How to use Microsoft To Do for Getting Things Done (GTD)

Summary

Dieses Video-Skript bietet eine detaillierte Anleitung, wie man Microsoft To Do als GTD-System (Getting Things Done) implementiert. Es erklärt die Verwendung von Listen und Ordnern, wie man Aufgaben organisiert, wie Recurring-Tasks eingerichtet werden und wie man Aufgaben mit Tags und Kontexten verbindet. Auch die Verwendung von Erinnerungen und die Erstellung von Routinen wird behandelt. Der Sprecher warnt jedoch vor den Einschränkungen von Microsoft To Do als Referenzsoftware und empfiehlt alternative Lösungen wie OneNote oder OneDrive für die Speicherung von unveränderlichen Informationen.

Takeaways

• 📋 Microsoft To Do kann als GTD-System (Getting Things Done) genutzt werden, obwohl es nicht intuitiv ist.
• 📥 Die Inbox in Microsoft To Do dient als Sammelpunkt für Aufgaben, die noch keiner Liste zugeordnet sind.
• 🗂 Es gibt vordefinierte Listen wie 'My Day', 'Planned' und 'Important', die helfen, Aufgaben zu organisieren.
• 📁 Aufgaben können in Ordnern und Listen organisiert werden, um die Übersicht zu verbessern.
• 🔄 'Routines'-Liste für wiederkehrende Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen.
• 📅 'Reminders'-Liste für Erinnerungen, die mit einem spezifischen Zeitpunkt oder einer Wiederholungsrate verknüpft sind.
• 🌟 'Bucket List' und andere Listen können in Gruppen organisiert werden, um die Struktur zu optimieren.
• 📝 Aufgaben können Notizen enthalten, bieten aber keine separate Notizfunktion wie in anderen Apps.
• 🏷️ Tags (oder 'Kontext') können Aufgaben kategorisieren, aber es gibt keine native Liste der Tags.
• 🔍 Durch Kombination von Suchabfragen lassen sich spezifische Aufgabengruppen wie 'Next Actions' filtern.
• 🗒️ Aufgaben können in Listen verschoben und durch Drag & Drop in verschiedene Projekte oder Phasen eingeteilt werden.
• 🔄 Routineaufgaben können so eingestellt werden, dass sie nach Abschluss automatisch wiederholt werden.
• ⚠️ Microsoft To Do eignet sich nicht für Referenzdateien, da sie nach dem Abschließen verloren gehen können.
• 📅 Die App unterstützt die Durchführung von wöchentlichen Überprüfungen durch die Möglichkeit, Listen zu erstellen und abzuschließen.

Q & A

Was ist das Hauptziel des Videos?

Das Hauptziel des Videos ist, zu zeigen, wie Microsoft To Do als ein System für die Aufgabenerledigung (GTD) genutzt werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen der Inbox und den anderen Listen in Microsoft To Do?

Die Inbox in Microsoft To Do ist der Standard-Ort, an dem Aufgaben landen, die nicht Teil einer anderen Liste sind. Die anderen Listen können benutzerdefiniert werden, um Aufgaben nach verschiedenen Kriterien zu organisieren.

Wie wird eine Aufgabe in Microsoft To Do hinzugefügt?

Aufgaben können über die Mitte unten hinzugefügt werden oder einfach über das mobile Gerät, indem man sie in den Aufgabenübersicht eingibt.

Was sind Smart-Listen und wie werden sie in Microsoft To Do verwendet?

Smart-Listen sind vorgefertigte Listen, die in den Einstellungen konfiguriert werden können, um Aufgaben basierend auf bestimmten Kriterien automatisch zu organisieren, wie zum Beispiel 'Geplant' oder 'Mein Tag'.

Wie kann man Aufgaben in Microsoft To Do organisieren?

Man kann Listen und Ordner erstellen, um Aufgaben zu organisieren. Aufgaben können auch in Sub-Aufgaben untergebracht werden, um Projekte in Phasen zu unterteilen.

Was sind Routinen und wie werden sie in Microsoft To Do verwendet?

Routinen sind wiederkehrende Aufgaben, die man in Microsoft To Do erstellen kann. Sie können so eingestellt werden, dass sie in bestimmten Intervallen oder nach einem benutzerdefinierten Zeitplan wiederholt werden.

Wie kann man Aufgaben in Microsoft To Do mit Erinnerungen verknüpfen?

