuous progress and adaptability in your work.

The process of refining the project list involves checking emails, calendars, and to-do lists for hidden projects.

A well-crafted project list helps in prioritizing tasks and making daily efforts visible and impactful.

The importance of defining projects with clear goals and timelines cannot be overstated for effective work management.

Transcripts

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in this video we're digging into the P

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of my para organizing framework creating

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a dedicated place for each of your

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projects this starts with making a

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simple list of every active project you

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are currently committed to

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[Music]

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now making a list might not seem

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monumentous but the reality is that

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deciding what projects you're working on

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and clearly defining them is the key to

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gaining Focus Clarity and momentum in

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your digital note-taking and your

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creative work first to recap what are

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projects projects are outcomes that you

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are working toward that require a

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dedicated effort within a certain time

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frame projects must have two things

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first a clear goal that you want to

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achieve and second a deadline or even

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just a rough timeline you want to

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complete the project by finishing an

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essay or a piece of writing by next

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Thursday a is a project going on

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vacation to a certain country by the end

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of this year is a project redesigning

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your website this quarter or reading a

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book in the next two months are all

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projects every project has a specific

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outcome and a timeline to achieve it

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even if that timeline isn't completely

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precise with that in mind here's how to

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craft your project list step one

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brainstorm your list let's create our

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project list together which I'm going to

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do on paper for illustrative purposes

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for your first project list you want to

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start by writing down everything you're

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working on right now whether or not

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you're sure it's a project yet we'll

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winnow things down in the next step I'm

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going to start with just what

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immediately comes to the top of my mind

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without censoring myself or trying to

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evaluate up front whether it's a good

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project or not what immediately comes to

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mind is the launch of my book something

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else that comes to mind that that

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reminds me of is we're designing a

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custom notebook I know we also need to

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plan and our summer Retreat which

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reminds me I need to look at our

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performance review system I have some

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notes on that that I'll look at next

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week we have cohort 14 of our course

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which reminds me also that we need to

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start thinking about a new product that

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we're going to be launching which is a

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learning community notice that as these

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sort of come to the surface of my mind

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each one triggers an idea for a

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different one as I look over these the

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book launch reminds me that we also have

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a trip coming up to London and then New

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York City okay I have a few items to

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start these are just the immediate

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things that were top of Mind next I'm

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going to check my email from the past

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few days to see if that Sparks any other

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ideas for current projects

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looking at my email from just the past

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few days I'm reminded of several ongoing

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threads that actually represent projects

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so for example I'm going to add writing

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an article on remote work which I've

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been corresponding with with a

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collaborator and also I have a thread

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going with my lawyer about our estate

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planning which is not exactly very

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exciting but I'm going to put here to

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complete estate planning paperwork and

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finally one more ongoing thread which is

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with my coach Mina which is to do my

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coaching homework now I'm going to go to

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my calendar app and my to-do list app

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and what I'm looking for is anything

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that reminds me or that reveals itself

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as part of a bigger project even if I'm

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not totally sure I'm going to write them

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down for now

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looking at my calendar I have both some

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meetings from the recent past and

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upcoming meetings that remind me of a

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few projects that are ongoing for

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example I was just talking to my brother

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who's a contractor about home Studios

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and that reminds me that I want to write

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an article with what we've learned from

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designing and building the studio that

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we're in right now so I'll say right

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home studio article looking here on my

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calendar we visited a local kite

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boarding school recently we're actually

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in one of the world capitals of

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kiteboarding which is Long Beach

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California so that reminds me I have a

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project that I want to take on which is

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to learn how to kiteboard so let's put

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learn kiteboarding thinking about

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kiteboarding reminds me of something

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else that I'd like to spend some time on

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which is practicing piano looking at my

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calendar also reminds me of my fitness

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routine which I have as a recurring

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calendar item so I'm going to put here

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on my list Fitness routine and finally

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I'm going to look at my to-do list often

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our to-do list has a lot lot of small

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tasks but sometimes what seems like a

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small task can actually be part of a

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much bigger project let's take a look

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and see if there's any hidden invisible

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projects that I've missed looking at my

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to-do list I'm reminded that I have to

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do my 2021 taxes so let's write that

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down I also have an item here to talk to

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a contractor about doing an addition to

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our home so I'm going to add home

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edition to the list I also see a to do

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to read a best-selling sci-fi book so

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I'm going to add sci-fi reading and

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finally something that comes to mind is

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spending more time with my son

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you can see here in just a few minutes

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we've already generated a big list of

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potential active projects based on all

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the items in my mind my calendar my

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email and my existing to-do list step

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two follow the 10 to 15 rule you want to

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end up with no more than about 15

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projects on your list and no fewer than

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about 10. if you have more than 15

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projects you're unlikely to make

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significant visible progress on them in

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any given week the risk there is that if

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you don't make visible progress you'll

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stop believing you can and you'll

