Stories of Axians - ELO ECM Suite bei der VulkaTec Riebensahm GmbH

Summary

Das Unternehmen strebte an, ihre papierbasierte Verkaufsauftragsabwicklung zu verbessern und zu digitalisieren. Mit Unterstützung der WKEG wurde ein einheitliches System entwickelt, das eine nahtlose Integration in das bestehende ERP-System (Sage 100) ermöglichte. Dies reduzierte die Notwendigkeit zur doppelten Datenpflege und beschleunigte die Informationsverfügbarkeit, insbesondere bei Kundenanfragen. Die Partnerschaft mit ELO, einem führenden ECM-Anbieter, und eine enge Zusammenarbeit mit der Projektgruppe führten dazu, dass alle Ziele erreicht wurden. Das Projekt war von transparenter Kommunikation und schnellem Feedback geprägt, was zu einer erfolgreichen Umsetzung führte.

Takeaways

• 😀 Verbesserung und Digitalisierung der papierbasierten Verkaufsauftragsabwicklung standen im Fokus.
• 😀 Die WKEG hat verschiedene Themen angesprochen, die in die Optimierung des Unternehmensprozesses integriert wurden.
• 😀 Viele Vorgänge im Unternehmen waren noch papierbasiert organisiert, was die Effizienz beeinträchtigte.
• 😀 Eine Übersicht über den Auftragsstatus war schwierig, was zu Verzögerungen bei der Abrechnung führte.
• 😀 Schnellerer Zugang zu Informationen, insbesondere bei Kundenanfragen, war ein weiteres Ziel.
• 😀 Informationsübersicht war der wichtigste Punkt, um die Effizienz und Durchlaufzeiten zu verbessern.
• 😀 Ein einheitliches System war notwendig, um Prozesse nahtlos zu integrieren und doppelte Datenpflege zu vermeiden.
• 😀 Die Partnerschaft mit ELO, einem führenden ECM-Anbieter, half, eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.
• 😀 Die Schnittstelle zwischen dem bestehenden ERP-System Sage 100 und der neuen Lösung wurde perfekt abgestimmt.
• 😀 Direkte Kommunikation und regelmäßiges Feedback während der Projektphase trugen zu einer schnellen und erfolgreichen Umsetzung bei.

Q & A

Was war das Hauptziel des Unternehmens bei der Digitalisierung der Auftragsabwicklung?

Das Hauptziel war, die papierbasierte Verkaufsauftragsabwicklung zu verbessern und zu digitalisieren, um effizienter und schneller arbeiten zu können.

Welche Probleme gab es mit der aktuellen Organisation der Unternehmensprozesse?

Viele Vorgänge im Unternehmen waren noch papierbasiert und wurden in Mappen organisiert. Dies erschwerte eine klare Übersicht über den Auftragsstatus und verzögerte die Abrechnung von gelieferten Materialien.

Wie wollte das Unternehmen die Informationsübersicht verbessern?

Das Unternehmen wollte die Informationsübersicht verbessern, indem alle Mitarbeiter vernünftig informiert sind, um die Durchlaufzeiten zu reduzieren und schneller auf Kundenanfragen zu reagieren.

Warum war die Integration eines einheitlichen Systems notwendig?

Ein einheitliches System war notwendig, um eine doppelte Datenpflege zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle relevanten Daten aus dem führenden System, wie z.B. dem ERP-System, korrekt übernommen werden.

Welche Partnerschaft wurde zur Lösung der Herausforderungen eingegangen?

Das Unternehmen ging eine Partnerschaft mit der Firma ELO ein, einem führenden Hersteller von ECM-Systemen (Enterprise Content Management), um die Digitalisierung und Integration der Prozesse zu unterstützen.

Welche Vorteile brachte die Zusammenarbeit mit der Firma Ax?

Die Firma Ax entwickelte eine perfekt abgestimmte Schnittstelle, die eine nahtlose Verbindung zwischen dem ERP-System Sage 100 und dem neuen System ermöglichte, was die Effizienz und Datenpflege deutlich verbesserte.

Wie verlief die Projektphase der Systemeinführung?

In der Projektphase gab es wöchentlichen Kontakt, um schnell Feedback zur Praxisumsetzung der Lösung zu geben. Dies führte zu einer schnellen Umsetzung und motivierte alle Beteiligten.

Was war entscheidend für den Erfolg des Projekts?

Der Erfolg des Projekts war vor allem auf die enge und offene Kommunikation zwischen den Beteiligten sowie auf die klare Ausrichtung auf die Ziele und Wünsche des Unternehmens zurückzuführen.

Welche Erfahrungen wurden während der Einführung des neuen Systems gemacht?

Während der Einführung des neuen Systems konnte das Unternehmen schnell feststellen, dass alle gesetzten Ziele und Wünsche erreicht wurden, was zu einer hohen Zufriedenheit und Motivation bei allen Beteiligten führte.

Wie hat das Unternehmen von der Digitalisierung der Prozesse profitiert?

Das Unternehmen konnte die Durchlaufzeiten reduzieren, schneller auf Kundenanfragen reagieren und die Abrechnung von gelieferten Materialien erheblich beschleunigen, was zu einer insgesamt effizienteren Arbeitsweise führte.