Man kann die 'Erinnere mich'-Funktion verwenden, um eine vordefinierte Zeit oder einen eigenen Zeitpunkt auszuwählen und diese Erinnerung an eine Aufgabe zu binden.

Was sind die Vor- und Nachteile von Microsoft To Do als GTD-System?

Die Vorteile umfassen die Flexibilität bei der Organisation von Aufgaben und die Möglichkeit, Listen und Ordner zu erstellen. Ein Nachteil ist, dass es keine Möglichkeit gibt, eine Aufgabe als unerledigt zu markieren, was das Verlieren wichtiger Informationen wie Kopien von Dokumenten riskieren könnte.

Wie kann man Kontext in Microsoft To Do verwenden?

Man kann Tags erstellen und diese mit Aufgaben verknüpfen, um sie nach Kontext zu organisieren. Diese Tags können dann verwendet werden, um Aufgaben nach bestimmten Bedingungen zu filtern.

Was sind die 'Nächsten Aktionen' in Microsoft To Do und wie werden sie verwendet?

Die 'Nächsten Aktionen' sind Aufgaben, die als nächstes erledigt werden sollen. Man kann sie durch das Hinzufügen des 'Next'-Tags und das Kombinieren mit anderen Tags wie 'Laptop' filtern, um die Aufgaben, die im nächsten Schritt erledigt werden sollen, zu identifizieren.

Wie kann man Microsoft To Do für die Referenzierung von Informationen verwenden?

Man kann Microsoft To Do nutzen, um Aufgaben zu erstellen und diese mit Dateianhängen zu versehen, wie zum Beispiel PDF-Kopien von Dokumenten. Es ist jedoch wichtig, vorsichtig zu sein, da Aufgaben als erledigt markiert und dadurch möglicherweise verloren gehen können.

Outlines

00:00

😀 Microsoft To-Do als GTD-System

Dieses Video skizziert, wie Microsoft To-Do als 'Getting Things Done' (GTD) System eingesetzt werden kann. Obwohl der Sprecher nicht der größte Fan von Microsoft ist, gibt er nach, um Microsoft To-Do als effektives Aufgabenmanagement-Tool zu nutzen. Er erklärt, wie man Aufgaben in den 'Tasks List' oder 'Inbox' einträgt und wie man Listen und Ordner organisiert, um Aufgaben nach Projekten, Routinen und Erinnerungen zu sortieren. Zudem wird gezeigt, wie man Aufgaben mit Unteraufgaben und Fälligkeitsterminen anpasst.

05:01

🔍 Erweiterung von Microsoft To-Do für GTD

Der zweite Absatz vertieft das Verständnis von Microsoft To-Do als GTD-Tool. Hier wird beschrieben, wie man mithilfe von Listen und Tags Aufgaben nach Kontexten sortiert, um die Übersicht zu erleichtern. Es wird auch auf die Herausforderungen eingegangen, die das Fehlen einer nativen Tag-Ansicht mit sich bringt, und wie man durch kreative Anpassung und die Verwendung von Pseudo-Tags diese umgeht. Des Weiteren wird erläutert, wie Projekte sequentiell organisiert werden können, sodass nicht alle Aufgaben sofort als nächste Aktionen erscheinen.

10:02

⚠️ Vorsicht bei der Nutzung von Microsoft To-Do für Referenzen

In diesem Abschnitt wird gewarnt, dass Microsoft To-Do bei der Verwendung als Referenz-Software mit Vorsicht zu genießen ist, da es möglich ist, wichtige Aufgaben als abgeschlossen zu markieren und dadurch zu verlieren. Der Sprecher empfiehlt, stattdessen OneDrive oder OneNote zu verwenden, um unverlierbare Informationen zu speichern. Zudem wird auf die Wichtigkeit von wöchentlichen Überprüfungen hingewiesen, bei denen abgeschlossene Aufgaben wieder sichtbar werden, um eine effektive Aufgabenverwaltung sicherzustellen.

Keywords

💡Microsoft To Do

Microsoft To Do ist eine Aufgabenverwaltungsanwendung, die in diesem Video als Werkzeug für die Umsetzung des Getting Things Done (GTD) Systems vorgestellt wird. Es bietet eine Inbox, genannt 'Tasks List', und ermöglicht es, Aufgaben in Listen und Ordnern zu organisieren. Im Video wird gezeigt, wie man es anpasst, um es den Bedürfnissen des GTD-Systems zu entsprechen.