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abandon your projects the point of a

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project list is focus it's the ability

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to decide on your priorities move them

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forward and see progress it's making the

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invisible effort you put in every day

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visible on the opposite side of the

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spectrum having fewer than about 10

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projects in play holds a different risk

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no matter how motivated you are to

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complete any particular project you will

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eventually find yourself stuck or

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stalled Out On Any Given one at any

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given time whether it's a creative block

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fatigue or something entirely out of

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your control sometimes a project is

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simply unable to move forward and since

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there's no way for anyone to avoid that

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entirely you always want another project

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that you can seamlessly switch to

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whenever you get stalled out this keeps

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your project list living and breathing

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you're never stuck always in motion so

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try to keep the number at around 10

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minimum as you can see I have too many

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projects on my list I have 18 that I

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thought of for most people watching this

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I'm guessing you're in a similar

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situation thankfully I have a few ways

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to narrow things down before simply

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striking projects off my list step 3

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identify false projects first of all we

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have some items here that aren't really

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projects the most common items that

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sneak onto a project list are dreams

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hobbies and areas dreams are like

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projects but they don't have a specific

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deadline or timeline you'd like them to

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happen by hobbies are projects without

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any particular outcome or goal in mind

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and areas are a general term to describe

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ongoing areas of responsibility that

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don't really end but that you need to

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support and develop over time but that

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you never really complete things like

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your health your family your finances or

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your career let's take a look and try to

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identify the and remove them from our

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list so first let's start with dreams if

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I'm very honest with myself what strikes

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me as dreams are the home edition we

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just did a major remodel of our garage I

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do not want to do any major remodels for

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the foreseeable future the other one

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that strikes me as actually not very

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realistic right now is learning

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kiteboarding it's not the summer anyway

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which is when I would really be doing

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that so I'm going to strike that from

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the list as a dream next I'm going to

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look for hobbies what jumps out at me is

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practicing piano that doesn't mean it's

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not important but we don't really need

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to manage it ongoingly as a project it's

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really just a a weekly habit that I can

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spend time on whenever I have some free

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time the other one that seems like a

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hobby is sci-fi reading it doesn't have

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any particular deadline there's no time

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frame by which I need to do this reading

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it's really just something I do in the

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evening to relax and finally let's look

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at areas what are areas of

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responsibility that do need some ongoing

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attention but don't have this kind of

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specific Moment In Time that I'm trying

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to get them done by obvious ones are

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Fitness routine which again is something

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that I can just put on my calendar

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certain day a certain time I don't need

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to really manage a lot of information

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related to it and the other one is time

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with my son

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that is actually probably the most

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important item on this list but I don't

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want to think of time with my son as a

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project something I'm trying to achieve

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something I'm trying to overcome it's

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again really just a block of time that I

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want to set aside each day when I finish

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work and doesn't really belong on my

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project list now we have some items here

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that are actually too big to be a proper

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project they're actually a container for

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other sub projects or they don't have a

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clear enough way to complete them in the

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short term one example of this is the

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building a second brain book you might

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think writing a book is a project it has

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an outcome and it has a deadline which

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is the release date but no it's way too

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big writing a book is actually a

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collection of many many smaller projects

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which take place over years for me this

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endeavor started with finding an agent

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which by itself took several months that

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was a project within itself once that

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was complete and only when that was

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complete did it make sense to start

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looking for an Editor to work with me on

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the book proposal which again was a

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project within itself that took a few

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more months only after that was done did

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I even start working on the book

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proposal you can see that what I call

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Mega projects such as writing a book can

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always be broken down into smaller

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sub-projects which has the benefit of

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making them feel much more feasible and

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tells you what action to take next the

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completion of each small sub-project

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kicks off the next one since I know

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launching the book is too big of a

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project I'm actually going to cross that

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out and replace it with increasing book

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pre-orders can you see how that's a much

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more feasible realistic shorter term

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project it's going to happen within the

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next couple months and then have a clear

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completion and then I can ask myself

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what's next that makes it feel much more

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achievable than something as massive as

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writing an entire book now that we've

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called out false projects and projects

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that are too big and unwieldy let's look

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at our list again to apply the 10 to 15

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rule you can see here that with all the

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changes I've made I now have 12 very

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clearly defined short-term projects

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which is within that 10 to 15 range that

play10:59

I'm looking for if you still have more

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than 15 items you need to move the least

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urgent to a future Project's note so it

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doesn't distract you in the meantime if

play11:08

you have 15 projects because they've all

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been put on your plate by someone else

play11:12

this is a chance for you to learn how to

play11:14

say no because you've over committed

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yourself or to renegotiate the scope of

play11:18

those commitments with someone else at

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this stage we have an excellent project

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list we're following the 10 to 15 rule

play11:25

all of these projects are achievable in

play11:27

scope and we don't have any dreams

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Hobbies or open-ended areas of

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responsibility on this list

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