💡Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done ist eine Methode zur Aufgabenverwaltung, die von David Allen entwickelt wurde. Sie zielt darauf ab, den Workflow zu optimieren, indem man alle Aufgaben, die man bearbeiten möchte, in ein System aufnimmt, um sie effektiv zu verwalten. Im Video wird Microsoft To Do als GTD-System konfiguriert.

💡Inbox

In diesem Kontext bezeichnet die Inbox den Eingang von Aufgaben in Microsoft To Do, der als 'Tasks List' bezeichnet wird. Hier landen alle Aufgaben, die noch nicht in eine andere Liste sortiert wurden. Es ist der Ausgangspunkt, von dem aus Aufgaben organisiert und in das GTD-System integriert werden.

💡Smart List

Eine Smart List in Microsoft To Do ist eine voreingestellte Liste, die bestimmte Aufgaben basierend auf bestimmten Kriterien anzeigt, wie z.B. 'Planned' oder 'My Day'. Diese Listen helfen, Aufgaben zu organisieren und den Fokus auf bestimmte Aufgaben zu legen.

💡List Structure

Die List Structure bezieht sich auf die Organisation von Aufgaben in Microsoft To Do durch die Erstellung von Listen und Ordnern. Im Video wird gezeigt, wie man Listen wie 'My Tasks', 'Projects', 'Routines' und 'Reminders' erstellt und wie man sie in Ordner gruppiert, um den Workflow im GTD-System zu unterstützen.

💡Subtasks

Subtasks sind untergeordnete Aufgaben, die einer Hauptaufgabe zugeordnet sind und helfen, komplexe Aufgaben in kleinere, verwaltbare Teile zu zerlegen. Im Video wird gezeigt, wie man Subtasks für Projekte verwendet, um die verschiedenen Phasen einer Aufgabe zu organisieren.

💡Reminders

Reminders sind Funktionen in Microsoft To Do, die dazu dienen, den Benutzer an bestimmte Aufgaben zu erinnern. Sie können mit einem vordefinierten Zeitpunkt oder einem benutzerdefinierten Datum und einer Uhrzeit eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht vergessen werden.

💡Context

Im GTD-System bezeichnet der Kontext die Umgebung oder die Bedingungen, unter denen eine Aufgabe erledigt werden kann, z.B. 'Laptop' oder 'Studio'. Im Video wird gezeigt, wie man in Microsoft To Do Tags erstellt, die als Kontext dienen, um Aufgaben nach den Umständen zu organisieren, in denen sie erledigt werden können.

💡Next Actions

Next Actions sind die nächsten Schritte oder Aufgaben, die in einem Projekt oder in der täglichen Arbeit erledigt werden müssen. Im Video wird gezeigt, wie man in Microsoft To Do eine separate Tag-Liste namens 'Next' erstellt, um die nächsten Aktionen für verschiedene Kontexte zu organisieren.

💡Routines

Routines sind regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die in Microsoft To Do eingerichtet werden können. Sie helfen, die Wichtigkeit von regelmäßig durchzuführenden Aufgaben wie 'Müll aussortieren' zu betonen, indem sie automatisch neue Aufgaben für zukünftige Wiederholungen erstellen, wenn sie abgeschlossen werden.

💡Weekly Review

Eine wöchentliche Überprüfung ist ein Bestandteil des GTD-Systems, bei dem man regelmäßig die Aufgabenliste überprüft, um sicherzustellen, dass alles organisiert und aktuell ist. Im Video wird gezeigt, wie man in Microsoft To Do eine Liste für die wöchentliche Überprüfung erstellt, um die Aufgaben zu überprüfen und zu priorisieren.

Highlights

Microsoft To Do kann als GTD-System genutzt werden, obwohl es nicht intuitiv ist.

Die Inbox in Microsoft To Do ist tatsächlich die Tasks-Liste.

Tasks können über das Hauptmenü oder mobile Geräte hinzugefügt werden.

Smart-Listen wie 'Geplant' helfen bei der Organisation.

Die 'My Day'-Liste kann als Fokus-Liste interpretiert werden.

Listen und Ordner können in Microsoft To Do erstellt und organisiert werden.

Einzelne Aufgaben ohne mehrere Schritte können in der 'Tasks'-Liste organisiert werden.

Wiederkehrende Aufgaben können in der 'Routines'-Liste gespeichert werden.

Projekte können in einer separaten Liste organisiert werden, mit Outcome und Subtasks.

Die 'Reminders'-Liste dient als Erinnerungsliste und kann mit spezifischen Zeiten verknüpft werden.

Bucket-Listen können in Ordnern organisiert werden, um verschiedene Ziele zu verwalten.

Agendas können für Gespräche oder Meetings mit bestimmten Personen verwendet werden.

Ziele wie das Erreichen von 1000 YouTube-Abonnenten können mit Fristen verknüpft werden.

Notizen können zu Aufgaben hinzugefügt werden, um zusätzliche Details zu liefern.

Kontexte können durch Tags in Microsoft To Do organisiert werden, obwohl sie nicht in der Sidebar angezeigt werden.

Projekte können sequenziell organisiert werden, sodass nicht alle Tasks sofort in der 'Next Actions'-Liste erscheinen.

Recurring Tasks können in Microsoft To Do konfiguriert werden, um automatisch wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.

Microsoft To Do erlaubt das Hinzufügen von Dateianhängen zu Aufgaben, aber es ist wichtig, dass Tasks nicht abschließbar sind, um keine wichtigen Informationen zu verlieren.

Weekly Reviews können in Microsoft To Do organisiert werden, indem man eine Liste mit allen zu überprüfenden Items erstellt.

Microsoft To Do kann mit Kreativität und Anpassung zu einem guten GTD-System gemacht werden.

Transcripts

did you also make a video about

microsoft to do in gtd microsoft could

be very helpful in the next video on

luca's to-do list

can you do what for microsoft to do

okay

fine you got me i'll do it yeah i'm not

the biggest microsoft fan in the world

especially when it comes to user

experience

but by popular demand i'm gonna have a

go at making microsoft to do work as a

system for getting things done or gtd

for short

alright so to capture we have something

that's not very intuitive by its name

but what is actually an inbox it's just

called the tasks list inside of

microsoft to do so this is something

you're going to have to get used to what

this list signifies is

it has anything that isn't part of

another list that we can see below the

line here on the left sidebar so by

nature that's the default place you want

things to land in you can do so by

adding a task from the middle bottom

side here

or easily via mobile which you will see

now and that's the task we already just

saw

in the tasks overview

when it comes to organizing our system

we've got a couple of pre-made lists on

the left here now some of these you'll

recognize as the smart list that we saw

in the settings such as planned or a

collection of every item but there's

also something called my day now this is

something you can basically interpret as

a focus list i personally wouldn't use

it that much but it's there you can't

remove it so if it's useful this is how

you can do it it also provides

suggestions now let's look at how we

have set up our list structure the good

thing about to do is that you can set up

lists and you can also organize them in

folders so the first folder we created

is for the more runway level my tasks

and projects

so what you will see is a standalone

items list which contains tasks that

don't have multiple steps attached to

them to achieve their outcome

we have a routines list which we can use

to put recurring tasks into

we have a project list this is just an

example so you can also add projects

here

and what you will see here is the

outcome is to create a youtube video

like the one you're watching now

you could say that creating a video

comes with several phases and so some of

these tasks are more sequential

instead of

putting every task on its own though i

used the task here as a denominator for

what's usually a section in other task

managers so here you can see for example

the preparation section or the

preparation phase and i used subtasks to

actually add the individual tasks to it

that we can check off and mark complete

once these are done we can move on with

tasks in the other sections

we have a reminders list

speaks for itself obviously like the

tickler file you can add any reminder

here

and to actually remind yourself you must

use the remind me functionality you can

select pre-made time or you can pick one

of your own

and select the date and the time and

save it that's how you add it to the

list for some they may be like your

bucket list you can obviously have one

but you can also use the organization

here with the folder so you can create a

new group

you can give that group a name

and then you can move the lists

under

the

group and from there you can perhaps

create sub lists many people perhaps

want to have a restaurants i want to eat

at least recipes to cook travels to make

purchases etc

for agendas this is basically where you

store your talking points for people

when you see them or when you have a

meeting so what you could do is it also

use the subtask functionality here let's

say we have a friend or a colleague

named bob we just put his name in here

and then we add these quote-unquote

steps

to indicate talking points

number one

question

whatever and then whenever we see bob

all we have to do is search for his name

and there it is and we can just check

the lists the higher horizons of focus

can see things like your goals for

example you saw the youtube project well

that's related to a goal that you may

want to hit 1000 subscribers

and you can set a due date for that task

quote unquote that could be the deadline

to

reach the goal by that time

so you can get creative here and you can

also add notes to any task which is

helpful

perhaps you want to elaborate on some

things

but

it doesn't go as far as tick tick for

example where you can actually add a

note that's something that

to do doesn't really offer however you

can still use it if you want to for

example define your purpose you can

provide the more elaborate version of

that here same goes for your vision or

your areas of focus if you want to

define those separately as well

to work from context instead of just

having a list of all the items and

trying to make sense of it all

we want to actually have a way to

separate by context and what you may

have noticed me skipping earlier in the

video something we'll look at now

because to-do actually allows you to

create tags and associate those with

tasks the problem though is there is no

way to see a list of those tags anywhere

natively like on the sidebar however

whenever you do click on a task with a

tag it will show every item that has

that tag as well so instead what i did

here is kind of create this pseudo

tag list

called contexts and these items should

never be checked off unless the context

perhaps will be removed but

from there you can just add the tag as

well with the hashtag you can click on

it and then we can see

every item that has this tag certainly

not perfect but it does get the job done

so here i press laptop and you can see

all the tasks related to my create a

youtube video project that have this tag

now this is nice

and you can also star those items so you

can translate the important

smart list

as your contacts list if you wish for

even easier access however

what if you have a project predefined

like this one where you already knew the

steps you want to take and they're

sequential so you don't want every task

to show up in your next actions list

right away

perhaps the production

phase hasn't started yet however there

is an item there that can be done on our

laptop called edit video

but if we press that then we can see

every item including ones that aren't

due yet

so what i did here is to actually create

a separate tag named next and if we

press that we can see an overview of

every next action

still not perfect because we can see

different contexts within it however

if you actually combine these two search

queries

it will show only the tasks that have

both tags so let's say we've completed

this item here write script for our next

youtube video

we can mark it complete and once we've

marked it complete we have to navigate

to the project it's a part of and we can

see here that two out of two sub tasks

have been completed which means this

phase is complete

we can select the next task or the next

section i should say

and here these are all

items that we can perform from our

studio which have the studio tag as well

now that their next actions

all we have to do

is add the next tag to it as such

we copy it

we press enter we do the same thing for

these tasks

and now when we do the same here in the

search bar

we can see those items appear in our

next actions list with the studio

context

so one more time let's look at our inbox

and pretend that this task has something

to do with the youtube project and it's

a task that we can perform from our

laptop so what we can do is add the

laptop tag

and then we can move it into a different

list we can do so by right clicking it

and moving the task to any of the list

that we've created or by actually

dragging it into one of those like drag

and drop

and there you can see now it's part of

the youtube video project and if it's a

next action we can also add the next

label to it and then it will show up in

our next laptop

list

for routines you can create recurring

tasks

here and then selecting the

repeat functionality

and there you can set it to repeat any

of these intervals or even a custom one

which is nice so here's an example of

taking out the trash i can do that from

home and i just need to do it

every week so when i mark it complete

you can see it automatically created a

new task for me to perform in seven days

if you want to use microsoft to do as

your reference

software as well

i would say proceed with caution because

there's no way to create a task that

cannot be completed and this means you

risk losing some valuable pieces of

information such as maybe you want to

put a copy of your passport here now

it's cool that you can add a file to any

task which allows you to upload

attachments you know like a pdf copy

but

the fact that you can market complete

and lose it is a significant risk now

here obviously it still shows as the

completed task but you just don't want

that option to even be there for

something like reference so if you want

to go all in on microsoft perhaps you

can use

onedrive or any of those

other services by microsoft like onenote

as well to actually store information

instead of this system

if you do just make sure to be careful

when it comes to reflecting such as

doing your weekly review though it's

nice to be able to select and create

these new lists so you can just create

one

call it weekly review and then add any

item that belongs to the review and the

fact that you can

create a task complete it but still see

it means

that once you've completed your review

imagine this is a full list you can just

uncheck every item and it will show up

again when the time to do your review

has come

well i guess this

shows that you always need to have an

open mind because i remember telling

many of you requesting me to do a video

like this that it just wasn't going to

be possible it just shows have an open

mind and you can get very far apply some

creativity reinterpret some of the lists

and then you can make microsoft to do a

decent system for gtd good luck if you

want to try it out and let me know in

the comments if you have any questions

or suggestions for other software i

should check out see in the next video

you